Personalschlüssel Pflege 2026: Aktuelle Vorgaben, Berechnung und Praxis-Tipps
PeBeM 2026: Berechnung des Personalschlüssels, Qualifikationsmix (QN1–4), VZÄ‑Grundlagen und praxisnahe Umsetzungstipps.
Seit dem 1. Juli 2023 gelten für vollstationäre Pflegeeinrichtungen die Personalanhaltswerte des Personalbemessungsverfahrens (PeBeM) nach § 113c SGB XI. Sie sind Höchstwerte für die in Pflegesatzvereinbarungen vereinbarbare Personalausstattung. Die Mindestbesetzung regeln die Rahmenverträge der Länder. Das Verfahren soll die landesrechtliche 50-%-Fachkraftquote perspektivisch ablösen und führt eine bedarfsorientierte Personalplanung ein, die auf der Pflegegradstruktur der Bewohner basiert. Das Ziel: Eine individuelle, qualifikationsbasierte Besetzung, die den tatsächlichen Pflegebedarf abdeckt.
Die wichtigsten Fakten:
- PeBeM-Berechnung: Personalanhaltswerte je Pflegegrad bestimmen den Personalbedarf.
- Qualifikationsmix: Zur Orientierung wird oft ein Verhältnis von etwa 40 % Pflegefachkräften (QN 4), 30 % Assistenzkräften (QN 3) und 30 % Hilfskräften (QN 1–2) genannt. Eine gesetzliche Vorgabe ist das nicht.
- Herausforderungen: Fachkräftemangel, steigender Bedarf an Assistenzkräften (+69 % Mehrbedarf laut PeBeM-Studie), komplexere Dienstplanung.
- Nettojahresarbeitszeit: 1.560 Stunden pro Vollzeitstelle als Berechnungsgrundlage.
- Prüfungssicherheit: MDK-Prüfungen setzen vollständige Dokumentation und Einhaltung der Vorgaben voraus.
Umsetzungsschritte:
- Pflegegradstruktur analysieren: Bewohnerdaten erheben, um den Personalbedarf zu berechnen.
- Qualifikationsmix anpassen: Fokus auf Assistenzkräfte (QN 3) legen und Weiterbildungen fördern.
- Dienstplanung optimieren: Schichtbesetzungen sicherstellen und Personalpools aufbauen.
- Digitale Tools nutzen: Effiziente Dokumentation und Planung durch KI-gestützte Lösungen.
Die Zeit drängt: Einrichtungen, die jetzt handeln, sichern sich nicht nur eine bessere Anpassung an die neuen Vorgaben, sondern auch Vorteile bei Prüfungen und Pflegesatzverhandlungen.
PeBeM 2026: Neuer Qualifikationsmix & Personalschlüssel im Überblick
Das neue rechtliche Rahmenwerk im Überblick
Was PeBeM ist und was es erreichen soll
PeBeM steht für das Personalbemessungsverfahren und ist in § 113c SGB XI verankert. Ziel dieses Verfahrens ist es, den Personalbedarf in der Pflege anhand des tatsächlichen Bedarfs der Bewohner zu bestimmen. Dabei wird der Personalbedarf individuell auf Basis der Pflegegradstruktur berechnet. Grundlage dafür ist die sogenannte Rothgang-Studie, die die wissenschaftliche Basis für die neuen Personalanhaltswerte liefert. Die Personalanhaltswerte gelten bundeseinheitlich. Die Mindestbesetzung und weitere Einzelheiten regeln die Rahmenverträge der Länder.
Das bedeutet einen grundlegenden Wechsel: Weg von starren Quoten, hin zu einer bedarfsorientierten Personalplanung, die schrittweise umgesetzt wird.
