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Neue Regeln 2026: ePA‑Pflicht, BEEP‑Gesetz, BSI C5 und KI‑Tools reduzieren Dokumentationsaufwand, erhöhen Qualität und verlangen stärkere IT‑Sicherheit.
Die Pflegedokumentation in Deutschland wird 2026 durch neue gesetzliche Vorgaben und digitale Lösungen geprägt. Hier sind die zentralen Punkte:
Die Umstellung auf digitale Systeme bietet Vorteile wie Zeitersparnis, höhere Dokumentationsqualität und bessere Prüfungsergebnisse durch den Medizinischen Dienst. Allerdings bleibt die Integration neuer Technologien eine Herausforderung für viele Einrichtungen.
Pflegedokumentation 2026: Neue Anforderungen und Standards im Überblick
Mit dem Inkrafttreten des BEEP-Gesetzes (Gesetz zur Befugnis-, Entbürokratisierungs- und Erweiterung in der Pflege) am 1. Januar 2026 wird der Umfang der Pflegedokumentation gesetzlich auf das „notwendige Maß“ begrenzt [2][7]. Pflegeeinrichtungen sind nun verpflichtet, ausschließlich die wirklich relevanten Informationen zu erfassen. Das SIS-basierte Strukturmodell bietet hierfür eine solide Grundlage, da es von Beginn an auf eine schlanke und bedarfsorientierte Dokumentation ausgelegt wurde [2]. Um Überdokumentation zu vermeiden und gleichzeitig rechtlich abgesichert zu sein, sollten Einrichtungen ihre internen Richtlinien an diese Vorgaben anpassen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt: Seit Anfang 2026 müssen alle Dokumentationssysteme ePA-fähig (elektronische Patientenakte) sein. Andernfalls drohen finanzielle Konsequenzen wie Abrechnungseinschränkungen und Kürzungen bei der Telematikinfrastruktur-Pauschale [2][7]. Zudem müssen cloudbasierte Systeme, die nach dem 30. Juni 2025 eingeführt wurden, innerhalb von 18 Monaten eine BSI C5-Zertifizierung Typ I erhalten [8].
| Anforderung | Status 2026 | Bisheriger Standard |
|---|---|---|
| Dokumentationsumfang | Gesetzlich auf „notwendiges Maß“ begrenzt | Oft umfassend/ausführlich |
| MD-Prüfintervall | 2 Jahre (bei hoher Qualität, ambulant/teilstationär) | 1 Jahr |
| ePA-Integration | Pflicht: „ePA-fähige“ Software | Optional/Übergangsphase |
| IT-Sicherheit | BSI C5-Zertifizierung für Cloud-Dienste | Allgemeine IT-Sicherheitsstandards |
Diese Änderungen unterstützen den Trend hin zu digitalisierten, KI-gestützten Dokumentationslösungen und bilden eine Grundlage für die modifizierten Prüfverfahren des Medizinischen Dienstes (MD).
Auch der Prüfungsprozess des Medizinischen Dienstes wurde an die neuen gesetzlichen Vorgaben angepasst. Die Qualität der Dokumentation hat nun einen direkten Einfluss auf die Ergebnisse dieser Prüfungen. Während der ein- bis zweitägigen Qualitätsprüfungen werden die Pflegeakten von neun zufällig ausgewählten Bewohnern detailliert untersucht [1]. Seit 2026 ist der MD verpflichtet, das Prinzip der begrenzten Dokumentation zu berücksichtigen. Einrichtungen, die das SIS-Strukturmodell anwenden, müssen keine Sanktionen für „fehlende“ redundante Daten befürchten [2].
Für Pflegeeinrichtungen mit nachweislich hoher Qualität wurden die Prüfintervalle verlängert: Statt jährlich erfolgt die Überprüfung nun alle zwei Jahre [2][7]. Diese Regelung gilt erstmals auch für ambulante und teilstationäre Dienste. Einrichtungen, die durch präzise und effiziente Dokumentation überzeugen, profitieren von weniger häufigen Prüfungen und können ihre Ressourcen verstärkt für die direkte Pflege einsetzen.
