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Kompakter Leitfaden zu §113c SGB XI: Qualifikationsmix, Case‑Mix-Berechnung, Fristen und digitale Dokumentation für Pflegeheime.
Seit dem 1. Juli 2023 gilt § 113c SGB XI, der bundesweit einheitliche Vorgaben für die Personalausstattung in Pflegeheimen regelt. Ab dem 1. Januar 2026 wird die Umsetzung verbindlich. Das neue System basiert auf vier Qualifikationsniveaus (QN 1–4) und ersetzt die bisherige 50%-Quote für Fachkräfte. Ziel ist eine bedarfsgerechte Personalplanung, die sich an der Bewohnerstruktur und den Pflegegraden orientiert.
Wichtige Punkte:
Digitale Tools, wie KI-gestützte Dokumentationssysteme, können den Pflegealltag erleichtern und die Einhaltung der Vorgaben sicherstellen. Ein Leitfaden zur digitalen Pflegedokumentation unterstützt Einrichtungen bei der Umstellung.
Qualifikationsmix nach § 113c SGB XI: QN 1–4 im Überblick
Das System der Pflege unterscheidet offiziell acht Qualifikationsniveaus, doch im Alltag der Pflegeeinrichtungen spielen vor allem drei davon eine zentrale Rolle:
| Qualifikationsniveau | Beschreibung | Zielanteil |
|---|---|---|
| QN 4 | Pflegefachkräfte (3-jährige Ausbildung) | ca. 40 % |
| QN 3 | Pflegeassistenz (1–2-jährige Ausbildung) | ca. 30 % |
| QN 1 & 2 | Hilfskräfte (ungelernt oder Grundkurs) | ca. 30 % |
Pflegefachkräfte (QN 4) übernehmen künftig Vorbehaltsaufgaben wie die Pflegeplanung, die Steuerung komplexer Medikationen und die fachliche Leitung. Assistenzkräfte und Hilfskräfte kümmern sich verstärkt um die Grundpflege. Diese Neuverteilung der Aufgaben führt zu veränderten Rollen und Arbeitsabläufen im Pflegealltag.
Dieser Mix aus verschiedenen Qualifikationsniveaus bildet die Grundlage für die Berechnung des Personalbedarfs in Pflegeeinrichtungen.
Die Berechnung des Personalbedarfs basiert auf dem festgelegten Qualifikationsmix und orientiert sich an den individuellen Bedürfnissen der Bewohner. Anders als im alten System wird der Personalbedarf nun anhand der tatsächlichen Bewohnerstruktur (Case-Mix) ermittelt. Dabei ist jedem Pflegegrad ein spezifischer Personalanhaltswert zugeordnet, der für jedes Qualifikationsniveau gilt. Bewohner mit höheren Pflegegraden erfordern rechnerisch mehr Fachkraftstunden.
Beispiel: Eine Einrichtung mit 74 Bewohnern benötigt allein für ungelernte Hilfskräfte (QN 1) 10,77 Vollzeitäquivalente (VZÄ). Diese Zahl ergibt sich aus den Anhaltswerten, die für die jeweiligen Pflegegrade festgelegt sind [3]. Jede Einrichtung muss solche Berechnungen individuell für ihre Bewohnerzusammensetzung durchführen.
„Je höher der Pflegegrad der Bewohner, desto höher die Anforderungen an die Qualifikation des Personals." – Denise Ni [3]
Diese Berechnungen verdeutlichen die praktischen Auswirkungen für Pflegeeinrichtungen.
Ab dem 1. Januar 2026 endet die Übergangsfrist, und die Anforderungen der Personalbemessung (PeBeM) werden für alle vollstationären Langzeitpflegeeinrichtungen verbindlich [3]. Einrichtungen, die die berechneten Personalanhaltswerte nicht erfüllen können, riskieren Mängel bei MDK-Prüfungen und Nachteile bei den Verhandlungen zu den Pflegesätzen.
Studien zeigen, dass der Bedarf an Pflegeassistenzkräften (QN 3) um 69 % und an Pflegefachkräften (QN 4) um 3,5 % steigt [3]. Um diesen Bedarf zu decken, wurden seit Januar 2023 deutschlandweit 20.000 zusätzliche Assistenzstellen gefördert [3]. Dennoch bleibt die Besetzung dieser Stellen eine der größten Herausforderungen für Pflegeeinrichtungen.
Auf Basis der gesetzlichen Vorgaben erklären wir hier, wie der Personalbedarf konkret aus der Bewohnerstruktur abgeleitet werden kann.