Von festen Quoten zur bedarfsorientierten Besetzung
Bislang galt in vielen Pflegeeinrichtungen die starre 50-%-Fachkraftquote. Das heißt, die Hälfte aller Pflegekräfte musste eine dreijährige Ausbildung absolviert haben. Die Fachkraftquoten stehen im Landesrecht (in der Regel 50 %). Der Case-Mix-Ansatz des PeBeM soll sie perspektivisch ablösen. Für zusätzlich vereinbartes Personal nach § 113c SGB XI soll die Fachkraftquote nicht angewendet werden. Einrichtungen beachten weiterhin die Vorgaben ihres Bundeslandes. Dabei wird der Pflegegrad jedes Bewohners herangezogen, um zu bestimmen, wie viele Mitarbeitende mit welcher Qualifikation benötigt werden.
Das hat praktische Folgen: Pflegefachkräfte (QN 4) übernehmen künftig vor allem Vorbehaltsaufgaben, wie die Pflegeplanung oder das Medikamentenmanagement. Gleichzeitig übernehmen Assistenz- und Hilfskräfte (QN 1–3) eigenständig definierte Grundpflegeaufgaben [1][2].
„Ziel des Personalbemessungsverfahrens ist es demnach nicht, eine verrichtungsbezogene pflegerische Versorgung zu definieren, sondern erforderliche Personalmengen anhand der Bewohnerstruktur nach Qualifikationen zu ermitteln, mit denen in Verbindung mit Organisationsentwicklungs- und Personalentwicklungsprozessen eine kompetenzorientierte Pflege gestaltet werden kann." – Abschlussbericht der PeBeM-Studie, zitiert nach Pflegenetzwerk Deutschland [2]
Qualifikationsstufen und ihr Einfluss auf die Personalplanung
Die PeBeM-Studie unterscheidet insgesamt acht Qualifikationsniveaus (QN 1–8). Personalanhaltswerte nach § 113c SGB XI gibt es nur für QN 1 bis QN 4. Das Gesetz fasst sie in drei Gruppen zusammen: QN 1 und 2, QN 3 sowie QN 4. Die Stufen im Überblick:
| Qualifikationsniveau | Beschreibung | Aufgaben im Pflegealltag |
|---|---|---|
| QN 1 & 2 | Helfer (ungelernt oder Kurzlehrgang) | Unterstützung bei Grundversorgung und einfachen Tätigkeiten |
| QN 3 | Assistenzkräfte (1–2 Jahre Ausbildung) | Eigenständige Übernahme definierter Grundpflegeaufgaben |
| QN 4 | Pflegefachkräfte (3 Jahre Ausbildung) | Steuerung des Pflegeprozesses, Delegation und komplexe Pflegeaufgaben |
| QN 5–8 | Spezialisierung & Leitungsebenen | Fachpflege, Leitung von Wohnbereichen oder Pflegediensten, wissenschaftliche Tätigkeiten |
Der größte Bedarf an neuen Mitarbeitenden besteht bei den Assistenzkräften (QN 3), während der zusätzliche Bedarf an dreijährig ausgebildeten Fachkräften (QN 4) deutlich geringer ausfällt [1]. Für Pflegeeinrichtungen bedeutet das: Der Fokus bei der Personalgewinnung sollte verstärkt auf Assistenzkräfte gelegt werden. Diese differenzierte Betrachtung schafft eine klare Grundlage für die zukünftige Personalplanung.
Den Personalschlüssel Schritt für Schritt berechnen
Welche Daten Sie vor der Berechnung brauchen
Bevor Sie loslegen, sollten Sie zwei Dinge genau kennen: die Pflegegradstruktur Ihrer Bewohner und die Qualifikationsniveaus Ihrer Mitarbeitenden (QN 1 bis QN 4).
Warum ist das wichtig? Die Pflegegradstruktur zeigt, wie viele Bewohner welchem Pflegegrad zugeordnet sind – etwa Pflegegrad 2 oder Pflegegrad 4. Diese Zahlen bestimmen, wie viele Vollzeitäquivalente (VZÄ) für jede Qualifikationsstufe erforderlich sind. Gleichzeitig hilft eine aktuelle Personalübersicht, die Arbeitsstunden und Qualifikationen Ihres Teams zu erfassen. Beides zusammen bildet die Grundlage für die Berechnung.
