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Erfahren Sie, wie Pflegeheime die DSGVO einhalten können, von Datenschutzbeauftragten bis hin zu technischen Maßnahmen zum Schutz sensibler Daten.
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Ein gut organisierter Datenschutz ist das Fundament für die Einhaltung der DSGVO in Pflegeheimen. Ohne klare Strukturen und Verantwortlichkeiten bleiben selbst die besten technischen Maßnahmen wirkungslos. Pflegeheime müssen diese Anforderungen gezielt umsetzen. Im Folgenden werden zentrale organisatorische Maßnahmen beschrieben, beginnend mit der Bestellung eines Datenschutzbeauftragten.
Pflegeheime sind verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu benennen, sobald mindestens 20 Personen regelmäßig personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten. Da Pflegeheime mit sensiblen Gesundheitsdaten arbeiten, trifft diese Verpflichtung auf fast alle Einrichtungen zu – unabhängig von ihrer Größe. Schätzungen zufolge müssen über 90 % der Pflegeheime in Deutschland aufgrund der Verarbeitung solcher Daten einen DSB benennen[4].
Die Wahl zwischen einem internen oder externen DSB hängt von Aspekten wie Fachwissen, Verfügbarkeit und Unabhängigkeit ab. Beide Optionen sind rechtlich gleichgestellt.
Ein entscheidender Faktor ist die Trägerform der Einrichtung. Während öffentlich-rechtliche Träger direkt der DSGVO und den nationalen Gesetzen unterliegen, müssen private Träger zusätzlich das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) beachten. Kirchliche Träger haben eigene Regelwerke: Evangelische Einrichtungen folgen dem Kirchengesetz über den Datenschutz (DSG-EKD), katholische Einrichtungen der Anordnung über den kirchlichen Datenschutz (KDG). Der DSB muss mit den jeweiligen Vorschriften vertraut sein.
Die Aufgaben des DSB umfassen die Beratung der Leitung, die Überwachung der DSGVO-Umsetzung, Schulungen für Mitarbeitende und die Kommunikation mit Bewohnern, Angehörigen und Aufsichtsbehörden. Seine Kontaktdaten müssen öffentlich zugänglich sein und bei der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden. Wichtig ist, dass der DSB weisungsfrei arbeiten kann und vor Benachteiligung geschützt ist.
| Trägerform | Anwendbare Rechtsgrundlage | Besonderheiten bei DSB-Bestellung |
|---|---|---|
| Öffentlich-rechtlich | DSGVO + nationale Gesetze | Direkte Anwendung der DSGVO |
| Privat | DSGVO + BDSG | Zusätzliche Vorgaben aus dem BDSG |
| Evangelisch | DSGVO + DSG-EKD | Kirchenspezifische Datenschutzregelungen |
| Katholisch | DSGVO + KDG | Eigenes kirchliches Datenschutzrecht |
Interne Datenschutzrichtlinien legen fest, wie mit Bewohnerdaten umgegangen wird: von der Erfassung über die Speicherung und Weitergabe bis hin zur Löschung. Sie regeln auch den Zugang zu Daten – wer darf sie einsehen oder bearbeiten? Wie werden Zugriffe dokumentiert? Was passiert bei Personalwechseln?
Die Richtlinien sollten klare Prozesse für typische Tätigkeiten beschreiben, wie die Führung von Pflegedokumentationen, die Kommunikation mit Ärzten oder Krankenhäusern und die Weitergabe von Informationen an Angehörige. Jede dieser Aufgaben erfordert spezifische Schutzmaßnahmen und eine klare rechtliche Grundlage.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Umgang mit Datenschutzvorfällen. Die Richtlinien müssen eindeutig regeln, wie solche Vorfälle gemeldet werden. Alle Mitarbeitenden sollten wissen, an wen sie sich wenden können – in der Regel an den DSB. Auch Vorfälle, die nicht meldepflichtig sind, sollten in einem Datenpannen-Tagebuch dokumentiert werden, um Muster zu erkennen und Verbesserungen einzuleiten.
Vertraulichkeitsvereinbarungen sind mit allen Mitarbeitenden abzuschließen, bevor sie Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten. Diese Vereinbarungen verpflichten zur Verschwiegenheit – auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Aktualisierte Kopien sollten sicher aufbewahrt und bei internen Audits verfügbar sein.
Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern erfordert besondere Sorgfalt. Wird etwa eine KI-gestützte Dokumentationslösung genutzt, muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach DSGVO, KDG oder DSG-EKD abgeschlossen werden. Dieser Vertrag regelt den Umgang mit Daten, Sicherheitsmaßnahmen sowie die Rechte und Pflichten beider Seiten. Bei digitalen Lösungen ist darauf zu achten, dass die Datenverarbeitung auf deutschen Servern erfolgt und hohe Sicherheitsstandards eingehalten werden.
Ein weiterer zentraler Baustein sind Mitarbeiterschulungen. Alle Beschäftigten müssen regelmäßig im Umgang mit Datenschutz, IT-Sicherheit und der Erkennung von Risiken geschult werden. Die Teilnahme an diesen Schulungen ist zu dokumentieren, um die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben nachweisen zu können.
Pflegeheime arbeiten täglich mit äußerst sensiblen Bewohnerdaten, die einem strengen gesetzlichen Schutz unterliegen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass jede Datenverarbeitung auf einer klaren Rechtsgrundlage basieren muss. Diese Regelungen ergänzen die organisatorischen Maßnahmen, die bereits zur Einhaltung der DSGVO etabliert wurden. Im Folgenden wird beleuchtet, welche Daten betroffen sind und welche rechtlichen Grundlagen für deren Verarbeitung gelten.
Zu den besonders geschützten personenbezogenen Daten gemäß Art. 9 DSGVO gehören unter anderem:
Die Verarbeitung dieser Daten ist nur unter klar definierten Bedingungen zulässig. Zu den wichtigsten rechtlichen Grundlagen zählen:
Praxisbeispiele:
Pflegeheime, die digitale Dokumentationssysteme oder KI-gestützte Lösungen einsetzen, müssen höchste Datenschutzstandards einhalten. Anbieter wie dexter health betonen dabei ihre Verpflichtung zum Schutz der Daten:
"Unsere KI-Modelle sind von uns entwickelt und werden auf deutschen Rechenservern betrieben. Wir gewährleisten höchste Datenschutzstandards und schließen mit Ihnen gerne einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag (AVV) nach DSGVO, KDG (Katholisches Datenschutzgesetz) oder DSG-EKD (Datenschutzgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland) ab." – dexter health[1]
Zusätzlich sind Pflegeheime verpflichtet, transparent darzulegen, welche personenbezogenen Daten sie erheben, speichern und verarbeiten. Diese Informationen müssen so aufbereitet sein, dass sie für Bewohner und Angehörige leicht verständlich sind[5].
Die Verwaltung von Einwilligungen ist ein zentraler Bestandteil der DSGVO-Konformität. Einwilligungen müssen freiwillig, informiert, spezifisch und nachweisbar dokumentiert werden[2][3][4]. Folgende Ansätze haben sich in der Praxis bewährt:
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Widerrufsrecht. Bewohner können ihre Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen. Pflegeheime müssen sicherstellen, dass der Widerruf unkompliziert möglich ist, etwa durch ein kurzes Formular oder eine mündliche Erklärung, die anschließend schriftlich festgehalten wird. Nach einem Widerruf dürfen die entsprechenden Daten nicht mehr für den ursprünglichen Zweck genutzt werden, es sei denn, es liegt eine andere rechtliche Grundlage vor. Regelmäßige Überprüfungen der Einwilligungen helfen, diese aktuell und gültig zu halten.
Pflegeheime sind verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) umzusetzen, um die sensiblen Gesundheitsdaten der Bewohner zu schützen. Artikel 32 der DSGVO schreibt vor, dass ein angemessenes Schutzniveau gewährleistet sein muss[2]. Diese Maßnahmen müssen dokumentiert, regelmäßig überprüft und bei Änderungen in der Technik umgehend angepasst werden.
Eine datenschutzkonforme IT-Infrastruktur basiert auf einem klaren Zugriffskonzept, das sich am „Need-to-Know“-Prinzip orientiert. Das bedeutet: Pflegekräfte sollen nur auf die Daten zugreifen können, die sie für die Betreuung ihrer Bewohner benötigen. Verwaltungsmitarbeiter hingegen sollten keinen Zugang zu sensiblen Gesundheitsdaten haben[2].
