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KI reduziert Dokumentationszeit, verbessert Genauigkeit und SIS‑kompatible Pflegeplanung – mehr Zeit für Betreuung und bessere Vorbereitung auf MD‑Prüfungen.
Die Pflegebranche steht vor einer großen Herausforderung: Pflegekräfte verbringen bis zu 30 % ihrer Arbeitszeit mit Dokumentationsaufgaben, oft mit veralteten Methoden. Fehler in der Dokumentation können die Pflegequalität und rechtliche Absicherung gefährden. Künstliche Intelligenz (KI) bietet hier eine Lösung: Sie reduziert den Zeitaufwand, verbessert die Genauigkeit und sorgt für eine strukturierte, prüfungssichere Dokumentation. Studien zeigen, dass KI-basierte Systeme die Dokumentationszeit um 39 Minuten pro Schicht verkürzen können und Fehler wie doppelte Einträge oder unleserliche Notizen minimieren.
Wichtige Erkenntnisse:
Pflegekräfte können ihre Beobachtungen direkt diktieren, während die KI diese in strukturierte Berichte umwandelt. Das Ergebnis: Mehr Zeit für die Betreuung der Bewohner und eine bessere Vorbereitung auf Prüfungen durch den Medizinischen Dienst (MD). Die Zukunft der Pflegedokumentation liegt in der Kombination aus moderner Technologie und benutzerfreundlichen Lösungen.
KI in der Pflegedokumentation: Zeitersparnis und Effizienzgewinne durch künstliche Intelligenz
Die wissenschaftlichen Erkenntnisse zur Nutzung von KI in der Pflegedokumentation sprechen eine klare Sprache: Aktuelle Studien aus Deutschland und der Schweiz zeigen, dass künstliche Intelligenz nicht nur die Arbeitsbelastung spürbar verringert, sondern auch die Genauigkeit und Vollständigkeit der Dokumentation verbessert. Zwei herausragende Studien verdeutlichen diese Vorteile.
Das ETAP-Projekt (Evaluation teilautomatisierter Pflegeprozesse), das seit Februar 2022 von der Westfälischen Hochschule (IAT) und der Universität Bremen geleitet wird, liefert beeindruckende Ergebnisse. Dabei kommen Convolutional Neural Networks (CNNs) und Long Short-Term Memory (LSTM)-Netzwerke zum Einsatz, um Bewegungen von Bewohnern automatisiert zu erfassen und zu dokumentieren [6]. Diese KI-Tools können 67 % der Bearbeitungen auf Satzebene und 45 % auf Wortebene in spracherkannten Notizen überprüfen und korrigieren. Dadurch werden typische „Copy-and-Paste“-Fehler, die für über 36 % der Eingabefehler verantwortlich sind, erheblich reduziert [7][8].
Ein weiterer Vorteil zeigt sich bei der Arbeit mit dem Strukturmodell (SIS): Pflegekräfte sparen etwa 70 % der Zeit, die sie zuvor für Routinedokumentationen aufwenden mussten. Die Kosten für die Pflegeplanung sinken von durchschnittlich 127 Euro pro Fall (entspricht 8 Arbeitsstunden) auf 70 Euro (etwa einen halben Arbeitstag) [9].
Neben der Zeitersparnis und der verbesserten Genauigkeit trägt KI auch dazu bei, die Pflegeplanung und die Einhaltung von Standards effizienter zu gestalten.
Die SHURP-Studie (Swiss Nursing Homes Human Resources Project) aus dem Jahr 2018 untersuchte 107 Pflegeheime mit 1.975 Pflegekräften und kam zu einer klaren Erkenntnis: Eine höhere Akzeptanz von elektronischen Gesundheitsakten (EHR) führte durchweg zu weniger „unvollständiger“ oder rationierter Dokumentation [10]. Etwa 78 % der Pflegekräfte bestätigten, dass digitale Systeme den schnellen Zugriff auf wichtige Bewohnerinformationen ermöglichen. Zudem empfanden rund 69 % der Befragten, dass diese Systeme zu einer sichereren Pflege und Behandlung beitragen [10].
Besonders relevant im Hinblick auf Prüfungen durch den Medizinischen Dienst (MD): Eine Untersuchung mit 250 deutschen Pflegefachkräften ergab, dass die Anwender des SIS-basierten Strukturmodells zufriedener mit ihrer Dokumentationsarbeit waren und sich weniger durch diese Aufgaben demotiviert fühlten als bei herkömmlichen ADL-Modellen [4]. Eine Pflegefachkraft brachte es auf den Punkt:
„Der Wechsel zum Strukturmodell hat es geschafft, die Aufmerksamkeit der Pflegekräfte für die Pflegedokumentation zu fördern... SIS macht mehr Spaß." – Pflegefachkraft, BMC Nursing Studie [4]
Die strukturierte und personenzentrierte Dokumentation erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag, sondern sorgt auch dafür, dass Einrichtungen bei MD-Prüfungen besser vorbereitet sind. Alle relevanten Informationen liegen übersichtlich und vollständig vor, was die Prüfung erheblich vereinfacht.
