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Bei unterschrittener Fachkraftquote: Personalanalyse, klare Aufgabenverteilung und KI-gestützte Dokumentation zur Entlastung und Compliance.
Pflegeeinrichtungen stehen vor einer Herausforderung: Der akute Personalmangel verschärft sich durch neue gesetzliche Anforderungen ab dem 1. Januar 2026. Die bisherige 50-%-Fachkraftquote wird durch ein flexibles Modell ersetzt, das sich am Pflegebedarf der Bewohner orientiert. Fehlendes Personal kann jedoch zu negativen MDK-Bewertungen führen und die Pflegequalität beeinträchtigen.
Was jetzt zählt:
Die Lösung: Sofortige Maßnahmen wie klare Aufgabenverteilung, digitale Unterstützung und proaktive Kommunikation mit Behörden sichern Pflegequalität und entlasten das Team.
Die Fachkraftquote wird in Deutschland von jedem Bundesland individuell geregelt – sie liegt meist zwischen 50 % und 53 % [2]. Diese Vorgaben sind in den jeweiligen Landesrahmenverträgen gemäß § 75 SGB XI festgelegt und bilden die Grundlage für die Personalausstattung in Pflegeeinrichtungen. Auch bei Personalengpässen unterliegen Einrichtungen strengen Kontrollen, die sicherstellen sollen, dass diese Quoten eingehalten werden.
„Die Fachkraftquoten in der Pflege von i.d.R. 50 bis ca. 53 % sind in den ordnungsrechtlichen Bestimmungen der einzelnen Länder geregelt." – Pflegenetzwerk Deutschland [2]
Ab dem 1. Januar 2026 wird das neue Personalbemessungsverfahren nach § 113c SGB XI (PeBeM) verbindlich. Dieses Verfahren orientiert sich am individuellen Pflegegradmix der Bewohnerinnen und Bewohner und teilt den Personalbedarf in vier Qualifikationsniveaus (QN 1 bis QN 4) ein. Für zusätzliches, nach § 113c SGB XI vereinbartes Personal entfällt die bisherige Fachkraftquote [2].
Wird die vereinbarte Mindestpersonalquote unterschritten, drohen negative Bewertungen bei MD/MDK-Prüfungen [1]. Besonders problematisch ist es, wenn hochqualifizierte Fachkräfte (QN 4) aufgrund fehlender Assistenzkräfte Aufgaben übernehmen müssen, die unterhalb ihrer Qualifikation liegen. Das führt nicht nur zu einer ineffizienten Nutzung der Ressourcen, sondern erschwert auch die lückenlose Dokumentation – ein entscheidendes Kriterium bei MDK-Prüfungen [1].
Um solche Risiken zu minimieren, ist eine präzise und kontinuierliche Dokumentation unverzichtbar. Diese wird im nächsten Abschnitt genauer beleuchtet.
Bei knappen Personalressourcen wird eine lückenlose Dokumentation zu einer essenziellen Absicherung. Sie dient als Beleg für die erbrachte Pflegequalität, auch unter schwierigen Bedingungen. Im Rahmen des neuen PeBeM-Verfahrens müssen Einrichtungen den Qualifikationsmix ihres Personals sowie die erbrachten Pflegeleistungen klar und nachvollziehbar dokumentieren, um ihre Versorgungsqualität gegenüber Prüfbehörden zu belegen [1].
Die Rothgang-Studie, die Grundlage für die aktuellen Personalregelungen ist, zeigt, dass Pflegedefizite – wie das Auslassen von Händedesinfektion oder die Kontrolle der Wassertemperatur – deutlich häufiger auftreten, wenn das Personal knapp bemessen ist [1]. Eine präzise Dokumentation hilft dabei, solche Defizite aufzudecken und Verantwortlichkeiten klar zu definieren. So können Fachkräfte sich auf komplexere Aufgaben wie Pflegeplanung und Medikamentenmanagement konzentrieren, während Assistenzkräfte grundlegende Tätigkeiten übernehmen.
Fachkraftquote unterschritten: 3 Sofortmaßnahmen für Pflegeeinrichtungen
Um sinnvoll zu handeln, ist es entscheidend, einen klaren Überblick über die Personalsituation zu gewinnen: Wie viele Fachkräfte stehen derzeit zur Verfügung, und wie viele werden nach dem Personalbemessungsverfahren (PeBeM) tatsächlich benötigt? Seit dem 1. Januar 2026 ist dieses Verfahren gemäß § 113c SGB XI verbindlich. Es basiert nicht mehr auf einer festen Quote, sondern auf dem Pflegegradmix der Bewohnerinnen und Bewohner, aufgeteilt in vier Qualifikationsniveaus (QN 1–4) [1].
Zahlen liefern die Grundlage: Ermitteln Sie den aktuellen Stand der Fachkräfte und informieren Sie Heimaufsicht sowie Pflegekassen proaktiv. So zeigen Sie Handlungsbereitschaft und minimieren das Risiko formeller Sanktionen [4]. Mit diesen Daten können Sie priorisieren und gezielt Maßnahmen einleiten.
