Pflegesatzverhandlungen im Pflegeheim: Ablauf und PNOG

Pflegesatzverhandlungen im Pflegeheim laufen nach § 85 SGB XI in 4 Schritten: schriftlich auffordern, Kosten nachweisen, verhandeln, Vereinbarung schließen oder die Schiedsstelle anrufen. Laut Regierungsentwurf zum Pflegeneuordnungsgesetz (PNOG) ändern sich ab 2027 zwei Dinge: Ohne Tarifbindung werden Lohnsteigerungen nur bis zur Grundlohnrate refinanziert. Ab 2028 können bis zu 10 % des Personalkorridors als Transformationsstellen für Technik vereinbart werden.

Klären Sie zuerst die Entlohnungsgrundlage Ihrer Einrichtung. Davon hängt ab, ob die geplante Begrenzung der Lohnrefinanzierung Sie betrifft. Transformationsstellenanteile sind laut Entwurf erst ab 2028 vorgesehen. Sie umfassen höchstens 10 % des Personalkorridors nach § 113c, nicht der gesamten Personalausstattung. Die PNOG-Regelungen sind noch nicht in Kraft.

Wie läuft eine Pflegesatzverhandlung ab?

Sie fordern die Verhandlung an, belegen Ihre Kosten und verhandeln die Kostenansätze. Anschließend schließen die Parteien eine Vereinbarung. Kommt innerhalb von 6 Wochen keine Einigung zustande, können Sie die Schiedsstelle anrufen.

Schritt 1 und 2: Verhandlung anfordern und Unterlagen vorbereiten

Fordern Sie die Vertragsparteien schriftlich zur Pflegesatzverhandlung auf. Geben Sie dabei den künftigen Vereinbarungszeitraum an. Die Pflegesatzvereinbarung wird im Voraus geschlossen, vor Beginn der Wirtschaftsperiode Ihres Heims (Pflegesatzzeitraum). Beteiligt sind der Einrichtungsträger, die Pflegekassen und der zuständige Sozialhilfeträger.^[1]

Nach § 85 Abs. 3 SGB XI müssen Sie Art, Inhalt, Umfang und Kosten der Leistungen nachweisen. Bereiten Sie dafür die voraussichtlichen Personalkosten und erwarteten Kostensteigerungen für den kommenden Zeitraum auf. Halten Sie Ihre Annahmen schriftlich fest.^[1]

Schritt 3 und 4: Verhandeln und Vereinbarung oder Schiedsstelle

Verhandeln Sie die Kostenansätze und möglichen Anpassungen. Dokumentieren Sie, welche Punkte geklärt, noch offen oder strittig sind. So erkennen alle Beteiligten, wo weitere Nachweise fehlen.^[1]

Bei einer Einigung halten die Parteien die Pflegesätze und die Laufzeit schriftlich fest. Kommt innerhalb von 6 Wochen nach der schriftlichen Aufforderung keine Vereinbarung zustande, setzt die Schiedsstelle nach § 76 SGB XI auf Antrag die Pflegesätze fest, in der Regel binnen 3 Monaten (§ 85 Abs. 5 SGB XI).^[1]

Welche Änderungen der PNOG-Entwurf für Personalkosten und mögliche Transformationsstellen vorsieht, zeigt der nächste Abschnitt.

Was ändert das PNOG an der Verhandlung?

Stand Oktober 2026: Regierungsentwurf, Inhalte können sich im Bundestag noch ändern.

Der Entwurf betrifft drei Punkte: Lohnrefinanzierung, Transformationsstellen und Leistungsbeträge. Nach Art. 11 sollen die Regelungen grundsätzlich am 01.01.2027 in Kraft treten. Einzelne Teile folgen 2028 und 2029.

Für Ihre Verhandlungen kommt es vor allem darauf an, welche Starttermine und welche Lohnbasis für Ihre Einrichtung gelten.

