Schichtübergabe in der Pflege: Ablauf, Inhalte, SBAR und Checkliste

01.04.2026

Schichtübergabe im Pflegeheim: 3 Phasen, klare Rollen, SBAR-Beispiel, Übergabeprotokoll und Checkliste. Dazu: was eine digitale Übergabe leisten kann.

Die Schichtübergabe sichert, dass die nächste Schicht weiß, was sie für jeden Bewohner tun und beobachten muss. Im Pflegeheim geschieht das 3 Mal am Tag: vom Früh- zum Spätdienst, vom Spät- zum Nachtdienst und vom Nacht- zum Frühdienst. Eine gute Übergabe ist knapp, folgt einem festen Ablauf und endet mit einer klaren Übernahme der offenen Aufgaben. Dieser Leitfaden zeigt Ablauf, Rollen, Inhalte, das SBAR-Schema, ein Übergabeprotokoll und eine Checkliste. Er erklärt außerdem, was eine digitale Schichtübergabe leisten kann.

Kurzüberblick

Die Übergabe hat 3 Phasen: Vorbereitung, mündliche Übergabe, Nachbereitung.
Mündlich kommen nur Abweichungen, Risiken und offene Aufgaben zur Sprache.
Routinen, stabile Verläufe und Stammdaten stehen in der Dokumentation.
Die Leitfrage lautet: Muss die nächste Schicht deshalb etwas tun oder anders beobachten?
Für Meldungen hilft ein festes Schema wie SBAR oder ISBAR.
Die übernehmende Pflegefachkraft bestätigt am Ende, welche Aufgaben sie übernimmt.

Was ist eine Schichtübergabe?

Bei der Schichtübergabe geht die Verantwortung für die Versorgung von einem Team auf das nächste über. Zusammen mit der Verantwortung müssen die Informationen übergehen, die das nächste Team braucht. Die Weltgesundheitsorganisation (WHO) hat 2007 Empfehlungen zur Kommunikation bei Übergaben als eine ihrer „Patient Safety Solutions“ veröffentlicht. Sie empfiehlt ein standardisiertes Vorgehen, ausreichend Zeit für Rückfragen und möglichst keine Unterbrechungen.

Im Pflegeheim liegt der Schwerpunkt anders als im Krankenhaus:

Merkmal	Krankenhaus	Pflegeheim
Schwerpunkt	akute Behandlung, Diagnostik	Kontinuität, chronische Erkrankungen, Alltag
Typische Themen	Befunde, Operationen, Verlegungen	Stürze, Schmerz, Ernährung, Haut, Verhalten, Arztkontakte
Veränderung	schnell wechselnde klinische Daten	meist stabile Verläufe mit einzelnen Abweichungen

Die Übergabe im Pflegeheim braucht deshalb meist weniger Details. Sie braucht Verlässlichkeit bei Abweichungen, Risiken und offenen Beobachtungsaufträgen.

Ablauf der Schichtübergabe in 3 Phasen

Phase 1: Vorbereitung

Die abgebende Schicht dokumentiert Ereignisse fortlaufend während des Dienstes.
Vor der Übergabe prüft sie die Dokumentation auf offene Aufgaben und besondere Vorkommnisse.
Die übernehmende Schicht liest die Einträge, wenn möglich vorab.

Phase 2: Mündliche Übergabe

Die abgebende Pflegefachkraft berichtet je Bewohner nur über Abweichungen, Risiken und offene Aufgaben.
Die übernehmende Pflegefachkraft fragt nach, bis alles klar ist.
Kritische Meldungen folgen dem SBAR-Schema.

Phase 3: Nachbereitung

Die übernehmende Schicht bestätigt, welche Aufgaben sie übernimmt.
Informationen, die nur mündlich übergeben wurden und dauerhaft wichtig sind, kommen in die Dokumentation.
Offene Punkte stehen mit Zuständigkeit und Uhrzeit im Übergabeprotokoll.

