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Leitfaden für die Einführung digitaler Dokumentationssoftware in der Pflege: Analyse, Ziele, Pilot, Schulungen und Kennzahlen.
Die Einführung neuer Dokumentationssoftware in der Pflege kann den Arbeitsalltag erheblich erleichtern, birgt jedoch Herausforderungen. Pflegekräfte verbringen täglich bis zu 90 Minuten mit Dokumentation, was wertvolle Zeit für die Bewohnerbetreuung kostet. Moderne, KI-gestützte Lösungen können diese Zeit um bis zu 50 % reduzieren. Doch der Erfolg hängt maßgeblich von einem durchdachten Change-Management-Prozess ab.
Wichtige Schritte:
Mit einer strukturierten Planung und gezielter Kommunikation wird die Software nicht als Belastung, sondern als Entlastung wahrgenommen. Tools wie dexter health bieten Funktionen wie Sprachdokumentation und intelligente Assistenten, die den Pflegealltag effizienter gestalten können. Erfolgreiche Beispiele zeigen: Der richtige Ansatz spart Zeit und steigert die Zufriedenheit im Team.
Vor der Einführung neuer Software lohnt es sich, einen genauen Blick auf den aktuellen Stand in Ihrer Einrichtung zu werfen. Häufig wird unterschätzt, wie viel Zeit tatsächlich für Dokumentation aufgewendet wird und welche Prozesse dabei die größten Zeitfresser sind.
Der erste Schritt ist eine gründliche Bestandsaufnahme: Wie läuft die Dokumentation derzeit ab? Wo gibt es Hindernisse? Typische Problemstellen sind beispielsweise lange Wege zur Pflegestation, Wartezeiten vor belegten Computern oder handschriftliche Notizen, die später ins System übertragen werden müssen. Eine 24-Stunden-Zeitmessung pro Wohnbereich kann hier aufschlussreiche Daten liefern, ergänzt durch digitale Umfragen zu Überstunden und Dokumentationsbelastung. Diese Vorgehensweise liefert belastbare Zahlen [2]. Besonders zeitintensive Prozesse wie das Aufnahmegespräch (SIS im Strukturmodell) sollten dabei gesondert betrachtet werden, da eine Neuaufnahme traditionell zwei bis drei Stunden in Anspruch nimmt [5].
Diese Analyse ist entscheidend, um erste Indikatoren für den Erfolg der Softwareeinführung zu definieren.
Die Einführung einer neuen Software gelingt nur, wenn die betroffenen Personen von Anfang an eingebunden werden. Dazu gehören Pflegedienstleitungen, Wohnbereichsleitungen, IT-Verantwortliche und Pflegekräfte aller Qualifikationsstufen – von Auszubildenden bis hin zu examinierten Fachkräften. Wer frühzeitig einbezogen wird, ist eher bereit, die Veränderung zu unterstützen, anstatt sie zu blockieren.
Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse und das Engagement der Beteiligten, um realistische und messbare Ziele zu formulieren.
Gute Ziele zeichnen sich dadurch aus, dass sie konkret und messbar sind. Statt allgemein zu sagen, dass die „Dokumentation verbessert“ werden soll, könnten Sie beispielsweise festlegen: „Dokumentationszeit pro Schicht um 30 Minuten reduzieren“ oder „SIS-Vollständigkeit vor der nächsten MD-Prüfung auf 95 % steigern.“ (Hilfreich ist hier eine Anleitung zum SIS ausfüllen.) Die folgende Tabelle zeigt Zielkategorien, die sich in der Praxis bewährt haben:
| Zielbereich | Messgröße | Realistisches Potenzial |
|---|---|---|
| Effizienz | Dokumentationszeit pro Schicht | 30–50 % Zeitersparnis [4] |
| Qualität | Beanstandungsquote bei MD-Prüfungen | Weniger Lücken, bessere Ergebnisse [2] |
| Personal | Krankenstand & Mitarbeiterzufriedenheit | 20 % weniger Krankmeldungen [2] |
| Leitung | Planungsaufwand der PDL | 30–50 % Reduktion [4] |
Richten Sie Ihre Ziele zusätzlich an den Anforderungen nach § 113 SGB XI aus. Eine vollständige, nachvollziehbare und zeitnahe Dokumentation ist nicht nur ein Qualitätsmerkmal, sondern auch entscheidend für die Refinanzierung durch korrekte Pflegegrad-Einstufungen.
