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PeBeM 2026: Berechnung des Personalschlüssels, Qualifikationsmix (QN1–4), VZÄ‑Grundlagen und praxisnahe Umsetzungstipps.
Ab dem 1. Januar 2026 gilt das neue Personalbemessungsverfahren (PeBeM) nach § 113c SGB XI verbindlich für alle stationären Pflegeeinrichtungen. Dieses Verfahren ersetzt die bisherige 50-%-Fachkraftquote und führt eine bedarfsorientierte Personalplanung ein, die auf der Pflegegradstruktur der Bewohner basiert. Das Ziel: Eine individuelle, qualifikationsbasierte Besetzung, die den tatsächlichen Pflegebedarf abdeckt.
Die Zeit drängt: Einrichtungen, die jetzt handeln, sichern sich nicht nur eine bessere Anpassung an die neuen Vorgaben, sondern auch Vorteile bei Prüfungen und Pflegesatzverhandlungen.
PeBeM 2026: Neuer Qualifikationsmix & Personalschlüssel im Überblick
PeBeM steht für das Personalbemessungsverfahren und ist in § 113c SGB XI verankert. Ziel dieses Verfahrens ist es, den Personalbedarf in der Pflege anhand des tatsächlichen Bedarfs der Bewohner zu bestimmen. Dabei wird der Personalbedarf individuell auf Basis der Pflegegradstruktur berechnet. Grundlage dafür ist die sogenannte Rothgang-Studie, die die wissenschaftliche Basis für die neuen Personalanhaltswerte liefert. Das Besondere: Dieses Verfahren gilt bundesweit einheitlich – unabhängig von regionalen Unterschieden.
Das bedeutet einen grundlegenden Wechsel: Weg von starren Quoten, hin zu einer bedarfsorientierten Personalplanung.
Bislang galt in vielen Pflegeeinrichtungen die starre 50-%-Fachkraftquote. Das heißt, die Hälfte aller Pflegekräfte musste eine dreijährige Ausbildung absolviert haben. Mit PeBeM wird diese Regelung durch den Case-Mix-Ansatz ersetzt. Dabei wird der Pflegegrad jedes Bewohners herangezogen, um zu bestimmen, wie viele Mitarbeitende mit welcher Qualifikation benötigt werden.
Das hat praktische Folgen: Pflegefachkräfte (QN 4) übernehmen künftig vor allem Vorbehaltsaufgaben, wie die Pflegeplanung oder das Medikamentenmanagement. Gleichzeitig übernehmen Assistenz- und Hilfskräfte (QN 1–3) eigenständig definierte Grundpflegeaufgaben [1][2].
„Ziel des Personalbemessungsverfahrens ist es, eine kompetenzorientierte Pflege [zu] gestalten." – Abschlussbericht der PeBeM-Studie [2]
PeBeM unterscheidet insgesamt acht Qualifikationsniveaus (QN 1–8). Für den Alltag in Pflegeeinrichtungen sind vor allem die ersten vier Stufen relevant:
| Qualifikationsniveau | Beschreibung | Aufgaben im Pflegealltag |
|---|---|---|
| QN 1 & 2 | Helfer (ungelernt oder Kurzlehrgang) | Unterstützung bei Grundversorgung und einfachen Tätigkeiten |
| QN 3 | Assistenzkräfte (1–2 Jahre Ausbildung) | Eigenständige Übernahme definierter Grundpflegeaufgaben |
| QN 4 | Pflegefachkräfte (3 Jahre Ausbildung) | Steuerung des Pflegeprozesses, Delegation und komplexe Pflegeaufgaben |
| QN 5–8 | Spezialisierung & Leitungsebenen | Fachpflege, Leitung von Wohnbereichen oder Pflegediensten, wissenschaftliche Tätigkeiten |
Der größte Bedarf an neuen Mitarbeitenden besteht bei den Assistenzkräften (QN 3), während der zusätzliche Bedarf an dreijährig ausgebildeten Fachkräften (QN 4) deutlich geringer ausfällt [1]. Für Pflegeeinrichtungen bedeutet das: Der Fokus bei der Personalgewinnung sollte verstärkt auf Assistenzkräfte gelegt werden. Diese differenzierte Betrachtung schafft eine klare Grundlage für die zukünftige Personalplanung.
Bevor Sie loslegen, sollten Sie zwei Dinge genau kennen: die Pflegegradstruktur Ihrer Bewohner und die Qualifikationsniveaus Ihrer Mitarbeitenden (QN 1–8).