„Der Umfang der Pflegedokumentation wird gesetzlich auf das notwendige Maß begrenzt. Darüber hinaus wird dieses Prinzip für Qualitätsprüfungen ausdrücklich gesetzlich verankert." – Bundesgesundheitsministerium [2]
Die Pflegebranche in Deutschland steht 2026 vor großen Veränderungen. Die wachsende administrative Belastung macht eine gezielte Digitalisierung notwendig, die sowohl Bürokratie abbauen als auch die Versorgungsqualität verbessern soll. Das Bundesgesundheitsministerium hat sich zum Ziel gesetzt, dass bis 2028 über 70 % der Gesundheits- und Pflegeeinrichtungen auf KI-gestützte Dokumentationssysteme umstellen [3][4].
„Die Digitalisierung wird ein zentraler Bestandteil all dieser strukturellen Veränderungen sein, und wir bereiten derzeit ein umfassendes Gesetzespaket vor, um diese Entwicklung voranzutreiben." – Nina Warken, Bundesgesundheitsministerin [2]
Die rechtlichen Rahmenbedingungen unterstützen diesen Wandel. Das BEEP-Gesetz, das die Abrechnung digitaler Pflegeanwendungen (DiPA) vereinfacht, ermöglicht Pflegeeinrichtungen monatliche Zuschüsse: 40 EUR für die Nutzung und 30 EUR für die fachliche Begleitung [3].
Mit den neuen gesetzlichen Vorgaben rückt die Entlastung durch Technologien immer stärker in den Fokus. KI-gestützte Dokumentationssysteme könnten den Alltag in der Pflege revolutionieren. Sprachdokumentationslösungen mit Spracherkennung erfassen und strukturieren Pflegeberichte beispielsweise automatisch direkt nach dem Bewohnerkontakt. Dabei bleibt der Mensch im Zentrum: Die KI erstellt Entwürfe und unterstützt bei Entscheidungen, während die Pflegekraft die finale Kontrolle behält [3].
Die Umstellung auf maschinenlesbare Medizinische Informationsobjekte (MIOs) eröffnet zudem neue Möglichkeiten. KI kann Plausibilitätsprüfungen durchführen und klinische Entscheidungen unterstützen. Dank der Telematikinfrastruktur 2.0 wird ein mobiler, „konnektorloser“ Zugriff auf digitale Werkzeuge möglich – etwa bei Hausbesuchen oder in der Einrichtung selbst [3].
Seit 2026 ist die Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) verpflichtend – eine Voraussetzung für die Abrechnung. Pflegeeinrichtungen müssen sicherstellen, dass ihre Primärsysteme kompatibel sind, da sonst finanzielle Einbußen drohen, etwa bei der Telematikinfrastruktur-Pauschale [2].
Die ePA entwickelt sich zu einem aktiven Begleiter im Pflegealltag. Bis Ende 2027 sollen alle Arztbriefe elektronisch übermittelt werden [4]. Bereits Anfang 2026 gaben fast 60 % der Deutschen an, ihre Gesundheitsdaten aktiv über die ePA verwalten zu wollen [3]. Für Pflegeeinrichtungen bedeutet das: Medikationspläne, Diagnosen und Behandlungsverläufe stehen ohne Papierchaos und Verzögerungen zur Verfügung. Der KIM-Standard (Kommunikation im Medizinwesen) wird bis 2027 für alle Langzeitpflegeeinrichtungen verpflichtend, um einen sicheren und verschlüsselten Datenaustausch zu gewährleisten [4].
