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Studie: Sprachdokumentation reduziert Dokumentationszeit um 27%, liefert detailliertere Einträge und entlastet Pflegekräfte durch mobile Erfassung am Bett.
Pflegedokumentation kostet Zeit – doch Sprachtechnologie kann Abhilfe schaffen. Eine neue Studie zeigt: Pflegekräfte sparen 27 % der Dokumentationszeit, wenn sie direkt am Bewohnerbett per Spracheingabe arbeiten. Das Ergebnis? Weniger Stress, präzisere Daten und mehr Zeit für die Bewohner.
Die Studie unterstreicht, wie sprachbasierte Systeme Pflegekräfte entlasten und die Qualität der Pflege steigern können – trotz technischer Hürden wie schlechter Internetverbindungen.
PYSA-Studie: Zeiteinsparung und Effizienzsteigerung durch Sprachdokumentation in der Pflege
Die PYSA-Studie wurde vom Fachbereich Geriatrie und Medizinische Gerontologie der Charité – Universitätsmedizin Berlin koordiniert und lief von März 2022 bis Februar 2025[2]. In dieser Untersuchung wurden 52 Pflegefachkräfte während ihrer Frühdienste über insgesamt 770 Stunden hinweg beobachtet. Ziel war es, die Auswirkungen einer sprachbasierten Dokumentation auf die Arbeitsbelastung sowie die Qualität der Pflegedokumentation zu analysieren. Um präzise Ergebnisse zu erzielen, wurden die Arbeitsabläufe sowohl vor als auch nach der Einführung des Systems untersucht. Diese Vorgehensweise ermöglichte direkte Vergleiche und lieferte die Grundlage für die gemessenen Zeitersparnisse.
Die Ergebnisse zeigen, dass die Zeit für die Pflegedokumentation im Durchschnitt um 27 % reduziert wurde[1]. Diese Einsparung ist vor allem der mobilen Dokumentation direkt am Bewohnerbett zu verdanken. Dadurch entfielen zeitaufwendige Wege zum Büro und Wartezeiten an überlasteten Computern. Gleichzeitig wird durch die unmittelbare Erfassung verhindert, dass wichtige Informationen verloren gehen. Die eingesparte Zeit fließt in die direkte Betreuung der Bewohner, was sowohl die Arbeitszufriedenheit der Pflegekräfte als auch die Qualität der Pflege spürbar verbessert. Diese Zeitgewinne haben somit einen direkten positiven Einfluss auf die gesamte Pflegepraxis.
Die geringere Zeitbelastung führte zu einer verbesserten Datenqualität, da Beobachtungen sofort erfasst werden konnten. Dies optimierte den Informationsaustausch zwischen den Schichten und erhöhte die Transparenz in der Bewohnerbetreuung. Obwohl es technische Hürden wie instabile Internetverbindungen und Herausforderungen durch Dialektvarianten gab, überwogen die praktischen Vorteile deutlich. Die direkte Dokumentation trug dazu bei, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und die Qualität der Dokumentation zu steigern. Dadurch konnten die Anforderungen des Medizinischen Dienstes erfüllt werden, ohne die Pflegekräfte zusätzlich zu belasten. Insgesamt zeigt die Studie, wie positiv sich die sprachbasierte Dokumentation auf die tägliche Arbeit in der Pflege auswirken kann.
Die PYSA-Studie untersuchte, wie sich der Einsatz von Sprachdokumentation auf den Pflegealltag auswirkt. Dabei wurden die Teilnehmer, der Beobachtungsprozess und der Vergleich der Arbeitsabläufe detailliert analysiert.