Rollen, Zeit und Ort festlegen

Wer berichtet, wer übernimmt, wer steuert?

Rolle	Aufgabe in der Übergabe	Verantwortet
Abgebende Pflegefachkraft	Informationen aufbereiten, Dokumentation aktualisieren, berichten	Vollständigkeit der Übergabe
Übernehmende Pflegefachkraft	Einträge lesen, nachfragen, Prioritäten bestätigen	Übernahme der offenen Aufgaben
Schichtleitung	Übergabe moderieren, Zeitrahmen halten, offene Punkte festhalten	Ablauf und Qualität der Übergabe
Pflegedienstleitung	Ansprechpartner bei ungeklärten organisatorischen Fragen	Standard, Schulung, Nachsteuerung

Pflegehilfskräfte und Betreuungskräfte bringen ihre Beobachtungen vor der Übergabe ein oder nehmen teil, wenn sie Aufgaben für die nächste Schicht übernehmen.

Zeitfenster und Unterbrechungen

Planen Sie eine feste Überlappung der Dienste ein. Die Übergabezeit gehört zur Arbeitszeit. Legen Sie die Dauer im Dienstplan fest und prüfen Sie nach einigen Wochen, ob sie reicht.

Unterbrechungen sind nur bei Notfällen sinnvoll, zum Beispiel bei einem Sturz, akuter Atemnot oder einem Alarm. Telefonate, Routineanfragen und nicht dringende Wünsche warten bis nach der Übergabe. Regeln Sie, wer in dieser Zeit Klingel und Telefon übernimmt.

Dienstzimmer oder Übergabe am Bett?

Die Übergabe im Dienstzimmer ist ruhig und schützt vertrauliche Informationen. Die Übergabe am Bett bezieht den Bewohner ein. Die nächste Schicht sieht die Situation selbst, zum Beispiel eine Wunde oder die Lagerung. Am Bett gelten besondere Regeln: Der Bewohner stimmt zu, Mitbewohner hören keine vertraulichen Informationen mit, Ruhezeiten werden beachtet. Viele Einrichtungen kombinieren beides: die Übersicht im Dienstzimmer, einzelne Bewohner am Bett.

Was gehört in die mündliche Übergabe?

Mündlich übergeben Sie alles, was die nächste Schicht zum Handeln oder zu gezielter Beobachtung bringt:

akute Zustandsveränderungen, zum Beispiel neue Schmerzen, Fieber, Verwirrtheit
Stürze und andere Ereignisse der laufenden Schicht
Bedarfsmedikation mit Anlass, Uhrzeit und Wirkung
Arztkontakte mit neuen Anordnungen oder offenen Rückfragen
offene Aufgaben mit Uhrzeit, zum Beispiel eine Kontrolle des Blutzuckers um 21 Uhr
Beobachtungsaufträge mit klarem Kriterium, wann informiert werden soll
Rückkehr aus dem Krankenhaus und Neuaufnahmen
organisatorische Störungen, zum Beispiel ein defektes Pflegebett

In der Dokumentation bleiben stabile Verläufe, Routinepflege, unauffällige Vitalwerte, Stammdaten und Dauerdiagnosen. Wer nach dem Strukturmodell dokumentiert, hat dafür eine gute Grundlage: Im Berichteblatt stehen nur Abweichungen und aktuelle Ereignisse. Genau diese Einträge sind der Stoff für die Übergabe.

Thema	Mündlich	Nur schriftlich
Zustand	akute Veränderung, neue Symptome	stabiler Verlauf
Medikation	Bedarfsmedikation, neue Anordnung, Änderung	Gabe nach Medikationsplan
Aufgaben	offene und delegierte Aufgaben, Beobachtungsaufträge	erledigte Routinetätigkeiten
Risiken	neu eingeschätztes oder gestiegenes Risiko	bekannte Risiken mit laufender Prophylaxe
Organisation	akuter Ausfall von Material oder Gerät	Wartungspläne, allgemeine Hinweise

Im Zweifel hilft die Leitfrage: Muss die nächste Schicht aufgrund dieser Information etwas tun oder anders beobachten? Wenn ja, gehört sie in die mündliche Übergabe. Wenn nein, reicht die Dokumentation.