Digitale Lösungen sollen den bürokratischen Aufwand deutlich reduzieren und den Pflegekräften mehr Zeit für die Patientenversorgung verschaffen [9]. Ein zusätzlicher Anreiz: Einrichtungen mit nachweislich hoher Qualität profitieren von verlängerten Prüfintervallen durch den MD – von einem auf zwei Jahre [2].
Das BEEP-Gesetz bietet zudem eine Erprobungsregelung, die vorübergehende Erstattungen für digitale Werkzeuge ermöglicht, während gleichzeitig deren Nutzen im Pflegealltag nachgewiesen wird [3]. Einrichtungen, die jedoch nicht auf moderne Verschlüsselungstechnologien wie die Elliptic Curve Cryptography (ECC) umsteigen, riskieren den Verlust des Zugangs zu wichtigen digitalen Diensten wie der ePA oder E-Rezepten [3].
Die neuesten Entwicklungen zeigen, wie KI-basierte Systeme den Alltag in Pflegeeinrichtungen spürbar erleichtern können. Bereits 2026 liefern digitale Dokumentationslösungen konkrete Ergebnisse in der Praxis. Diese Systeme wandeln gesprochene Sprache direkt in strukturierte Pflegeberichte um, die sich problemlos in bestehende Software integrieren lassen. Die Dokumentation erfolgt direkt am Bewohnerbett – über Smartphone oder Tablet – und spart so die zeitaufwendige Nachbearbeitung am Ende der Schicht.
Intelligente Assistenten bieten Unterstützung bei der strukturierten Informationssammlung (SIS), indem sie automatisch Vorschläge für Risikoeinschätzungen, Anamnesen und Maßnahmenpläne erstellen. Diese KI-Systeme können Eingaben in Umgangssprache oder sogar in fehlerhaftem Deutsch verarbeiten und in prüfungssichere, formalisierte Dokumentationen umwandeln [10][12]. Besonders praktisch ist die Fähigkeit, verschiedene Dialekte und Akzente zu erkennen – ein großer Vorteil für internationale Pflegekräfte, die Deutsch als Zweitsprache nutzen [11][13]. Trotz der Unterstützung bleibt die Pflegefachkraft stets in der Entscheidungsrolle und gibt die finalen Freigaben [3]. Diese Technologie ergänzt die sprachbasierte Dokumentation und deren Vorteile im Alltag, die im nächsten Abschnitt genauer erläutert wird.
Die Möglichkeit zur Echtzeit-Dokumentation per Spracheingabe minimiert das Risiko von Dokumentationslücken, da Informationen sofort erfasst werden können [10]. Einige Systeme bieten interaktive Funktionen: Pflegekräfte können per Sprachbefehl wichtige Bewohnerdaten wie Allergien, Medikation oder Reanimationsstatus abrufen [11][12]. Fortgeschrittene Lösungen analysieren die eingegebenen Werte in Echtzeit und geben Warnungen bei kritischen Abweichungen, etwa bei stark erhöhtem Blutdruck [13]. Zudem gibt es hybride Systeme mit Offline-Funktionalität, die Sprachdaten lokal auf dem Gerät verarbeiten – ideal für Einrichtungen, die nicht über ein flächendeckendes WLAN verfügen [11][12]. So wird die Pflegearbeit effizient und in Echtzeit unterstützt.
Seit Januar 2026 sind Softwaresysteme ePA-kompatibel, was einen reibungslosen Datenaustausch und eine unkomplizierte Abrechnung sicherstellt [2]. Die Dokumentationslösungen entsprechen der BSI-Richtlinie TR-03161 für mobile eHealth-Anwendungen und gewährleisten eine verschlüsselte Datenübertragung [14]. Alle sensiblen Gesundheitsdaten werden ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren innerhalb Deutschlands gespeichert [15]. Außerdem ist die Umstellung von RSA-2048- auf Elliptic-Curve-Cryptography (ECC) verpflichtend – Systeme ohne ECC-Unterstützung verlieren den Zugang zu E-Rezepten und elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen [3]. Diese nahtlose Integration und die hohen Sicherheitsstandards bilden die Basis, auf der die beschriebenen KI-Anwendungen ihre volle Wirkung entfalten können.