Vorgeschlagene Regelung	Vorgesehener Beginn	Betroffene Einrichtungen
Lohndeckel ohne Tarif nach § 82c Abs. 7 SGB XI-E: Die Grundlohnrate begrenzt die Refinanzierung steigender Personalaufwendungen, jeweils bezogen auf zwölf Monate.	02.01.2027 bis 31.12.2030	Einrichtungen, die nach dem regional üblichen Entlohnungsniveau zahlen
Tarif und kirchliche Regelungen bleiben anerkannt: Eine Entlohnung in Höhe eines gelisteten Tarifvertrags oder einer kirchlichen Arbeitsrechtsregelung darf nicht als unwirtschaftlich abgelehnt werden.	02.01.2027 bis 31.12.2030	Einrichtungen, die sich an einem Tarifvertrag oder einer kirchlichen Arbeitsrechtsregelung orientieren
Transformationsstellen nach § 113e SGB XI-E: Bis zu 10 % der Stellenanteile im Korridor zwischen Mindest- und Höchstausstattung nach § 113c können gesondert vereinbart werden. Die Finanzierung ist auf den Aufwand auf Basis des Mindestentgelts nach Pflegearbeitsbedingungenverordnung begrenzt. Zulässig sind nur technische oder digitale Systeme aus dem Katalog des Kompetenzzentrums Digitalisierung und Pflege. Eine Doppelfinanzierung ist ausgeschlossen.	01.01.2028 bis 31.12.2032	Einrichtungen mit entsprechenden Stellenanteilen im Personalkorridor nach § 113c
Leistungsbeträge: 2028 ist keine Erhöhung vorgesehen. Ab 2029 sollen die Beträge wieder jährlich steigen.	2028 beziehungsweise 2029	Stationäre Pflegeeinrichtungen und ihre Bewohnerinnen und Bewohner

Für die regional übliche Entlohnung sieht der Entwurf vor, die am 30.09.2026 veröffentlichten Niveaus in den Jahren 2027 bis 2029 jährlich mit der Grundlohnrate fortzuschreiben. Die pflegetypischen Zuschläge bleiben dagegen auf dem Stand vom 30.09.2026.

Details zum Personalkorridor und zur Technikfinanzierung finden Sie unter Personalbemessung nach § 113c SGB XI und Transformationsstellen nach § 113e SGB XI.

Da die Leistungsbeträge laut Regierungsentwurf 2028 unverändert bleiben, wirken höhere Pflegesätze dann voll auf den Eigenanteil. Berücksichtigen Sie dies, wenn Sie Eigenanteile im Pflegeheim neu kalkulieren.

Einen Überblick über den Entwurf bietet der Beitrag zum Pflegeneuordnungsgesetz PNOG. Der nächste Abschnitt erläutert, welche Entlohnungsgrundlage für Ihre Einrichtung gilt.

Lohnkosten: Tarif, kirchliche Regelung oder regional üblich

Für Ihre Pflegesatzverhandlung kommt es darauf an, nach welcher Grundlage Ihre Einrichtung entlohnt. Laut Regierungsentwurf begrenzt die Grundlohnrate nur die Steigerungen der Personalaufwendungen bei regional üblicher Entlohnung. Tarifverträge und kirchliche Arbeitsrechtsregelungen bleiben anerkannt.

Entlohnungsweg	Folge laut Regierungsentwurf	Für die Verhandlung bereithalten
Tarifvertrag	Entlohnung in Höhe eines gelisteten Tarifvertrags darf nicht als unwirtschaftlich abgelehnt werden	Maßgeblicher Tarifvertrag, Anwendungsnachweis, Eingruppierungen, voraussichtliche Personalkosten
Kirchliche Arbeitsrechtsregelung	Entlohnung in Höhe einer kirchlichen Arbeitsrechtsregelung darf nicht als unwirtschaftlich abgelehnt werden	Geltende kirchliche Arbeitsrechtsregelung, Eingruppierungen, voraussichtliche Personalkosten
Regional übliche Entlohnung	Die Grundlohnrate begrenzt die Steigerungen der Personalaufwendungen	Veröffentlichte Werte zur regional üblichen Entlohnung, eigene Lohnstruktur, Abgleich geplanter Steigerungen mit der Obergrenze

Bei regional üblicher Entlohnung sieht der Entwurf vom 02.01.2027 bis 31.12.2030 die Grundlohnrate nach § 71 Abs. 3 SGB V als Obergrenze vor, jeweils bezogen auf zwölf Monate. Die am 30.09.2026 veröffentlichten Werte zur regional üblichen Entlohnung sollen für 2027 bis 2029 entsprechend fortgeschrieben werden. Pflegetypische Zuschläge sollen auf dem Stand vom 30.09.2026 bleiben. Weitere Informationen finden Sie im Überblick zum PNOG-Regierungsentwurf.

Trennen Sie deshalb Grundentlohnung und Zuschläge in Ihrer Kalkulation. Lassen Sie Personalverwaltung und Controlling abstimmen, welcher Entlohnungsweg gilt, welche Eingruppierungen zugrunde liegen und wann geplante Steigerungen anfallen.

