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2026 zwingt Pflegeheime zur digitalen Dokumentation, neuen Personalquoten und finanziellen Entlastungen.
2026 bringt umfassende Reformen für Pflegeheime in Deutschland: Das Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG), die Pflegereform mit dem BEEP-Gesetz und das Digitale-Versorgung-Gesetz verändern Abläufe, Finanzen und Dokumentation grundlegend. Ziel ist es, Pflegekräfte zu entlasten, digitale Prozesse zu fördern und Bewohner finanziell zu unterstützen.
Diese Reformen zielen darauf ab, den Fachkräftemangel zu lindern, den Verwaltungsaufwand zu verringern und die Pflegequalität zu verbessern. Pflegeheime sollten frühzeitig Maßnahmen ergreifen, um die neuen Anforderungen umzusetzen.
Pflegereform 2026: Alle Fristen und Pflichten für Pflegeheime im Überblick
Das PUEG bringt wichtige finanzielle Anpassungen mit sich – sowohl für Bewohner als auch für Pflegeeinrichtungen. Ab dem 1. Januar 2025 wurden die Leistungen der Pflegeversicherung um 4,5 % erhöht. Eine weitere inflationsabhängige Anpassung ist für 2028 geplant [2].
Für Bewohner in vollstationärer Pflege wurden die Leistungszuschläge gestaffelt angehoben, um den Eigenanteil an den Pflegekosten zu reduzieren. Die Höhe des Zuschlags richtet sich nach der Aufenthaltsdauer:
| Aufenthaltsdauer im Pflegeheim | Leistungszuschlag der Pflegeversicherung |
|---|---|
| 0–12 Monate | 15 % |
| 13–24 Monate | 30 % |
| 25–36 Monate | 50 % |
| Über 36 Monate | 75 % |
Quelle: [2]
Für die Pflegeheime selbst gibt es ebenfalls Neuerungen: Die Vergütungsverhandlungen sollen durch vereinfachte Verfahren beschleunigt werden, damit Einrichtungen schneller ihre Finanzierung erhalten [5]. Zudem wird die Erstattung von Leiharbeitskosten auf das tarifliche Lohnniveau begrenzt, während Vermittlungsgebühren nicht mehr als wirtschaftliche Ausgaben anerkannt werden [2].
Neben den finanziellen Aspekten greift das PUEG auch in die Personalarbeit ein, um die Arbeitsbedingungen zu verbessern.
Ein zentrales Ziel des PUEG ist es, das Stammpersonal zu entlasten. Pflegeheime können jetzt Springerpools – interne Vertretungsteams – regulär finanzieren und diese in den Budgetverhandlungen berücksichtigen [3]. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, sogenannte Flexi-Zulagen zu zahlen. Diese Boni für kurzfristig einspringende Mitarbeiter werden als wirtschaftliche Kosten anerkannt [2].
„Durch die Verbesserung der Arbeitsbedingungen können mehr Menschen motiviert werden, in der Pflege zu arbeiten oder ihre Wochenstunden zu erhöhen, und eine Abwanderung in die Zeitarbeit kann verhindert werden." – Bundesministerium für Gesundheit (BMG) [2]
Einrichtungen mit 100 Bewohnern können bis zu 6 zusätzliche Vollzeitstellen für Personalreserven über den regulären Stellenschlüssel hinaus einplanen [2]. Außerdem können Pflegeassistenten, die sich berufsbegleitend weiterqualifizieren, bereits während ihrer Ausbildung auf den Stellenschlüssel der Zielqualifikation angerechnet werden. Das beschleunigt die Besetzung höherwertiger Stellen [2].
Diese Änderungen sollen nicht nur den Personalmangel abfedern, sondern auch die Arbeitsbelastung fairer verteilen. Gleichzeitig gibt es Anpassungen bei den Dokumentations- und Qualitätsstandards.