Die Berechnung startet mit der Analyse der aktuellen Bewohnerstruktur – also der Anzahl der Bewohner je Pflegegrad. Für jeden Pflegegrad gibt es festgelegte Personalanhaltswerte, die je nach Qualifikationsniveau variieren. Der Personalbedarf wird berechnet, indem die Bewohnerzahl eines Pflegegrads mit dem jeweiligen Anhaltswert multipliziert wird.
Ein Beispiel: Eine Einrichtung mit 74 Bewohnern ermittelt den Bedarf an ungelernten Hilfskräften (QN 1) wie folgt [3]:
| Pflegegrad | Bewohner | Anhaltswert QN 1 | Ergebnis (VZÄ) |
|---|---|---|---|
| PG 2 | 20 | 0,1202 | 2,404 |
| PG 3 | 28 | 0,1449 | 4,057 |
| PG 4 | 20 | 0,1627 | 3,254 |
| PG 5 | 6 | 0,1758 | 1,055 |
| Gesamt | 74 | – | 10,77 VZÄ |
Diese Berechnung wird für jedes Qualifikationsniveau separat durchgeführt. Um eine verlässliche Grundlage für die interne Planung und Pflegesatzverhandlungen zu schaffen, sollten regelmäßige Updates des Bewohnermixes vorgenommen werden. Hilfreich ist hierbei beispielsweise das NBA-Pflegegrad-Tool [2].
Die genaue Berechnung ist essenziell, um den optimalen Mix aus Qualifikationen im Pflegealltag sicherzustellen.
Eine präzise Berechnung allein reicht nicht aus, wenn die Ergebnisse nicht im Dienstplan berücksichtigt werden. Fehlen beispielsweise Pflegeassistenzkräfte (QN 3), übernehmen Fachkräfte (QN 4) deren Aufgaben. Dies führt jedoch dazu, dass Fachkräfte weniger Zeit für wichtige Tätigkeiten wie Pflegeplanung oder Medikamentenmanagement haben. Das belastet das Team und kann die Pflegequalität beeinträchtigen.
Einrichtungen, die noch überwiegend ungelernte Hilfskräfte (QN 1/2) beschäftigen, sollten prüfen, ob interne Qualifizierungsmaßnahmen sinnvoll sind. Ein- oder zweijährige Assistenzprogramme können hier eine Lösung sein. Das Pflegestellen-Förderprogramm bietet finanzielle Unterstützung für solche Weiterbildungen [3].
„Es fehlt an einer einheitlichen Anwendung der neuen Anforderungen in den Bundesländern, was zu Missverständnissen und Unsicherheit führt." – Michael Wipp, Pflegeberater [3]
Um einen schnellen Überblick zu geben, haben wir die angestrebte Verteilung der Qualifikationsniveaus gemäß den Anforderungen der PeBeM zusammengefasst [3]:
| Qualifikationsniveau | Berufsgruppe | Angestrebter Anteil | Typische Aufgaben |
|---|---|---|---|
| QN 4 | Pflegefachkräfte (3-jährige Ausbildung) | ca. 40 % | Pflegeplanung, Medikation, fachliche Steuerung |
| QN 3 | Pflegeassistenz (1–2-jährige Ausbildung) | ca. 30 % | Selbstständige Grundpflege |
| QN 1 & 2 | Hilfskräfte (ungelernt oder Grundkurs) | ca. 30 % | Unterstützung in Grundpflege und Service |
Diese Werte sind keine festen Vorgaben, sondern dienen als Orientierungshilfe. Der tatsächliche Personalbedarf hängt immer von der spezifischen Bewohnerstruktur ab. Daher ist eine regelmäßige Soll-/Ist-Analyse unerlässlich [3].
Die Grundlage für die Einhaltung von Vorgaben in der Pflege ist eine präzise Personalbedarfsberechnung. Doch diese ist nur so gut wie die Daten, auf denen sie basiert. Hier kommt die KI-gestützte Dokumentation ins Spiel: Sie verbessert die Datenqualität direkt dort, wo sie entsteht – im Pflegealltag. Gleichzeitig reduziert sie den Aufwand für die Dokumentation erheblich. Im Folgenden wird beleuchtet, wie diese Lösungen den Arbeitsalltag erleichtern und die Qualität der Daten sichern.
Aktuell fließen etwa 30 % der gesamten Arbeitszeit von Pflegekräften in stationären Pflegeeinrichtungen in Dokumentationsaufgaben [4]. Eine Studie der Charité – Universitätsmedizin Berlin, durchgeführt zwischen September 2024 und Juli 2025 in 14 deutschen Pflegeeinrichtungen, zeigt, wie groß das Einsparpotenzial durch KI wirklich ist: Mithilfe eines mobilen KI-Sprachassistenten konnte die Dokumentationszeit pro Frühschicht im Schnitt um 15 Minuten reduziert werden – ein Rückgang von 28 % [4].