Der Einsatz von KI in der Pflegedokumentation bringt spürbare Entlastung für Pflegekräfte: weniger Zeitaufwand, präzisere Dokumentation und eine Verbesserung der Arbeitsbedingungen.
Die Einführung von KI-gestützter Sprachdokumentation nimmt Pflegekräften den mühsamen Prozess der manuellen Dateneingabe ab. Statt Informationen umständlich einzutippen, können Pflegekräfte ihre Beobachtungen direkt nach Kontakt mit Bewohnern diktieren. Die KI wandelt diese Spracheingaben automatisch in strukturierte Dokumentationen um. Das spart nicht nur Zeit, sondern revolutioniert den Ablauf: Entlassungsberichte, die manuell 15 bis 21 Minuten dauerten, werden in nur 2,3 bis 4,6 Minuten erstellt. Auch OP-Dokumentationen verkürzen sich von 13,1 bis 21 Minuten auf lediglich 2,7 bis 5,1 Minuten – eine Zeitersparnis von etwa 80 % [11].
Pflegekräfte verbringen derzeit im Schnitt zwei Stunden täglich mit Dokumentation [11]. KI-Tools können diesen Aufwand pro Bewohnerkontakt um 28,8 % reduzieren [11]. Die gewonnene Zeit kann direkt in die persönliche Betreuung investiert werden – ein klarer Mehrwert für Bewohner und Pflegekräfte gleichermaßen.
Neben der Zeitersparnis sorgt KI auch für eine präzisere und verlässlichere Dokumentation.
KI verbessert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität der Dokumentation. Technologien wie ASR (Automatic Speech Recognition) und NLP (Natural Language Processing) minimieren Transkriptionsfehler, insbesondere bei komplexen medizinischen Begriffen und Abkürzungen. Eine Studie des Universitätsklinikums Freiburg zeigt, dass 93,1 % der KI-generierten Berichte ohne oder nur mit minimalen Anpassungen direkt nutzbar sind [3].
Auch bei der Einhaltung von Standards wie dem Strukturmodell (SIS) erweist sich KI als hilfreich. Sie strukturiert unformatierte Spracheingaben automatisch in standardisierte Formate, was die Compliance bei MD-Prüfungen erleichtert. Dokumentationen liegen so vollständig und übersichtlich vor, was Pflegeeinrichtungen bei Qualitätsprüfungen enorm unterstützt. Interessanterweise sind bereits 43,2 % der deutschen Pflegekräfte mit KI-gestützter Dokumentation vertraut [2].
Die durch KI erzielte Entlastung wirkt sich positiv auf die Arbeitszufriedenheit aus. Weniger Zeit für administrative Aufgaben bedeutet mehr Zeit für das Wesentliche: die Betreuung der Bewohner. 65,7 % der deutschen Pflegekräfte sehen KI als Chance für ihren Beruf [2], und über 70 % sind überzeugt, dass KI durch Automatisierung und Gesundheitsförderung eine echte Veränderung bewirken kann [2].
„Die Technologie muss so eingesetzt werden, dass sich Menschen wieder um Menschen kümmern können." – Prof. Dr. Sami Haddadin, Munich School of Robotics [5]
KI geht jedoch über die Dokumentation hinaus. Systeme wie Sturzerkennungs- und Vitalzeichenüberwachung reduzieren den Stress durch ständige manuelle Kontrollen. Ein Beispiel: Das ETAP-Projekt der Westfälischen Hochschule entwickelte zwischen Februar 2022 und 2023 KI-gestützte Bewegungsüberwachung mit Convolutional Neural Networks (CNNs). Ziel war es, Pflegekräfte im Alltag zu entlasten [6]. Solche Technologien fördern eine proaktive Pflege, die nicht nur den Alltag erleichtert, sondern auch dazu beiträgt, qualifiziertes Personal langfristig zu binden.
Diese Vorteile zeigen, wie KI nahtlos in bestehende Dokumentationssysteme integriert werden kann und gleichzeitig einen echten Mehrwert für Pflegekräfte schafft.
KI-Lösungen für die Pflegedokumentation bringen nur dann echten Mehrwert, wenn sie sich reibungslos in bereits bestehende Software integrieren lassen. Pflegeheime in Deutschland setzen häufig auf etablierte Systeme wie Connext, i.s.h.med oder andere Pflegesoftware. Ein kompletter Systemwechsel wäre nicht nur teuer, sondern auch zeitaufwendig. Deshalb setzen moderne KI-Tools auf direkte Integration, um bestehende Prozesse zu ergänzen, statt sie zu ersetzen.
