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ChatGPT‑Prompts für SIS, Pflegeberichte, Übergaben und Biografien: Praktische Vorlagen, die Dokumentationszeit deutlich reduzieren.
ChatGPT kann Pflegekräfte dabei unterstützen, die Dokumentationsarbeit effizienter zu gestalten. Mit gezielten Prompts lassen sich aus Stichpunkten strukturierte Berichte, SIS-Einträge, Übergabeprotokolle und Biografien erstellen. Das spart Zeit und reduziert den Aufwand für administrative Aufgaben. Wichtig: Jeder erstellte Text ist ein Entwurf und muss von Fachkräften geprüft werden.
Wesentliche Punkte:
Der Einsatz solcher KI-Tools kann den Zeitaufwand um bis zu 50 % reduzieren und so mehr Raum für die direkte Pflege schaffen. Trotzdem bleibt die Verantwortung für die finale Dokumentation bei den Pflegekräften.
KI-gestützte Pflegedokumentation: Zeitersparnis & Vorteile auf einen Blick
Die Struktur der SIS (Strukturierte Informationssammlung) ist klar definiert – von der Selbstauskunft in Feld B bis zur Risikoeinschätzung in Feld C2. Mit gezielten Prompts kann ChatGPT dabei helfen, die Pflegeplanung effizient zu unterstützen. Hier sind spezifische Prompts für die einzelnen Schritte der Pflegeplanung.
„Dokumentieren Sie die Aussagen des Pflegebedürftigen in Zitatform auf dem Behandlungsbogen. Auf diese Weise wird eine ungewollte Eigeninterpretation vermieden." – PPM Online Redaktion [2]
Unstrukturierte Notizen aus Gesprächen können in eine vollständige SIS überführt werden. Ein hilfreicher Prompt lautet:
„Wandle unstrukturierte Gesprächsnotizen in eine professionelle SIS um. Feld B soll ausschließlich wörtliche Zitate der pflegebedürftigen Person zu ihren Wünschen und Bedürfnissen enthalten. Feld C1 ist in die sechs Themenbereiche (kognitive/kommunikative Fähigkeiten, Mobilität, krankheitsbedingte Anforderungen, Selbstversorgung, soziale Beziehungen, Wohnen/Haushalt) zu gliedern."
Für die Erstellung einer Risikoeinschätzung auf Basis der SIS kann folgender Prompt verwendet werden:
„Produziere anhand der vorliegenden SIS eine Risikoeinschätzung (Feld C2) nach deutschen Expertenstandards. Identifiziere Risiken für Sturz, Dekubitus oder Mangelernährung und begründe, ob ein Differentialassessment erforderlich ist."
Zur Ableitung einer Maßnahmenplanung bietet sich dieser Prompt an:
„Erstelle eine chronologische Maßnahmenplanung basierend auf der SIS. Orientiere dich an den individuellen Tagesgewohnheiten der pflegebedürftigen Person und weise jeder Intervention das passende Qualifikationsniveau (QN 1 bis QN 5) zu."
Diese Prompts dienen ausschließlich zur Erstellung von Entwürfen. Die finale Prüfung, Ergänzung und Freigabe obliegt immer der Fachkraft. Ein Beispiel für den Erfolg dieses Ansatzes: Das DRK Weilheim demonstrierte im April 2026 während eines „Promptathons" mit Microsoft Copilot, wie dieser Ansatz den Zeitaufwand für die 24-Stunden-Dokumentationspflicht spürbar verringern kann [6].
Im Pflegealltag bleibt oft wenig Zeit für ausführliche Berichte. Stattdessen müssen Stichpunkte in rechtssichere, vollständige Einträge umgewandelt werden – hier kann ChatGPT eine wertvolle Unterstützung bieten.