„Dokumentationsaufgaben machen etwa 30 % der gesamten Arbeitszeit aus und lassen weniger Raum für direkte Interaktion und Pflege der Bewohner." – Katja Schwabe et al., Time Savings Through an AI Speech Assistant for Nursing Documentation [4]
Ein Beispiel für eine solche Lösung ist die Sprachdokumentation von dexter health. Mit dieser Technologie können Pflegekräfte Einträge direkt am Bett per Smartphone diktieren. Das KI-System verarbeitet die Spracheingabe, kategorisiert die Inhalte automatisch und überträgt die strukturierten Einträge in das bestehende Dokumentationssystem. Das bedeutet: Pflegekräfte müssen nicht mehr aktiv tippen, sondern nur noch die automatisch generierten Texte prüfen und freigeben. Das spart Zeit und minimiert Fehler.
Neben der Zeitersparnis trägt die strukturierte Datenerfassung auch dazu bei, dass die Dokumentation auditfähig ist – ein entscheidender Vorteil bei Prüfungen.
Für die Personalbemessung nach § 113c SGB XI sind nicht nur die Menge der dokumentierten Daten, sondern auch deren Struktur und Nachvollziehbarkeit entscheidend. Behörden überprüfen, ob die Leistungen lückenlos und pflegegradgerecht dokumentiert sind. Unvollständige oder widersprüchliche Einträge können bei Pflegesatzverhandlungen oder Prüfungen erhebliche Probleme verursachen.
KI-Systeme, die Spracheingaben automatisch strukturieren und in das Dokumentationssystem integrieren, bieten hier eine zuverlässige Lösung. Der intelligente SIS-Assistent von dexter health hilft beispielsweise dabei, Anamnese, Risikoeinschätzungen und Maßnahmenpläne konsistent zu erfassen. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen vollständig und korrekt dokumentiert sind – genau dann, wenn sie gebraucht werden.
Die Prüfungssicherheit durch strukturierte Daten ist ein großer Vorteil, doch der eigentliche Nutzen zeigt sich im Alltag. Besonders effektiv ist die KI-gestützte Dokumentation, wenn sie direkt nach der Pflegemaßnahme eingesetzt wird – und nicht erst am Ende der Schicht. So werden Informationen erfasst, solange sie noch frisch sind, und der übliche Dokumentationsstau vor Schichtende entfällt. Laut der Charité-Studie nutzten 75 % der teilnehmenden Pflegekräfte das KI-Tool täglich [4]. Das zeigt: Eine einfache Bedienbarkeit erleichtert die Integration solcher Systeme in den Arbeitsalltag.
„Die Integration eines mobilen, domänenspezifischen Sprachsystems in den Alltag ging einher mit einer deutlich reduzierten Dokumentationszeit und einer verbesserten wahrgenommenen Effizienz." – Katja Schwabe et al., Time Savings Through an AI Speech Assistant for Nursing Documentation [4]
Damit die Einführung solcher Tools reibungslos verläuft, müssen einige Punkte beachtet werden. Mobile Geräte sollten in bestehende Hygieneprotokolle integriert werden, um Infektionsschutzstandards am Bett einzuhalten [4]. Zudem ist es wichtig, dass das KI-Tool vollständig mit dem vorhandenen Dokumentationssystem kompatibel ist. Nur so kann eine einheitliche Datenbasis – auch bekannt als Single Source of Truth – geschaffen werden, die sowohl für die interne Planung als auch für externe Prüfungen essenziell ist.
Die gesetzlichen Regelungen zur Personalausstattung ergänzen die bereits vorgestellten Ansätze zur Erfassung und Bewertung des Pflegepersonals. Wichtig zu wissen: Die Personalanhaltswerte aus § 113c SGB XI stellen Höchstwerte dar. Das bedeutet, sie definieren die maximale Personalausstattung, die von den Kostenträgern refinanziert wird, sofern diese beantragt wird [1]. Die tatsächliche Mindestbesetzung hingegen ergibt sich aus den landesweit gültigen Rahmenverträgen gemäß § 75 SGB XI in der Fassung vom 30. Juni 2023 [6].
Konkret bedeutet dies, dass Einrichtungen mit einer höheren Personalbesetzung ihr aktuelles Anstellungsniveau rechtlich beibehalten können [1]. Für Einrichtungen, die zusätzliches Personal einstellen möchten, bieten die Personalanhaltswerte eine solide Grundlage für Verhandlungen.
Die Personalanhaltswerte spielen eine zentrale Rolle in den Pflegesatzverhandlungen. Einrichtungen, die die Pflegegrade ihrer Bewohner detailliert dokumentieren, können den maximal refinanzierbaren Personalschlüssel präzise berechnen und ihre Forderungen gegenüber den Kostenträgern überzeugend begründen.