Insgesamt nahmen 52 Pflegekräfte an der Studie teil, um einen möglichst breiten Querschnitt der Pflegepraxis abzubilden. Die Gruppe setzte sich aus examinierten Pflegefachkräften und Pflegehilfskräften zusammen, wodurch unterschiedliche Qualifikationsstufen berücksichtigt wurden. Dies half den Forschern, die Effekte der Sprachdokumentation auf verschiedene Erfahrungsniveaus zu untersuchen. Koordiniert wurde die Studie vom Institut für Public Health und Pflegeforschung (IPP) der Universität Bremen. Die Datenerhebung fand in mehreren stationären Pflegeeinrichtungen statt, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse auf unterschiedliche Pflegeheimstrukturen anwendbar sind. Diese breite Basis schuf die Grundlage für eine fundierte Analyse des Pflegealltags.
Die Forscher nutzten eine Begleitbeobachtung, bei der externe Beobachter die Pflegekräfte während ihrer gesamten Frühdienste begleiteten. Diese Methode erlaubte es, die Tätigkeiten in Echtzeit zu dokumentieren, ohne auf nachträgliche Selbsteinschätzungen angewiesen zu sein. Ein digitales Tool zeichnete dabei die Start- und Endzeiten der Aufgaben auf, die in drei Kategorien eingeteilt wurden: direkte Pflege, indirekte Pflege und Dokumentation. Insgesamt wurden 770 Arbeitsstunden ausgewertet. Diese Vorgehensweise minimierte Verzerrungen durch subjektive Berichte und lieferte objektive Daten zur Zeitverteilung im Arbeitsalltag. Die so gewonnenen Daten bildeten die Basis für den Vergleich der Arbeitsabläufe vor und nach der Einführung der neuen Technologie.
Die Studie nutzte einen Mixed-Methods-Ansatz, um die Auswirkungen der Sprachdokumentation zu bewerten. Zunächst wurden die Arbeitsabläufe mit der herkömmlichen Dokumentation beobachtet. Nach der Einführung der sprachbasierten Lösung wiederholten die Forscher die Beobachtungen. Dieser direkte Vorher-Nachher-Vergleich machte Veränderungen in der Zeitnutzung messbar und zeigte, wie sich die Technologie auf die Arbeitsbelastung und die Integration in den Pflegealltag auswirkte. Die Studie wurde im Rahmen der Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) durchgeführt und zielte darauf ab, praxisrelevante Erkenntnisse für die digitale Transformation in der Pflege zu liefern.
Internationale Studien belegen, wie Spracherkennungstechnologien die Effizienz im Gesundheitswesen steigern können. Diese Ergebnisse spiegeln sich auch in den Effizienzgewinnen wider, die in deutschen Pflegeeinrichtungen beobachtet wurden.
Das Marshfield Clinic Health System führte zwischen 2018 und 2020 eine Untersuchung zur Dokumentationspraxis von 1.124 Klinikern in ländlichen Gesundheitseinrichtungen in Wisconsin und Michigan durch. Die Ergebnisse, die im März 2025 in JAMA Network Open veröffentlicht wurden, zeigen einen klaren Zusammenhang zwischen der Nutzung von Spracherkennung und der Dokumentationseffizienz: Eine Zunahme der Spracherkennungsnutzung um 1 % führte zu einer Steigerung von 0,25 % bei den dokumentierten Zeilen pro Stunde [4]. Im Durchschnitt dokumentierten die Teilnehmer 428,35 Zeilen pro Stunde, wobei die mittlere Nutzungsrate der Spracherkennung bei 34,55 % lag [4].
Die Studie unterstreicht, dass Spracherkennung nicht nur die Dokumentationsgeschwindigkeit erhöht, sondern auch die Qualität und Detailliertheit der Aufzeichnungen verbessert.
