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Digitale Dokumentation mit Spracherfassung und SIS‑Assistenz reduziert Dokumentationszeit, verbessert Datenqualität und entlastet Pflegekräfte.
Der Fachkräftemangel in der Pflege ist ein drängendes Problem. Gleichzeitig beanspruchen administrative Aufgaben, insbesondere die Dokumentation, einen großen Teil der Arbeitszeit von Pflegekräften. Digitale Lösungen können hier effektiv Abhilfe schaffen.
Kernaussagen:
Digitale Tools wie dexter health erleichtern den Pflegealltag und helfen, die Herausforderungen des Fachkräftemangels zu bewältigen.
Digitale Dokumentation in der Pflege: Zeitersparnis und Effizienzgewinne im Überblick
Pflegekräfte verbringen im Durchschnitt 52 Minuten pro Schicht mit Dokumentationsaufgaben – Zeit, die sonst für die Betreuung der Bewohner genutzt werden könnte. Der Hauptgrund liegt in den manuellen Prozessen: Handschriftliche Notizen müssen in verschiedene Systeme übertragen werden, und Informationen werden bei Schichtübergaben oft wiederholt, was die Fehleranfälligkeit erhöht. Dass 70 % der Einrichtungen weiterhin papierbasierte Systeme verwenden, zeigt, wie sehr traditionelle Methoden den Arbeitsaufwand steigern [5].
Die Zahlen verdeutlichen das Problem: Zwischen 1994 und 2016 stieg die Zahl der Patienten in Deutschland um 26,5 % (+4,1 Millionen Patienten). Im gleichen Zeitraum sank die Zahl der Pflegekräfte in Krankenhäusern zwischen 1999 und 2009 um 0,4 % [6]. Diese zunehmende Diskrepanz zwischen Arbeitsbelastung und Personalbestand wird durch den hohen Verwaltungsaufwand noch verschärft.
Dazu kommen strenge gesetzliche Dokumentationsvorgaben, die den Druck auf die Pflegekräfte weiter erhöhen. Eine digitale Pflegedokumentation mit Spracherkennung kann hier entscheidende Zeitersparnisse ermöglichen.
Seit 2019 verlangt die Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV) von deutschen Krankenhäusern, detaillierte Personalbesetzungen pro Station und Schicht an das Institut für das Entgeltsystem im Krankenhaus (InEK) zu melden [4]. Diese monatlichen Berichte erfordern eine präzise Dokumentation, was die ohnehin stark beanspruchten Teams zusätzlich belastet.
„Die Verordnung verlangt von Krankenhäusern, durchschnittliche Personalbesetzungen pro Monat zu berechnen, aufgeschlüsselt nach Station und Schicht... die erforderliche Dokumentation kann auf Knopfdruck erstellt werden – innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist von zwei Wochen nach Ende jedes Quartals." – Thomas Hesse, Personalleiter, Klinikum Saarbrücken gGmbH [4]
Die Dokumentation hat außerdem direkte Auswirkungen auf die Krankenhausfinanzierung. Der Pflege-Komplexmaßnahmen-Score (PKMS) aktiviert spezifische Codes im DRG-System, die zusätzliche Vergütungen für besonders komplexe Fälle ermöglichen. Diese Vergütungen setzen jedoch eine lückenlose Dokumentation voraus [6]. Regelmäßige Prüfungen durch den Medizinischen Dienst erhöhen den Druck auf Pflegekräfte, stets „prüfungsbereit" zu sein.
Die wachsenden administrativen Anforderungen verschlimmern die ohnehin angespannte Situation und verringern die Zeit, die für die Patientenversorgung bleibt.
Die Zeit, die für Dokumentationsaufgaben aufgewendet wird, verschärft den Personalmangel, da weniger Zeit für die direkte Betreuung bleibt. Diese Umverteilung der Prioritäten führt zu einer Abnahme der Versorgungsqualität und steigender Frustration innerhalb der Teams. Für viele Berufseinsteiger wirken die umfangreichen administrativen Aufgaben abschreckend – ein Faktor, der die Gewinnung neuer Fachkräfte erschwert und die Patientensicherheit gefährden kann [6].
