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Bis 2028 sollen 70% der Pflegeeinrichtungen KI-gestützte Dokumentation nutzen; Vorteile, Zeitplan, Fördermittel und 5‑Schritte‑Plan zur Umsetzung.
Die Bundesregierung hat das strategische Ziel ausgegeben, dass bis 2028 mindestens 70 % aller Gesundheits- und Pflegeeinrichtungen in Deutschland KI-gestützte Dokumentationssysteme aktiv nutzen sollen. Ziel ist es, den Verwaltungsaufwand zu senken, die Pflege effizienter zu gestalten und Pflegekräfte zu entlasten. Einrichtungen, die frühzeitig handeln, profitieren von Pilotprojekten, Fördermitteln und Schulungsprogrammen.
Das Wichtigste auf einen Blick:
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Ihre Einrichtung vorzubereiten, KI-Lösungen zu testen und Fördermittel zu beantragen. Wer früh startet, hat klare Vorteile und vermeidet Zeitdruck.
Die 70-Prozent-Zielvorgabe bezieht sich auf alle Gesundheits- und Pflegeeinrichtungen in Deutschland. Allein im stationären Bereich gibt es rund 16.000 Einrichtungen – rechnerisch wären das über 11.200, die KI-gestützte Dokumentation einsetzen sollen[2].
Das bedeutet: Es geht nicht mehr nur um einzelne Pilotprojekte, sondern um eine komplette Umstellung in der gesamten Branche. Zum Vergleich: Aktuell nutzen etwa 4 Millionen Menschen die elektronische Patientenakte (ePA). Bis 2030 soll diese Zahl auf 20 Millionen anwachsen[2]. Die Digitalisierung in der Pflege ist damit Teil eines größeren Plans, das Gesundheitswesen umfassend zu modernisieren.
Für Ihre Einrichtung heißt das: Die politische Richtung ist eindeutig. Auch wenn es sich aktuell um eine Zielvorgabe und nicht um eine gesetzliche Pflicht handelt, ist die Frage nicht mehr ob, sondern wann und wie Sie starten.
Ein früher Start bringt Ihnen gleich mehrere Vorteile. So können Sie etwa von der erweiterten Integration der ePA profitieren. Diese entwickelt sich zunehmend von einem einfachen Datenspeicher hin zu einem „digitalen Begleiter“, der Funktionen wie Medikationsübersichten oder Terminvereinbarungen bietet[2].
Zusätzlich können Einrichtungen, die frühzeitig aktiv werden, an den mindestens 300 Forschungsprojekten teilnehmen, die bis Ende 2026 über das Forschungsdatenzentrum (FDZ) organisiert werden sollen[2]. Dabei leisten Sie nicht nur einen Beitrag zur Verbesserung der Pflegequalität, sondern gewinnen auch wertvolle Erkenntnisse aus diesen Projekten. Außerdem bleibt Ihnen mehr Zeit, um Ihr Personal umfassend zu schulen und Fördermittel rechtzeitig zu beantragen. Ein früher Einstieg zahlt sich also doppelt aus.
Zeitplan KI-Dokumentation Pflege 2026-2028: Meilensteine und Fristen
Die Teilnahme an den Test- und Pilotphasen ist ein entscheidender Schritt, um frühzeitig auf die kommenden Anforderungen vorbereitet zu sein. Die Bundesregierung plant geschützte Testumgebungen, in denen Pflegeeinrichtungen KI-Anwendungen unter realen Bedingungen erproben können[3]. Diese Labore bieten nicht nur die Möglichkeit, neue Technologien zu testen, sondern auch rechtliche Beratung, insbesondere in Bezug auf Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen.
Gleichzeitig wird das Forschungsdatenzentrum (FDZ) weiter ausgebaut, um die Integration von KI-Anwendungen zu fördern. Bis Ende 2026 sollen mindestens 300 Forschungsprojekte im Rahmen des FDZ gestartet oder abgeschlossen werden. Diese Projekte sollen die Entwicklung und den Einsatz von KI-Lösungen in der Praxis unterstützen[2]. Einrichtungen, die frühzeitig mitmachen, profitieren von den Erkenntnissen und können ihre Systeme kontinuierlich verbessern.