Ein zentraler Grundsatz laut § 630f BGB lautet: „Nicht dokumentiert = nicht gemacht“ [7]. Eine unvollständige oder fehlende Dokumentation kann im Streitfall zu einer Beweislastumkehr führen. Deshalb sollten Prompts immer auf Vollständigkeit und Objektivität abzielen. Die folgenden Beispiele zeigen, wie Notizen effizient in professionelle Berichte umgewandelt werden können.
Beispiel-Prompt:
„Formuliere aus diesen Stichpunkten einen professionellen Pflegebericht. Gliedere den Bericht in die Abschnitte: Allgemeinzustand, durchgeführte Maßnahmen, besondere Vorkommnisse und Planung. Verwende ausschließlich sachliche, beobachtbare Formulierungen – keine Wertungen wie ‚aggressiv', sondern konkrete Beschreibungen des Verhaltens."
Mit diesem Ansatz sparen Pflegekräfte wertvolle Zeit, da sie lediglich Stichpunkte eingeben müssen, während ChatGPT die formale Sprache übernimmt [1]. Wichtige Abweichungen vom Pflegeplan, die im SIS-Modell dokumentationspflichtig sind, werden dabei klar und strukturiert dargestellt [3].
Beispiel-Prompt:
„Erstelle einen strukturierten Ereignisbericht nach dem PESR-Format (Problem, Ätiologie, Symptome, Ressourcen) auf Basis folgender Beobachtung: [Notiz einfügen]. Gib Schmerzangaben mit der NRS-Skala an, beschreibe Symptome objektiv und dokumentiere, wer wann informiert wurde. Schließe mit einer Wirkungskontrolle ab."
Das PESR-Format hilft, alle klinisch relevanten Informationen – wie Schmerzwerte, Ursachen und die Reaktion der pflegebedürftigen Person auf Maßnahmen – lückenlos zu dokumentieren [7]. Es sorgt für eine präzise und strukturierte Darstellung, die sowohl den Pflegeprozess als auch die Kommunikation erleichtert.
Beispiel-Prompt:
„Analysiere diesen Pflegebericht und identifiziere fehlende Angaben gemäß den Anforderungen des Medizinischen Dienstes (MD). Prüfe insbesondere: Uhrzeit, konkrete Symptome, eingeleitete Maßnahmen und deren Wirkung."
„Professionell dokumentieren bedeutet: die richtigen Informationen mit den geeigneten Mitteln an den richtigen Kommunikationspartner verständlich und leserlich zu übermitteln." – aus „Pflege- und Betreuungsberichte professionell schreiben" [8]
Dieser Prompt eignet sich besonders gut zum Schichtende, um Berichte schnell auf Vollständigkeit zu überprüfen [1]. So können mögliche Lücken frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie zu Problemen führen.
In deutschen Pflegeeinrichtungen dauern Übergaben in der Regel etwa 20 Minuten für Früh- und Spätschichten und 10 Minuten für Nachtschichten – und das, ohne wichtige Informationen auszulassen [11]. Klare Übergaben sind entscheidend, um den Informationsfluss zu gewährleisten und die Pflegeplanung sowie -dokumentation nahtlos fortzuführen. Eine Studie aus Taiwan zeigte, dass der Einsatz von KI-gestützter Dokumentation die Zeit für Übergaben pro Bewohner von durchschnittlich 3,45–4,32 Minuten auf 1,17–2,54 Minuten reduzieren konnte [10].
„The best SBAR note is the one that makes the incoming shift feel calm, not confused." – Omi AI [9]
Hier sind drei gezielte Prompts, die helfen, kritische Informationen effizient zu dokumentieren und weiterzugeben. Diese Ansätze machen die Übergabe strukturiert und rechtssicher.
Beispiel-Prompt:
„Erstelle ein Übergabeprotokoll nach dem SBAR-Format (Situation, Background, Assessment, Recommendation) auf Basis dieser Notizen: [Notizen einfügen]. Formuliere die Situation in einem Satz. Nenne nur entscheidungsrelevante Hintergrundinformationen. Trenne klar zwischen gesicherten Beobachtungen und Unsicherheiten. Schließe mit konkreten Empfehlungen ab, die eine verantwortliche Person, einen Zeitrahmen und eine klare Definition von ‚erledigt' enthalten."