In der Praxis wird dies durch eine rollenbasierte Zugriffskontrolle (Role-Based Access Control, RBAC) umgesetzt. Unterschiedliche Benutzerprofile erhalten spezifische Rechte: Pflegekräfte können auf Pflegepläne und Medikationsdaten ihrer zugeordneten Bewohner zugreifen, Ärzte auf medizinische Historien und Behandlungsnotizen, und die Geschäftsführung auf aggregierte Qualitätsdaten – jedoch ohne Einsicht in individuelle Bewohnerdetails[2].
Ein weiterer zentraler Punkt ist die Verschlüsselung. Daten müssen sowohl im Ruhezustand als auch bei der Übertragung geschützt sein. Dazu gehört die Verschlüsselung von Festplatten, Servern und Backups sowie die Nutzung sicherer Protokolle wie TLS/SSL, insbesondere bei cloudbasierten Systemen oder beim Austausch mit externen Dienstleistern[2].
Zusätzlich sollte die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) in Online-Dokumentationssystemen Standard sein. Mobile Geräte, die Pflegekräfte nutzen, wie Tablets oder Smartphones, müssen ebenfalls verschlüsselt und durch starke Authentifizierungsmechanismen geschützt werden[2].
Bei der Auswahl eines digitalen Dokumentationssystems sollten folgende Fragen geklärt werden:
Regelmäßige Updates und Sicherheitspatches sind unerlässlich, um bekannte Schwachstellen zu schließen. Ein strukturierter Patch-Management-Prozess sorgt dafür, dass alle Maßnahmen dokumentiert werden[2].
Neben der Technik spielt auch das geschulte Personal eine entscheidende Rolle im Schutz sensibler Daten.
Technische Maßnahmen allein reichen nicht aus – Mitarbeiterschulungen sind ein essenzieller Bestandteil der Datensicherheit. Alle Beschäftigten, nicht nur IT-Fachkräfte, sollten regelmäßig zu folgenden Themen geschult werden[2]:
Die Teilnahme an Schulungen sollte dokumentiert werden – mit Aufzeichnungen zu Datum, Teilnehmern und Inhalten.
Schulungsinhalte sollten auf die jeweilige Rolle der Mitarbeitenden abgestimmt sein. Pflegekräfte benötigen beispielsweise andere Inhalte als Verwaltungsangestellte oder IT-Spezialisten. Sie müssen wissen, wie sie Vertraulichkeit im Umgang mit Bewohnern und Angehörigen wahren, Pflegedokumentationen korrekt führen und Informationen sicher an externe Stellen weitergeben[4].
Neue Mitarbeitende sollten direkt nach ihrem Eintritt geschult werden. Regelmäßige Auffrischungen sind mindestens einmal im Jahr oder bei Änderungen der Richtlinien erforderlich[2]. Anbieter wie dexter health bieten umfassende Schulungskonzepte an, um Pflegeheime zu unterstützen:
"Natürlich! Das wichtigste in der Pflege sind die Menschen - eine Software alleine funktioniert nicht. Daher haben wir ein ausgeklügeltes Schulungskonzept für alle unsere KI-Produkte entwickelt."
Einrichtungen sollten zudem klare interne Meldewege schaffen, damit Mitarbeitende wissen, wie und an wen sie vermutete Datenpannen melden können. Dazu gehören interne Meldeformulare und eine benannte Kontaktperson für Datenschutzfragen[2].
Auch physische Dokumente enthalten oft sensible Informationen und erfordern daher besondere Sicherheitsvorkehrungen. Akten sollten in abschließbaren Schränken oder gesicherten Räumen aufbewahrt werden, zu denen nur berechtigte Personen Zugang haben. Zugriffe können durch Schlüsselverwaltungssysteme oder Zutrittsprotokolle dokumentiert werden. Sensible Unterlagen dürfen niemals unbeaufsichtigt auf Schreibtischen oder in öffentlich zugänglichen Bereichen liegen.
Die Entsorgung von Papierdokumenten erfordert ebenfalls Sorgfalt. Aktenvernichter mit mindestens Sicherheitsstufe P-4 (nach DIN 66399) sollten verwendet werden, um eine Rekonstruktion der Daten zu verhindern. Externe Dienstleister für die Entsorgung müssen einen Auftragsverarbeitungsvertrag vorweisen und entsprechende Sicherheitszertifikate besitzen.
Beim Transport von Akten, sei es innerhalb oder außerhalb der Einrichtung, sollten verschließbare Transportbehälter genutzt und die Übergabe der Dokumente dokumentiert werden.