Die Ergebnisse aus diesen Testphasen bilden die Basis für die flächendeckende Einführung der neuen Technologien ab 2028. Diese Etappen sind entscheidend, um die flächendeckende Einführung der KI-Dokumentation vorzubereiten.
Ab 2028 sollen laut Digitalisierungsstrategie mehr als 70 % der Gesundheits- und Pflegeeinrichtungen KI-gestützte Dokumentation aktiv nutzen[3].
Unabhängig davon ob daraus eine gesetzliche Pflicht wird: Schulungen, Systemintegrationen und Fördermittelanträge benötigen Zeit. Einrichtungen die früh starten, haben einen klaren Vorteil gegenüber denen die abwarten.
Die Bundesregierung hat geschützte Testumgebungen geschaffen, in denen Pflegeeinrichtungen KI-Anwendungen ausprobieren können, bevor sie flächendeckend eingeführt werden[2]. Diese Initiative bereitet Einrichtungen auf die geplante flächendeckende Einführung bis 2028 vor. In diesen Umgebungen können verschiedene Systeme getestet werden, um herauszufinden, welche Lösung am besten zu den spezifischen Arbeitsabläufen passt. Parallel dazu wird das Forschungsdatenzentrum (FDZ) zu einer „KI-fähigen" Infrastruktur ausgebaut und in den Europäischen Gesundheitsdatenraum (EHDS) integriert[2]. Diese praxisnahen Tests liefern wertvolle Erkenntnisse, die eine reibungslose Einführung unterstützen. Nachdem die technischen Aspekte geprüft wurden, liegt der Fokus nun auf rechtlicher Absicherung.
Ein klarer rechtlicher Rahmen ist ebenso wichtig wie die technische Erprobung. Im Februar 2026 hat das Bundesgesundheitsministerium die Digitalisierungsstrategie überarbeitet, um den Europäischen Gesundheitsdatenraum (EHDS) und spezifische Anforderungen für KI zu berücksichtigen[1]. Ziel ist eine „sichere, flächendeckende und effektive" Nutzung von KI-Dokumentationslösungen[1]. Diese Strategie sorgt für einheitliche Regeln zur Nutzung von Gesundheitsdaten in Europa und wahrt gleichzeitig die Patientensouveränität. Bundesgesundheitsministerin Nina Warken erklärte:
Ziel ist eine stärkere Integration digitaler Innovationen in den Versorgungsalltag, eine bessere Nutzung hochwertiger Daten und eine moderne, nutzerfreundliche Infrastruktur.[2]
Für die Digitalisierung in Pflegeeinrichtungen stehen verschiedene Fördertöpfe zur Verfügung, unter anderem Mittel aus dem Pflegepersonal-Stärkungsgesetz (PpSG). Informieren Sie sich bei Ihrem Landesverband oder Ihrer Pflegekasse über aktuelle Programme und Fristen. Da sich Förderprogramme und Fristen regelmäßig ändern, empfiehlt es sich, frühzeitig Kontakt aufzunehmen und die Voraussetzungen zu klären. Die Erkenntnisse aus den Testumgebungen können dabei helfen, Fördermittelanträge zu stärken und die Erfolgschancen zu erhöhen.
Beginnen Sie mit einer genauen Analyse, um herauszufinden, in welchen Bereichen der Dokumentationsaufwand am größten ist. Unterscheiden Sie dabei zwischen Pflichtaufgaben und Aufgaben, die eine kritische Reflexion erfordern. Prüfen Sie außerdem, ob Ihre derzeitigen Systeme auf ausländische Dienste zurückgreifen, und beachten Sie dabei die geltenden Datenschutzrichtlinien. Diese Analyse bildet die Grundlage, um im nächsten Schritt modulare KI-Lösungen gezielt zu integrieren.