Das PUEG setzt klare Prioritäten bei der Dokumentation: Nur das Nötigste soll erfasst werden [5]. Konkret bedeutet das den Übergang zu einem abweichungsorientierten Berichtswesen. Routinehandlungen, die dem Pflegeplan entsprechen, müssen nicht mehr einzeln dokumentiert werden. Nur Abweichungen sind festzuhalten [1].
Das Strukturmodell (SIS) wird mit dem BEEP-Gesetz zur verbindlichen Vorgabe [1]. Einrichtungen, die noch mit klassischen Dokumentationsmethoden arbeiten, müssen auf das neue Modell umstellen. Die Einführung digitaler Dokumentation erfordert dabei Anpassungen in den internen Abläufen, Zuständigkeiten und technischen Systemen. Pflegeheime, die dauerhaft hohe Qualität nachweisen, profitieren zudem von verlängerten MD-Prüfintervallen: Statt jährlich kann der Rhythmus auf zwei Jahre erweitert werden [5][6].
Das BEEP-Gesetz (Bürokratieentlastungs- und Pflegepersonaleinsparungsgesetz), das am 1. Januar 2026 in Kraft trat, bringt weitreichende Neuerungen für Pflegeheime mit sich. Eine zentrale Änderung ist die Erweiterung der Aufgabenbereiche von Pflegefachkräften. Diese dürfen jetzt eigenständig medizinische Tätigkeiten übernehmen, wie beispielsweise die Wundversorgung oder Anpassungen bei Insulin- und Schmerzmedikationen – allerdings immer innerhalb standardisierter Versorgungspfade [1][5].
„Pflegefachkräfte können viel mehr, als sie bisher durften!" – Bundesgesundheitsministerin Nina Warken [5]
Zusätzlich wurde ein neues ambulantes Wohnmodell eingeführt, das zwischen ambulanter und stationärer Pflege angesiedelt ist. Dieses Modell bietet Bewohnern professionelle Unterstützung, ohne sie an starre Strukturen wie feste Essenszeiten oder verpflichtende Nachtdienste zu binden – es sei denn, es ist medizinisch notwendig. Für anerkannte Einrichtungen dieses Modells gibt es einen monatlichen Zuschuss von 450 € [1]. Damit einher gehen Anpassungen in der Personalplanung, den Abläufen und der Dokumentation.
Ab Juli 2026 sind Pflegeeinrichtungen verpflichtet, drei zentrale Kennzahlen auf einer Online-Plattform des GKV-Spitzenverbands zu veröffentlichen: die tatsächlichen Personalquoten, Ergebnisse der Qualitätsprüfungen und die aktuellen Eigenanteile der Bewohner [1]. Um Doppelprüfungen zu vermeiden, arbeiten der Medizinische Dienst (MD) und die Heimaufsicht künftig enger zusammen. Einrichtungen, die konstant gute Ergebnisse erzielen, profitieren von verlängerten Prüfintervallen von zwei Jahren [1][5]. Wer hingegen die vorgeschriebene Fachkraftquote von mindestens 40 % dreijährig ausgebildeter Fachkräfte nicht erreicht, muss mit einem Belegungsstopp rechnen [1].
| Merkmal | Vor dem BEEP-Gesetz | Ab 2026 |
|---|---|---|
| Transparenz | Qualitätsdaten schwer zugänglich | Zentrale Plattform mit Echtzeit-Daten |
| Prüfungen | Unkoordinierte Parallel-Audits | Abgestimmte Prüfungen, keine Doppelkontrollen |
| Prüfintervalle | Jährlich für alle Einrichtungen | Alle zwei Jahre bei nachgewiesener Qualität |
| Sanktionen | Meist Auflagen und Verbesserungspläne | Direkte Belegungsstopps bei Personalverstößen |
Mit den neuen Transparenzpflichten und Prüfintervallen wird das Strukturmodell (SIS) als zentrales Dokumentationsinstrument verbindlich vorgeschrieben [1]. Einrichtungen, die bisher andere Modelle nutzen, müssen auf SIS umstellen. Dieses Modell ermöglicht abweichungsorientiertes Berichten, was die Dokumentationslast erheblich reduziert. Eine weitere Entlastung bietet die SIS-Dokumentation mit Spracherkennung. In einer Einrichtung mit 80 Bewohnern könnten so mehr als 100 zusätzliche Pflegestunden pro Woche für die direkte Betreuung freigesetzt werden [1].