Die Funktionsweise ist denkbar einfach: Mithilfe von KI werden Spracheingaben oder Notizen automatisch in strukturierte Datenvorschläge umgewandelt, die direkt im bestehenden System erscheinen. Pflegekräfte können diese Vorschläge schnell prüfen und mit wenigen Klicks bestätigen – ein Verfahren, das als „Review-and-Confirm"-Workflow bekannt ist [12]. Einige fortschrittliche Lösungen bieten sogar „Write-Back"-Funktionen, bei denen die KI die Daten direkt in das Kernsystem einträgt, ohne dass ein manuelles Übertragen notwendig ist [14].
Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Datenschutz: KI-Tools müssen auf EU-Servern gehostet werden und Standards wie die DSGVO sowie die C5-Zertifizierung des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) erfüllen [12][13]. Pflegeheime sollten bei der Auswahl einer Lösung auf diese Zertifizierungen achten und prüfen, ob Write-Back-Funktionen integriert sind, um Zeit zu sparen [13][14]. Diese nahtlose Verbindung zwischen KI-Tools und bestehenden Systemen ist ein zentraler Baustein für effiziente Sprach- und SIS-Dokumentationslösungen.
Mit Sprachdokumentation können Pflegekräfte ihre Beobachtungen direkt nach dem Kontakt mit Bewohnern diktieren – ohne den Umweg über Notizzettel oder späteres Abtippen. Die KI wandelt diese Spracheingaben in strukturierte Einträge um, die sofort verfügbar sind. Das minimiert Fehler durch Erinnerungslücken und sorgt für präzisere Dokumentationen [12][14].
Moderne Systeme sind in der Lage, medizinische Fachbegriffe, Abkürzungen und regionale Dialekte selbst bei Hintergrundgeräuschen zu erkennen. Die KI filtert relevante Informationen heraus und ordnet diese automatisch den richtigen Feldern zu, wie etwa Vitalzeichen, Bewegungsprotokollen oder Pflegeberichten [13]. In einer Testphase mit über 100 Praxen und 2.000 Anwendungen konnte das Tool Noa Notes die Dokumentationszeit pro Patient von 15 Minuten auf nur 4 Minuten reduzieren, indem es medizinische Fakten intelligent aus Gesprächen extrahierte [13].
Ein zusätzlicher Vorteil: Viele dieser Lösungen funktionieren auch offline oder bei eingeschränkter WLAN-Verbindung. Die Daten werden einfach synchronisiert, sobald eine Internetverbindung wiederhergestellt ist.
Neben der Echtzeiterfassung unterstützt ein KI-gestützter SIS-Assistent die strukturierte Pflegeplanung. Die Strukturierte Informationssammlung (SIS) ist in mehr als 50 % der deutschen Pflegeeinrichtungen Standard [16]. Ein SIS-Assistent analysiert unformatierte Eingaben und schlägt automatisch passende Einträge für Anamnese, Risikoeinschätzung und Maßnahmenplanung vor, wodurch Pflegekräfte Zeit sparen und sich auf die inhaltliche Bewertung konzentrieren können.
Ein zentraler Aspekt ist die Nachvollziehbarkeit der KI (Explainable AI, XAI). Pflegekräfte müssen verstehen können, warum bestimmte Maßnahmen vorgeschlagen werden, um diese fachlich bewerten und anpassen zu können [15]. Ein Beispiel hierfür ist das ViKI pro-Projekt von Fraunhofer ITWM und Connext Communication, das seit August 2022 läuft. Die entwickelte Webanwendung nutzt KI, um aus unvollständigen Dokumentationsdaten gezielt individuelle Pflegevorschläge zu erstellen – basierend auf regelbasierten Ansätzen und mathematischen Modellen [15].
Lösungen wie dexter health kombinieren Sprachdokumentation mit einem intelligenten SIS-Assistenten und integrieren sich nahtlos in gängige Pflegesoftware. Pflegekräfte können Beobachtungen diktieren, während die KI diese automatisch gemäß SIS-Vorgaben strukturiert. Das Ergebnis: vollständige und übersichtliche Dokumentationen, die auch bei MD-Prüfungen überzeugen.
Es ist klar: KI-Lösungen haben sich in der Praxis bewährt und bringen deutliche Verbesserungen in der Pflegedokumentation. Projekte wie ETAP zeigen, dass Technologien wie automatisierte Sturzerkennung und Risikoeinschätzungen schon heute erfolgreich im Pflegealltag genutzt werden [6]. Diese Fortschritte spiegeln sich in messbaren Ergebnissen wider, die die Effizienz und Qualität der Pflegearbeit steigern.
