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Klares Fazit: Nicht jede Pflegesoftware passt für jede Einrichtung – Größe, Kosten und Implementierung entscheiden.
Welche Software ist die beste Wahl für Ihr Pflegeheim? Vivendi und Medifox gehören zu den führenden Lösungen für die Pflegedokumentation in Deutschland. Beide Systeme bieten umfangreiche Funktionen, unterscheiden sich jedoch in Zielgruppe, Benutzerfreundlichkeit und Implementierungszeit. Kurz gesagt:
Wichtige Unterschiede:
Quick Comparison:
| Kriterium | Vivendi | Medifox |
|---|---|---|
| Zielgruppe | Große Träger (30+ Betten) | Kleine bis mittlere Heime |
| Implementierung | 6–18 Monate | 4–6 Wochen |
| Benutzerfreundlichkeit | Komplex, Schulung erforderlich | Intuitiv, wenig Schulung |
| Kosten | Hoch, mittlerer 6-stelliger Bereich | Flexibel, nach Bewohnern |
Ihre Entscheidung sollte sich an der Größe Ihrer Einrichtung, verfügbaren Ressourcen und den Anforderungen des Pflegealltags orientieren. Lesen Sie weiter, um die Details zu erfahren.
Vivendi vs Medifox Pflegesoftware Vergleich: Funktionen, Kosten und Implementierung
Vivendi bietet eine Softwarelösung, die speziell auf die Anforderungen deutscher Pflegeheime abgestimmt ist. Mit Vivendi Mobil können Pflegekräfte Leistungen, Vitalwerte und Besonderheiten direkt am Bewohnerbett erfassen – und das bis zu 70–80 % schneller als mit manuellen Methoden [1]. Ein großer Vorteil: Die App funktioniert auch offline, was in Einrichtungen mit schlechter Mobilfunkabdeckung für Verlässlichkeit sorgt [1].
Das System unterstützt die Strukturierte Informationssammlung (SIS), wodurch die Einhaltung der MDK-Vorgaben erleichtert wird. Dafür sorgen strukturierte Eingabefelder und automatische Pflichtfeldprüfungen [1]. Auch die Abrechnung wird vereinfacht: Leistungsnachweise werden direkt aus der Dokumentation erstellt, was vergessene Leistungen minimiert und den Umsatz um 5–10 % steigern kann [1]. Weitere Funktionen umfassen:
Diese Funktionen machen Vivendi zu einem Werkzeug, das nicht nur Zeit spart, sondern den Pflegealltag spürbar erleichtert.
Mit Vivendi PEP wird die Dienst- und Tourenplanung automatisiert. Das System berücksichtigt dabei Qualifikationen, Zeitfenster und gesetzliche Ruhezeiten. Bei kurzfristigen Personalausfällen können neue Routen innerhalb weniger Minuten berechnet werden, was die Fahrzeit typischerweise um 15–20 % reduziert [1]. Der Wechsel von papierbasierter zu mobiler Dokumentation spart Teams zusätzlich 8–12 Stunden pro Woche ein [1].
Die Spracherkennung erleichtert die Eingabe von Besonderheiten, und mit Vivendi Assist erhalten Nutzer kontextsensitive Hilfe direkt im System, was die Einarbeitungszeit deutlich verkürzt. Für die Implementierung des Systems sollte ein Zeitraum von 6 bis 18 Monaten eingeplant werden [2]. Ein schrittweiser Rollout über Pilotprojekte hat sich dabei als besonders effektiv erwiesen [1]. Neben der Effizienzsteigerung stellt Vivendi sicher, dass gesetzliche Vorgaben zuverlässig eingehalten werden.
Die Software ist speziell auf die deutschen Pflegevorschriften nach SGB XI ausgelegt und wird automatisch an Änderungen der Pflegebuchführungsverordnung angepasst [2]. Funktionen wie die mobile Dokumentation und die automatische Pflichtfeldprüfung tragen direkt zur Einhaltung dieser Vorschriften bei.
Ein weiterer Vorteil: Vivendi ermöglicht es, vollständige digitale Pflegeakten auf Knopfdruck für MDK-Prüfungen bereitzustellen – ohne nächtliche Vorbereitungsarbeit, wie sie bei papierbasierten Systemen oft nötig ist [1]. Durch die Integration der Telematikinfrastruktur (TI) wird zudem eine sichere Kommunikation über KIM gewährleistet. Auch elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) können direkt empfangen werden, was den Informationsfluss verbessert und den Papieraufwand reduziert [2].