Mit einer klaren Analyse des Ist-Zustands und präzise definierten Zielen legen Sie den Grundstein für einen erfolgreichen Rollout-Prozess.
Change Management in der Pflege: 4-Phasen-Rollout für neue Dokumentationssoftware
Auf Basis einer gründlichen Analyse und klar definierten Zielen können Sie den Implementierungsprozess effektiv strukturieren. Es ist wichtig, den Rollout sorgfältig zu planen und das Team von Beginn an einzubinden. Hier erfahren Sie, wie Sie den Einführungsprozess Schritt für Schritt gestalten können.
Ein bewährter Ansatz besteht darin, den Prozess in vier Phasen aufzuteilen: Vorbereitung, Pilotbetrieb, Rollout und Stabilisierung. Beginnen Sie mit dem Pilotprojekt in einem Wohnbereich, in dem die Motivation besonders hoch ist. Dies schafft frühe Erfolgserlebnisse, die später als überzeugende Argumente dienen können. Eine Steuerungsgruppe, bestehend aus Pflegedienstleitung, Wohnbereichsleitungen und IT-Verantwortlichen, kann den Prozess begleiten [1].
Orientierungsrahmen für die Planung:
| Phase | Zentrale Aufgaben |
|---|---|
| Vorbereitung | Steuerungsgruppe bilden, Kommunikationsplan erstellen, Projektsteckbrief verfassen |
| Pilotbetrieb | Pilot in motiviertem Wohnbereich starten, Multiplikatoren schulen, Feedback einholen |
| Rollout | Schrittweise Ausweitung, Kick-off-Meetings für alle Schichten, schnelle Erfolge (Quick Wins) kommunizieren |
| Stabilisierung | Nutzungsdaten analysieren, Software in Übergaben integrieren oder Spracherkennung zur Zeitersparnis nutzen |
Überlegen Sie, ob sich die Einführung mit anderen laufenden Veränderungen kombinieren lässt. Dunja Schmidt, Bereichsleiterin Altenhilfe bei der Diakonie Hochfranken, hat beispielsweise die digitale Dokumentation parallel zur Einführung neuer Personalvorgaben (PeBeM) eingeführt. Ihr Ansatz:
„Wenn ein Haus schon in Bewegung ist, macht es Sinn, eine entlastende digitale Lösung direkt mitzunehmen, anstatt später nochmal von vorne anzufangen." [1]
Um die Akzeptanz zu fördern, ist es entscheidend, die Software als Entlastung zu präsentieren. Heben Sie hervor, wie sie den Arbeitsalltag erleichtert: weniger Papierkram, weniger Überstunden, mehr Zeit für die Bewohner*innen. Eine klare Kommunikation dieser Vorteile hilft, mögliche Hemmschwellen abzubauen und zeigt, dass die Software die Arbeit unterstützt, statt zusätzliche Hürden zu schaffen.
Organisieren Sie 2–3 Kick-off-Termine zu unterschiedlichen Zeiten, damit möglichst viele Teammitglieder teilnehmen können. Nutzen Sie einfache Mittel, wie grüne und rote Karten, um die Stimmung im Team zu erfassen und frühzeitig auf Sorgen einzugehen [7]. Halten Sie das Meeting kompakt (60–120 Minuten) und klar strukturiert. Klären Sie dabei:
Sprechen Sie offen über Themen wie Datenschutz, Technikängste oder den befürchteten Mehraufwand. So können Sie gezielt auf diese Punkte eingehen [7]. Kommunizieren Sie außerdem von Anfang an, dass alle Schulungen während der bezahlten Arbeitszeit stattfinden. Das nimmt einen häufigen Einwand direkt aus dem Weg.
Der Erfolg eines Rollouts steht und fällt mit der aktiven und langfristigen Einbindung der Mitarbeitenden. Ein guter Startpunkt: Identifizieren Sie im Team Schlüsselpersonen, die den Wandel aktiv vorantreiben können.
Suchen Sie gezielt nach Mitarbeitenden, die offen für den digitalen Wandel sind und sich durch effizientere Dokumentationsprozesse entlastet fühlen möchten. Diese Personen können als Multiplikator_innen agieren, indem sie im Alltag Fragen beantworten, neue Abläufe demonstrieren und ihre Kolleg_innen unterstützen.