Ergänzen Sie Ihre bestehende Pflegesoftware mit modularen KI-Tools, die Funktionen wie Sprachdokumentation oder intelligente SIS-Assistenz bieten. Diese Lösungen sind nicht nur kosteneffizient, sondern reduzieren auch den Aufwand bei der Implementierung. Beginnen Sie mit den Bereichen, in denen der Einsatz von KI den größten Nutzen bringt, und steigen Sie schrittweise in die Digitalisierung ein.
Verschiedene Bundes- und Landesprogramme bieten finanzielle Unterstützung für die Digitalisierung in der Pflege. Informieren Sie sich frühzeitig über die Anforderungen und Fristen. Nutzen Sie Erkenntnisse aus staatlichen Testumgebungen, um Ihren Antrag zu untermauern – zeigen Sie, dass Sie bereits konkrete Lösungen in Betracht ziehen. Fördermittel können die Investition erleichtern, doch vergessen Sie nicht, dass gut geschultes Personal der Schlüssel für eine erfolgreiche Umsetzung ist.
Ohne gut geschultes Personal bleibt selbst die beste KI-Lösung wirkungslos. Planen Sie daher umfangreiche Schulungen ein, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die Technologie effektiv nutzen können. Da KI-Systeme auf Wahrscheinlichkeiten basieren, bleibt die menschliche Kontrolle unverzichtbar. Besonders bei klinisch relevanten Entscheidungen muss der Mensch die letzte Instanz sein – KI kann hierbei lediglich unterstützend wirken.
Vermeiden Sie eine Komplettumstellung von Anfang an. Testen Sie die neuen Lösungen stattdessen in einem Pilotbereich, sammeln Sie Feedback von Ihrem Team und passen Sie die Arbeitsprozesse schrittweise an. Stellen Sie sicher, dass die durch KI gewonnene Zeit tatsächlich der Betreuung der Bewohner zugutekommt und nicht zu zusätzlicher Arbeitsbelastung führt. Nur so können Sie die Akzeptanz im Team langfristig sichern. Diese Pilotphase ist ein zentraler Schritt, um die Digitalisierungsstrategie auf nationaler Ebene erfolgreich umzusetzen.
Modulare KI-Lösungen setzen auf das Best-of-Breed-Prinzip: Für jeden Bereich wird das Werkzeug ausgewählt, das am besten zu den individuellen Anforderungen passt. Viele große Anbieter von Praxisverwaltungssystemen haben bereits KI-Tools für Dokumentation und Automatisierung integriert, sodass bestehende Systeme nicht komplett ersetzt werden müssen. In der Praxis zeigt sich, dass moderne Dokumentationstools sich problemlos in vorhandene Systeme einfügen. Sie nutzen externe Cloud-Dienste, um klinische Notizen automatisch zu erstellen. Zusätzlich kommen virtuelle Assistenten zum Einsatz, die Audio-Transkriptionen und Protokolle von Sitzungen erstellen – und das alles, ohne den Hauptsoftware-Anbieter wechseln zu müssen [1]. Diese modulare Herangehensweise sorgt nicht nur für Flexibilität, sondern ermöglicht auch eine schnelle und kostengünstige Implementierung.
Mit modularen Lösungen lassen sich Projekte deutlich schneller umsetzen. Ein vollständiger Austausch der Pflegesoftware kann Monate dauern und hohe Schulungskosten nach sich ziehen. Im Gegensatz dazu können modulare KI-Tools oft innerhalb weniger Wochen integriert werden. Dank Cloud-basierter Dienste zahlen Sie nur für die Funktionen, die Sie tatsächlich nutzen, und vermeiden teure Datenmigrationen. Außerdem muss Ihr Personal keine komplett neue Software erlernen, da lediglich zusätzliche Funktionen ergänzt werden. So gelingt der Übergang zur KI-gestützten Dokumentation effizient, und Sie sind auf die Zielvorgabe 2028 bestens vorbereitet. Prüfen Sie, ob Ihr aktueller Anbieter von Pflegesoftware bereits modulare KI-Plug-ins oder virtuelle Assistenten anbietet – oft ist die passende Lösung bereits verfügbar, und der Weg zur Erfüllung der 70-%-Vorgabe ist kürzer, als es zunächst scheint.