Medifox stellt eine Softwarelösung bereit, die speziell auf die Bedürfnisse deutscher Pflegeheime zugeschnitten ist. Mit der mobilen App und einer integrierten Spracheingabe können Pflegekräfte Leistungen, Vitalwerte und Besonderheiten direkt am Bewohnerbett dokumentieren – ohne zusätzlichen Aufwand nach dem Einsatz.
Das System unterstützt die Strukturierte Informationssammlung (SIS) durch digitale Formulare und automatische Pflichtfeldprüfungen, wodurch die Einhaltung von Audit- und MDK-Vorgaben gewährleistet wird. Die automatisierte Abrechnung wandelt Dokumentationsdaten direkt in abrechnungsrelevante Informationen um. Das hilft, vergessene Leistungen zu vermeiden und kann den Umsatz um 5–10 % steigern [1]. Weitere Funktionen umfassen:
Medifox bietet Lösungen für stationäre (MD Stationär), ambulante (MD Ambulant) und therapeutische Einrichtungen (MD Therapy) [6]. Dank der vollständigen Telematikinfrastruktur-Integration ist ein sicherer Datenaustausch mit Ärzten und Apotheken möglich – eine Voraussetzung für die elektronische Patientenakte (ePA), die ab Oktober 2025 verpflichtend wird [7].
Die benutzerfreundliche Oberfläche erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Zusätzlich ermöglicht die TeamViewer-Integration schnellen Remote-Support und gezielte Schulungen direkt am Arbeitsplatz [6]. Ein weiterer Vorteil ist der Rahmendienstplan, der mit Drag-and-Drop-Funktionen arbeitet und automatisch Konflikte wie Urlaubsüberschneidungen erkennt, wodurch wöchentlich 2–3 Stunden Planungszeit eingespart werden [1].
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein ambulanter Pflegedienst konnte die Dokumentationszeit pro Einsatz von 30 auf 5 Minuten reduzieren, wodurch Überstunden komplett entfielen und eine MDK-Note von 1,2 erzielt wurde [1]. Selbst in Gebieten mit schlechter Mobilfunkabdeckung sorgt die Offline-Funktion für eine lückenlose Dokumentation [1].
Für die Einführung von Medifox sollte ein Zeitraum von vier bis sechs Wochen eingeplant werden. Ein schrittweiser Rollout über eine Pilotstation wird empfohlen. Teams mit 10 Mitarbeitern können durch die automatisierte Dokumentation wöchentlich 10–12 Stunden zusätzliche Pflegezeit gewinnen [1].
Medifox ermöglicht eine vollständige und prüfungssichere Pflegedokumentation, die den Anforderungen von MDK-Prüfungen entspricht. Wie die Dokumentation geprüft wird, stellen automatische Pflichtfeldprüfungen und strukturierte Eingabefelder sicher, dass alle notwendigen Informationen erfasst werden.
Als Anbieter mit über 30 Jahren Erfahrung erfüllt MEDIFOX DAN die Anforderungen der DSGVO sowie des BDSG. Gesundheitsdaten werden ausschließlich innerhalb der EU/EWR verarbeitet [7][8]. Die KI-gestützte Tourenplanung berücksichtigt dabei Qualifikationen der Mitarbeiter, Zeitfenster und Pflegegrade. Für KI-basierte Funktionen legt das Unternehmen Konformitätserklärungen gemäß EU AI Act vor [8].
Laut einer Nutzerbefragung berichten 75 % der Anwender, dass die intuitive Softwareoberfläche die Pflegequalität verbessert. Zudem gaben 72 % der Einrichtungen an, dass sie ihre Personalauslastung optimieren und Überstunden reduzieren konnten [6].
Beide Softwarelösungen decken die grundlegenden Anforderungen der Pflegedokumentation ab, verfolgen dabei jedoch unterschiedliche Ansätze. Vivendi hebt sich hervor als umfassende ERP-Lösung, die speziell für die Sozialwirtschaft entwickelt wurde und mit einem Marktanteil von über 30 % eine führende Position einnimmt [2]. Die Software bietet eine nahtlose Integration in externe Finanzsysteme wie SAP und DATEV, was sie besonders für große und dezentral organisierte Träger wie Caritas oder Diakonie geeignet macht [2].