Wenn Personal knapp ist, müssen die Aufgaben klar verteilt werden. Fachkräfte auf dem höchsten Qualifikationsniveau (QN 4) sollten sich auf Vorbehaltsaufgaben konzentrieren, wie Pflegeplanung, Medikamentenmanagement und die Anleitung von Assistenz- und Hilfskräften. Grundpflegerische Tätigkeiten können an QN 1–3 delegiert werden [1].
Besonders wichtig sind Aufgaben, die die Sicherheit der Bewohnerinnen und Bewohner gewährleisten, darunter Dekubitusprophylaxe, Sturzprävention und Hygienemanagement (z. B. MRSA-Protokolle) [4]. Eine klare Aufgabenverteilung bildet die Basis für weitere Schritte.
Ein schriftlicher Maßnahmenplan ist mehr als nur Dokumentation – er zeigt, dass die Einrichtung das Problem erkannt hat und aktiv handelt. Das ist besonders bei MD-Prüfungen und Verhandlungen über Pflegesätze relevant [1] [4].
Ein effektiver Plan umfasst drei Hauptbereiche:
Ein digital unterstützter Plan kann die Umsetzung und Nachverfolgung dieser Maßnahmen zusätzlich erleichtern.
„Es braucht eine einheitliche, bundesweite Regelung, begleitet von verständlichen Erklärungen, Schulungen und einer klaren Zielsetzung." – Michael Wipp, Pflegeberater [1]
Die Herausforderungen im Personalbereich, wie sie bereits beschrieben wurden, machen deutlich, wie wichtig effiziente, KI-gestützte Prozesse sind. Besonders der hohe Verwaltungsaufwand trägt dazu bei, dass Krankmeldungen überdurchschnittlich häufig auftreten – ein Problem, das die ohnehin angespannte Personalsituation weiter belastet [6].
„Viele Pflegekräfte haben das Gefühl, immer mehr Zeit für Bürokratie und immer weniger Zeit für gute Pflege zu haben." – Silvan Schroeren, Geschäftsführer, Care Rockets GmbH [6]
Moderne KI-Lösungen bieten hier einen klaren Vorteil. Tools wie die KI-gestützte Dokumentationslösung dexter health können den Arbeitsalltag spürbar erleichtern. Durch direkte Sprachdokumentation entfällt das mühsame Tippen, Fehler werden reduziert, und Pflegekräfte können sich schneller wieder auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren – die Pflege.
Ein weiterer Vorteil zeigt sich bei der Strukturierten Informationssammlung (SIS). Ein SIS-Assistent, der auf KI basiert, wie ihn dexter health bereitstellt, unterstützt Fachkräfte dabei, Anamnese, Pflegemaßnahmen und Risikoeinschätzungen vollständig und konsistent zu dokumentieren. Gerade bei Personalengpässen ist dies ein großer Pluspunkt. Zusätzlich ermöglichen KI-gestützte prädiktive Analysen die frühzeitige Identifikation von Risiken, etwa bei Sturz- oder Infektionsgefahr [5]. Diese präzise Risikoerfassung lässt sich problemlos in bestehende Systeme integrieren und sorgt für mehr Sicherheit.
Ein häufig geäußerter Vorbehalt gegenüber neuen digitalen Tools ist der zusätzliche Aufwand, den sie verursachen könnten. Doch dexter health beweist das Gegenteil: Die Lösung fügt sich nahtlos in die in Deutschland gängigen Pflegedokumentationssysteme ein. So entfallen doppelte Datenpflege-Prozesse, und alle Informationen bleiben konsistent und jederzeit abrufbar [5]. Dies erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag, sondern sorgt auch für einen reibungslosen Ablauf bei Prüfungen durch den Medizinischen Dienst.
Um die Vorteile der KI-gestützten Dokumentation optimal zu nutzen, ist ein strukturierter Einstieg in die Implementierung entscheidend.
Besonders geeignet sind Bereiche wie SIS-Ersterhebungen, Risikoeinschätzungen und die Verlaufsdokumentation. Hier investieren Pflegefachkräfte täglich viel Zeit, und diese Bereiche stehen oft im Fokus von MD-Prüfungen.
Beginnen Sie in einem Wohnbereich mit 20–30 Bewohner:innen. Führen Sie vorab eine Stichprobenmessung durch, um den aktuellen Dokumentationsaufwand und mögliche Schwachstellen zu identifizieren. Diese Analyse schafft eine solide Grundlage, um gezielt Verbesserungen umzusetzen und den Übergang zu erleichtern.
Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die Einbindung des Teams von Beginn an. Widerstände gegen digitale Tools entstehen selten aus Technikablehnung, sondern eher durch fehlende Kommunikation und unklare Vorteile. Identifizieren Sie frühzeitig Schlüsselpersonen – erfahrene Pflegefachkräfte mit einer Affinität für digitale Lösungen. Diese können das Tool zuerst testen und als Ansprechpartner:innen für das Team fungieren.