Die Bundesregierung hat ein klares Ziel vorgegeben: Bis 2028 sollen über 70 % aller Pflegeeinrichtungen KI-gestützte Dokumentation einsetzen [1][2]. Wer frühzeitig aktiv wird, sichert sich einen entscheidenden Vorteil – ganz ohne den Druck einer nahenden Frist.
Der demografische Wandel verschärft den Fachkräftemangel zunehmend. KI-gestützte Dokumentation kann Ihr Pflegepersonal entlasten, indem sie zeitaufwendige Verwaltungsaufgaben reduziert und mehr Freiraum für die direkte Betreuung der Bewohnerinnen und Bewohner schafft. Dank modularer Lösungen ist der Einstieg unkompliziert: Diese Systeme lassen sich problemlos in Ihre vorhandene Software integrieren, erfordern keinen vollständigen Systemwechsel und sind oft innerhalb weniger Wochen einsatzbereit.
Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um Ihre Einrichtung gezielt vorzubereiten. Folgen Sie dem im 5-Schritte-Fahrplan beschriebenen Vorgehen: Analysieren Sie Ihre aktuelle Dokumentation, informieren Sie sich über mögliche Fördermittel und starten Sie mit der Schulung Ihres Teams. Wer 2026 beginnt, hat 2028 keinen Zeitdruck, sondern bereits wertvolle Erfahrung gesammelt, Prozesse verbessert und die Vorteile der KI-Dokumentation fest in den Alltag integriert. Die Zeit bis 2028 mag begrenzt sein, doch mit einer klaren Strategie gelingt der Übergang rechtzeitig und effizient.
Die Bundesregierung hat das Ziel formuliert, dass bis 2028 über 70 % aller Gesundheits- und Pflegeeinrichtungen KI-gestützte Dokumentation nutzen sollen. Eine gesetzliche Pflicht besteht aktuell nicht, aber die politische Richtung ist eindeutig. Einrichtungen die frühzeitig starten, profitieren von Fördermitteln, Erfahrungsvorsprung und besserer Vorbereitung auf mögliche zukünftige Regulierung.
Wer frühzeitig handelt, kann sich nicht nur rechtzeitig auf die neuen Anforderungen einstellen, sondern auch von Fördermitteln und Testumgebungen profitieren. Nutzen Sie die Zeit, um die nötigen Systeme einzuführen und Ihr Team entsprechend zu schulen. So sind Sie bestens vorbereitet, wenn das Zieldatum näher rückt.
Für den Datenschutz und die Einhaltung der DSGVO sowie anderer gesetzlicher Vorgaben ist eine sorgfältige Dokumentation unerlässlich. Dabei sollten insbesondere folgende Nachweise bereitgestellt werden:
Es ist ratsam, diese Nachweise frühzeitig zu sammeln, um bei möglichen Prüfungen gut vorbereitet zu sein. So sichern Sie sich rechtlich ab und zeigen Ihre Verantwortlichkeit im Umgang mit KI-Systemen.
Pflegeeinrichtungen haben die Möglichkeit, modulare KI-Lösungen zu nutzen, um schnell und unkompliziert zu starten, ohne ihre gesamte Pflegesoftware austauschen zu müssen. Diese Lösungen lassen sich nahtlos in bestehende Systeme einfügen und bieten spezialisierte Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern können.
Ein sinnvoller Ansatz umfasst mehrere Schritte: Zunächst sollte eine Bestandsaufnahme durchgeführt werden, um den aktuellen Bedarf und die vorhandenen Systeme zu analysieren. Anschließend wählt man die passenden Module aus und testet diese in einer sicheren Umgebung. Wichtig ist auch die Schulung des Personals, damit alle Mitarbeitenden die neuen Technologien effektiv nutzen können. Schließlich erfolgt eine schrittweise Integration, um den laufenden Betrieb nicht zu beeinträchtigen und unnötige Kosten zu vermeiden.
Mit diesem strukturierten Vorgehen können Pflegeeinrichtungen die Vorteile moderner Technologien nutzen, ohne ihre bewährten Abläufe grundlegend verändern zu müssen.