"Speech recognition technology has recently emerged as a tool to help with this process by streamlining documentation procedures, addressing inefficiencies associated with manual transcription, and alleviating clinician workload." – Brooke McCormick, AJMC [4]
Diese internationalen Erkenntnisse lassen sich auf das in Deutschland seit 2015 eingesetzte Strukturmodell anwenden. Dieses Modell setzt auf narrative, offene Textbeschreibungen und verzichtet auf starre Checkboxen [5]. Sprachdokumentation ergänzt diesen Ansatz ideal, da Pflegekräfte die Situation der Bewohner in eigenen Worten schildern können, ohne durch Tippgeschwindigkeit oder mangelnde Computerkenntnisse eingeschränkt zu sein.
Ein weiterer Vorteil: Die mobile Dokumentation direkt am Bewohnerbett minimiert Informationsverluste, die bei verspäteter Erfassung oder durch den Einsatz von Notizzetteln entstehen könnten [5][6]. In Einrichtungen mit begrenzter technischer Ausstattung reduziert Spracherkennung zudem die Konkurrenz um verfügbare Computer und steigert so die Arbeitszufriedenheit des Personals [5][3]. Besonders hilfreich ist die Technologie für Mitarbeitende mit Migrationshintergrund oder ältere Beschäftigte, die mit der Computernutzung Schwierigkeiten haben [5].
Die Analyse der Studie und internationaler Forschungsergebnisse zeigt klar: Sprachdokumentation verändert den Pflegealltag tiefgreifend. Besonders hervorzuheben sind die erheblichen Zeiteinsparungen, die durch die direkte Dokumentation am Bewohnerbett erzielt werden können. Dadurch werden Verzögerungen und Informationsverluste minimiert.
Die Ergebnisse verdeutlichen, wie Sprachdokumentation den Alltag in der Pflege erleichtert. Pflegekräfte profitieren von einer spürbaren zeitlichen und körperlichen Entlastung. Der Wegfall von Laufwegen zwischen Bewohnerzimmern und Büro-PCs spart wertvolle Minuten und reduziert die physische Belastung [1]. Gleichzeitig ermöglicht die Technologie präzisere und aktuellere Dokumentationen, die den gesetzlichen Anforderungen des SGB V, des Krankenpflegegesetzes und des Heimgesetzes gerecht werden [8][9].
Ein weiterer Vorteil ist die rechtliche Sicherheit. Durch die lückenlose Dokumentation wird die Nachvollziehbarkeit gewährleistet, was im Streitfall als Nachweis dient, dass alle erforderlichen Maßnahmen durchgeführt wurden [8][9]. Zudem verbessert die Technologie den Informationsfluss zwischen den Schichten – ein entscheidender Faktor in der 24-Stunden-Betreuung [7][9].
Für eine erfolgreiche Einführung der Sprachdokumentation sollten Pflegeeinrichtungen auf eine ausreichende Ausstattung mit mobilen Endgeräten achten. Besonders wichtig sind offline-fähige Systeme, da viele ältere Gebäude über eine schlechte WLAN-Abdeckung verfügen [1][2]. Die Einführung sollte schrittweise erfolgen, um das Feedback der Pflegekräfte direkt in die Anpassung der Systeme einfließen zu lassen [2].
Neben der technischen Ausstattung ist eine frühzeitige und klare Kommunikation entscheidend. Bewohner und Angehörige sollten informiert werden, dass Smartphones ausschließlich für die professionelle Dokumentation genutzt werden. Technischer Support sollte schnell verfügbar sein – idealerweise innerhalb einer Stunde – und Schulungen sollten direkt im Arbeitsalltag durch Experten erfolgen, die Pflegekräfte vor Ort unterstützen [1].
"From unusual to indispensable." – Participant P6, Qualitative Study on AI Speech Assistants [1]
KI-gestützte Lösungen spielen eine wichtige Rolle bei der nahtlosen Integration mobiler Sprachdokumentation in bestehende Systeme. Mit gezielten Onboarding-Programmen und kontinuierlichem Support können Teams die Technologie sicher anwenden und schnell von den Vorteilen profitieren.