Warum ist das wichtig? Die Pflegegradstruktur zeigt, wie viele Bewohner welchem Pflegegrad zugeordnet sind – etwa Pflegegrad 2 oder Pflegegrad 4. Diese Zahlen bestimmen, wie viele Vollzeitäquivalente (VZÄ) für jede Qualifikationsstufe erforderlich sind. Gleichzeitig hilft eine aktuelle Personalübersicht, die Arbeitsstunden und Qualifikationen Ihres Teams zu erfassen. Beides zusammen bildet die Grundlage für die Berechnung.
Um den Personalbedarf zu berechnen, multiplizieren Sie die Personalanhaltswerte pro Pflegegrad mit der Anzahl der Bewohner. So ermitteln Sie den Bedarf in VZÄ.
Ein Beispiel: Eine Einrichtung mit 74 Bewohnern berechnet den Bedarf an ungelernten Hilfskräften (QN 1) wie folgt [1]:
| Pflegegrad | Bewohnerzahl | Personalanhaltswert (QN 1) | Ergebnis (VZÄ) |
|---|---|---|---|
| PG 1 | 0 | 0,0000 | 0,000 |
| PG 2 | 20 | 0,1202 | 2,404 |
| PG 3 | 28 | 0,1449 | 4,057 |
| PG 4 | 20 | 0,1627 | 3,254 |
| PG 5 | 6 | 0,1758 | 1,055 |
| Gesamt | 74 | 10,77 VZÄ |
Wiederholen Sie diese Berechnung für jede Qualifikationsstufe (QN 1 bis QN 4). Als Zielmodell wird eine Verteilung von etwa 40 % Pflegefachkräften (QN 4), 30 % Assistenzkräften (QN 3) und 30 % Hilfskräften (QN 1/2) angestrebt [1].
„Das PeBeM ersetzt die starre Fachkraftquote und bringt einen bedarfsorientierten Personalschlüssel auf Basis von Qualifikationsmix, Pflegegradstruktur und tatsächlichem Aufwand." – Denise Ni, Carerockets [1]
Neben der reinen Berechnung müssen Sie auch die Realität des Pflegealltags berücksichtigen. Das PeBeM geht von einer Nettojahresarbeitszeit von 1.560 Stunden pro Vollzeitstelle aus. Dieser Wert umfasst geplante Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit [2].
Ungeplante Ausfälle, wie kurzfristige Krankmeldungen, werden hier nicht eingerechnet. Ein dokumentierter Personalpool kann jedoch helfen, diese Lücken zu schließen und gegebenenfalls höhere Personalanhaltswerte zu rechtfertigen [2].
Auch Schichtarbeit und kleine Wohnbereiche können Abweichungen vom Standardwert erfordern. Und vergessen Sie nicht: Das Arbeitszeitgesetz schreibt eine Mindestruhezeit von 11 Stunden zwischen zwei Schichten vor – ein Aspekt, der bei der Dienstplanung berücksichtigt werden muss [3].
„Die Vorgaben für Vollzeitäquivalente basieren auf einer Nettojahresarbeitszeit von 1.560 Stunden... Dieser Parameter ist variabel, sodass individuelle Regelungen zu Wochenarbeitszeiten und Urlaubsansprüchen auf Landes- oder Einrichtungsebene berücksichtigt werden können." – Pflegenetzwerk Deutschland [2]
Ein zentraler Punkt beim neuen Qualifikationsmix liegt bei den Assistenzkräften: Besonders in der Gruppe QN 3 besteht ein erheblicher Ausbaubedarf – laut Rothgang-Studie liegt dieser bei +69 % [1]. Einrichtungen, die ausschließlich auf Fachkräfte setzen, werden Schwierigkeiten haben, die neuen Vorgaben umzusetzen. Eine sinnvolle Strategie ist es daher, erfahrene Hilfskräfte gezielt zu QN 3 weiterzuqualifizieren. Hierfür können Förderprogramme des Bundesministeriums für Gesundheit genutzt werden [1].
Pflegefachkräfte (QN 4) übernehmen dabei zunehmend Aufgaben in der Koordination und Steuerung, wie die Pflegeplanung, das Medikamentenmanagement und die Delegation [1][2]:
„Fachkräfte steuern und koordinieren zunehmend den Pflegeprozess, statt jeden Handgriff selbst zu übernehmen." [1]
Zusätzlich zur Personalplanung spielen digitale Hilfsmittel eine immer größere Rolle, insbesondere im Bereich der Dokumentation.