Die Zahlen sind alarmierend: Zwischen 1975 und 2010 stieg die Zahl der Verwaltungsstellen im Gesundheitswesen um 3.200 %, während die Zahl der praktizierenden Ärzte lediglich um 150 % wuchs [6]. Dieser massive Anstieg zeigt, wie stark die Bürokratie Ressourcen bindet, die eigentlich für die direkte Patientenversorgung genutzt werden sollten.
dexter health bietet eine KI-gestützte Dokumentationsplattform, die sich nahtlos in bestehende Systeme einfügt. Mit einer Kombination aus Sprachdokumentation und einem intelligenten SIS-Assistenten wird der administrative Aufwand erheblich reduziert. Entwickelt von Gründern mit Erfahrung in der Pflegepraxis, sind die Tools auf die tatsächlichen Bedürfnisse von Pflegekräften zugeschnitten.
Pflegekräfte können Beobachtungen direkt per Spracheingabe dokumentieren – ohne zeitaufwändige Nachbearbeitung. Die KI verarbeitet die gesprochenen Informationen und erstellt daraus eine strukturierte Dokumentation, die sofort verfügbar ist.
Die Sprachdokumentation führt gezielt durch verschiedene Pflegemodule, wie z. B. bei Aufnahmegesprächen. Dadurch wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Fehleranfälligkeit bei der Übertragung minimiert. Teams, die bisher viel Zeit mit manueller Dokumentation verbracht haben, profitieren von einer spürbaren Entlastung im Arbeitsalltag.
Der SIS-Assistent von dexter health unterstützt Pflegekräfte bei der strukturierten Informationssammlung, von der Anamnese bis zur Maßnahmenplanung. Das Tool orientiert sich an den Vorgaben des Medizinischen Dienstes und sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen vollständig und prüfungssicher erfasst werden.
Digitale Pflegeanwendungen (DiPAs), die durch das Digitale-Versorgung-und-Pflege-Modernisierungs-Gesetz (DVPMG) eingeführt wurden, erleichtern die Dokumentation von Gesundheitswerten und die Koordination von Pflegeleistungen [8]. Elektronische Pflegedokumentationen ermöglichen standardisierte Pflegepläne, die sowohl die Pflegequalität als auch die Sicherheit der Patienten verbessern und die Autonomie der Pflegekräfte stärken [7].
dexter health nutzt HL7 FHIR-Standards, um sich mit führenden deutschen Pflegedokumentationssystemen zu verbinden [9][11]. Über APIs und SDKs wird ein nahtloser Datenaustausch zwischen den Systemen ermöglicht [10]. Einrichtungen können ihre bestehende Software weiterhin nutzen, da dexter health diese ergänzt, anstatt sie zu ersetzen.
Daten müssen nur einmal erfasst werden und stehen automatisch überall dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden. Dies spart Zeit bei Schichtübergaben und stellt sicher, dass alle Teammitglieder auf aktuelle Informationen zugreifen können. Diese effiziente Synchronisation der Daten reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern verbessert auch die Pflegequalität erheblich.
Digitale Dokumentationssysteme bieten eine erhebliche Entlastung im Pflegealltag: Sie sparen Zeit, verbessern die Qualität der Daten und steigern die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Der Wechsel zur digitalen Dokumentation bringt einen enormen Zeitgewinn. Während papierbasierte Formulare etwa 20 % einer 8-Stunden-Schicht beanspruchen, reduziert sich dieser Aufwand digital auf lediglich 7 % [12]. Ein eindrucksvolles Beispiel: Eine Patientenanamnese, die auf Papier 45 Minuten dauert, kann digital in nur 12 Minuten erledigt werden [12]. Eine Studie mit 1.153 stationären Patienten zeigte, dass durch die Digitalisierung über ein Jahr hinweg insgesamt 117 Pflegetage eingespart wurden [12].
Pflegekräfte verbringen typischerweise etwa 25 % ihrer Arbeitszeit mit Dokumentation und Informationssuche [13]. Mit der Sprachdokumentation von dexter health gehört das mühsame Tippen am Computer der Vergangenheit an. Beobachtungen können direkt am Bewohnerbett erfasst und automatisch strukturiert werden. Dank der einmaligen Datenerfassung werden Doppeleingaben vermieden, und alle Informationen stehen sofort zur Verfügung. Diese Effizienz trägt nicht nur zur Zeitersparnis bei, sondern verbessert auch die Datenqualität und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
KI-gestützte Dokumentationssysteme ermöglichen strukturierte und leicht zugängliche Patientendaten, was die Informationsqualität erheblich steigert. Im Gegensatz dazu führen papierbasierte Systeme oft zu ungenauen oder subjektiven Einträgen [3]. Der SIS-Assistent orientiert sich am Strukturmodell der SIS-Pflegeplanung sowie den Vorgaben des Medizinischen Dienstes und stellt sicher, dass alle relevanten Informationen vollständig und korrekt erfasst werden.