Die Berechnung – Schritt für Schritt
Um den Personalbedarf zu berechnen, multiplizieren Sie die Personalanhaltswerte pro Pflegegrad mit der Anzahl der Bewohner. So ermitteln Sie den Bedarf in VZÄ.
Ein Beispiel: Eine Einrichtung mit 74 Bewohnern berechnet den Bedarf an Hilfskräften ohne Ausbildung (QN 1 und 2) wie folgt [1]:
| Pflegegrad | Bewohnerzahl | Personalanhaltswert (QN 1 und 2) | Ergebnis (VZÄ) |
|---|---|---|---|
| PG 1 | 0 | 0,0000 | 0,000 |
| PG 2 | 20 | 0,1202 | 2,404 |
| PG 3 | 28 | 0,1449 | 4,057 |
| PG 4 | 20 | 0,1627 | 3,254 |
| PG 5 | 6 | 0,1758 | 1,055 |
| Gesamt | 74 | 10,77 VZÄ |
Wiederholen Sie diese Berechnung für jede Qualifikationsstufe (QN 1 bis QN 4). Zur Orientierung wird häufig eine Verteilung von etwa 40 % Pflegefachkräften (QN 4), 30 % Assistenzkräften (QN 3) und 30 % Hilfskräften (QN 1/2) genannt. Sie ist kein gesetzlicher Wert [1].
Ausfälle, Schichten und den Alltag einplanen
Neben der reinen Berechnung müssen Sie auch die Realität des Pflegealltags berücksichtigen. Das PeBeM geht von einer Nettojahresarbeitszeit von 1.560 Stunden pro Vollzeitstelle aus. Dieser Wert umfasst geplante Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit [2].
Ungeplante Ausfälle, wie kurzfristige Krankmeldungen, werden hier nicht eingerechnet. Ein dokumentierter Personalpool kann jedoch helfen, diese Lücken zu schließen und gegebenenfalls höhere Personalanhaltswerte zu rechtfertigen [2].
Auch Schichtarbeit und kleine Wohnbereiche können Abweichungen vom Standardwert erfordern. Und vergessen Sie nicht: Das Arbeitszeitgesetz schreibt eine Mindestruhezeit von 11 Stunden zwischen zwei Schichten vor – ein Aspekt, der bei der Dienstplanung berücksichtigt werden muss [3].
„Die Angaben zu Vollzeitäquivalenten basieren auf einer Nettojahresarbeitszeit von 1.560 Stunden ... Dieser als Standard festgelegte Parameter ist variabel, sodass auf Landes- oder Einrichtungsebene individuelle Regelungen zu Wochenarbeitszeiten und Urlaubsansprüchen berücksichtigt werden können." – Pflegenetzwerk Deutschland [2]
Personalanforderungen erfüllen und den Betrieb verbessern
Personalplanung und Qualifikationsmix
Ein zentraler Punkt beim neuen Qualifikationsmix liegt bei den Assistenzkräften: Besonders in der Gruppe QN 3 besteht ein erheblicher Ausbaubedarf – laut Rothgang-Studie liegt dieser bei +69 % [1]. Einrichtungen, die ausschließlich auf Fachkräfte setzen, werden Schwierigkeiten haben, die neuen Vorgaben umzusetzen. Eine sinnvolle Strategie ist es daher, erfahrene Hilfskräfte gezielt zu QN 3 weiterzuqualifizieren. Die berufsbegleitende Qualifizierung zu QN 3 kann über die Pflegesatzvereinbarung refinanziert werden (§ 113c Abs. 3 SGB XI).
Pflegefachkräfte (QN 4) übernehmen dabei zunehmend Aufgaben in der Koordination und Steuerung, wie die Pflegeplanung, das Medikamentenmanagement und die Delegation [1][2]:
„Fachkräfte steuern und koordinieren zunehmend den Pflegeprozess, statt jeden Handgriff selbst zu übernehmen." [1]
Zusätzlich zur Personalplanung spielen digitale Hilfsmittel eine immer größere Rolle, insbesondere im Bereich der Dokumentation.