Manuelle Dokumentation kostet Pflegefachkräfte wertvolle Zeit, die besser für die direkte Versorgung der Bewohner genutzt werden könnte. Digitale Lösungen, wie die von dexter health, bieten hier eine praktische Alternative. Mit KI-gestützter Sprachdokumentation können Einträge direkt nach dem Bewohnerkontakt per Sprache erfasst werden. Der integrierte SIS-Assistent hilft zudem, Anamnese, Risikoeinschätzungen und Maßnahmenpläne strukturiert zu erfassen. Dadurch werden doppelte Eingaben und manuelle Tipparbeit deutlich reduziert. Dies ist besonders wichtig, da Pflegefachkräfte (QN 4) ihre Zeit vor allem für Vorbehaltsaufgaben einsetzen sollten [2].
Neben der Dokumentation ist auch die Schichtplanung ein Bereich, der mit modernen Ansätzen optimiert werden kann, um den Pflegealltag besser zu bewältigen.
Die Einhaltung der PeBeM-Anforderungen erfordert, dass die Qualifikationsverteilung in jeder Schicht stimmt – nicht nur im Jahresdurchschnitt. Der Aufbau eines internen Personalpools hat sich dabei als wirksame Strategie bewährt. Einrichtungen, die einen solchen Pool vorhalten, können diesen bei Vergütungsverhandlungen als Grund für höhere Personalanhaltswerte anführen [2].
„Personalpools oder vergleichbare betriebliche Ausfallkonzepte, mit denen durch die Einrichtung die vertraglich vereinbarte Personalausstattung bei kurzfristigen Personalausfällen oder vorübergehend nicht besetzbaren Stellen sichergestellt wird." [2]
Nutzen Sie Vollzeitäquivalente (VZÄ) statt reiner Kopfzahlen, um Bedarfsspitzen besser abzufangen [2]. Außerdem gilt für bestehende Personalstrukturen, die den neu errechneten Bedarf übersteigen, Bestandsschutz. Das bedeutet, dass keine Stellen abgebaut werden müssen, wenn bereits mehr Fachkräfte beschäftigt sind, als rechnerisch erforderlich [2].
Um die langfristige Effizienz und Stabilität einer Einrichtung zu sichern, ist es entscheidend, die Personalsituation kontinuierlich im Blick zu behalten. Dabei helfen bestimmte Kennzahlen, die sich in drei zentrale Bereiche unterteilen lassen:
| KPI-Bereich | Kennzahl |
|---|---|
| Personalausstattung | VZÄ je Bewohner nach Pflegegrad |
| Betriebseffizienz | Netto-Anwesenheitsstunden je Wohnbereich |
| Finanzielles Risiko | Vereinbarte vs. tatsächliche Personalkostendeckung |
| Compliance | Verteilung der Aufgaben über die QN-Stufen 1–8 |
| Auslastung | Belegungsquote im Verhältnis zur verfügbaren Personalkapazität |
Ein besonders kritischer Punkt ist die Belegungsquote. Sie bestimmt, wie viele Vollzeitäquivalente (VZÄ) vertraglich vereinbart werden können. Ein Rückgang der Belegungsquote bedeutet oft, dass auch Fixkosten in Bereichen wie Verwaltung, Küche oder Haustechnik angepasst werden müssen [5].
Diese Kennzahlen dienen als Grundlage, um Kostenplanung und prüfungssichere Dokumentation in den nächsten Schritten gezielt zu verbessern.
Seit dem 1. September 2022 gilt die Tarifpflicht, und bis zum 1. Juli 2026 steigen die Mindestlöhne weiter an: auf 16,52 €/h für QN 1–2, 17,80 €/h für QN 3 und 21,03 €/h für QN 4+ [4][5]. Diese Erhöhungen müssen bei der Kostenplanung berücksichtigt werden, insbesondere bei Verhandlungen mit Kostenträgern.
Pauschale Angebote reichen oft nicht aus, um die tatsächlichen Kosten zu decken. Stattdessen sollte auf belegbare Kostendaten gemäß § 82c SGB XI zurückgegriffen werden [5]. Zudem ist es wichtig, das Recht auf Gewinn- und Risikoaufschläge nach § 84 und § 89 SGB XI zu nutzen, um finanzielle Risiken abzufedern [5].
Neben der finanziellen Planung ist eine sorgfältige und prüfungssichere Dokumentation unverzichtbar.
Ab dem 1. Januar 2026 können Abweichungen von den rechnerisch ermittelten PeBeM-Personalwerten direkte Konsequenzen bei MDK-Prüfungen nach sich ziehen. Diese können sich negativ auf den Qualitätsbericht auswirken [1]. Eine klar strukturierte und vollständige Dokumentation schützt vor solchen Folgen.
