KI-Pflegedokumentation Österreich: Kriterien zur Auswahl

Bei der Auswahl einer KI-Pflegedokumentation für eine österreichische Pflegeeinrichtung zählen vor allem die Anbindung an Ihre Pflegesoftware, die Freigabe durch Pflegepersonen und der Schutz der Gesundheitsdaten. Wir empfehlen, diese Punkte vor der Beschaffung anhand von Unterlagen und einem begrenzten Pilotbetrieb zu prüfen.

Testen Sie mit Ihrem Team, ob die Lösung im Schichtalltag funktioniert und wie viel Korrekturarbeit bleibt. Vergleichen Sie dafür Dokumentationszeit und Korrekturaufwand vor und nach dem Test. Für Einrichtungen in Deutschland sind die rechtlichen Anforderungen gesondert zu prüfen: Die österreichischen Vorgaben aus GuKG und HeimAufG lassen sich nicht übertragen.

Systemanbindung, Freigabe und Dokumentationsumfang prüfen

Prüfen Sie, wie sich die Lösung in Ihre bestehende Pflegesoftware einfügt und wer die fachliche Verantwortung trägt. Beginnen Sie mit der Systemanbindung: Einträge müssen zuverlässig in das Primärsystem übernommen werden können.

1. Anbindung an die bestehende Pflegesoftware

Klären Sie, ob die Lösung Ihre Pflegesoftware ergänzt oder ersetzt. Lassen Sie sich zeigen, wie freigegebene Einträge der richtigen Bewohnerakte zugeordnet und synchronisiert werden. Prüfen Sie auch, ob Änderungen protokolliert werden und wie das System Übertragungsfehler und doppelte Einträge verhindert. So können Sie beurteilen, ob die Dokumentationsqualität im Primärsystem verlässlich hoch bleibt.

Prüffrage an den Anbieter:

Über welche dokumentierte Schnittstelle werden freigegebene Einträge in unsere bestehende Dokumentation übertragen?

2. Fachliche Verantwortung und Freigabe

Der hier genannte § 5 GuKG gilt in Österreich, nicht in Deutschland. Danach dokumentieren diplomierte Gesundheits- und Krankenpflegepersonen (DGKP), Pflegefachassistentinnen und Pflegefachassistenten (PFA) sowie Pflegeassistentinnen und Pflegeassistenten (PA) ihre Maßnahmen selbst.

Die KI liefert nur einen Entwurf. Die pflegerische Verantwortung bleibt bei der Person, die ihn freigibt. Verlangen Sie deshalb einen Freigabeschritt, bei dem Änderungen und Freigabezeitpunkt nachvollziehbar sind.

Prüffrage an den Anbieter:

Kann jede zuständige Pflegeperson jeden KI-Entwurf vor der Übernahme prüfen, korrigieren und ausdrücklich freigeben?

3. Dokumentationsinhalte nach § 5 Abs. 2 GuKG

Der österreichische § 5 Abs. 2 GuKG nennt Pflegeanamnese, Pflegediagnose, Pflegeplanung und Pflegemaßnahmen als Inhalte der Pflegedokumentation. Prüfen Sie, ob die Lösung diese vier Bestandteile unterstützt oder nur Verlaufsberichte erfasst. Moderne Lösungen setzen hierbei oft auf KI-Sprachdokumentation, um den Prozess zu vereinfachen.

Lassen Sie sich für jeden Bestandteil zeigen, welche Angaben in strukturierte Felder übertragen werden und wo Freitext möglich bleibt. Prüfen Sie dabei, ob die Lösung den gesamten Dokumentationsprozess oder nur einzelne Aufgaben abdeckt.

Prüffrage an den Anbieter:

Welche Funktionen unterstützen jeden dieser 4 Bestandteile, und welche Dokumentationsschritte bleiben im Primärsystem?

Freiheitsbeschränkungen, Datenschutz und Spracherkennung prüfen

Nach Anbindung, Verantwortung und Dokumentationsumfang prüfen Sie die rechtlichen Anforderungen und die Spracherkennung im Pflegealltag. Die folgenden Hinweise zum HeimAufG und zur österreichischen Datenschutzbehörde beziehen sich auf Österreich. Für Einrichtungen in Deutschland müssen Sie die jeweils geltenden Vorgaben gesondert prüfen.