Ein bewährtes Modell: Ein Kernteam von etwa 10 Multiplikator*innen pro Einrichtung, das verschiedene Berufsgruppen repräsentiert und die Software vor dem breiten Rollout intensiv testet [8]. Doch Unterstützung von oben ist hier essenziell. Dunja Schmidt, Bereichsleiterin Altenhilfe bei der Diakonie Hochfranken, erklärt:
„Wir haben vereinbart, dass Multiplikator*innen und Leitungen häufiger gemeinsam unterstützen, motivieren und ausprobieren. Es war wichtig, dass die Leitungen zu Beginn mehr präsent waren." [8]
Skepsis im Team ist keine Seltenheit – und in vielen Fällen sogar verständlich. Häufige Fragen sind zum Beispiel: Wird meine Arbeit überwacht? Bedeutet das mehr Aufwand? Was, wenn ich mit der Technik nicht zurechtkomme? Ignorieren Sie solche Bedenken nicht, sondern sprechen Sie sie gezielt an.
Ein oft übersehener Punkt ist die soziale Hemmschwelle bei sprachbasierter Dokumentation: Viele Pflegekräfte fühlen sich unwohl, laut zu sprechen, wenn Kolleg*innen zuhören könnten. Hier können Übungen in einem vertrauten Rahmen, etwa während einer Übergabe, helfen [1]. Digitale Befragungen sind ebenfalls nützlich, um verdeckte Widerstände frühzeitig aufzudecken [2].
Werten Sie diese Rückmeldungen aus, um gezielte und praxisnahe Schulungen zu entwickeln.
Einmalige Schulungen reichen nicht aus. Stattdessen sollten kurze, bereichsspezifische Einheiten angeboten werden, die direkt an alltäglichen Pflegesituationen anknüpfen. Beispiele könnten sein: Wie dokumentiert man eine Bewohneraufnahme oder ein SIS-Gespräch mit der neuen Software? Das Netzwerk für Menschen Schwerin setzte ab Oktober 2025 auf teamspezifische Workshops und regelmäßige Q&A-Runden. Projektleiterin Vivien Cordes berichtet:
„Die Zeitersparnis war schon nach wenigen Tagen spürbar. Ein echter Game-Changer sind die Aufnahmeinterviews: Was früher ewig gedauert hat, erledigen wir jetzt effizient per Sprache." [6]
Zusätzlich sollten feste Ansprechpersonen in jedem Wohnbereich etabliert werden, die spontane Fragen direkt im Schichtalltag klären können. So bleibt die Hemmschwelle niedrig, und niemand muss auf den nächsten offiziellen Termin warten.
Ihr Team ist eingebunden, die Software eingeführt – doch damit endet die Arbeit nicht. Um langfristig erfolgreich zu bleiben, müssen Fortschritte messbar gemacht und die Nutzung nachhaltig gesichert werden.
Bevor die Software startet, sollten Sie eine Ausgangsmessung (t0) durchführen. Fragen wie „Wie lange dauert die Dokumentation pro Schicht aktuell?“ oder „Wie hoch ist die Überstundenquote?“ schaffen eine Basis, um spätere Verbesserungen sichtbar zu machen. Auch die Vollständigkeit der SIS-Unterlagen bei Neuaufnahmen ist ein guter Indikator.
Für die Erfolgskontrolle eignet sich eine jährliche 24-Stunden-Dokumentationszeiterhebung pro Einrichtung. Hier einige Kennzahlen, die sich in der Praxis bewährt haben:
| Bereich | Kennzahl | Mögliche Verbesserung |
|---|---|---|
| Effizienz | Dokumentationszeit pro Schicht | 28–45 % Reduktion |
| Qualität | MD-Prüfanfragen / Dokumentationslücken | Messbare Reduktion [2] |
| Personal | Krankenstandsquote | Bis zu 20 % Rückgang [2] |
| Arbeitgeberattraktivität | Zufriedenheitswert | 9 % Anstieg [2] |
| Arbeitsablauf | Selbst berichtete Unterbrechungen | Signifikanter Rückgang [9] |
Nach der Einführung ist es wichtig, die Software kontinuierlich zu pflegen. Planen Sie monatliche Feedbackrunden mit den Key-User*innen aus den Wohnbereichen, besonders in den ersten sechs Monaten. So lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und beheben, bevor sie zum Hindernis werden.