Setzen Sie auf praxisnahe Schulungen, die den Alltag der Pflegekräfte berücksichtigen, statt auf abstrakte IT-Einweisungen. Vermitteln Sie klar, dass die KI als Assistenzsystem Vorschläge liefert, während die fachliche Entscheidung weiterhin bei den Pflegekräften liegt. Anbieter wie dexter health unterstützen mit strukturierten Onboarding-Programmen, die schnelle Erfolgserlebnisse ermöglichen.
Nach vier bis sechs Wochen Pilotbetrieb sollten Sie die Ergebnisse anhand konkreter Kennzahlen bewerten: Wie hat sich die Dokumentationszeit pro Schicht verändert? Sind die Einträge vollständiger? Wie häufig gibt es Rückfragen oder Beanstandungen? Ebenso wichtig ist die Mitarbeiterzufriedenheit – wenn das Team die Entlastung spürt, steigt die Akzeptanz für die Ausweitung auf weitere Bereiche.
Studien und Praxisberichte zeigen, dass digitale Assistenzsysteme 15 bis 30 % der dokumentationsbezogenen Arbeitszeit einsparen können – ohne Einbußen bei der Qualität. Diese Zahlen sind nicht nur intern hilfreich, sondern auch überzeugende Argumente gegenüber Trägern und der Heimaufsicht.
Der Fachkräftemangel in der Pflege verlangt nach sofortigen Maßnahmen. Doch kurzfristige Lösungen allein reichen nicht aus. Sie müssen mit einer nachhaltigen strukturellen Entlastung kombiniert werden, um langfristig wirksam zu sein. Die bereits angesprochenen Ansätze zur Personalanalyse und Aufgabenverteilung bilden hierfür die Grundlage.
Ein wichtiger Hebel ist der Einsatz von KI-gestützter Dokumentation, die den administrativen Aufwand erheblich reduziert und Pflegekräften wertvolle Zeit zurückgibt. Aktuell verbringen Pflegekräfte im Durchschnitt 30 bis 40 % ihrer Arbeitszeit mit Dokumentation und administrativen Tätigkeiten [7]. Tools wie dexter health können diesen Aufwand spürbar senken – Praxisberichte zeigen Einsparungen von bis zu 2 Stunden pro Tag [7]. Weniger Verwaltungsarbeit bedeutet weniger Belastung und trägt dazu bei, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern – ein entscheidender Faktor, um Pflegekräfte langfristig zu binden und die Fachkraftquote zu sichern.
„Die KI gibt mir zurück, wofür ich diesen Beruf gewählt habe." – Sandra, Stationsleitung [7]
Die bisherigen Schritte verdeutlichen, dass schon ein Pilotprojekt in einem begrenzten Bereich sichtbare Erfolge erzielen kann. Mit klar definierten Kennzahlen und einem engagierten Team lassen sich erste Fortschritte erzielen, die als Grundlage für eine breitere Entlastung in der Pflege dienen können. Solche frühen Erfolge schaffen Vertrauen und zeigen, wie strukturelle Veränderungen nachhaltig wirken können.
MD und Heimaufsicht verlangen Nachweise darüber, dass die Pflegedokumentation vollständig, rechtssicher und entsprechend den SIS-Standards geführt wird. Damit wird belegt, dass trotz Personalmangels sowohl die Pflegequalität als auch die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gewährleistet sind.
Um PeBeM erfolgreich umzusetzen, beginnen Sie mit einer Analyse des aktuellen Personalbestands. Dabei sollten die Qualifikationsniveaus (QN 1–8) der Mitarbeiter:innen erfasst werden. Anschließend vergleichen Sie diese Daten mit dem berechneten Personalbedarf, der sich aus der Pflegegradverteilung der Bewohner:innen ergibt.
Auf Basis dieser Analyse können Sie den Personalmix gezielt anpassen. Ein Beispiel: 40 % Pflegefachkräfte (QN 4), 30 % Assistenzkräfte (QN 3) und 30 % Hilfskräfte (QN 1–2). Diese Verteilung ermöglicht es, Pflegefachkräfte gezielt zu entlasten und die Aufgaben effizienter zu verteilen.
Um die Einführung von KI-Dokumentation reibungslos zu gestalten, ist es wichtig, das gesamte Team aktiv einzubeziehen. Offene und transparente Gespräche helfen dabei, mögliche Bedenken auszuräumen und die Vorteile der KI-Technologie klar zu kommunizieren.
Schulungen spielen eine zentrale Rolle, damit Mitarbeitende die neuen Werkzeuge und deren Anwendung verstehen können. Feiern Sie gemeinsam erste Erfolge – das stärkt nicht nur die Motivation, sondern zeigt auch, wie die Technologie im Alltag Mehrwert schafft.
Regelmäßiges Feedback von den Mitarbeitenden ist ebenfalls entscheidend, um die Integration kontinuierlich zu verbessern und Überlastung zu vermeiden.