4. Freiheitsbeschränkungen dokumentieren

§ 6 HeimAufG verlangt in Österreich, Grund, Art, Beginn und Dauer einer Freiheitsbeschränkung in der Pflegedokumentation festzuhalten. Lassen Sie sich zeigen, wie die Software diese Angaben strukturiert erfasst. Sie unterstützt die Dokumentation; die fachliche Beurteilung bleibt Aufgabe der qualifizierten Person.

Prüffrage an den Anbieter:

Lassen sich diese Angaben vollständig und nachvollziehbar festhalten?

5. Gesundheitsdaten und Datenschutz

Gesundheitsdaten gehören nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Bei einer Auftragsverarbeitung benötigen Sie einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Dieser muss auch Unterauftragsverarbeiter und Löschpflichten regeln.

Heimleitung, Pflegedienstleitung und IT prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich ist. Für Österreich bietet die österreichische Datenschutzbehörde Orientierung. In Deutschland ist die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde die Anlaufstelle. Lassen Sie sich Serverstandorte, Zugriffsrechte sowie Speicher- und Löschfristen vorlegen – auch für Audiodaten.

Prüffrage an den Anbieter:

Wo stehen die Server, wer hat Zugriff und werden Audiodaten gespeichert? Falls ja, wie lange?

Im Pilotbetrieb prüfen Sie außerdem, wie zuverlässig die sprachgesteuerte Pflegedokumentation typische Sätze aus Ihrem Pflegealltag verarbeitet.

6. Österreichische Aussprache und pflegerische Fachbegriffe

Testen Sie im Pilotbetrieb österreichische Aussprache, pflegerische Fachbegriffe, Medikamentennamen, Zahlen und Verneinungen mit Sätzen aus Ihrem Haus. Für Einrichtungen in Deutschland sollten die Tests die Aussprache vor Ort abdecken. Beziehen Sie die Pflegepersonen des Wohnbereichs ein und erfassen Sie, wie viel Korrekturarbeit anfällt.

Prüffrage an den Anbieter:

Kann unser Team vor der Beschaffung eigene Sätze aus dem Pflegealltag testen und den Korrekturaufwand prüfen?

Offline-Nutzung, Schulung und Ergebnisse prüfen

Nach Anbindung, Datenschutz und Spracherkennung prüfen Sie den Einsatz im Pflegealltag.

7. Arbeiten ohne WLAN

Prüfen Sie, ob die Lösung Einträge auch ohne WLAN-Verbindung erfasst, zwischenspeichert und später korrekt synchronisiert. Lassen Sie sich zeigen, wie sie mit doppelten oder widersprüchlichen Einträgen umgeht. Erfassungszeit, Freigabe und Änderungen müssen nachvollziehbar bleiben.

Prüffrage an den Anbieter: Welche Funktionen stehen offline zur Verfügung, und wie dokumentiert die Lösung Synchronisierung, Freigabe und Änderungen?

8. Einführung und Team schulen

Die Lösung muss zum Schichtbetrieb und zu den Abläufen Ihres Teams passen. Stimmen Sie Schulungen auf Aufgaben, Schichten und Übergaben ab. Vereinbaren Sie für den Pilotbetrieb feste Ansprechpersonen und einen klaren Meldeweg für technische oder fachliche Störungen.

Prüffrage an den Anbieter: Wer übernimmt die Einführungsbegleitung, wie lange dauern die Schulungen und wie beziehen Sie das Team aus allen Schichten ein?

9. Ergebnisse vor und nach dem Pilotbetrieb messen

Vergleichen Sie die vor dem Pilotbetrieb erhobenen Ausgangswerte mit den Werten danach – unter vergleichbaren Bedingungen im selben Wohnbereich. Berücksichtigen Sie bei der Auswertung auch verworfene Vorschläge, Unterbrechungen und Rückmeldungen des Teams.

Prüffrage an den Anbieter: Welche dieser Messgrößen lassen sich mit der Lösung erfassen und gemeinsam auswerten?

