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Die sprachgesteuerte Pflegedokumentation optimiert den Arbeitsalltag in Pflegeheimen durch Zeitersparnis und verbesserte Dokumentationsqualität.
Die sprachgesteuerte Pflegedokumentation revolutioniert den Arbeitsalltag in Pflegeheimen: Pflegekräfte diktieren ihre Beobachtungen einfach in eine App, die mithilfe von KI vollständige Berichte erstellt. Das spart Zeit, verbessert die Dokumentationsqualität und entlastet das Personal. Bis zu 33 % weniger Zeitaufwand für die Dokumentation bedeutet mehr Fokus auf die Bewohner.
Die Einführung dauert nur 2–3 Wochen und umfasst Schulungen, technische Einrichtung und kontinuierliche Betreuung. Ein Praxisbeispiel zeigt: Einrichtungen wie die Rummelsberger Diakonie sparen täglich wertvolle Zeit und steigern die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Die Nutzung der sprachgesteuerten Dokumentations-App ist kinderleicht – ähnlich wie das Versenden einer WhatsApp-Sprachnachricht. Pflegekräfte öffnen einfach die App auf ihrem Smartphone und sprechen ihre Beobachtungen direkt ein. Kein mühsames Navigieren durch Menüs, kein zeitraubendes Tippen.
Der Ablauf ist denkbar einfach: Nach dem Kontakt mit einem Bewohner starten die Pflegekräfte die App und diktieren die relevanten Informationen. Schon wenige Stichworte genügen, damit die integrierte KI daraus einen vollständigen und professionellen Pflegebericht erstellt, der alle Anforderungen erfüllt[2]. Das Beste daran? Die gesamte Dokumentation dauert nur etwa 5 Sekunden. Währenddessen arbeitet die KI im Hintergrund, ordnet die gesprochenen Inhalte automatisch dem richtigen Bewohner und der passenden Kategorie zu. Anschließend werden die Daten präzise umgewandelt und kategorisiert.
Die KI-Technologie von dexter health sorgt dafür, dass gesprochene Inhalte zuverlässig in Text umgewandelt, korrekt klassifiziert und geprüft werden. Aus nur wenigen Stichworten entstehen vollständige Pflegeberichte, die den Alltag der Pflegekräfte deutlich erleichtern.
Das Feedback der Nutzer spricht Bände: Die Zeitersparnis und die Effizienz der KI-gestützten Dokumentation werden durchweg positiv bewertet.
Ein weiteres Highlight ist die integrierte Qualitätskontrolle. Sie überprüft die Dokumentation auf Vollständigkeit und fachliche Präzision. Fehlen wichtige Details oder sind Formulierungen unklar, weist das System rechtzeitig darauf hin. Nach der Prüfung werden die Daten automatisch mit dem Hauptdokumentationssystem synchronisiert. Die KI bereitet die Informationen so auf, dass sie nahtlos in bestehende Systeme integriert werden können.
Die App fügt sich problemlos in vorhandene Dokumentationssysteme ein, dank REST-API-Schnittstellen. dexter health unterstützt über 80 % der in deutschen Pflegeheimen genutzten Systeme[1], darunter bekannte Plattformen wie Connext Vivendi und Senso. Dabei bleibt alles übersichtlich: Es werden keine doppelten Datensätze für Bewohner, Maßnahmen oder Mitarbeiter angelegt – die Systeme synchronisieren sich automatisch im Hintergrund.
Die technischen Anforderungen sind minimal: Ein vorhandenes Dokumentationssystem und ein Smartphone genügen. Die Integration passt sich nahtlos an bestehende Arbeitsabläufe an, ohne dass Pflegekräfte ihre gewohnten Prozesse ändern müssen. Der einzige Unterschied? Die Dateneingabe erfolgt jetzt per Spracheingabe. Dadurch bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: die Betreuung der Bewohner.