Dokumentationszeit mit digitalen Tools reduzieren
Manuelle Dokumentation kostet Pflegefachkräfte wertvolle Zeit, die besser für die direkte Versorgung der Bewohner genutzt werden könnte. Digitale Lösungen, wie die von dexter health, bieten hier eine praktische Alternative. Mit KI-gestützter Sprachdokumentation können Einträge direkt nach dem Bewohnerkontakt per Sprache erfasst werden. Der SIS-Assistent unterstützt zudem die SIS-Aufnahme im Gespräch, einschließlich Risikomatrix. Das kann doppelte Eingaben und manuelle Tipparbeit verringern. Dies ist besonders wichtig, da Pflegefachkräfte (QN 4) ihre Zeit vor allem für Vorbehaltsaufgaben einsetzen sollten [2].
Neben der Dokumentation ist auch die Schichtplanung ein Bereich, der mit modernen Ansätzen optimiert werden kann, um den Pflegealltag besser zu bewältigen.
Flexible Dienstpläne erstellen
Die Einhaltung der PeBeM-Anforderungen erfordert, dass die Qualifikationsverteilung in jeder Schicht stimmt – nicht nur im Jahresdurchschnitt. Der Aufbau eines internen Personalpools hat sich dabei als wirksame Strategie bewährt. Einrichtungen, die einen solchen Pool vorhalten, können diesen bei Vergütungsverhandlungen als Grund für höhere Personalanhaltswerte anführen [2].
„Personalpools oder vergleichbare betriebliche Ausfallkonzepte, mit denen durch die Einrichtung die vertraglich vereinbarte Personalausstattung bei kurzfristigen Personalausfällen oder vorübergehend nicht besetzbaren Stellen sichergestellt wird." [2]
Nutzen Sie Vollzeitäquivalente (VZÄ) statt reiner Kopfzahlen, um Bedarfsspitzen besser abzufangen [2]. Außerdem gilt für bestehende Personalstrukturen, die den neu errechneten Bedarf übersteigen, Bestandsschutz. Das bedeutet, dass keine Stellen abgebaut werden müssen, wenn bereits mehr Fachkräfte beschäftigt sind, als rechnerisch erforderlich [2].
Reicht die Besetzung in einer Schicht nicht aus, sollten Pflegekräfte das schriftlich melden. Muster und Rechtslage finden Sie im Beitrag Überlastungsanzeige in der Pflege.
Was die Personalkosten bestimmt, zeigt die Übersicht der Gehaltserhöhungen in der Pflege.
Leistung messen, Risiken managen und Prüfungen standhalten
Wichtige Kennzahlen für den Personalschlüssel
Um die langfristige Effizienz und Stabilität einer Einrichtung zu sichern, ist es entscheidend, die Personalsituation kontinuierlich im Blick zu behalten. Dabei helfen bestimmte Kennzahlen, die sich in drei zentrale Bereiche unterteilen lassen:
| KPI-Bereich | Kennzahl |
|---|---|
| Personalausstattung | VZÄ je Bewohner nach Pflegegrad |
| Betriebseffizienz | Netto-Anwesenheitsstunden je Wohnbereich |
| Finanzielles Risiko | Vereinbarte vs. tatsächliche Personalkostendeckung |
| Compliance | Verteilung der Aufgaben über die QN-Stufen 1 bis 4 |
| Auslastung | Belegungsquote im Verhältnis zur verfügbaren Personalkapazität |
Ein besonders kritischer Punkt ist die Belegungsquote. Sie bestimmt, wie viele Vollzeitäquivalente (VZÄ) vertraglich vereinbart werden können. Ein Rückgang der Belegungsquote bedeutet oft, dass auch Fixkosten in Bereichen wie Verwaltung, Küche oder Haustechnik angepasst werden müssen [5].
Diese Kennzahlen dienen als Grundlage, um Kostenplanung und prüfungssichere Dokumentation in den nächsten Schritten gezielt zu verbessern.