Ein Blick auf die Zahlen verdeutlicht den Nutzen: KI-gestützte Dokumentationsassistenten reduzieren Fehler um 45 %, halbieren den Zeitaufwand für Dokumentation, verringern Krankenhauseinweisungen um 39 % und senken Sturzraten um beeindruckende 69 %. Gleichzeitig verbessern sie die Reaktionszeiten des Pflegepersonals um 37 % bis 40 % [17][18].
„Die Vorteile elektronischer Dokumentationssysteme können nur dann realisiert werden, wenn der Kontext berücksichtigt wird." – GMS Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie [1]
Doch Technik allein reicht nicht aus. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer durchdachten Umsetzung: Regelmäßige Schulungen, standardisierte Abläufe und die aktive Einbindung des Pflegepersonals sind essenziell, um das volle Potenzial der Digitalisierung auszuschöpfen [1]. Diese Erkenntnisse machen den Weg frei für neue Ansätze, wie sie etwa von dexter health vorangetrieben werden.
Die Kombination aus Sprachdokumentation und einem intelligenten SIS-Assistenten, integriert in bestehende Pflegesoftware, sorgt für schnellere und präzisere Dokumentation, die zudem MD-prüfungssicher ist. Das wichtigste Resultat: Pflegekräfte gewinnen wertvolle Zeit, die sie den Bewohnern widmen können.
Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Pflegedokumentation grundlegend, indem sie Prozesse automatisiert und vereinfacht. Anstatt Daten manuell einzugeben, ermöglichen KI-gestützte Systeme die Erfassung und Verarbeitung von Informationen in Echtzeit. Das Ergebnis? Weniger Fehler und durchgehend präzise Einträge, die den Pflegealltag spürbar erleichtern.
Untersuchungen belegen, dass KI-basierte Dokumentationslösungen nicht nur die Genauigkeit, sondern auch die Effizienz deutlich verbessern. Automatisierte Abläufe reduzieren zeitaufwändige, manuelle Tätigkeiten, minimieren Fehler und schenken Pflegekräften mehr Zeit für ihre wichtigste Aufgabe: die direkte Betreuung von Menschen. In Deutschland bietet dexter health moderne Lösungen wie Sprachdokumentation und einen intelligenten SIS-Assistenten an. Diese Tools lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren, entlasten das Pflegepersonal und heben die Qualität der Dokumentation auf ein neues Niveau. Gleichzeitig tragen sie zu besseren Arbeitsbedingungen in der Langzeitpflege bei – ein echter Gewinn für alle Beteiligten.
Die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) in Pflegeheimen bringt spürbare Verbesserungen mit sich. Ein großer Vorteil: KI-gestützte Sprachassistenten können die Dokumentationszeit um etwa 27 % verkürzen. Pflegekräfte geben ihre Notizen einfach per Spracheingabe ein, und die KI strukturiert die Inhalte automatisch. Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht es dem Personal, sich stärker auf die Betreuung der Bewohner*innen zu konzentrieren – was gleichzeitig die Arbeitszufriedenheit steigert.
Darüber hinaus sorgt KI für eine genauere und einheitlichere Dokumentation. Sie erfasst automatisch klinische Daten wie Blutzuckerwerte oder Laborergebnisse und integriert diese nahtlos. Dadurch werden Fehlerquellen reduziert, während Routineaufgaben wie Terminplanungen oder die Dokumentation von Bewegungsabläufen automatisiert werden. Das entlastet das Pflegepersonal erheblich und schafft mehr Raum für die direkte Versorgung der Bewohner*innen.
Ein anschauliches Beispiel ist die Lösung von dexter health. Dieses System wandelt Sprachaufzeichnungen in Echtzeit um und integriert sie in bestehende Systeme, wie etwa die SIS-basierte Pflegeplanung. Das Ergebnis: eine verbesserte Dokumentationsqualität, spürbare Zeitersparnis und eine nachhaltige Optimierung der Arbeitsbedingungen im Bereich der Langzeitpflege.
Der Einsatz von KI in der Pflegedokumentation bringt einen klaren Vorteil: Pflegekräfte können sich wieder mehr auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren – die direkte Betreuung von Patienten. Laut einer aktuellen Studie sparen KI-gestützte Sprachassistenten im Durchschnitt 27 % der Zeit, die sonst für die Dokumentation benötigt wird. Das bedeutet eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag und weniger Stress für das Pflegepersonal.
Darüber hinaus berichten viele Pflegekräfte, dass digitale, strukturierte Dokumentationssysteme die Arbeit nicht nur effizienter, sondern auch übersichtlicher machen. Ein Beispiel hierfür ist die Lösung von dexter health, die Sprach- und Assistenzfunktionen nahtlos in bestehende Systeme integriert. Solche Technologien helfen dabei, den Dokumentationsaufwand zu senken und schaffen ein angenehmeres Arbeitsumfeld.