Die Unterlagen in der Tabelle helfen Ihnen bei der Vorbereitung. Welche Nachweise Sie vorlegen müssen, richtet sich nach den maßgeblichen Vereinbarungen und der Darlegungspflicht nach § 85 Abs. 3 SGB XI.

Transformationsstellen in die Pflegesatzvereinbarung bringen

Laut Regierungsentwurf können Sie ab 2028 neben den Lohnkosten auch Transformationsstellenanteile nach § 113e SGB XI-E mit Pflegekassen und Sozialhilfeträger als eigenen Verhandlungspunkt vereinbaren. Dafür benötigen Sie Nachweise zum Personalkorridor und zur geplanten technischen Nutzung.

Personalkorridor und Finanzierungsgrenzen prüfen

Der Entwurf begrenzt Transformationsstellenanteile auf höchstens 10 % des Korridors zwischen Mindest- und Höchstausstattung. Die Grenze bezieht sich also nicht auf Ihre gesamte Personalausstattung. Ermitteln Sie dafür den Personalkorridor nach § 113c SGB XI. Vereinbarte Transformationsstellenanteile sollen in der Pflegesatzvereinbarung gesondert ausgewiesen werden. Den Rechenweg für Transformationsstellen finden Sie im vertiefenden Beitrag.

Nach dem Entwurf wird höchstens der Aufwand auf Basis des Mindestentgelts nach der Pflegearbeitsbedingungenverordnung finanziert. Die Finanzierung ist auf Systeme aus dem Katalog des Kompetenzzentrums Digitalisierung und Pflege beschränkt.

Doppelfinanzierung ist ausgeschlossen. Ordnen Sie deshalb geplante Ausgaben und bereits bewilligte Fördermittel eindeutig zu. Weitere Hinweise finden Sie unter Förderung der Digitalisierung im Pflegeheim.

Katalog und Vereinbarungszeitraum einplanen

Der Katalog soll erstmals am 30.09.2027 erscheinen. Transformationsstellenanteile sollen für Vereinbarungszeiträume ab 01.01.2028 bis 31.12.2032 vereinbart werden können.

Bereiten Sie die Angaben zum Personalkorridor, zur geplanten Technik und zur Finanzierung vor. Prüfen Sie nach der Veröffentlichung, ob das vorgesehene System im Katalog enthalten ist. Setzen Sie weder die Aufnahme in den Katalog noch die Zustimmung der Vertragsparteien als gesichert voraus.

Die folgende Checkliste zeigt, welche Unterlagen Sie dafür bündeln sollten.

Welche Unterlagen Sie vorbereiten sollten

Bündeln Sie für die Pflegesatzverhandlung Ihre Personal-, Leistungs- und Kostennachweise für den bisherigen und den geplanten Zeitraum. Trennen Sie Ist-Daten und Planung. Nach § 85 Abs. 3 SGB XI müssen Sie Art, Inhalt, Umfang und Kosten der Leistungen vor Verhandlungsbeginn darlegen.

Bereiten Sie folgende Standardunterlagen vor:

• Personalnachweise und Stellenplan: tatsächliche Besetzung, Eingruppierungen und Personalschlüssel.
• Lohn- und Tarifnachweise: geplante Steigerungen und Kosten der Personalgewinnung.
• Leistungsdaten: Belegung, Bewohnerstruktur, Pflegegradmix und Berechnungstage.
• Pflegedokumentation.
• Jahresabschluss nach Pflegebuchführung.
• Sachkostenbelege: einschließlich sächlicher Ausstattung.
• Schriftliche Stellungnahme der Interessenvertretung.^[1][2]

Kennzeichnen Sie, welche Annahmen Sie für künftige Personal-, Energie- und sonstige Sachkosten zugrunde legen.

Für geplante Transformationsstellen laut Regierungsentwurf ergänzen Sie den Personalkorridor nach § 113c, die beantragten Stellenanteile sowie die vorgesehenen technischen oder digitalen Systeme. Fügen Sie nach Veröffentlichung den Bezug zum Katalog hinzu. Ordnen Sie jeder Ausgabe vorhandene Förderbescheide und andere Finanzierungsquellen zu.^[1][2]

Halten Sie für jeden Prüfpunkt Zeitraum, Datenquelle, verantwortliche Person und Status fest: „offen“, „in Prüfung“ oder „vollständig“. Personalverwaltung und Pflegedienstleitung liefern die Personal- und Belegungsdaten. Controlling und Finanzbuchhaltung führen Kostenbelege und Kalkulation zusammen. Anonymisieren Sie personenbezogene Daten vor der Weitergabe.^[1] Prüfen Sie außerdem die Anforderungen des jeweiligen Landesrahmenvertrags.^[2]

Führen Sie die Unterlagen in einer Verhandlungsakte zusammen und verknüpfen Sie jede Kalkulationsposition mit dem zugehörigen Beleg. Das erleichtert Pflegekassen und Sozialhilfeträgern die Prüfung vor der Verhandlung. Halten Sie offene Annahmen, fehlende Nachweise und Zuständigkeiten in einer gesonderten Übersicht fest.