SIS-basierte Pflegepläne bilden zudem die erweiterten Kompetenzen der Fachkräfte ab, beispielsweise bei der eigenständigen Wundversorgung oder Medikamentenanpassung [1].
„Das bisherige vierfache Dokumentieren – Anamnese, Pflegeplanung, Durchführungsnachweis, Evaluation – wird durch eine schlankere Struktur ersetzt." – Jan Berning, Pflege Panorama [1]
Seit dem 1. Juli 2025 sind Pflegeheime in Deutschland gesetzlich verpflichtet, an die Telematikinfrastruktur (TI) angeschlossen zu sein. Diese digitale Plattform dient als zentrale Datenautobahn für das Gesundheitswesen (§ 106b SGB XI) [2]. Ohne diesen Anschluss können Pflegeheime Schwierigkeiten bei der Abrechnung und Zusammenarbeit mit anderen Leistungserbringern bekommen.
Ein weiterer zentraler Bestandteil ist die elektronische Patientenakte (ePA). Diese ist seit dem 15. Januar 2025 für alle gesetzlich Versicherten im Opt-out-Verfahren verfügbar. Pflegeheime müssen in der Lage sein, wichtige Gesundheitsdaten wie Diagnosen oder Medikamentenpläne in der ePA einzusehen und zu ergänzen. Das Ziel: eine bessere sektorenübergreifende Versorgung sicherzustellen [8].
Um die neuen digitalen Anforderungen zu erfüllen, müssen Pflegeheime seit dem 1. Juli 2025 sicherstellen, dass ihre Cloud-Anwendungen ein C5-Testat („Typ 2" gemäß § 393 SGB V) besitzen [8]. Leitungskräfte sollten diesen Nachweis aktiv von ihren Softwareanbietern einfordern.
Darüber hinaus ist eine strikte Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) notwendig. Bei der Übermittlung von Qualitätsdaten an externe Stellen – wie den Medizinischen Dienst – müssen personenbezogene Daten pseudonymisiert werden [9]. Die gematik GmbH überwacht jetzt verbindlich die Einhaltung technischer Standards [7].
| Anforderung | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| TI-Anschluss Pflegeheime | Seit 1. Juli 2025 | § 106b SGB XI |
| Cloud-Sicherheit C5 Typ 1 | Seit 1. Juli 2024 | § 393 SGB V |
| Cloud-Sicherheit C5 Typ 2 | Seit 1. Juli 2025 | § 393 SGB V |
| ePA für alle (Opt-out) | Seit 15. Januar 2025 | DigiG |
| KI-Dokumentationsstandard (>70 %) | Ziel bis 2028 | Digitalisierungsstrategie 2026 |
Die Digitalisierungsstrategie 2026 der Bundesregierung setzt auf den Einsatz von KI-gestützter Dokumentation als zukünftigen Standard in der Pflege. Bis 2028 sollen mindestens 70 % der Gesundheits- und Pflegeeinrichtungen solche Technologien nutzen [7].
„Da KI-gestützte Dokumentation insbesondere Effizienzgewinne in der Verwaltung und spürbare Entlastung für Fachkräfte verspricht, soll sie zukünftig zum Standard in der Gesundheits- und Pflegeversorgung werden." – Nina Warken, Bundesgesundheitsministerin [7]
Pflegeheime sollten KI-Tools gezielt einsetzen, um Prozesse zu optimieren. Lösungen wie die von dexter health bieten eine DSGVO-konforme Sprachdokumentation, die sich leicht in bestehende Systeme integrieren lässt. Diese Technologie spart Zeit bei der Dokumentation und schafft Raum für mehr direkte Pflege. Bis 2030 stehen Fördermittel für digitale Investitionen bereit (§ 8 Abs. 8 SGB XI) [2].