SBAR und ISBAR: ein Schema für klare Meldungen

SBAR gliedert eine Meldung in 4 Teile: Situation, Background (Hintergrund), Assessment (Einschätzung) und Recommendation (Empfehlung). Die WHO nennt SBAR als geeignete Technik für Übergaben. Die Gesellschaft für Qualitätsmanagement in der Gesundheitsversorgung (GQMG) hat dazu eine Arbeitshilfe veröffentlicht. ISBAR ergänzt am Anfang ein I für Identifikation: Wer meldet, und um welchen Bewohner geht es?

Element	Was wird genannt?	Beispiel aus dem Pflegeheim
I: Identifikation	Wer meldet, um wen geht es?	„Hier Pflegefachkraft Wohnbereich 2, es geht um Frau B., Zimmer 14.“
S: Situation	das aktuelle Problem	„Frau B. ist um 14:30 Uhr im Bad gestürzt und klagt über Schmerzen im rechten Handgelenk.“
B: Hintergrund	relevante Vorgeschichte	„Bekannte Osteoporose, sie war ohne Rollator unterwegs, sie nimmt Blutverdünner.“
A: Einschätzung	fachliche Bewertung	„Handgelenk geschwollen, Fraktur nicht ausgeschlossen. Kreislauf stabil, keine Kopfverletzung sichtbar.“
R: Empfehlung	konkreter Auftrag	„Hausarzt ist informiert, Röntgen morgen früh. Bitte stündlich Schmerz und Durchblutung der Finger prüfen, Bedarfsmedikation nach Anordnung, bei Verschlechterung Arzt rufen.“

SBAR eignet sich auch für den Anruf beim Arzt. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag Arztkommunikation aus dem Pflegeheim und in Auffälligkeiten richtig eskalieren.

Klare Formulierungen statt vager Aussagen

Vage Aussagen lassen Raum für Missverständnisse, besonders unter Zeitdruck. Eine brauchbare Meldung enthält 3 Teile: eine konkrete Beobachtung mit Uhrzeit, eine fachliche Einschätzung und einen Auftrag mit Kriterium.

Vage	Konkret
„Herr M. hatte einen schlechten Tag.“	„Herr M. hat um 12 Uhr das Mittagessen abgelehnt, war unruhig und hat mehrmals nach seiner Tochter gefragt. Vitalwerte unauffällig. Bitte beim Abendessen beobachten. Lehnt er erneut ab, Pflegefachkraft informieren.“
„Frau L. hat wenig getrunken.“	„Frau L. hat bis 13 Uhr 400 ml getrunken. Bitte Getränke bei jedem Kontakt anbieten und Menge bis 20 Uhr erfassen.“
„Bedarf gegeben.“	„Um 10:15 Uhr Bedarfsmedikation gegen Schmerzen nach Anordnung, um 11 Uhr Schmerz deutlich geringer. Nächste Gabe laut Anordnung frühestens ab 16:15 Uhr.“

Übergabe in besonderen Situationen

Stabiler Verlauf

Bei stabilen Verläufen reicht ein kurzer Satz: Keine Veränderung, oder die eine Veränderung und der Auftrag dazu. Routinepflege, stabile Vitalwerte sowie Ess- und Trinkprotokolle ohne Auffälligkeiten bleiben in der Dokumentation.

Rückkehr aus dem Krankenhaus

Mündlich übergeben Sie neue oder geänderte Diagnosen, geänderte Medikation, nötige Wundversorgung, neue Hilfsmittel und offene Termine. Der Entlassbrief gehört in die Dokumentation. Die übernehmende Schicht prüft, ob alle Anordnungen vollständig vorliegen und ob Rückfragen an Klinik oder Hausarzt nötig sind. Details dazu im Beitrag Krankenhausrückkehr dokumentieren.