Sprachdokumentations-Tools bieten Pflegekräften eine echte Erleichterung, indem sie zeitintensive manuelle Dokumentationsaufgaben durch gesprochene Eingaben ersetzen. Anstatt Vitalwerte, Pflegemaßnahmen oder Beobachtungen mühsam per Hand zu notieren, ermöglicht die Sprachsteuerung eine schnelle und präzise Erfassung direkt während der Arbeit.
Untersuchungen belegen, dass solche Technologien die benötigte Zeit für Dokumentation deutlich verkürzen. Das schafft mehr Freiraum für die persönliche Betreuung der Bewohner:innen. Gleichzeitig reduziert sich die Arbeitsbelastung – ein entscheidender Vorteil, besonders in Zeiten des Fachkräftemangels, um die Arbeitsbedingungen in der Pflege zu verbessern.
KI-gestützte Lösungen, wie sie beispielsweise von dexter health angeboten werden, helfen Pflegekräften, sich stärker auf die individuelle Versorgung zu konzentrieren. Dabei bleibt die Dokumentation nicht nur effizient, sondern auch qualitativ hochwertig.
Die Einführung von KI-gestützter Sprachdokumentation in Pflegeeinrichtungen bringt einige Herausforderungen mit sich. Eine der größten Hürden ist die präzise Erkennung von medizinischen Fachbegriffen, Abkürzungen und regionalen Dialekten. Generische Systeme stoßen hier oft an ihre Grenzen, was zu Fehlern führen kann. Um dem entgegenzuwirken, werden selbstlernende Systeme entwickelt, die sich kontinuierlich an die speziellen Anforderungen der Pflege anpassen. Ebenso wichtig ist die reibungslose Integration dieser Technologie in bestehende Pflegedokumentationssysteme, damit die erfassten Texte automatisch den richtigen Feldern zugeordnet werden können.
Auch die akustischen Bedingungen in Pflegeheimen stellen eine Herausforderung dar. Hintergrundgeräusche oder mehrere sprechende Personen können die Spracherkennung beeinträchtigen. Hier helfen hochwertige Mikrofone und fortschrittliche Noise-Cancellation-Technologien, um eine klare Aufnahme zu gewährleisten. Gleichzeitig müssen die strengen deutschen Datenschutzvorgaben eingehalten werden. Das bedeutet, dass Sprachdaten sicher verschlüsselt, lokal verarbeitet oder entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gespeichert werden müssen.
Damit die neue Technologie effektiv genutzt werden kann, ist eine umfassende Schulung des Pflegepersonals essenziell. So wird sichergestellt, dass die Mitarbeitenden die Systeme korrekt bedienen und Fehler bei der Spracherkennung schnell korrigieren können.
Sprachdokumentation erleichtert Pflegefachkräften den Arbeitsalltag, indem sie den Dokumentationsaufwand erheblich reduziert. Das bedeutet: Mehr Zeit für die direkte Betreuung der Bewohnerinnen und Bewohner. Studien belegen, dass sprachgesteuerte Systeme den Dokumentationsprozess beschleunigen, die Fehlerquote senken und die Einträge vollständiger machen. Pflegekräfte können Beobachtungen und Vitalwerte einfach per Spracheingabe erfassen. So entstehen weniger Lücken in der Dokumentation, und die Datenqualität steigt spürbar.
Ein weiterer Vorteil: Durch die nahtlose Integration in SIS-basierte Dokumentationssysteme wird eine einheitliche und strukturierte Datenerfassung sichergestellt, die den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Lösungen wie die von Dexter Health gehen noch einen Schritt weiter. Sie kombinieren Sprachdokumentation mit intelligenten Assistenzfunktionen, die nicht nur die Pflegeplanung erleichtern, sondern auch die Arbeitsbedingungen verbessern – und das alles, ohne die Qualität der Versorgung aus den Augen zu verlieren.
Das Ergebnis? Präzisere, zeitnahe und vollständige Daten, die eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen in der Pflege bieten.