Die Kombination aus rechtlichen Vorgaben und technologischen Innovationen treibt die Modernisierung der Pflegeversorgung in Deutschland weiter voran.
Es ist entscheidend, klare Zuständigkeiten zu definieren. Pflegeheime sollten eine Kompetenzmatrix erstellen, die genau festlegt, welche Aufgaben Pflegefachkräfte eigenständig übernehmen können und in welchen Fällen eine ärztliche Rücksprache notwendig ist. Diese Maßnahme ist eine direkte Vorgabe aus dem BEEP-Gesetz [10].
„BEEP wird nur dann zur Entlastung führen, wenn Einrichtungen es aktiv gestalten." – PPM Online Redaktion [10]
Zwei Schritte sind dabei besonders wichtig: Zum einen die Erstellung der Kompetenzmatrix und zum anderen die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) gemäß Art. 35 DSGVO. Zudem sollte frühzeitig eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden, da digitale Dokumentationssysteme Leistungsdaten erfassen und somit das Mitbestimmungsrecht nach § 87 BetrVG berühren [11].
Sobald die Compliance-Strukturen stehen, ist es ebenso notwendig, die Dokumentationsprozesse effizienter zu gestalten.
Ein zentraler Punkt ist der Wechsel von einer nachträglichen Schichtdokumentation hin zur Echtzeit-Erfassung direkt vor Ort – etwa durch Mobilgeräte oder Sprachassistenten [12]. Dies entspricht der Anforderung der zeitnahen Dokumentation nach § 113 SGB XI.
Dabei übernimmt künstliche Intelligenz (KI) die Strukturierung der Sprache und überträgt diese in passende Dokumentationsfelder. Dennoch bleibt jede Pflegeentscheidung ausschließlich der Pflegefachkraft vorbehalten. Alle KI-generierten Einträge müssen von einer Pflegefachkraft überprüft und freigegeben werden. Ein Audit-Trail sorgt für Transparenz, indem er dokumentiert, wer welche Einträge wann bestätigt hat (Art. 22 DSGVO, § 113 SGB XI) [11].
„KI ist ein Diktierwerkzeug, kein Automat. Die rechtliche Verantwortung für die Dokumentation bleibt bei der freigebenden Pflegekraft." – Tim Reinhold, Gründer von Weiterbildungen Reinhold [4]
Es empfiehlt sich, das System zunächst in einer Wohngruppe über einen Zeitraum von vier Wochen zu testen. Für die Schulung der Mitarbeitenden können über das Qualifizierungschancengesetz (§ 82 SGB III) zwischen 25 und 100 % der Trainingskosten erstattet werden [11].
Auf Basis der definierten Compliance-Strategien und optimierten Abläufe bietet dexter health eine KI-gestützte Sprachdokumentation, die speziell auf diese gesetzlichen Anforderungen zugeschnitten ist. Die Lösung erfasst Pflegebeobachtungen in Echtzeit per Sprache, strukturiert sie automatisch in SIS-konforme Felder und übergibt sie zur Überprüfung und Freigabe an Pflegefachkräfte. Damit wird die Human-in-the-Loop-Anforderung nach Art. 22 DSGVO erfüllt.
Pflegeeinrichtungen können Fördermittel gemäß § 8 Abs. 8 SGB XI in Höhe von bis zu 12.000 € für digitale Investitionen nutzen [4][2]. dexter health unterstützt die Einführung durch Schulungen und ein „Superuser"-Konzept. Dabei werden ein bis zwei Mitarbeitende pro Team speziell geschult, um als Ansprechpersonen für digitale Fragen zu fungieren und die Akzeptanz innerhalb des Teams zu stärken. Die Lösung ist DSGVO-konform und lässt sich problemlos in bestehende Pflegedokumentationssysteme integrieren.