Medifox hingegen punktet mit einem Fokus auf benutzerfreundliche Oberflächen und der schnellen Einführung. Durch die Optimierung mobiler Workflows und Automatisierung wird der Pflegealltag effizienter gestaltet [1]. Beide Systeme ermöglichen den sicheren Austausch von Daten und bieten entsprechende Schnittstellen.
Die verschiedenen Zielgruppen der beiden Systeme spiegeln sich in ihrer Komplexität wider. Vivendi wird oft als „zu umfangreich“ für kleinere Einrichtungen angesehen. Die Einführung erfordert eine intensive Schulung und kann zwischen 6 und 18 Monaten dauern, da es sich hierbei um ein umfassendes ERP-Projekt handelt [2]. Im Gegenzug profitieren größere Organisationen von standardisierten Prozessen und zentralem Controlling über mehrere Standorte hinweg.
Medifox setzt auf eine niedrigere Einstiegshürde. Die Implementierung erfolgt meist innerhalb von 4 bis 6 Wochen, oft über eine Pilotstation [1]. Die intuitive Bedienung minimiert den Schulungsaufwand und erleichtert die Akzeptanz im Team, was es besonders für kleinere Einrichtungen attraktiv macht.
Neben den Funktionen spielen die Kosten eine entscheidende Rolle bei der Wahl der passenden Software. Vivendi verursacht über fünf Jahre hinweg Gesamtkosten im mittleren bis hohen sechsstelligen Bereich, insbesondere für mittelgroße Träger [2]. Zusätzlich fallen jährliche Wartungskosten von 18–22 % der Nettolizenzkosten an [2]. Weitere Kosten können durch Anpassungen, die Entwicklung von Schnittstellen und fortlaufende Schulungen entstehen [2].
Medifox verfolgt ein flexibles Preismodell, das sich an der Anzahl der Bewohner oder Betten orientiert [5]. Die genauen Kosten werden individuell berechnet. Für Einrichtungen mit weniger als 30 Betten oder solche, die eine schnelle Digitalisierung anstreben, ist Medifox oft die bessere Wahl [1]. Vivendi hingegen lohnt sich vor allem für größere Träger und Ketten, die auf zentrales Controlling und umfassende Funktionen angewiesen sind [2].
Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick:
| Kriterium | Vivendi | Medifox |
|---|---|---|
| Zielgruppe | Große Träger & Ketten (30+ Betten) [2] | Ambulant, stationär & Therapie [5] |
| Implementierung | 6–18 Monate (ERP-Projekt) [2] | 4–6 Wochen (Standardisiert) [1] |
| Komplexität | Hoch; intensive Schulung nötig [2] | Mittel; intuitive Bedienung [1] |
| Marktanteil | Über 30 % [2] | Etablierter Anbieter (30+ Jahre) [5] |
| Wartungskosten | 18–22 % der Lizenzkosten jährlich [2] | Individuell [5] |
| Bewertung | 3,8/5 [2] | Keine öffentliche Bewertung verfügbar |
| Kernstärke | Compliance & Controlling [2] | Benutzerfreundlichkeit & Automatisierung [1] |
Diese Übersicht bietet eine klare Grundlage, um die richtige Softwarelösung für Ihre Einrichtung auszuwählen.
Die Wahl zwischen Vivendi und Medifox hängt maßgeblich von drei Faktoren ab: der Größe Ihrer Einrichtung, der bestehenden IT-Infrastruktur und den verfügbaren personellen Ressourcen. Vivendi ist besonders geeignet für größere stationäre Einrichtungen mit mehr als 30 Betten oder für Organisationen wie Caritas und Diakonie, die ein zentrales Controlling über mehrere Standorte benötigen [2]. Kleinere Einrichtungen sollten hingegen prüfen, ob die umfangreichen Funktionen von Vivendi tatsächlich notwendig sind oder ob sie durch die Komplexität ausgebremst werden könnten. Diese Überlegungen helfen Ihnen, zu entscheiden, ob die detaillierte Funktionalität von Vivendi oder die schnelle Implementierung von Medifox besser zu Ihrem Pflegealltag passt.