Kostenplanung und Verhandlungen mit Kostenträgern
Seit dem 1. September 2022 gilt die Tarifpflicht. Seit dem 1. Juli 2026 gelten nach der Siebten Pflegearbeitsbedingungenverordnung höhere Mindestlöhne: 16,52 €/h für Pflegehilfskräfte (QN 1 und 2), 17,80 €/h für Pflegekräfte mit mindestens einjähriger Ausbildung (QN 3) und 21,03 €/h für Pflegefachkräfte (QN 4 und höher). Zum 1. Juli 2027 steigen sie auf 16,95 €/h, 18,26 €/h und 21,58 €/h [4]. Diese Erhöhungen müssen bei der Kostenplanung berücksichtigt werden, insbesondere bei Verhandlungen mit Kostenträgern. Welche Regeln der Regierungsentwurf zum PNOG für Vergütung und Tarif vorsieht, zeigt der Beitrag zu Tarif und Wirtschaftsplan im PNOG-Entwurf.
Pauschale Angebote reichen oft nicht aus, um die tatsächlichen Kosten zu decken. Stattdessen sollte auf belegbare Kostendaten gemäß § 82c SGB XI zurückgegriffen werden [5]. Zudem ist es wichtig, das Recht auf Gewinn- und Risikoaufschläge nach § 84 und § 89 SGB XI zu nutzen, um finanzielle Risiken abzufedern [5].
Neben der finanziellen Planung ist eine sorgfältige und prüfungssichere Dokumentation unverzichtbar.
Dokumentation prüfungssicher gestalten
Eine klar strukturierte und vollständige Dokumentation macht den Personaleinsatz gegenüber Kostenträgern und Prüfinstanzen nachvollziehbar.
Die Verteilung der Aufgaben auf die Qualifikationsstufen QN 1 bis QN 4 muss eindeutig nachvollziehbar sein. Zusätzlich sollten spezifische Pflegekonzepte oder besondere Bewohnerstrukturen, die höhere Personalanhaltswerte rechtfertigen, dokumentiert werden. Solche „sachlichen Gründe" sollten jederzeit bereitgehalten werden [2].
Digitale Lösungen wie dexter health bieten hierbei Unterstützung. Mit KI-gestützter Sprachdokumentation und dem SIS-Assistenten lassen sich Einträge strukturiert erfassen. Das schafft eine solide Grundlage für jede MDK-Prüfung und minimiert Risiken durch fehlerhafte oder unvollständige Dokumentation.
Fazit: Frühzeitig planen für sichere und stabile Personalbesetzung
Die Personalanhaltswerte gelten seit dem 1. Juli 2023. Wer seine Personalstruktur nicht an den Qualifikationsmix anpasst, riskiert Nachteile in Pflegesatzverhandlungen.
Ein zentraler erster Schritt ist der Soll-/Ist-Abgleich: Wie sieht die aktuelle Qualifikationsstruktur aus, und welche Anforderungen stellt der Case-Mix der Bewohner? Wer diesen Abgleich noch nicht vorgenommen hat, sollte dies dringend nachholen. Besonders in der Qualifikationsstufe QN 3 – Assistenzkräfte mit ein- bis zweijähriger Ausbildung – gibt es große Engpässe. Der in der PeBeM-Studie errechnete Mehrbedarf liegt bei 69 % [1]. Im Vergleich dazu ist der zusätzliche Bedarf an examinierten Fachkräften (QN 4) mit 3,5 % [1] deutlich geringer.
Um den Mehrbedarf langfristig zu decken, sind organisatorische Maßnahmen unverzichtbar. Frühzeitige Planung umfasst unter anderem:
- Interne Weiterqualifizierungen: Mitarbeitende durch gezielte Schulungen auf höhere Aufgaben vorbereiten.
- Refinanzierung nutzen: Berufsbegleitende Qualifizierung kann über die Pflegesatzvereinbarung refinanziert werden (§ 113c Abs. 3 SGB XI).
- Fachkräfte auf neue Aufgaben vorbereiten: Insbesondere im Bereich Steuerung und Dokumentation.