Die Einführung der Sprachdokumentation hat sich in deutschen Pflegeheimen als echter Gewinn erwiesen. Ein Beispiel: Die Rummelsberger Diakonie konnte durch den Einsatz dieser Technologie pro Pflegekraft etwa 20 Minuten täglich einsparen [1].
Ein weiterer Pluspunkt: Die Qualität der Dokumentation steigt merklich. Das Risiko für unvollständige oder unklare Einträge wird deutlich minimiert [2]. Pflegekräfte profitieren von einer spürbaren Entlastung, da sie weniger Zeit mit manuellen Dokumentationsaufgaben und der Erstellung der SIS verbringen müssen. Das sorgt nicht nur für eine entspanntere Arbeitsumgebung, sondern schafft auch mehr Raum für die Betreuung der Bewohner. Gleichzeitig wird die Einhaltung von Compliance-Vorgaben erleichtert, da der intelligente SIS-Assistent eine Pflegeplanung nach Expertenstandards unterstützt [1].
Damit diese Vorteile jedoch tatsächlich greifen, müssen einige technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sein.
Für eine erfolgreiche Einführung der Sprachdokumentation braucht es nicht viel: Ein digitales Dokumentationssystem und Smartphones reichen aus [1].
Datenschutz hat dabei oberste Priorität. Idealerweise werden die KI-Modelle auf sicheren, lokalen Servern betrieben, vorzugsweise in deutschen Rechenzentren [1]. Die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien, wie DSGVO, KDG oder DSG-EKD, ist dabei unverzichtbar.
Neben der Technik spielt auch die Organisation eine zentrale Rolle. Eine durchdachte Schulung der Mitarbeitenden ist entscheidend, denn ohne das nötige Know-how bleibt selbst die beste Software wirkungslos. Von der ersten Beratung bis zur vollständigen Implementierung dauert der Prozess in der Regel etwa zwei bis drei Wochen [1].
Die folgende Tabelle zeigt eine Gegenüberstellung der wichtigsten Vorteile und Herausforderungen:
| Vorteil | Herausforderung |
|---|---|
| Spürbare Zeitersparnis | Anfangs Schulungsaufwand |
| Höhere Dokumentationsqualität | Anpassung der Arbeitsweise notwendig |
| Entlastung im Arbeitsalltag | Technische Einrichtung erforderlich |
| Verbesserte SIS-Compliance | Datenschutz muss gewährleistet sein |
| Weniger Dokumentationsfehler | Laufende Betreuung erforderlich |
Auch wenn die Einführung mit einigen Herausforderungen verbunden ist, überwiegen die langfristigen Vorteile deutlich – vorausgesetzt, die Implementierung wird professionell begleitet.
Der erste Schritt ist ein kostenloses Beratungsgespräch, um den individuellen Bedarf und die gewünschten Funktionen der KI-Lösungen festzulegen. Ob es sich dabei nur um Sprachdokumentation oder auch um zusätzliche Funktionen wie einen intelligenten SIS-Assistenten mit Dienstplanung handelt, die Anforderungen bestimmen direkt die Kosten und den Aufwand.
"Die Kosten hängen von Ihrem individuellen Bedarf ab. Ob Sie nur die Sprachdokumentation nutzen oder auch die Dienstplanung einbeziehen möchten, wir erstellen ein maßgeschneidertes Angebot für Sie. Vereinbaren Sie ein kostenfreies Beratungsgespräch, um Ihre Bedürfnisse zu besprechen."
– dexter health
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die technische Kompatibilität. Prüfen Sie, ob Ihr aktuelles Dokumentationssystem (z. B. Connext Vivendi, Senso, CareCloud, C&S usw. über REST-API) sowie die vorhandene Smartphone-Ausstattung den Anforderungen entsprechen. Fachkundige Unterstützung steht Ihnen während des gesamten Prozesses zur Seite.