Nachweise und Pilotergebnisse vor der Beschaffung prüfen

Führen Sie die Nachweise aus den bisherigen Prüfpunkten für die Beschaffungsentscheidung zusammen. Anbieterangaben allein belegen nicht, dass eine Funktion im Pflegealltag funktioniert. Halten Sie für jedes Kriterium fest, welches Dokument Sie geprüft und welches Ergebnis Sie im Praxistest beobachtet haben.

Kriterium	Prüfpunkte	Nachweis des Anbieters	Praxisergebnis
1. Anbindung	Übertragung in die bestehende Pflegesoftware	Schnittstellenbeschreibung und unterstützte Datenfelder	Übertragene Inhalte, Zuordnungsfehler und Nacharbeit
2. Verantwortung und Freigabe	Prüfung durch die Pflegeperson vor jeder Übernahme	Beschreibung des Freigabeablaufs und Musterprotokoll	Keine Übernahme ungeprüfter Vorschläge
3. Dokumentationsumfang	Pflegeanamnese, Pflegediagnose, Pflegeplanung und Pflegemaßnahmen	Zuordnung der Funktionen zu den Dokumentationsbereichen	Unterstützte Bereiche und verbleibende Lücken
4. Freiheitsbeschränkungen	Grund, Art, Beginn und Dauer	Vorlage mit den entsprechenden Feldern	Vollständigkeit und Auffindbarkeit der Angaben
5. Datenschutz	Serverstandorte, Zugriffe, Audiospeicherung und Löschung	Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenschutz- und Löschkonzept	Offene Datenschutzfragen und festgestellte Abweichungen
6. Sprache	Österreichische Aussprache, Fachbegriffe, Medikamentennamen, Zahlen und Verneinungen	Beschreibung der Sprachunterstützung und Testprotokolle	Fehlinterpretationen und nötige Korrekturen
7. Offline-Nutzung	Erfassung ohne Empfang und spätere Übertragung	Technische Beschreibung des Offline-Modus	Fehlende, doppelte oder falsch zugeordnete Einträge
8. Einführung	Schulung, Einführungsbegleitung und Einbindung aller Schichten	Schulungsplan und Zuständigkeiten	Schulungsbedarf und ungelöste Ablaufprobleme
9. Messbarkeit	Vergleichbare Ausgangs- und Pilotwerte	Beschreibung der verfügbaren Auswertungen	Vergleich von Dokumentationszeit und Korrekturaufwand

Die Pflegedienstleitung prüft den Freigabeablauf und die Arbeitsabläufe. Das Qualitätsmanagement prüft die Vollständigkeit der Dokumentation, die IT die Schnittstelle und das Verhalten ohne Netzverbindung. Die für Datenschutz zuständige Person prüft die Verarbeitung nach der DSGVO, einschließlich Auftragsverarbeitung und Datenschutz-Folgenabschätzung.

Geben Sie die Beschaffung erst frei, wenn fehlende Nachweise vorliegen und offene Kernpunkte geklärt sind. Werden Schnittstelle, Freigabe oder Offline-Funktion nachgebessert, wiederholen Sie den Praxistest. Dokumentieren Sie das Ergebnis vor der Entscheidung.

Nutzen Sie die Tabelle als Abnahmebogen für das Anbietergespräch und die Pilotbewertung. Die folgende Druck-Checkliste bündelt die Fragen für das Gespräch.

Checkliste zum Ausdrucken: 10 Fragen an Anbieter

Nutzen Sie diese Checkliste als kompakten Abnahmebogen für das Beschaffungsgespräch und die Pilotphase. Die genannten Vorschriften und Berufsbezeichnungen beziehen sich teilweise auf Österreich. Für Ihre Einrichtung in Deutschland sollten Sie die jeweils geltenden Anforderungen prüfen.