„Digitalisierung ermöglicht einen schnelleren, universellen Zugang zu hochwertiger Pflege, vereinfachte Kommunikation zwischen Anbietern, spürbare Entlastung für das Personal und den Einsatz innovativer Technologien." – Bundesministerium für Gesundheit [1]
Das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) hat 4,3 Milliarden Euro in Digitalisierungsprojekte investiert, um unter anderem automatisierte und sprachbasierte Dokumentationssysteme zu fördern [3]. Diese standardisierten Systeme sorgen für konsistente und prüfungssichere Einträge, was den Stress bei Prüfungen erheblich reduziert.
Neben der verbesserten Datenqualität tragen digitale Lösungen auch wesentlich zur Entlastung des Pflegepersonals bei – ein zentraler Aspekt für die Arbeitszufriedenheit.
Weniger Zeit für Dokumentation bedeutet mehr Zeit für die direkte Betreuung der Bewohner – ein entscheidender Faktor für die Zufriedenheit in der Pflege. Sprachdokumentation direkt am Bewohnerbett eliminiert nachträgliche Eintragungen und späte Dokumentationsarbeiten, wodurch Stress und das Risiko von Burnout deutlich abnehmen.
Die mobile Dokumentation während der Runden schafft flexible Arbeitsabläufe, die Fachkräfte motivieren. Über 90 % der Maßnahmen der deutschen Digitalisierungsstrategie für Gesundheit und Pflege wurden bereits umgesetzt, um den Druck auf das Personal zu verringern [1]. Einrichtungen, die auf intuitive digitale Tools setzen, profitieren von einer höheren Akzeptanz im Team und langfristig von einer besseren Mitarbeiterbindung.
Die Einführung digitaler Systeme erfordert eine sorgfältige Planung – von der Preisgestaltung bis hin zur Schulung. Mit dexter health stehen flexible Lösungen zur Verfügung, die auf die Größe und Anforderungen jeder Einrichtung abgestimmt sind.
Die Kosten für digitale Dokumentationssysteme richten sich nach der Anzahl der Bewohner oder Mitarbeitenden in einer Einrichtung. Diese flexible Struktur ermöglicht es sowohl kleinen Pflegeheimen als auch großen Organisationen, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen. Eine individuelle Beratung sorgt dafür, dass das Angebot genau auf die Bedürfnisse der jeweiligen Einrichtung zugeschnitten ist.
Alle Pakete beinhalten Funktionen wie Sprachdokumentation, den SIS-Assistenten, Systemintegration sowie umfassendes Onboarding und Support. Wer sich über die Investitionskosten und den möglichen Return on Investment informieren möchte, kann eine unverbindliche Anfrage stellen. Nach der Klärung der Kosten erfolgt eine strukturierte Implementierung, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten.
Neben der flexiblen Preisgestaltung spielt ein gut durchdachtes Onboarding eine zentrale Rolle. In der Pflegebranche ist eine gezielte und strukturierte Schulung unverzichtbar, um die Kluft zwischen privaten digitalen Fähigkeiten und beruflichen Anforderungen zu schließen [15]. Dexter health setzt auf intuitive Benutzeroberflächen, die eine schnelle Anwendung ermöglichen, ergänzt durch professionelle Einarbeitungsprogramme.
Ein wichtiger Bestandteil des Konzepts ist der Einsatz von internen Multiplikatoren, wie zum Beispiel IT-Beauftragten, die den Wissensaustausch innerhalb des Teams fördern. Diese Methode trägt dazu bei, die Akzeptanz im Team zu steigern und Probleme direkt vor Ort zu lösen.
Die Schulungsprogramme von dexter health bereiten das Personal gezielt auf den praktischen Einsatz vor – ein Ansatz, der sich bereits in Krankenhäusern bewährt hat, wo Trainings vor der Einführung digitaler Patientenakten stattfinden [14]. Dadurch gelingt der Übergang reibungslos, und erste Zeitersparnisse werden schon in den ersten Wochen sichtbar. So wird die Digitalisierung effektiv vorangetrieben und der Arbeitsalltag in der Pflege spürbar erleichtert.