Das SBAR-Format (Situation, Hintergrund, Einschätzung, Empfehlung) sorgt für eine klare Struktur und hilft, relevante Informationen präzise zu übermitteln. Dies minimiert Missverständnisse und schafft eine solide Grundlage für die nächste Schicht.
Beispiel-Prompt:
„Lies diese Übergabenotizen und fasse ausschließlich die Abweichungen vom regulären Pflegeplan zusammen. Ignoriere Routinemaßnahmen. Beschreibe jede Abweichung objektiv, nenne Uhrzeit, Symptom und die eingeleitete Maßnahme. Verwende das PESR-Format."
Im SIS-Modell wird das Prinzip der Abweichungsdokumentation angewendet: Nur Abweichungen vom Plan müssen ausführlich dokumentiert werden [4]. Dieser Ansatz hält die Übergabe kompakt und fokussiert, ohne dabei wichtige Details zu übersehen.
Beispiel-Prompt:
„Wandle diese vagen Beobachtungen in konkrete Wenn-dann-Anweisungen um: [Beobachtungen einfügen]. Formuliere für jede Beobachtung einen Auslöser, eine Handlung und einen Eskalationspfad mit Zuständiger und Zeitfenster."
„If a watch-out has no trigger, it is not a watch-out yet. It is a worry. Rewrite it until it becomes actionable." – Omi AI [9]
Vage Formulierungen wie „bitte im Auge behalten" bieten keine klare Handlungsanweisung. Durch diesen Prompt werden aus allgemeinen Beobachtungen konkrete Aktionspläne, die festlegen, wer, wann und wie reagieren soll [9]. So wird sichergestellt, dass die nächste Schicht genau weiß, welche Maßnahmen erforderlich sind.
Zusätzlich zur strukturierten Übergabe spielen biografische Daten eine wichtige Rolle, um die pflegerische Einschätzung zu ergänzen. Diese Informationen werden in das SIS-Feld B (Selbstauskunft) und Themenfeld 1 integriert [12]. So wird sichergestellt, dass ausschließlich biografische Daten erfasst werden, die für die Pflege tatsächlich relevant sind.
Beispiel-Prompt: „Strukturiere unformatierte biografische Notizen in einen professionellen SIS-Feld-B-Eintrag. Dokumentiere wesentliche Aussagen im Originalton als direkte Zitate, um Interpretationsfehler zu vermeiden. Filtere ausschließlich pflegerelevante Informationen heraus – wie Gewohnheiten, Rituale oder mögliche Auslöser für Unruhezustände. Vermeide diskriminierende oder private Details sowie echte Namen."
„Von besonderer Bedeutung ist hierbei die Vorgabe, wesentliche Äußerungen der pflegebedürftigen Person zunächst im ‚Originalton' festzuhalten [...] und diese ‚Botschaften' bei der Verständigung zu der pflegefachlichen Situationseinschätzung in den Themenfeldern zu beachten." – Beauftragte der Bundesregierung für die Belange der Patienten [12]
Dieser Ansatz hilft, unstrukturierte Gesprächsnotizen in einen klaren, strukturierten Eintrag zu verwandeln, der die Perspektive der pflegebedürftigen Person respektiert. Durch direkte Zitate bleibt die Dokumentation präzise und DSGVO-konform. Besonders bei Bewohnern mit Demenz können frühere Lebensgewohnheiten oder berufliche Routinen wichtige Hinweise für das aktuelle Verhalten liefern – zum Beispiel, wenn Unruhe am Nachmittag durch Erinnerungen an einen früheren Schichtwechsel erklärt werden kann [13].