Die DSGVO stellt sicher, dass Bewohner in Pflegeheimen umfassende Rechte in Bezug auf ihre persönlichen Daten haben. Diese Rechte sind ein Ausdruck von Respekt und Würde im Gesundheitswesen. Neben den organisatorischen und technischen Maßnahmen ist es entscheidend, dass Bewohner über ihre Rechte informiert sind und diese auch ausüben können.
Laut Art. 15–21 DSGVO stehen Bewohnern mehrere grundlegende Rechte zu, die Pflegeheime aktiv umsetzen müssen[2][3]:
Um diese Rechte effektiv umzusetzen, sollte jedes Pflegeheim ein zentrales Register führen, in dem Anfragen, Maßnahmen und Antworten dokumentiert werden[2]. Bei Anfragen von Bewohnern mit eingeschränkter Geschäftsfähigkeit ist zwischen direkten Anfragen und denen von gesetzlichen Vertretern zu unterscheiden. Familienangehörige ohne Vollmacht benötigen eine schriftliche Zustimmung[2][3].
Im nächsten Abschnitt wird erklärt, wie Pflegeheime diese Rechte transparent kommunizieren können.
Pflegeheime sind verpflichtet, Bewohner gemäß Art. 13 und 14 DSGVO bereits bei der Datenerhebung umfassend zu informieren[3][4]. Diese Informationspflicht sollte spätestens bei der Aufnahme erfolgen[2][5].
Wichtige Punkte, die dabei angesprochen werden sollten:
Die Informationen sollten in einfacher und verständlicher Sprache bereitgestellt werden, ohne komplizierte Fachbegriffe. Bei Bewohnern mit kognitiven Einschränkungen sollten auch gesetzliche Vertreter oder Familienangehörige informiert werden[2][4].
Besondere Transparenz bei digitalen Systemen: Bewohner müssen wissen, welche Systeme zur Datenverarbeitung eingesetzt werden, ob die Daten lokal oder in der Cloud gespeichert werden und welche Dienstleister Zugriff darauf haben[2][3][4]. Bei Cloud-Lösungen ist der Standort des Anbieters offenzulegen. Zudem müssen Maßnahmen zum Schutz der Daten bei Übertragungen außerhalb der EU erklärt werden. Mit allen Dienstleistern müssen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) abgeschlossen werden, und Bewohner haben das Recht, Einsicht in diese Vereinbarungen zu nehmen.
Diese Transparenzpflichten sind ein wichtiger Bestandteil der bereits erwähnten Dokumentationspflichten und schaffen die Grundlage für ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen Pflegeheimen, Bewohnern und deren Angehörigen.
Die DSGVO verlangt, dass Pflegeheime alle Datenschutzmaßnahmen umfassend dokumentieren. Diese Dokumentation ist nicht nur bei behördlichen Prüfungen oder im Fall von Datenpannen entscheidend, sondern zeigt auch, dass die Einrichtung systematisch und regelkonform vorgeht. Solche Aufzeichnungen sind ein Kernstück der DSGVO-Compliance und unterstützen dabei, den Datenschutz kontinuierlich zu optimieren.
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), wie es in Artikel 30 der DSGVO vorgeschrieben ist, listet alle Datenverarbeitungen innerhalb der Einrichtung auf und bildet die Grundlage für eine datenschutzkonforme Organisation in Pflegeheimen[2].
Typische Einträge im VVT für Pflegeheime umfassen Aktivitäten wie das Veröffentlichen von Bewohnerfotos, die Kommunikation mit Angehörigen oder die Nutzung digitaler Pflegeplattformen[2]. Dabei müssen folgende Informationen enthalten sein:
Das VVT sollte regelmäßig aktualisiert werden, insbesondere bei Änderungen in Arbeitsprozessen oder der Einführung neuer Technologien. Werden beispielsweise KI-Lösungen für Sprachdokumentationen oder als SIS-Assistenten eingesetzt, müssen diese ebenfalls im VVT aufgeführt werden. Nach der Erfassung aller relevanten Verarbeitungen folgt eine Bewertung der Risiken, etwa durch Datenschutz-Folgenabschätzungen.