1. Ergänzt Ihre Lösung unsere bestehende Pflegesoftware oder ersetzt sie das führende Dokumentationssystem?
2. Über welche dokumentierte Schnittstelle gelangen freigegebene Einträge in die passenden Dokumentationsfelder?
3. Kann die Pflegeperson jeden KI-Vorschlag vor der Übernahme prüfen, korrigieren und freigeben?
4. Unterstützt die Lösung Pflegeanamnese, Pflegediagnose, Pflegeplanung und Pflegemaßnahmen nach dem österreichischen § 5 Abs. 2 GuKG oder nur Verlaufsberichte?
5. Wie unterstützt die Lösung die Dokumentation von Grund, Art, Beginn und Dauer einer Freiheitsbeschränkung nach dem österreichischen § 6 HeimAufG?
6. Wo verarbeiten Sie die Daten, und welche Unterlagen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO legen Sie vor?
7. Wie vergeben und kontrollieren Sie Zugriffsrechte für die österreichischen Berufsgruppen diplomierte Gesundheits- und Krankenpflegepersonen (DGKP), Pflegefachassistenz (PFA) und Pflegeassistenz (PA) beziehungsweise für die Berufsgruppen unserer Einrichtung?
8. Speichert die Lösung Audioaufnahmen, und welche Aufbewahrungs- und Löschfristen gelten dafür?
9. Wie lassen sich Einträge ohne WLAN erfassen und später synchronisieren?
10. Wie planen Sie Pilotbetrieb, Einführung und Schulung mit unserem Team, wer übernimmt die Einführungsbegleitung, und wie messen Sie Dokumentationszeit und Korrekturaufwand vor und nach dem Pilotbetrieb?

dexter in Österreich: Ergänzung zur bestehenden Pflegesoftware

dexter ist in Deutschland und Österreich verfügbar und ergänzt die bestehende Pflegesoftware. Mit dexter.mobile erfassen Pflegepersonen Beobachtungen, Vitalwerte und Pflegemaßnahmen per Sprache. Jeden Eintrag prüft die Pflegeperson und gibt ihn vor der Übernahme frei.

dexter.qm prüft die Pflegedokumentation fortlaufend auf Lücken und Widersprüche. Die Daten werden in deutschen Rechenzentren verarbeitet. Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

FAQs

Muss eine KI-Pflegedokumentation die bestehende Pflegesoftware ersetzen?

Nein. Eine KI-gestützte Pflegedokumentation kann Ihre bestehende Pflegesoftware ergänzen, ohne sie zu ersetzen. Dabei müssen die Einträge vollständig und korrekt in die vorhandene Dokumentation übertragen werden. Die Pflegeperson muss jeden KI-Vorschlag vor der Übernahme prüfen und bei Bedarf anpassen können.

Fragen Sie den Anbieter, ob seine Lösung Ihre Pflegesoftware ergänzt oder ersetzt und wie er sicherstellt, dass die Anbindung auch nach Updates zuverlässig funktioniert.

Wer trägt die Verantwortung für KI-erstellte Einträge?

Die fachliche Verantwortung bleibt bei der Pflegeperson. Nach § 5 des österreichischen Gesundheits- und Krankenpflegegesetzes (GuKG) dokumentieren Angehörige der Gesundheits- und Krankenpflegeberufe ihre Maßnahmen selbst. Diese Vorschrift gilt nicht für Deutschland.

Die Pflegeperson muss deshalb jeden KI-Vorschlag vor der Übernahme in die Pflegedokumentation prüfen und freigeben können.

Braucht es eine Datenschutz-Folgenabschätzung?

Prüfen Sie als Einrichtung, ob der Einsatz einer KI-gestützten Pflegedokumentation ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen mit sich bringt. In diesem Fall ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich.

Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Zudem benötigen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Klären Sie, wo die Server stehen, wer Zugriff auf die Daten hat und ob Audiodaten gespeichert oder nach der Verarbeitung gelöscht werden.

Wie testet man eine Lösung vor der Einführung?

Prüfen Sie im Pilotbetrieb mit Sätzen aus dem Stationsalltag, wie gut die Spracherkennung, die Übertragung in Ihre bestehende Pflegesoftware und die Nutzung ohne WLAN funktionieren. Testen Sie, ob Pflegepersonen jeden KI-Vorschlag prüfen und freigeben können. Prüfen Sie auch, ob die erforderlichen Inhalte nach den österreichischen Gesetzen GuKG und HeimAufG unterstützt werden, sofern diese für Ihre Einrichtung gelten.

Klären Sie den Serverstandort, die Zugriffsrechte, die Datenspeicherung und die Anforderungen der DSGVO. Besprechen Sie außerdem, wie Einführungsbegleitung und Schulung ablaufen. Vergleichen Sie die Dokumentationszeit und den Korrekturaufwand vor dem Start mit den Werten nach einigen Wochen.

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