Ein weiterer entscheidender Punkt ist die technische Affinität des Pflegepersonals. Systeme mit einer mobilen Oberfläche, die große Buttons, klare Strukturen und Spracheingabe bieten, können den Arbeitsalltag erheblich erleichtern [1]. Achten Sie außerdem darauf, ob die Software Schnittstellen zu Finanzsystemen wie DATEV oder SAP unterstützt [2].
Sobald Sie Ihre Anforderungen definiert haben, ist ein praxisnaher Test der Software unverzichtbar. Nutzen Sie Live-Demos, um Arbeitsabläufe wie die Wunddokumentation oder Medikation in Echtzeit zu simulieren. Beide Anbieter bieten persönliche Beratungen und Video-Demonstrationen an [2]. Noch besser: Testen Sie die Software in einem 4- bis 6-wöchigen Pilotprojekt auf einer Station oder Tour. So können Sie die Lösung unter realen Bedingungen bewerten [1]. Holen Sie dabei gezielt Feedback vom Pflegepersonal ein, da diese die Hauptnutzer der Dokumentationsfunktionen sind.
„Wenn ein Pflegedienst statt 30 Minuten nur noch 5 Minuten pro Einsatz für die Dokumentation benötigt, gewinnt ein Team von 10 Personen locker 10 bis 12 Stunden pro Woche." – Jonas Höttler, Automatisierungsberater [1]
Solche praxisnahen Tests helfen nicht nur, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherzustellen, sondern steigern auch die Effizienz im Alltag. Während der Testphase sollten Sie auch prüfen, ob die Software das Strukturmodell (SIS) unterstützt und die Anforderungen nach SGB V und SGB XI erfüllt [4][2]. Ein weiterer wichtiger Punkt: Funktioniert die Software zuverlässig ohne aktive Internetverbindung? Das ist entscheidend, um Datenverluste während der Pflegetouren zu vermeiden [1].
Vivendi benötigt durch seinen umfassenden ERP-Ansatz längere Implementierungszeiten [2]. Medifox hingegen lässt sich meist schneller einführen und eignet sich ideal für Einrichtungen, die eine zügige Digitalisierung anstreben [3]. Bei Vivendi sollten Sie Gesamtkosten im mittleren bis hohen sechsstelligen Bereich über fünf Jahre einkalkulieren, einschließlich jährlicher Wartungskosten von 18–22 % der Nettolizenzkosten. Zudem ist intensiver Schulungsaufwand einzuplanen – Vor-Ort-Trainings sind hier besonders empfehlenswert, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden das System effizient nutzen können [2][1].
Bei der Einführung von Pflege-Software wie Vivendi oder Medifox gibt es oft zusätzliche Kosten, die über den reinen Anschaffungspreis hinausgehen. Dazu zählen unter anderem:
Diese Punkte sollten bei der Budgetplanung unbedingt berücksichtigt werden, um unvorhergesehene finanzielle Belastungen zu vermeiden.
Eine erfolgreiche Umstellung erfordert eine gründliche Planung und ein strukturiertes Vorgehen. Dazu gehört zunächst die Analyse der bestehenden Prozesse, um Schwachstellen und Anforderungen zu identifizieren. Anschließend müssen die Daten systematisch exportiert und importiert werden, wobei auf Konsistenz und Vollständigkeit geachtet werden sollte.
Eine Testphase ist unverzichtbar, um mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Gleichzeitig sollten Mitarbeitende durch gezielte Schulungen auf die neuen Abläufe vorbereitet werden. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter kann dabei helfen, technische Herausforderungen zu meistern und den Übergang reibungsloser zu gestalten.
So bleibt die Dokumentation während der gesamten Umstellungsphase lückenlos und korrekt.
In der Praxis spielen Schnittstellen eine entscheidende Rolle, um bestehende Arbeitsabläufe effizient einzubinden und gleichzeitig regulatorische Vorgaben einzuhalten. Besonders wichtig sind Verknüpfungen zur elektronischen Klientenverwaltung, Pflegedokumentation und Abrechnung, da sie helfen, doppelte Arbeitsschritte zu vermeiden. Darüber hinaus sorgen Schnittstellen zu medizinischen Systemen wie dem E-Rezept oder der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sowie zu Termin- und Kommunikationssystemen für mehr Effizienz und Transparenz. Das gilt vor allem bei der digitalen Tourenplanung und der Einbindung von Angehörigenportalen.