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist erforderlich, wenn eine Verarbeitung ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen birgt[2]. In Pflegeheimen sind vor allem zwei Szenarien relevant:
Videokameras in Gemeinschaftsbereichen:
Hierbei wird geprüft, ob der Nutzen der Überwachung die potenziellen Eingriffe in die Privatsphäre rechtfertigt. Die DSFA dokumentiert, welche Bereiche überwacht werden, ob alternative Maßnahmen in Betracht gezogen wurden und wie die Daten gespeichert und gelöscht werden.
Cloudbasierte Pflegeplattformen oder Online-Dokumentationssysteme:
Der Einsatz solcher Systeme kann zu Risiken wie unbefugtem Zugriff oder Datenverlust führen. Die DSFA analysiert den Speicherort, die verwendete Verschlüsselung und die umgesetzten technischen Sicherheitsmaßnahmen.
Eine DSFA muss schriftlich festgehalten und bei Bedarf vorgelegt werden[2]. Sie umfasst:
Dieser Prozess hilft, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor neue Technologien oder Methoden implementiert werden.
Pflegeheime müssen Mechanismen einrichten, um Datenzugriffe nachvollziehbar zu dokumentieren und die Wirksamkeit ihrer Datenschutzmaßnahmen regelmäßig zu überprüfen.
Protokollierung von Datenzugriffen:
Moderne Pflegesoftware sollte automatisch festhalten, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. Solche Protokolle sind hilfreich, um Sicherheitsvorfälle aufzuklären und nachzuweisen, dass das Prinzip der minimalen Datenverarbeitung eingehalten wird[3].
Überprüfung technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs):
Diese Maßnahmen sollten mindestens einmal jährlich überprüft und bei technischen Änderungen sofort angepasst werden[2]. Zu den Prüfpunkten gehören:
Datenpannen-Tagebuch:
Ein Register für Datenschutzvorfälle sollte geführt werden – auch für Vorfälle, die nicht meldepflichtig sind[2]. Dieses Tagebuch zeigt den Aufsichtsbehörden, dass Vorfälle analysiert und daraus Maßnahmen abgeleitet werden. Für jeden Vorfall sollten folgende Informationen festgehalten werden: Datum und Art des Vorfalls, betroffene Daten und Personen, ergriffene Sofortmaßnahmen, Bewertung der Meldepflicht sowie langfristige Verbesserungen.
Durch diese Maßnahmen wird sichergestellt, dass Datenschutz nicht nur eingehalten, sondern auch aktiv weiterentwickelt wird.
Der Einsatz von KI in der Pflegedokumentation bringt zahlreiche Vorteile mit sich, stellt aber auch neue rechtliche Anforderungen. Neben der DSGVO spielt seit 2024 der EU AI Act (KI-Verordnung) eine zentrale Rolle. Diese Verordnung regelt den Einsatz von KI-Systemen und legt besonderen Wert auf Transparenz und Sicherheit.
Die Integration von KI in die Pflegedokumentation eröffnet neue Möglichkeiten, indem sie technische Entwicklungen mit Datenschutzvorgaben kombiniert. Ein Beispiel ist die Sprachdokumentation, die präzise Daten erfasst, ohne dabei die Datenschutzrichtlinien zu verletzen.
Ein großer Vorteil liegt in der Automatisierung und Strukturierung der Dokumentation. Pflegekräfte können Beobachtungen direkt nach dem Kontakt mit den Bewohnern einsprechen, ohne auf unsichere Notizzettel oder private Geräte zurückzugreifen. Die KI verarbeitet diese Informationen automatisch, reduziert manuelle Fehler und minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen.
KI-Systeme beschränken sich auf die Erfassung der für die Pflegeplanung notwendigen Daten. Sie vermeiden unnötige Datensammlungen und dokumentieren klar, welche Daten verarbeitet werden und warum – ein wesentlicher Aspekt der DSGVO-Compliance.
Pflegeheime sollten bei der Wahl einer KI-Lösung auf folgende Datenschutzaspekte achten:
Die Risiken beim Einsatz von KI variieren je nach Anwendung. Systeme, die Pflegekräfte bei der Strukturierung von Daten unterstützen, sind weniger risikobehaftet als solche, die automatisierte Entscheidungen über Pflegeleistungen treffen. Letztere fallen unter Art. 22 DSGVO, da Bewohner das Recht haben, nicht ausschließlich automatisierten Entscheidungen ausgesetzt zu sein. Entsprechend sind zusätzliche Schutzmaßnahmen notwendig.