Akute Verschlechterung

Bei einer akuten Verschlechterung braucht die Übergabe eine klare Priorität und eine benannte Verantwortung. Nennen Sie:

welche Werte oder Zeichen eine erneute Meldung auslösen
wer den Arzt informiert hat und was vereinbart wurde
wann die nächste Kontrolle fällig ist
wer den nächsten Schritt bis wann übernimmt

Übergabe an den und vom Nachtdienst

Der Nachtdienst arbeitet oft allein für einen ganzen Wohnbereich. Übergeben Sie deshalb besonders klar, bei wem in der Nacht mit Unruhe, Schmerzen oder Stürzen zu rechnen ist und wer bei Bedarf erreichbar ist. Am Morgen übergibt der Nachtdienst Schlaf, nächtliche Ereignisse, Bedarfsmedikation und offene Aufgaben für den Frühdienst.

Übergabeprotokoll: Inhalte und Vorlage

Ein Übergabeprotokoll hält fest, was übergeben und übernommen wurde. Es ergänzt die Pflegedokumentation und macht offene Aufgaben und Zuständigkeiten sichtbar. Diese Felder haben sich bewährt:

Feld	Beispiel
Wohnbereich, Datum, Schichtwechsel	WB 2, 24.09., Früh an Spät
Abgebende und übernehmende Pflegefachkraft	Namenskürzel
Bewohner	Frau B., Zimmer 14
Veränderung oder Ereignis	Sturz 14:30 Uhr, Schmerz rechtes Handgelenk
Auftrag	stündlich Schmerz und Durchblutung prüfen
Zuständig und bis wann	Spätdienst, bis 21 Uhr
Übernommen	Kürzel der übernehmenden Pflegefachkraft

Ob Ihre Einrichtung ein eigenes Protokoll führt oder die offenen Punkte in der Pflegesoftware abbildet, legt die Verfahrensanweisung fest. Wichtig ist, dass dauerhaft relevante Informationen in der Pflegedokumentation stehen.

Digitale Schichtübergabe: Was sie leisten kann

Eine digitale Schichtübergabe nutzt die Einträge aus der elektronischen Pflegedokumentation als Grundlage für das Übergabegespräch. Das Gespräch bleibt und wird kürzer und genauer, weil die Fakten schon in der Dokumentation stehen. Das sollte eine digitale Lösung leisten:

Einträge sind vor der Übergabe da. Wer direkt nach der Maßnahme dokumentiert, muss in der Übergabe weniger aus dem Gedächtnis berichten.
Abweichungen sind auf einen Blick sichtbar, zum Beispiel Stürze, Bedarfsmedikation und neue Anordnungen der letzten Schicht.
Offene Aufgaben haben Zuständigkeit und Uhrzeit und lassen sich als übernommen markieren.
Die Lösung passt zur bestehenden Pflegesoftware, damit nichts doppelt erfasst wird.
Datenschutz ist geregelt: Rollen und Rechte, keine Gesundheitsdaten in privaten Messengern.

So gehen Sie bei der Einführung vor:

Heutigen Ablauf erfassen: Wo gehen Informationen verloren, wie lange dauert die Übergabe?
Standard festlegen: Ablauf, Rollen, Inhalte, SBAR, Protokoll.
In einem Wohnbereich testen, mit festen Ansprechpartnern im Team.
Nach einigen Wochen auswerten und anpassen, dann ausrollen.

Mit dexter.mobile dokumentieren Pflegekräfte per Sprache direkt nach der Maßnahme. So stehen Beobachtungen schon vor der Übergabe in der Dokumentation. dexter.qm prüft die Pflegedokumentation laufend, damit Lücken nicht erst in der Übergabe auffallen.