Die Einführung digitaler Dokumentationssysteme hat Pflegeakten und Arbeitsabläufe spürbar verbessert. Diese Systeme, die sich an den neuen gesetzlichen Standards orientieren, bieten nicht nur Vorteile für die Pflegequalität, sondern tragen auch zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei.
Digitale Systeme sorgen für eine deutlich höhere Vollständigkeit der Pflegedokumentation. Eine Langzeitstudie in einem deutschen Krankenhaus zeigte einen Anstieg der durchschnittlichen Dokumentationsgenauigkeit von 6,25 auf 7,13 von 10 Punkten. Besonders bei körperlichen Messwerten wie Ernährung (30 % auf 75 %), Körpergröße (27 % auf 85,3 %) und Gewicht (27 % auf 86 %) wurden deutliche Verbesserungen erzielt [16]. Der Umstieg von unstrukturierten PDFs zu maschinenlesbaren Medical Information Objects (MIOs) macht die Daten zudem leichter durchsuchbar und auswertbar:
„Die Erzählung der ePA im Jahr 2026 ist zunehmend eine von ‚strukturierten Daten' statt ‚unstrukturierten PDFs'. Zuvor wurde die ePA von medizinischen Fachkräften als ‚Datenfriedhof' nicht durchsuchbarer Dokumente kritisiert, was die klinische Effizienz eher behinderte als förderte." [3]
Ein weiterer Vorteil ist die Vermeidung von Informationslücken, die bei papierbasierten Prozessen häufig auftreten. Beispiele sind Diskrepanzen zwischen gefaxten Medikationsplänen und den tatsächlich verabreichten Medikamenten [6]. Durch die automatische Übertragung von Daten aus medizinischen Geräten in die Dokumentation werden manuelle Fehler minimiert.
Neben der Genauigkeit spielt die Effizienz eine entscheidende Rolle. KI-gestützte Dokumentationssysteme reduzieren den bürokratischen Aufwand durch automatische Transkription und Kodierung. Die dadurch eingesparte Zeit können Pflegekräfte für die direkte Betreuung der Bewohner nutzen, was sich positiv auf die Arbeitszufriedenheit auswirkt.
„Ob KI den Arbeitsdruck reduziert oder erhöht, hängt davon ab, wie sie in die alltägliche Pflege-/Betreuungsarbeit integriert wird." [18]
Ein wichtiger Faktor für den Erfolg solcher Systeme ist die Einbindung der Pflegekräfte von Anfang an. So lassen sich Probleme wie „Technostress“ durch Fehlalarme oder ungeeignete Systeme vermeiden [18]. Gut implementierte digitale Tools stärken das Gefühl der Kompetenz und steigern die Zufriedenheit im Arbeitsalltag. Gleichzeitig verbessern sie die Organisation der Arbeit, was sich positiv auf externe Qualitätsprüfungen auswirkt.
Eine strukturierte und vollständige Dokumentation hat direkten Einfluss auf die Qualitätsprüfungen des Medizinischen Dienstes. Einrichtungen mit hoher Dokumentationsqualität können nicht nur ihre Reputation stärken, sondern auch von verlängerten Prüfintervallen profitieren – von einem Jahr auf zwei Jahre [2].
Die Bundesregierung strebt an, dass KI-gestützte Dokumentation bis 2028 in über 70 % der Gesundheits- und Pflegeeinrichtungen Standard wird [3]. Einrichtungen, die bereits 2026 digitale Systeme einsetzen, vermeiden finanzielle Sanktionen, die bei Nichteinhaltung der neuen Standards drohen [3].