Auch der Datenschutz spielt eine zentrale Rolle: Mit lokalen Servern in Deutschland wird sichergestellt, dass die DSGVO und andere rechtliche Vorgaben eingehalten werden. Der gesamte Planungsprozess dauert etwa zwei bis drei Wochen. Sobald die Planung abgeschlossen ist, beginnt die gezielte Schulung des Personals.
Damit die Einführung der neuen Technologie reibungslos verläuft, setzt dexter health auf ein durchdachtes Schulungskonzept, das alle Mitarbeitergruppen einbezieht – von Pflegefachkräften bis hin zu Pflegehelfern.
"Das wichtigste in der Pflege sind die Menschen - eine Software alleine funktioniert nicht. Daher haben wir ein ausgeklügeltes Schulungskonzept für alle unsere KI-Produkte entwickelt."
– Marc Margulan, Geschäftsführer von dexter health
Die Schulungen finden direkt vor Ort in den Einrichtungen statt und sind mehrstufig aufgebaut. Zuerst werden sogenannte Multiplikatoren geschult – erfahrene Pflegekräfte, die später als interne Experten ihr Wissen an die Kolleginnen und Kollegen weitergeben. Diese Multiplikatoren lernen die App intensiv kennen, die so intuitiv ist, dass sie sich ähnlich einfach wie WhatsApp-Sprachnachrichten bedienen lässt.
Im nächsten Schritt werden alle weiteren Mitarbeiter praxisnah geschult. Sie lernen, wie sie in wenigen Sekunden eine vollständige Dokumentation erstellen können. Gesprochene Nachrichten werden automatisch transkribiert, von der KI klassifiziert und den richtigen Bewohnerdateien sowie Kategorien zugeordnet. Die intuitive Bedienung sorgt dafür, dass die neuen Abläufe schnell verinnerlicht werden.
Sobald die neuen Prozesse eingeführt sind, wird das System aktiv begleitet und kontinuierlich optimiert. Der Erfolg der Sprachdokumentation hängt maßgeblich davon ab, wie gut die Mitarbeiter die neuen Arbeitsweisen annehmen. Deshalb ist ein durchdachtes Change Management unverzichtbar. Eine dedizierte Betreuungsperson steht während der gesamten Implementierung für Fragen und Unterstützung zur Verfügung.
In den ersten Wochen nach der Einführung wird das System engmaschig überwacht. Technische Abläufe und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern werden evaluiert, und eventuelle Probleme können durch Feedback-Schleifen frühzeitig erkannt und behoben werden. Gleichzeitig wird die Qualität der Transkriptionen sowie die Synchronisation mit dem Hauptdokumentationssystem regelmäßig geprüft.
"Die Sprachdokumentation von dexter ist eine echte Erleichterung für meine Arbeit! Besonders hilft mir die KI-Korrektur, um meine Dokumentation zu verbessern."
– Diego A., Pflegehelfer
Der Roll-Out erfolgt gestaffelt. Zunächst wird die Lösung in einer Piloteinrichtung eingeführt, um wertvolle Erkenntnisse zu sammeln, die anschließend in die Implementierung weiterer Standorte einfließen. Pflegeheime können dadurch eine Zeitersparnis oftmals >33 % bei der Pflegedokumentation erreichen [3].
Das Monitoring endet nicht mit der ersten Einführung. Über mehrere Monate hinweg wird die Nutzung überwacht, um die Effizienz und Qualität der Dokumentation aufrechtzuerhalten. Erfolgskontrollen messen die tatsächliche Zeitersparnis, die Qualität der Dokumentation und die Akzeptanz der Mitarbeiter. Nur durch kontinuierliche Betreuung und Anpassung kann sichergestellt werden, dass die Technologie langfristig in den Arbeitsalltag integriert bleibt.
Wie bereits in den vorherigen Abschnitten beschrieben, zeigt dieses Praxisbeispiel, wie die Technologie von dexter health den Pflegealltag erleichtert.