Sprachdokumentation und Transformationsstellen

Laut Regierungsentwurf dürfen für Transformationsstellen nur Systeme aus dem Katalog des Kompetenzzentrums Digitalisierung und Pflege eingesetzt werden. Das Kompetenzzentrum entscheidet über die Aufnahme.

Sprachdokumentation wie dexter.mobile kommt als Technikart infrage. Eine verbindliche Aufnahme in den Katalog ist damit jedoch nicht gegeben. Prüfen Sie deshalb vor der Einplanung den Katalogstatus und die Voraussetzungen für die Vereinbarung von Transformationsstellenanteilen.

FAQs

Ist das PNOG schon in Kraft?

Nein. Das Pflegeneuordnungsgesetz (PNOG) ist noch nicht in Kraft. Das Kabinett hat den Gesetzentwurf am 30.09.2026 beschlossen. Das parlamentarische Verfahren läuft noch.

Der Regierungsentwurf sieht vor, dass das Gesetz grundsätzlich am 01.01.2027 in Kraft tritt. Einzelne Teile sollen 2028 und 2029 folgen.

Stand Oktober 2026 liegt ein Regierungsentwurf vor. Die Inhalte können sich im Bundestag noch ändern.

Gilt die Tariftreue weiter?

Ja. Nach dem Regierungsentwurf des Pflegeneuordnungsgesetzes (PNOG) bleibt die Tariftreue bestehen. Orientiert sich Ihre Einrichtung an einem Tarifvertrag oder einer kirchlichen Arbeitsrechtsregelung, darf eine Entlohnung in Höhe eines gelisteten Tarifvertrags oder einer kirchlichen Regelung nicht als unwirtschaftlich abgelehnt werden.

Stand: Oktober 2026. Es handelt sich um einen Regierungsentwurf. Die Inhalte können sich im Bundestag noch ändern.

Ab wann kann ich Transformationsstellen vereinbaren?

Laut Regierungsentwurf können Sie für Laufzeiten ab dem 01.01.2028 Transformationsstellenanteile in der Pflegesatzvereinbarung vereinbaren. Vorgesehen sind dafür bis zu 10 % der Stellenanteile im Korridor zwischen Mindest- und Höchstausstattung.

Die Mittel dürfen Sie ausschließlich für technische oder digitale Systeme aus dem Katalog des Kompetenzzentrums Digitalisierung und Pflege einsetzen.

Stand: Oktober 2026. Es handelt sich um einen Regierungsentwurf. Die Inhalte können sich im Bundestag noch ändern.

Welche Technik ist über § 113e finanzierbar?

Laut Regierungsentwurf zum PNOG dürfen ab dem 01.01.2028 über Transformationsstellenanteile nur technische oder digitale Systeme finanziert werden, die im Katalog des Kompetenzzentrums Digitalisierung und Pflege aufgeführt sind. Der Katalog soll erstmals am 30.09.2027 erscheinen. Eine Doppelfinanzierung ist ausgeschlossen.

Stand: Oktober 2026. Es handelt sich um einen Regierungsentwurf. Die Inhalte können sich im Bundestag noch ändern.

Was passiert, wenn sich Einrichtung und Kassen nicht einigen?

Kommt innerhalb von 6 Wochen nach der schriftlichen Aufforderung keine Pflegesatzvereinbarung zustande, setzt auf Antrag die Schiedsstelle nach § 76 SGB XI die Pflegesätze fest, in der Regel binnen 3 Monaten (§ 85 Abs. 5 SGB XI). Die Einrichtung muss mit geeigneten Nachweisen darlegen, welche Leistungen sie erbringt: deren Art, Inhalt und Umfang sowie die damit verbundenen Kosten.

Quellen

1. § 85 SGB XI: Pflegesatzverfahren
2. § 75 SGB XI: Rahmenverträge, Bundesempfehlungen und -vereinbarungen
3. § 76 SGB XI: Schiedsstelle

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