„Wenn Sie KI in der Pflegedokumentation einführen, ohne in Schulung zu investieren, verlieren Sie zweimal." – Dr. Jens Aichinger, Geschäftsführer SkillSprinters [11]
Die Reformen ab 2026 bringen deutliche Veränderungen in der Pflege: mehr finanzielle Stabilität, klare Regelungen und eine verpflichtende digitale Vernetzung. Pflegeheime, die jetzt aktiv werden, können sich entscheidende Vorteile im Wettbewerb sichern.
Hier ein Überblick über die wichtigsten Fristen und Maßnahmen, die Pflegeheime beachten sollten:
| Anforderung | Frist | Wichtigste Maßnahme |
|---|---|---|
| SIS als Dokumentationsstandard | 1. Januar 2026 | Abweichungsberichte einführen, Routinedokumentation reduzieren |
| Transparenzplattform | 1. Juli 2026 | Personalschlüssel, Qualitätsdaten und Eigenanteile melden |
| Neuer Personalschlüssel | 1. Januar 2027 | Stellenmix anpassen: 40 % Fachkräfte / 30 % qualifizierte Assistenzkräfte |
| Vollständig digitale Dokumentation | 31. Dezember 2027 | Papierbasierte Abläufe vollständig auf digitale Systeme umstellen |
Die Einführung von SIS (Strukturierte Informationssammlung) als Dokumentationsstandard wird den administrativen Aufwand erheblich verringern. Bis zu 30 % der Pflegezeit können dadurch zurückgewonnen werden [1]. Diese Zeit kommt direkt den Bewohnern zugute.
Was bedeutet das konkret? Pflegeheime sollten jetzt beginnen, eine Kompetenzmatrix zu erstellen, eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen und ihre IT-Infrastruktur auf den Prüfstand zu stellen. Zudem ist es ratsam, frühzeitig Fördermittel gemäß § 8 Abs. 8 SGB XI zu beantragen [4]. Ein gut geplanter Umstellungsprozess wird langfristig den Erfolg der Reformen sichern.
Pflegeheime stehen vor der Herausforderung, bis 2026 bestimmte Anforderungen zu erfüllen. Um rechtzeitig vorbereitet zu sein, sollten folgende Maßnahmen umgesetzt werden:
Diese Schritte helfen dabei, die gesetzten Fristen einzuhalten und gleichzeitig den Betrieb zukunftssicher zu gestalten.
Die Pflegedokumentation folgt einem klaren Ablauf, der aus vier Schritten besteht: Strukturierte Informationssammlung (SIS), Maßnahmenplanung, Pflegebericht und Behandlungsbogen. Dabei werden die Informationen systematisch in sechs Themenfeldern erfasst. Besonders wichtig: Die Selbsteinschätzungen der Bewohner werden wörtlich dokumentiert, um ihre Perspektive genau wiederzugeben.
Ein zentraler Aspekt ist die abweichungsorientierte Dokumentation. Das bedeutet: Es werden nur Abweichungen vom Maßnahmenplan festgehalten. Routinehandlungen, die wie geplant verlaufen, müssen nicht dokumentiert werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine fokussierte und übersichtliche Dokumentation.
Evaluierungen sind notwendig, wenn sich der Zustand eines Bewohners verändert oder neue Risiken auftreten. In solchen Fällen werden die SIS und die Maßnahmenplanung entsprechend angepasst, um eine optimale Versorgung sicherzustellen.
Um den Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI) sowie den Zugriff auf die elektronische Patientenakte (ePA) und die Erfüllung der C5-Nachweise sicherzustellen, benötigen Sie sowohl technische als auch organisatorische Voraussetzungen:
Technische Anforderungen:
Organisatorische Anforderungen:
Zusätzlich sollten Verantwortliche für die Umsetzung benannt werden. Es ist wichtig, Datenschutz-Schulungen für alle Beteiligten durchzuführen. Abschließend muss der Nachweis der Inbetriebnahme eingereicht werden, um die TI-Pauschale zu erhalten.