Checkliste für die Schichtübergabe

Dokumentation vor der Übergabe aktualisiert
Ort und Zeit feststehend, Klingel und Telefon vertreten
je Bewohner nur Abweichungen, Risiken und offene Aufgaben genannt
kritische Meldungen nach SBAR
Bedarfsmedikation mit Anlass, Uhrzeit und Wirkung
Arztkontakte und neue Anordnungen genannt
Beobachtungsaufträge mit Kriterium, wann informiert wird
Rückfragen geklärt
Übernahme offener Aufgaben bestätigt
dauerhaft wichtige Informationen in die Dokumentation übernommen

Häufige Fehler bei der Schichtübergabe

Die Dokumentation wird vorgelesen. Die Übergabe dauert lange, das Wichtige geht unter.
Informationen stehen nur im Gespräch. Was nicht dokumentiert ist, fehlt der übernächsten Schicht.
Aufträge ohne Zuständigkeit. „Müsste mal jemand schauen“ führt dazu, dass niemand schaut.
Ständige Unterbrechungen. Informationen gehen verloren, Rückfragen entfallen.
Keine Rückbestätigung. Die abgebende Schicht geht davon aus, dass alles angekommen ist.

Wo Informationen zwischen den Schichten typischerweise verloren gehen, beschreibt der Beitrag Informationsverluste zwischen Schichten vermeiden.

Häufige Fragen zur Schichtübergabe

Wie lange sollte eine Schichtübergabe dauern?

Eine feste Vorgabe gibt es nicht. Die Dauer hängt von der Zahl der Bewohner und den Ereignissen der Schicht ab. Wer nur Abweichungen mündlich übergibt, braucht weniger Zeit als bei einem Bericht über jeden Bewohner. Legen Sie ein Zeitfenster im Dienstplan fest und prüfen Sie, ob es reicht.

Was bedeutet SBAR?

SBAR steht für Situation, Background, Assessment und Recommendation, auf Deutsch Situation, Hintergrund, Einschätzung und Empfehlung. Das Schema sorgt dafür, dass Meldungen vollständig und in fester Reihenfolge erfolgen.

Wer ist für die Schichtübergabe verantwortlich?

Die abgebende Pflegefachkraft ist für die Vollständigkeit verantwortlich, die übernehmende für die Übernahme der offenen Aufgaben. Den Standard legt die Pflegedienstleitung fest.

Muss die Schichtübergabe dokumentiert werden?

Es gibt keine allgemeine gesetzliche Pflicht für ein eigenes Übergabeprotokoll. Alle pflegerelevanten Informationen müssen aber in der Pflegedokumentation stehen. Viele Einrichtungen regeln das Protokoll in ihrem Qualitätsmanagement. Zur Dokumentationspflicht lesen Sie den Beitrag § 630f BGB und Pflegedokumentation.

Wie digitalisiere ich die Schichtübergabe in der Pflege?

Legen Sie zuerst den Standard für Ablauf und Inhalte fest. Nutzen Sie dann die Einträge der elektronischen Pflegedokumentation als Grundlage, bilden Sie offene Aufgaben mit Zuständigkeit ab und testen Sie das Vorgehen in einem Wohnbereich.

Ist eine Übergabe am Bett datenschutzkonform?

Das ist möglich, wenn der Bewohner einverstanden ist und keine Dritten vertrauliche Informationen mithören. In Doppelzimmern besprechen Sie vertrauliche Inhalte außerhalb des Zimmers.

Quellen

WHO Collaborating Centre for Patient Safety Solutions: Communication During Patient Hand-Overs, Patient Safety Solutions Volume 1, Solution 3, 2007
Gesellschaft für Qualitätsmanagement in der Gesundheitsversorgung (GQMG): Arbeitshilfe SBAR als Tool zur fokussierten Kommunikation, 2020
Projektbüro EinSTEP: Das Strukturmodell und seine Elemente (Berichteblatt)