Die Verteilung der Aufgaben auf die Qualifikationsstufen QN 1 bis QN 8 muss eindeutig nachvollziehbar sein. Zusätzlich sollten spezifische Pflegekonzepte oder besondere Bewohnerstrukturen, die höhere Personalanhaltswerte rechtfertigen, dokumentiert werden. Solche „sachlichen Gründe" sollten jederzeit bereitgehalten werden [2].
Digitale Lösungen wie dexter health bieten hierbei Unterstützung. Mit Funktionen wie KI-gestützter Sprachdokumentation und einem integrierten SIS-Assistenten werden Einträge vollständig und strukturiert erfasst – ohne Medienbrüche. Das schafft eine solide Grundlage für jede MDK-Prüfung und minimiert Risiken durch fehlerhafte oder unvollständige Dokumentation.
Seit dem 1. Januar 2026 ist das PeBeM verbindlich – der Druck auf Einrichtungen, rechtzeitig zu handeln, ist enorm. Ohne eine klare Strategie drohen Nachteile bei MDK-Prüfungen und Pflegesatzverhandlungen.
Ein zentraler erster Schritt ist der Soll-/Ist-Abgleich: Wie sieht die aktuelle Qualifikationsstruktur aus, und welche Anforderungen stellt der Case-Mix der Bewohner? Wer diesen Abgleich noch nicht vorgenommen hat, sollte dies dringend nachholen. Besonders in der Qualifikationsstufe QN 3 – Assistenzkräfte mit ein- bis zweijähriger Ausbildung – gibt es große Engpässe. Der berechnete Mehrbedarf liegt bundesweit bei 69 % [1]. Im Vergleich dazu ist der zusätzliche Bedarf an examinierten Fachkräften (QN 4) mit 3,5 % [1] deutlich geringer.
Um den Mehrbedarf langfristig zu decken, sind organisatorische Maßnahmen unverzichtbar. Frühzeitige Planung umfasst unter anderem:
Eine lückenlose und qualifikationsbasierte Dokumentation ist dabei essenziell – sowohl für Prüfungen als auch für Verhandlungen. Digitale Lösungen wie dexter health können helfen, die Effizienz in der Dokumentation zu steigern.
Ein weiterer Punkt: In der zweiten Jahreshälfte 2026 tritt das geplante Pflegekompetenzgesetz in Kraft. Dieses Gesetz wird voraussichtlich weitere Berufsgruppen – wie therapeutisches Personal – anrechenbar machen [1]. Einrichtungen, die ihre Prozesse jetzt schon optimieren, sind auf diese Neuerung besser vorbereitet.
„Es braucht eine einheitliche, bundesweite Regelung, begleitet von verständlichen Erklärungen, Schulungen und einer klaren Zielsetzung, damit Einrichtungen PeBeM nicht nur umsetzen – sondern auch verstehen und nutzen können." – Michael Wipp, Pflegeberater [1]
Um PeBeM (Personalbemessungsverfahren in der Pflege) erfolgreich umzusetzen, ist eine sorgfältige und systematische Personalbedarfsanalyse entscheidend. Dabei sollten Sie den aktuellen Personalbestand mit dem voraussichtlichen zukünftigen Bedarf abgleichen. Frühzeitige Planung ist hierbei der Schlüssel, um mögliche Engpässe rechtzeitig zu erkennen und zu vermeiden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die regelmäßige Überprüfung der Personalstrukturen. Dabei sollten Sie insbesondere die Pflegegradverteilung der Bewohner berücksichtigen, da diese maßgeblich den Personalbedarf beeinflusst. Nutzen Sie auch vorhandene Qualifizierungsprogramme und Finanzierungsmöglichkeiten, um sowohl die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen als auch die Personalkapazitäten optimal zu gestalten. So sichern Sie nicht nur die Qualität der Pflege, sondern auch die langfristige Stabilität Ihres Personaleinsatzes.
Um VZÄ (Vollzeitäquivalente) in konkrete Stellen und Dienstpläne zu übersetzen, sollten Sie die gesetzlichen Vorgaben gemäß § 113c SGB XI berücksichtigen. Diese regeln die Personalanhaltswerte je Pflegegrad und Qualifikationsniveau.
Mit dieser Methode können Sie sicherstellen, dass Ihr Personalbedarf präzise berechnet und der Dienstplan effizient gestaltet wird.
Der MDK verlangt Nachweise darüber, dass die Einrichtung personell so aufgestellt ist, wie es der berechnete Personalbedarf erfordert. Ziel ist es, mögliche Personallücken aufzuzeigen und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben nachzuweisen. Daher ist es entscheidend, alle relevanten Unterlagen sorgfältig und klar nachvollziehbar bereitzustellen.