Die vorgestellten praktischen Prompts zeigen, wie ChatGPT die Pflegedokumentation erleichtert – von der SIS-Einschätzung über Verlaufsberichte und Übergaben bis hin zur Biografiedokumentation. Mit gezielt eingesetzten, strukturierten KI-Prompts lässt sich nicht nur der Dokumentationsaufwand verringern, sondern auch die Qualität und Nachvollziehbarkeit der Einträge verbessern.
Interessant dabei: Der Einsatz KI-gestützter Dokumentation kann den Zeitaufwand pro Schicht um 27 bis 50 % reduzieren [5][14]. In einer Pflegeeinrichtung mit 25 Mitarbeitenden bedeutet dies eine Einsparung von bis zu 200 Stunden pro Monat – wertvolle Zeit, die direkt den Bewohnern zugutekommt. Das zeigt sich auch in der Praxis, wie folgendes Zitat verdeutlicht:
„Die Bürokratie ist für unsere Mitarbeitenden zu einer echten Belastung geworden. Mit der sprachbasierten Dokumentation haben wir jetzt die Möglichkeit, dem entgegenzuwirken und mehr Zeit für unsere Bewohner und Patienten zu gewinnen." – Sebastian Polag, Vorstand Finanzen/IT, Agaplesion AG [14]
Wichtig bleibt: KI erstellt lediglich Entwürfe. Die Prüfung und Freigabe durch Fachkräfte ist unerlässlich, um rechtliche und fachliche Vorgaben nach § 113 SGB XI und Art. 22 DSGVO zu erfüllen [5][15].
Für alle, die den nächsten Schritt wagen möchten, bietet dexter health eine spezialisierte Lösung für die stationäre Pflege in Deutschland. Mit Funktionen wie Sprachdokumentation direkt am Versorgungsmoment, einem intelligenten SIS-Assistenten und höchsten Datenschutzstandards nach EU-Recht wird das Potenzial der KI sicher und effizient in den Pflegealltag integriert.
Wenn Sie ChatGPT datenschutzkonform einsetzen möchten, sollten Sie alle Eingaben anonymisieren. Das bedeutet, dass Sie keine personenbezogenen Daten wie Namen, Geburtsdaten oder medizinische Diagnosen eingeben dürfen. Stattdessen können Sie Platzhalter wie [KLIENT] oder [DATUM] verwenden, um sensible Informationen zu abstrahieren.
Mit diesen Maßnahmen können Sie das Risiko von Datenschutzverletzungen minimieren und die Nutzung von KI-Tools sicherer gestalten.
Damit Pflege- und Ereignisberichte den Anforderungen der MD-Prüfung standhalten, müssen sie vollständig, sachlich, verständlich, zeitnah und individuell verfasst sein. Das bedeutet, dass jeder Eintrag folgende Elemente enthalten sollte:
Begriffe wie scheint oder wirkt sollten in der Dokumentation nicht verwendet werden. Sie lassen Raum für Interpretationen und beeinträchtigen die Objektivität. Stattdessen sollten klare, beobachtbare Fakten beschrieben werden.
Abweichungen vom Pflegeplan sind immer zu dokumentieren. Falls ein Fehler auftritt, ist dieser leserlich durchzustreichen, mit Datum und Unterschrift zu versehen. Wichtig: Korrekturmittel wie Tipp-Ex dürfen nicht verwendet werden, da sie die Nachvollziehbarkeit beeinträchtigen.
Eine präzise und ordnungsgemäße Dokumentation ist nicht nur rechtlich relevant, sondern auch entscheidend für die Qualität der Pflege.
Wenn es darum geht, objektive und präzise Antworten zu erhalten, hilft es, klare Anweisungen im Prompt zu geben. Eine strukturierte Herangehensweise kann sicherstellen, dass die Antworten sachlich bleiben und sich ausschließlich auf die bereitgestellten Fakten stützen.
Empfehlungen für klare Prompts:
Mit diesen klaren Richtlinien bleibt die Kommunikation präzise und objektiv, ohne Raum für Fehlinterpretationen.