Ein Beispiel ist das Helios Klinikum München West, das zwischen Oktober und November 2021 die elektronische Pflegedokumentation mit epaAC® und LEP® im i.s.h.med-System eingeführt hat. Eine Befragung von 176 Pflegekräften zeigte, dass 54,7 % eine Verbesserung der Übergabequalität wahrnahmen – dank der strukturierten digitalen Daten, die einen klareren Zugriff auf Patienteninformationen ermöglichen, im Vergleich zu handschriftlichen Notizen [17].
Die Pflegedokumentation in Deutschland befindet sich 2026 an einem Wendepunkt: Manuelle Prozesse werden zunehmend durch automatisierte Dokumentationssysteme und KI-gestützte Assistenzlösungen ersetzt. Im Mittelpunkt steht die elektronische Patientenakte (ePA), die E-Rezepte, Arztberichte und Pflegedaten zusammenführt. Diese Entwicklung unterstützt die Digitalisierungsziele der Bundesregierung und ebnet den Weg für eine moderne Pflege.
Ein reibungsloser Datenaustausch zwischen Pflegeheimen, Krankenhäusern und Ärzten wird durch etablierte Standards gewährleistet, wie zuvor beschrieben.
Offizielle Stimmen unterstreichen die Bedeutung dieser Transformation:
„Digitalisierung bietet Lösungen für... einen Mangel an Fachkräften, steigende Kosten, regionale Versorgungsengpässe und eine alternde Bevölkerung." – Bundesministerium für Gesundheit (BMG) [5]
Pflegeeinrichtungen, die frühzeitig auf digitale Systeme umstellen, profitieren von reduziertem Verwaltungsaufwand und einer verbesserten Dokumentationsqualität. Dies macht den Pflegeberuf nicht nur moderner, sondern auch attraktiver. Ein zentrales Ziel der Digitalisierungsstrategie ist die Entlastung der Mitarbeitenden, insbesondere vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels. Verlängerte Prüfintervalle und eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit schaffen die Basis für eine zukunftssichere Pflege in Deutschland.
Im Jahr 2026 steht das „notwendige Maß“ in der Pflegedokumentation für drei zentrale Aspekte: die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, den gezielten Einsatz digitaler Lösungen und eine hohe Dokumentationsqualität.
Die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen ist unverzichtbar, um sowohl rechtliche Sicherheit als auch eine patientenorientierte Pflege zu gewährleisten. Gleichzeitig spielen digitale Tools eine entscheidende Rolle, um die Effizienz zu steigern und Pflegekräfte in ihrem Alltag zu entlasten. Durch den Einsatz solcher Technologien wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit der Dokumentation verbessert.
Das Hauptziel bleibt dabei klar: eine Pflege, die sowohl den aktuellen Standards entspricht als auch die Bedürfnisse der Patienten und Pflegekräfte gleichermaßen berücksichtigt. So wird eine rechtssichere und qualitativ hochwertige Versorgung sichergestellt, die den Arbeitsalltag im Pflegebereich optimal unterstützt.
Damit die elektronische Patientenakte (ePA) rechtzeitig in den Praxisalltag integriert werden kann, sind einige wichtige Maßnahmen erforderlich:
Laut Prognosen werden bis Dezember 2025 etwa 98 % der Praxisverwaltungssysteme die notwendigen Voraussetzungen erfüllen.
Um sicherzustellen, dass Dokumentationen im Bereich KI und Sprache den rechtlichen Anforderungen entsprechen, sollten Sie sich stets an die geltenden Gesetze und Richtlinien halten. Besonders wichtig sind dabei Datenschutz- und Sicherheitsstandards sowie die Anforderungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung).
Darüber hinaus spielen technische Vorgaben wie die TR-03161 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) eine zentrale Rolle. Diese regeln technische Standards, die unbedingt eingehalten werden müssen.
Indem Sie diese Punkte beachten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumentation nicht nur rechtlich einwandfrei, sondern auch technisch auf dem neuesten Stand ist.