Der EU AI Act führt eine risikobasierte Klassifizierung von KI-Systemen ein: Anwendungen werden in die Kategorien verboten, hochriskant, begrenzt riskant oder minimal riskant eingestuft. KI-Dokumentationssysteme in Pflegeheimen gelten meist als hochriskant, da sie sensible Gesundheitsdaten verarbeiten und die Rechte der Bewohner betreffen können.
Für hochriskante Systeme gelten strenge Anforderungen:
Vor der Einführung einer KI-Lösung sollten Pflegeheime dem Anbieter wichtige Fragen stellen:
Zusätzlich zur klassischen Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) müssen bei KI-Systemen spezifische Risiken berücksichtigt werden. Dazu gehören die Gefahr diskriminierender Ergebnisse durch fehlerhafte Trainingsdaten, das Risiko falscher Empfehlungen, die den Bewohnern schaden könnten, und mögliche Verletzungen von Bewohnerrechten durch automatisierte Entscheidungen.
Diese Anforderungen an KI-Systeme ergänzen die DSGVO-Compliance und tragen dazu bei, den Datenschutz in der Pflege weiter zu stärken.
Mit einer klaren Struktur lässt sich die DSGVO-Compliance in Pflegeheimen effizient umsetzen. Die nachfolgende Übersicht bietet einen praktischen Leitfaden für die wichtigsten Schritte.
Basierend auf organisatorischen, technischen und rechtlichen Maßnahmen werden hier die zentralen Aufgaben zusammengefasst. Eine kluge Priorisierung hilft, rasch eine solide Basis zu schaffen und Risiken zu minimieren. Datenschutz ist „Chefsache“ und erfordert Engagement auf allen Ebenen – von der Rezeption über die IT bis hin zur Heimleitung [2].
Phase 1: Grundlagen schaffen (Priorität: Sofort)
Nachdem diese Basis geschaffen wurde, sollten die weiteren Prozesse zügig eingeführt werden.
Phase 2: Prozesse etablieren (Priorität: Innerhalb der ersten 3 Monate)
Phase 3: Schulung und Dokumentation (Priorität: Laufend)
Phase 4: Überprüfung und Optimierung (Priorität: Mindestens jährlich)
Besondere Anforderungen bei KI-Lösungen
Für KI-gestützte Systeme sind zusätzliche Maßnahmen notwendig. Wählen Sie Anbieter, die hohe Datenschutzstandards garantieren, und stellen Sie sicher, dass die Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet werden. Zudem muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO oder nach KDG bzw. DSG-EKD abgeschlossen werden.
Eine reibungslose Integration in bestehende Systeme hilft, doppelte Datenhaltung zu vermeiden und die Konsistenz der Daten sicherzustellen. Umfassende Unterstützung bei der Implementierung und strukturierte Schulungen sind entscheidend, damit Mitarbeitende die neuen Tools effektiv und DSGVO-konform einsetzen können.
Die Umsetzung der DSGVO ist komplex und erfordert oft externe Expertise. Diese Anlaufstellen können Pflegeheime unterstützen:
Die Umsetzung der DSGVO ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess, der systematisches Vorgehen und Engagement in allen Bereichen einer Einrichtung erfordert. Datenschutz ist eine Führungsaufgabe, die alle Abteilungen betrifft – von der Rezeption über die IT bis hin zur Pflegeleitung. Wer Datenschutz nur als lästige Pflicht ansieht, verpasst die Gelegenheit, durch klare und strukturierte Abläufe nicht nur rechtliche Sicherheit zu schaffen, sondern auch die Qualität der Arbeit nachhaltig zu steigern.
Ein klarer und systematischer Ansatz hilft dabei, Compliance-Lücken zu schließen. Pflegeheime, die ihre Prozesse transparent dokumentieren und regelmäßig überprüfen, können gegenüber Aufsichtsbehörden glaubwürdig darlegen, wie ernst sie den Schutz sensibler Daten nehmen. Das reduziert im Ernstfall das Risiko hoher Bußgelder und stärkt die Vertrauenswürdigkeit der Einrichtung.