Eine lückenlose und qualifikationsbasierte Dokumentation ist dabei essenziell – sowohl für Prüfungen als auch für Verhandlungen. Digitale Lösungen wie dexter health können helfen, die Effizienz in der Dokumentation zu steigern.
Ein weiterer Punkt: Seit dem 1. Januar 2026 gilt das Gesetz zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege. Der Entwurf hieß zuvor Pflegekompetenzgesetz. Nach § 113c Abs. 5 SGB XI sollen Einrichtungen bei den Fachkräften neben Pflegefachpersonen auch andere Fachkräfte aus dem Gesundheits- und Sozialbereich einsetzen können. Das Gesetz nennt zum Beispiel Ergotherapeuten, Logopäden und Physiotherapeuten. Die Einzelheiten regeln die Rahmenverträge der Länder. Einrichtungen mit klar dokumentierten Prozessen können diese Möglichkeit leichter nutzen.
FAQs
Wie setze ich PeBeM in jeder Schicht sicher um?
Um PeBeM (Personalbemessungsverfahren in der Pflege) erfolgreich umzusetzen, ist eine sorgfältige und systematische Personalbedarfsanalyse entscheidend. Dabei sollten Sie den aktuellen Personalbestand mit dem voraussichtlichen zukünftigen Bedarf abgleichen. Frühzeitige Planung ist hierbei der Schlüssel, um mögliche Engpässe rechtzeitig zu erkennen und zu vermeiden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die regelmäßige Überprüfung der Personalstrukturen. Dabei sollten Sie insbesondere die Pflegegradverteilung der Bewohner berücksichtigen, da diese maßgeblich den Personalbedarf beeinflusst. Nutzen Sie auch vorhandene Qualifizierungsprogramme und Finanzierungsmöglichkeiten, um sowohl die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen als auch die Personalkapazitäten optimal zu gestalten. So sichern Sie nicht nur die Qualität der Pflege, sondern auch die langfristige Stabilität Ihres Personaleinsatzes.
Wie rechne ich VZÄ in reale Stellen und Dienstpläne um?
Um VZÄ (Vollzeitäquivalente) in konkrete Stellen und Dienstpläne zu übersetzen, sollten Sie die gesetzlichen Vorgaben gemäß § 113c SGB XI berücksichtigen. Diese regeln die Personalanhaltswerte je Pflegegrad und Qualifikationsniveau.
Schritt-für-Schritt-Anleitung:
-
Berechnung der VZÄ pro Pflegegrad
Multiplizieren Sie die Anzahl der Bewohner in jedem Pflegegrad mit den entsprechenden VZÄ-Werten. Diese Werte geben vor, wie viele Arbeitsstunden pro Pflegegrad erforderlich sind. -
Gesamte VZÄ ermitteln
Addieren Sie die berechneten VZÄ-Werte aller Pflegegrade, um die Gesamtanzahl der benötigten Vollzeitäquivalente zu erhalten. -
Umwandlung in Stellen
Teilen Sie die Gesamt-VZÄ durch die durchschnittliche Wochenarbeitszeit (z. B. 40 Stunden pro Woche), um die Anzahl der benötigten Stellen zu berechnen. -
Dienstplan erstellen
Passen Sie den Dienstplan an die verfügbaren Mitarbeitenden und deren Arbeitszeitmodelle an. Berücksichtigen Sie dabei Teilzeitkräfte, Schichtmodelle und gesetzliche Arbeitszeitvorgaben.
Mit dieser Methode können Sie sicherstellen, dass Ihr Personalbedarf präzise berechnet und der Dienstplan effizient gestaltet wird.
Welche Nachweise verlangt der MDK bei Abweichungen vom Soll?
Die Personalausstattung ist Gegenstand der Pflegesatzvereinbarung nach § 113c SGB XI. Welche Nachweise bei Abweichungen verlangt werden, hängt vom Prüfanlass und vom Rahmenvertrag des Landes ab. Halten Sie Dienstpläne, Qualifikationsnachweise und die sachlichen Gründe für höhere Personalanhaltswerte bereit.