Die Rummelsberger Diakonie demonstriert eindrucksvoll, wie sprachgesteuerte Pflegedokumentation in der Praxis umgesetzt werden kann. Im August 2025 führte die Einrichtung die Sprachdokumentationslösung von dexter health ein und konnte damit pro Pflegekraft täglich 20 Minuten einsparen [1].
Nach einer intensiven Beratung und Überprüfung der Kompatibilität mit dem bestehenden System wurde die Lösung implementiert. Die Rummelsberger Diakonie nutzte bereits ein Dokumentationssystem, das dank REST-API-Schnittstelle problemlos mit dexter health verbunden werden konnte – eine Möglichkeit, die über 80 % der deutschen Dokumentationssysteme bieten.
Die Integration in den Arbeitsalltag verlief reibungslos. Pflegekräfte konnten ihre gewohnten Smartphones nutzen und mussten sich lediglich an die neue App gewöhnen, die genauso intuitiv zu bedienen ist wie das Versenden von Sprachnachrichten über WhatsApp.
"Die Zusammenarbeit mit dexter klappt hervorragend. Das Team interessiert sich wirklich für die Pflege, und das merkt man!"
– Sabine H., Pflegedienstleitung [1]
Im nächsten Schritt werfen wir einen Blick auf die messbaren Ergebnisse und die erreichten Ziele.
Die Resultate sind beeindruckend. 20 Minuten Zeitersparnis pro Pflegekraft täglich bedeuten mehr Zeit für die Betreuung der Bewohner. In einer Einrichtung mit 20 Pflegekräften summiert sich das auf über 6,5 Stunden zusätzliche Zeit pro Tag.
Auch die Qualität der Dokumentation wurde deutlich verbessert. Dank der KI-gestützten Transkription und automatischen Klassifizierung entstehen vollständige und strukturierte Pflegeberichte in wenigen Sekunden.
Ein weiterer Pluspunkt war die hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Anstatt sich durch komplizierte Eingabemasken zu kämpfen, können Pflegekräfte ihre Beobachtungen einfach direkt nach dem Bewohnerkontakt einsprechen. Die Synchronisierung mit dem zentralen Dokumentationssystem erfolgt nahezu in Echtzeit, sodass alle Informationen sofort verfügbar sind.
Diese Ergebnisse zeigen, wie intelligente Technologien den Arbeitsalltag in der Pflege spürbar erleichtern können.
Besonders hilfreich erwies sich die intelligente Unterstützung für die SIS-Dokumentation durch dexter health. Sprachlich erfasste Beobachtungen werden automatisch den entsprechenden Kategorien und Bewertungsbereichen der SIS zugeordnet, was die Pflegeplanung erheblich vereinfacht.
"Dank dexter schreibt sich die SIS quasi von selbst. Eine echte Arbeitserleichterung!"
– Elena S., Pflegefachkraft [1]
Die erfolgreiche Einführung bei der Rummelsberger Diakonie zeigt, dass sprachgesteuerte Pflegedokumentation nicht nur technisch machbar ist, sondern auch von den Pflegekräften geschätzt und aktiv genutzt wird. Die Kombination aus Zeitersparnis, verbesserter Dokumentationsqualität und hoher Mitarbeiterzufriedenheit verdeutlicht das Potenzial dieser Technologie für die Pflegebranche.
Die Einführung sprachgesteuerter Pflegedokumentation in deutschen Pflegeheimen bringt greifbare Vorteile mit sich, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern. Eine der größten Errungenschaften ist die Einsparung von bis zu einem Drittel der bisherigen Dokumentationszeit. Das bedeutet: mehr Zeit für die Bewohner und weniger Belastung für das Pflegepersonal [3]. Kurze Sprachbefehle werden automatisch in vollständige Pflegeberichte umgewandelt [2]. Dabei bleibt die rechtliche Sicherheit gewährleistet, solange die fachlichen Standards eingehalten und personenbezogene Daten sicher verarbeitet werden [2]. Auch die Integration in bestehende Systeme ist unkompliziert [1].
Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist jedoch die enge Zusammenarbeit zwischen Technologie und Pflegekräften. Wie dexter health betont:
"Das Wichtigste in der Pflege sind die Menschen – Software allein funktioniert nicht. Deshalb haben wir ein ausgeklügeltes Schulungskonzept für alle unsere KI-Produkte entwickelt."
Die Einführung dieser Technologie ist einfacher, als viele vielleicht denken. Alles, was Sie benötigen, ist ein bestehendes Dokumentationssystem und Smartphones.
Der Prozess beginnt idealerweise mit einem kostenlosen Beratungsgespräch, um die individuellen Anforderungen Ihres Hauses zu klären. Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur vollständigen Installation vergehen in der Regel nur 2–3 Wochen.
Damit die Umstellung reibungslos verläuft, sollten Schulungen und Change-Management-Maßnahmen frühzeitig eingeplant werden. Jede Pflegekraft sollte die neue Technologie verstehen und sicher im Umgang damit sein. Es empfiehlt sich, Multiplikatoren im Team zu benennen, die ihre Kolleginnen und Kollegen unterstützen können.
Begleiten Sie die Einführung engmaschig und sammeln Sie regelmäßig Feedback von Ihrem Team. Nur durch eine kontinuierliche Anpassung und Unterstützung kann die Technologie langfristig erfolgreich eingesetzt werden.
Die positiven Erfahrungen, beispielsweise bei der Rummelsberger Diakonie, zeigen, wie effektiv diese Schritte sein können. Dort sparen Pflegekräfte durch den Einsatz der Sprachtechnologie täglich bis zu 20 Minuten [1] – wertvolle Zeit, die direkt den Bewohnern zugutekommt. Mit der richtigen Planung und professioneller Unterstützung wird die Pflegedokumentation fit für die Zukunft.
Die sprachgesteuerte Pflegedokumentation von dexter health setzt auf verschiedene Maßnahmen, um den Schutz sensibler Daten sicherzustellen und die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen:
Mit diesen Maßnahmen wird gewährleistet, dass sensible Informationen sicher verarbeitet und sämtliche rechtlichen Vorgaben eingehalten werden.
Pflegeheime benötigen lediglich ein digitales Dokumentationssystem und ein paar Smartphones, um die sprachgesteuerte Dokumentation zu nutzen. Die Bedienung ist dabei kinderleicht – ähnlich wie das Aufnehmen einer Sprachnachricht in einer Messenger-App.
Eine KI-gestützte Software übernimmt die Verarbeitung der Sprachaufnahmen. Innerhalb von Sekunden wird das Gesprochene in Text umgewandelt, kategorisiert und direkt den passenden Bewohnerakten zugeordnet. Danach synchronisiert sich die Dokumentation automatisch mit bestehenden Systemen wie Connext Vivendi oder Senso. Das spart nicht nur wertvolle Zeit für die Pflegekräfte, sondern sorgt auch dafür, dass die Dokumentation präziser und effizienter wird.
KI-gestützte Technologien, wie die Sprachdokumentation und der SIS-Assistent von dexter health, bringen spürbare Erleichterungen in den Pflegealltag. Sprachaufnahmen werden blitzschnell transkribiert, automatisch kategorisiert und den passenden Bewohnerakten sowie Themenbereichen zugeordnet. Das macht die Dokumentation nicht nur schneller, sondern auch präziser und lückenloser.
Darüber hinaus hilft die KI bei der Erstellung von SIS-Dokumenten, indem sie die Einhaltung von Expertenstandards sicherstellt und die Pflegeplanung effizienter gestaltet. Das Ergebnis? Mehr Zeit für die persönliche Betreuung und eine spürbare Entlastung für das Pflegepersonal.