Digitale Lösungen erleichtern die Umsetzung der DSGVO erheblich. Besonders bei der Einführung von KI-gestützten Systemen sollten Pflegeheime darauf achten, dass ihre Anbieter höchste Datenschutzstandards einhalten. So setzt dexter health beispielsweise ausschließlich Server in Deutschland ein und entwickelt eigene KI-Modelle, um maximale Datensicherheit zu gewährleisten. Funktionen wie die Sprachdokumentation oder der intelligente SIS-Assistent lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren und sorgen durch automatisierte und standardisierte Prozesse für weniger manuelle Fehler. Doch technische Lösungen allein reichen nicht aus – sie müssen durch eine starke Datenschutzkultur ergänzt werden.
Der Schlüssel liegt darin, Datenschutz fest in die Organisationskultur zu integrieren. Die in den vorherigen Checklisten beschriebenen Maßnahmen – von Mitarbeiterschulungen bis hin zu klar definierten Prozessen – unterstützen diesen Ansatz. Wenn alle Mitarbeitenden verstehen, dass Datenschutz auch bedeutet, die Würde und Autonomie der Bewohner zu schützen, wird die Einhaltung der DSGVO zu einem selbstverständlichen Bestandteil des Arbeitsalltags. Regelmäßige Schulungen, klare Meldewege für Datenschutzvorfälle und die Einbindung des gesamten Teams fördern diese Kultur nachhaltig.
Externe Unterstützung durch spezialisierte Datenschutzbeauftragte oder Berater kann gerade zu Beginn eine wertvolle Hilfe sein. Zudem bieten viele Landesdatenschutzbehörden Online-Ressourcen und Meldeportale an, die den Umgang mit Datenschutzfragen und Datenpannen erleichtern.
Eine konsequente DSGVO-Compliance minimiert nicht nur rechtliche Risiken, sondern stärkt auch das Vertrauen der Bewohner und ihrer Angehörigen, verbessert interne Abläufe und zeigt, dass die Einrichtung professionell geführt wird. Mit der richtigen Mischung aus gut strukturierten Prozessen, geschultem Personal und passenden digitalen Werkzeugen wird Datenschutz von einer Herausforderung zu einem echten Qualitätsmerkmal.
In Pflegeheimen werden täglich hochsensible personenbezogene Daten verarbeitet – von medizinischen Informationen bis hin zu persönlichen Details der Bewohner. Ein Datenschutzbeauftragter ist hier unverzichtbar, um sicherzustellen, dass der Umgang mit diesen Daten den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entspricht.
Zu seinen zentralen Aufgaben zählen:
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist keine Option, sondern eine gesetzliche Pflicht, sobald in einem Pflegeheim regelmäßig und umfangreich personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:
Wichtig ist, dass der Datenschutzbeauftragte über fundierte Kenntnisse im Datenschutzrecht und praktische Erfahrung verfügt. Nur so können die hohen Anforderungen der DSGVO erfüllt und die Daten der Bewohner wirksam geschützt werden.
Pflegeheime sollten darauf achten, dass die Einwilligungen der Bewohner immer schriftlich oder digital festgehalten werden. Dabei muss die Zustimmung eindeutig, freiwillig und jederzeit widerrufbar sein. Wichtig ist außerdem, dass die Einwilligung speziell für den jeweiligen Zweck eingeholt wird und die betroffene Person umfassend über die geplante Datenverarbeitung informiert wird.
Digitale Dokumentationssysteme können hierbei eine große Hilfe sein. Sie ermöglichen eine strukturierte und sichere Erfassung der Einwilligungen. Solche Systeme sollten Funktionen wie automatische Erinnerungen zur Aktualisierung der Einwilligungen und eine lückenlose Protokollierung enthalten, um den rechtlichen Vorgaben gerecht zu werden.
Darüber hinaus ist es sinnvoll, die Mitarbeiter regelmäßig zu schulen. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten die Anforderungen der DSGVO verstehen und in der Praxis korrekt umsetzen.
Pflegeheime müssen darauf achten, dass KI-gestützte Dokumentationssysteme die Vorgaben der DSGVO einhalten. Ein zentraler Schritt dabei ist der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) mit dem Anbieter. Dieser Vertrag sorgt dafür, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtlich abgesichert ist.
Darüber hinaus sollten Pflegeheime sicherstellen, dass die eingesetzten Systeme über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) verfügen. Dazu gehören unter anderem Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Ebenso wichtig ist es, die Datenverarbeitung transparent zu dokumentieren. Mitarbeitende sollten zudem gezielt geschult werden, damit der Datenschutz im Arbeitsalltag konsequent umgesetzt werden kann.