Ein besonderer Fokus sollte auf zeitintensiven Aufgaben wie Neuaufnahmen oder der Erfassung von Vitalzeichen liegen. Ein Beispiel: Im Schweriner Netzwerk für Menschen konnte die Dokumentationszeit bei Neuaufnahmen von 2–3 Stunden auf etwa 30 Minuten reduziert werden [5]. Solche Ergebnisse motivieren das Team und verdeutlichen den Nutzen der Umstellung.
Langfristige Nutzung entsteht durch Routine, nicht durch Anweisungen. Dokumentieren Sie direkt während der Pflege und nicht erst am Ende der Schicht. Neue Mitarbeitende sollten von Anfang an mit der Software arbeiten, um alte Gewohnheiten gar nicht erst aufkommen zu lassen. Feste Ansprechpartner*innen in jedem Wohnbereich helfen dabei, Standards zu halten und Datenschutzvorgaben konsequent umzusetzen.
Mit klar definierten Zielen zeigt dexter health, wie Prozesse effizienter gestaltet werden können. Die drei Hauptfunktionen – KI-gestützte Sprachdokumentation, intelligenter SIS-Assistent und KI-Pflegeplanungsagent – sind darauf ausgelegt, Zielvorgaben wie die Reduktion der Dokumentationszeit und die Verbesserung der Datenqualität zu erreichen. Pflegekräfte können Beobachtungen und Vitalzeichen direkt am Bett mit dem Smartphone dokumentieren. Dadurch wird die Zeit für Neuaufnahmen von mehreren Stunden auf nur 30 bis 45 Minuten verkürzt [2][5]. Gleichzeitig werden Dokumentationslücken proaktiv identifiziert und für MD-Prüfungen gemeldet [12].
Die Integration in bestehende Systeme wie Vivendi oder ePA-CC sorgt für eine automatisierte Kategorisierung und verhindert doppelte Eingaben [3][10]. Ein weiterer Pluspunkt: Das KI-System erkennt verschiedene Dialekte und Akzente, was besonders in Teams mit internationalem Personal hilfreich ist [5][11]. Diese Funktionen bringen greifbare Verbesserungen in Ihrem Change-Management-Prozess.
„Die Investition in dexter health hat sich vom ersten Tag an bezahlt gemacht. Sie hat unsere Pflegekräfte dorthin zurückgeführt, wo sie hingehören – zu den Bewohnern." – Frank Pfeffer, Geschäftsführer, Seniorenhilfe SMMP [2]
dexter health unterstützt Einrichtungen mit einem strukturierten Einführungsprozess. Dabei wird ein schrittweiser Rollout empfohlen: Starten Sie in einem Pilotbereich, sammeln Sie Erfahrungen und weiten Sie die Nutzung danach aus. Die Seniorenhilfe SMMP hat diese Methode erfolgreich angewendet, indem sie die Lösung zunächst in einer Einrichtung getestet und anschließend auf alle sechs stationären Häuser ausgeweitet hat. Das Ergebnis? Eine Reduktion der Dokumentationszeit pro Schicht um 45 % und ein täglicher Gewinn von 6,25 Pflegestunden [2].
Die Schulungen sind kompakt und dauern etwa 60 Minuten, oft integriert in Schichtübergaben [3]. Innerhalb der Wohnbereiche werden Multiplikatoren benannt, die als Ansprechpartner dienen und helfen, neue Routinen zu etablieren. Digitale Mitarbeiterbefragungen und regelmäßige Feedbackrunden unterstützen die Einführung zusätzlich.
Neben dem strukturierten Rollout spielt auch die finanzielle Effizienz eine wichtige Rolle.
dexter health bietet ein flexibles Preismodell, das auf die Anzahl der Bewohner oder Mitarbeitenden zugeschnitten ist. In einer persönlichen Beratung wird das optimale Setup ermittelt – passend für kleine Einrichtungen ebenso wie für große Träger mit mehr als 40 Standorten [11].