Der Mangel an Pflegepersonal stellt Einrichtungen vor die Herausforderung, steigende Pflegebedarfe mit immer weniger Fachkräften zu bewältigen [16]. Digitale Dokumentationslösungen wie dexter health bieten hier eine praktische Lösung. Sie profitieren von den Vorteilen der Sprachdokumentation, verbessern die Planung mit einem SIS-Assistenten und lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren. Das Ergebnis? Höhere Dokumentationsqualität, mehr Sicherheit bei der Einhaltung von Vorgaben und zufriedenere Mitarbeitende. Diese Vorteile zeigen klar, warum es sich lohnt, den Schritt zur digitalen Dokumentation zu wagen.
„Ob KI die Arbeitsbelastung reduziert oder erhöht, hängt davon ab, wie sie in den Pflegealltag integriert wird" [2].
Die Digitalisierung ist längst keine Zukunftsvision mehr, sondern Realität. Mit umfangreichen Investitionen in die Krankenhausdigitalisierung und der konsequenten Umsetzung der deutschen Digitalisierungsstrategie [1] [3] sichern sich Einrichtungen, die jetzt handeln, nicht nur regulatorische Vorteile, sondern positionieren sich auch als attraktive Arbeitgeber in einem hart umkämpften Arbeitsmarkt [16].
Der Einstieg in die digitale Dokumentation ist dabei einfacher als gedacht. Flexible Preismodelle, gezielte Schulungen und ein zuverlässiger Support machen die Umstellung planbar. Wenn das Pflegepersonal frühzeitig in den Prozess eingebunden wird, steigt die Akzeptanz und die Technologie kann optimal auf die tatsächlichen Bedürfnisse im Arbeitsalltag zugeschnitten werden.
Digitale Dokumentation verändert den Pflegealltag grundlegend, indem sie Arbeitsprozesse vereinheitlicht und den Zeitaufwand für Dokumentationsaufgaben deutlich reduziert. Das bedeutet: Pflegekräfte gewinnen wertvolle Zeit, die sie direkt für die Betreuung von Pflegebedürftigen nutzen können.
Ein weiterer Vorteil ist die Minimierung von Fehlern, die bei manuellen Tätigkeiten häufig auftreten. Dadurch wird nicht nur die Effizienz erhöht, sondern auch die Qualität der erfassten Daten verbessert. Für Pflegekräfte bedeutet dies eine spürbare Entlastung, wodurch sie sich intensiver auf die persönliche und menschliche Seite ihrer Arbeit konzentrieren können.
In Deutschland ist die Pflegedokumentation streng geregelt und basiert auf gesetzlichen Vorgaben, insbesondere durch das Pflegeberufegesetz und Vorschriften zur Qualitätssicherung. Ihr Hauptziel: eine hochwertige Versorgung gewährleisten, den Pflegeprozess transparent machen und die Betreuung kontinuierlich sichern. Gleichzeitig müssen alle Aufzeichnungen den Datenschutzrichtlinien des Bundesdatenschutzgesetzes entsprechen.
Pflegekräfte sind verpflichtet, die Dokumentation zeitnah, lückenlos und nachvollziehbar zu führen. Das ist nicht nur für Prüfungen durch den Medizinischen Dienst (MD) entscheidend, sondern auch für die rechtliche Absicherung. Digitale Dokumentationssysteme spielen hierbei eine zentrale Rolle: Sie erleichtern die Einhaltung der Vorgaben, reduzieren den bürokratischen Aufwand und tragen zur Sicherung der Pflegequalität bei.
Die Einbindung von KI-gestützter Sprachdokumentation in bestehende Systeme bringt spürbare Erleichterungen im Pflegealltag. Pflegekräfte können Pflegeinformationen schnell und präzise per Spracheingabe erfassen, was den Dokumentationsaufwand deutlich verringert. Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht es dem Personal, sich stärker auf die Betreuung der Bewohnerinnen und Bewohner zu konzentrieren.
Ein weiterer Vorteil liegt in der Verbesserung der Datenqualität durch standardisierte Dokumentation. Diese sorgt für eine bessere Nachvollziehbarkeit und unterstützt die Einhaltung der Vorgaben des Medizinischen Dienstes. Gleichzeitig profitieren die Pflegekräfte von einer Entlastung bei wiederkehrenden Aufgaben, da diese automatisiert werden, was die Arbeitsprozesse insgesamt effizienter gestaltet und die Zufriedenheit im Team steigert.