„Eine gute Vorbereitung und ein funktionierendes Controlling zur Datenbeschaffung sind unerlässlich. In der Verhandlung müssen die eigenen Forderungen nachvollziehbar dargestellt werden." – Caritas Deutschland [5]
Einrichtungen, die sachliche Argumente vorlegen können – wie beispielsweise ein spezialisiertes Konzept für Demenzbetreuung oder eine besonders kleine Einrichtung – haben die Möglichkeit, höhere Personalwerte als die gesetzlichen Anhaltswerte anzusetzen [6]. Darüber hinaus besteht ein Rechtsanspruch auf die Verhandlung von Gewinn- oder Risikoaufschlägen gemäß § 84 Abs. 2 SGB XI [5]. Diese rechtlichen Grundlagen bilden eine stabile Basis für erfolgreiche Verhandlungen und die anschließende Umsetzung.
Ein schrittweiser Ansatz ist der Schlüssel, um den Übergang erfolgreich zu gestalten. Drei Maßnahmen haben sich dabei als besonders effektiv erwiesen:
Die vorgestellten Strategien zeigen, wie eine moderne Dokumentationspraxis den Erfolg der Personalbemessung sichern kann. Mit § 113c SGB XI wird ein neues Drei-Stufen-Modell eingeführt, das sich auf die Gruppen Hilfskräfte (QN 1 und 2), Pflegeassistenz (QN 3) und Fachkräfte (QN 4) stützt. Dieses Modell ersetzt die bisher starre 50-%-Quote durch eine kompetenzorientierte Aufgabenverteilung. Dabei geht es nicht nur um Zahlen, sondern um eine grundlegende Umstrukturierung in der Pflege.
Wichtig zu wissen: Die Personalanhaltswerte sind Höchstwerte, keine Mindestvorgaben. Die refinanzierbaren Personalkosten hängen direkt von den Pflegegraden ab, die auf einer kontinuierlich aktualisierten Dokumentation basieren. Diese Datenbasis ist entscheidend, um durch digitale Lösungen langfristig die Einhaltung der Vorgaben zu gewährleisten.
„Das Ziel des Personalbemessungsverfahrens ist, dass mehr Personal zur Verfügung steht – nicht weniger." – Ulrike Bode, Leiterin der Abteilung Pflegeversicherung beim GKV-SV [7]
Digitale Tools wie der SIS-Assistent von dexter health helfen dabei, eine systematische und dokumentierte Datenbasis aufzubauen. Diese ist unverzichtbar für Verhandlungen mit Kostenträgern und für Prüfungen. Eine gut strukturierte Pflegedokumentation bildet das Rückgrat für erfolgreiche Pflegesatzverhandlungen und sorgt für Prüfungssicherheit.
Die Umsetzung von § 113c SGB XI ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Entwicklungsprozess. Investitionen in digitale und strukturierte Arbeitsweisen stärken nicht nur die Position gegenüber Kostenträgern, sondern erleichtern auch den Pflegealltag. Dieser Prozess ist somit nicht nur rechtlich notwendig, sondern bringt auch operative Vorteile für jede Einrichtung.
Die Einteilung der Mitarbeitenden in die Kategorien QN 1 bis QN 4 richtet sich nach ihrer Qualifikation sowie den Pflegegraden der Bewohner. Hier ein Überblick:
Bei der Zuordnung ist es wichtig, die gesetzlichen Vorgaben zu beachten, um eine angemessene Personalausstattung sicherzustellen, die den Bedürfnissen der Bewohner entspricht.
Der Case-Mix sollte kontinuierlich überprüft und aktualisiert werden, um korrekte Berechnungen sicherzustellen. Dies ist nicht nur für die Genauigkeit der Daten wichtig, sondern ab dem 1. Januar 2026 auch gesetzlich vorgeschrieben. Ab diesem Datum müssen Einrichtungen nachweisen können, dass sie die entsprechenden Vorgaben einhalten.
Um den Anforderungen gerecht zu werden, ist es entscheidend, die Daten stets auf dem neuesten Stand zu halten. So vermeiden Sie nicht nur mögliche rechtliche Konsequenzen, sondern gewährleisten auch eine präzise und verlässliche Datengrundlage.
Prüfer und Kostenträger fordern detaillierte Nachweise zur Personalbemessung, wie sie in § 113c SGB XI festgelegt sind. Diese Nachweise umfassen unter anderem:
Diese Anforderungen dienen dazu, Transparenz zu schaffen und die Qualität der Pflege durch eine präzise Personalplanung zu sichern.