Für eine Einrichtung mit 250 Betten und 100 Pflegekräften wurde ein ROI von 5,1 berechnet [11]. Der tägliche Gewinn von 6,25 Pflegestunden entspricht rechnerisch 1,5 zusätzlichen Vollzeitstellen – ohne neue Mitarbeitende einstellen zu müssen [2]. Alle Patientendaten werden lokal auf dem Smartphone verarbeitet, was eine DSGVO-konforme Nutzung ohne großen IT-Aufwand ermöglicht [11].
Ein erfolgreicher Software-Rollout beginnt lange vor der eigentlichen Einführung – nämlich in der Planungsphase. Klare Zielsetzungen, detaillierte Ablaufanalysen und die frühe Einbindung aller Beteiligten sind entscheidend, um eine langfristige Akzeptanz sicherzustellen.
Der Prozess folgt dabei einem bewährten Muster: Mit einer Pilotphase in einem einzelnen Bereich starten, wertvolle Erfahrungen sammeln, Multiplikatoren bestimmen und den Rollout anschließend schrittweise ausweiten. Diese strukturierte Herangehensweise sorgt nicht nur für erste Erfolge, sondern legt den Grundstein für spätere Anpassungen und Verbesserungen. Erfolgreiche Beispiele aus der Praxis zeigen, dass solche Ansätze nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Gesundheit und Zufriedenheit der Mitarbeitenden fördern. Kurze, gezielte Schulungen und kontinuierliches Feedback helfen dabei, Unsicherheiten frühzeitig abzubauen, bevor sie zu größeren Hindernissen werden. Denise Reck vom Bismarck Seniorenstift beschreibt diesen Ansatz treffend:
„Dieser iterative Entwicklungsprozess ermöglicht es uns sicherzustellen, dass das Feedback unserer Pflegekräfte direkt in die Weiterentwicklung der App einfließt." [13]
Genau hier setzt dexter health an. Das Unternehmen begleitet Einrichtungen durch jeden Schritt des Implementierungsprozesses. Von der klaren Zieldefinition über einen strukturierten Onboarding-Prozess bis hin zur kontinuierlichen Optimierung – dexter health unterstützt aktiv. Mit KI-gestützter Sprachdokumentation, nahtloser Integration in bestehende Systeme und einem flexiblen Preismodell wird dexter health zu einem unverzichtbaren Partner für jede Einrichtung.
Um herauszufinden, wie bereit Ihr Team für Veränderungen oder neue Prozesse ist, sollten Sie mögliche Unsicherheiten und Widerstände frühzeitig offenlegen. Eine gute Methode dafür sind Erwartungsabfragen, bei denen Mitarbeitende sowohl ihre positiven Erwartungen als auch ihre Bedenken äußern können. Ergänzend dazu können kurze Fragebögen eingesetzt werden, um herauszufinden, welche Aufgaben als besonders belastend empfunden werden.
Ein weiterer Schritt ist, das Team aktiv in Auswahl- und Testphasen einzubinden. Pilotgruppen spielen dabei eine wichtige Rolle: Sie können als Multiplikatoren fungieren und wertvolle Einblicke geben, wie sich neue Ansätze im Arbeitsalltag bewähren. Auf diese Weise lassen sich nicht nur die tatsächlichen Bedürfnisse und Sorgen des Teams besser verstehen, sondern auch die Bereitschaft gezielt fördern.
Offene Kommunikation von Anfang an ist der Schlüssel. Zeigen Sie, dass Sie die Sorgen und Erwartungen Ihres Teams ernst nehmen, indem Sie aktiv nachfragen und zuhören. Machen Sie deutlich, dass die Technologie kein Ersatz, sondern ein unterstützendes Werkzeug ist, das die Expertise der Mitarbeitenden ergänzt.
Binden Sie Ihr Team aktiv in den Prozess ein. Identifizieren Sie sogenannte „Technologie-Champions“ – Mitarbeitende, die sich besonders für die Einführung der neuen Tools begeistern können und als Multiplikatoren fungieren.
Praktische Tipps zur Unterstützung:
Mit diesen Maßnahmen bauen Sie nicht nur Hemmschwellen ab, sondern fördern auch eine positive Einstellung gegenüber der neuen Technologie.
Um herauszufinden, wie gut die neue Dokumentationssoftware nach der Einführung funktioniert, sollten Sie auf bestimmte Kennzahlen achten:
Diese Kennzahlen bieten eine klare Grundlage, um den Erfolg der Software objektiv zu bewerten.