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Wie KI-gestützte Sprachdokumentation Dokumentationsaufwand reduziert, Pflegequalität stärkt und Arbeitgeber attraktiver macht.
Pflegeeinrichtungen in Deutschland stehen unter Druck: Personalmangel, steigende Anforderungen und der hohe Dokumentationsaufwand belasten den Berufsalltag. Doch KI-gestützte Lösungen bieten eine Möglichkeit, Abläufe zu vereinfachen und die Attraktivität als Arbeitgeber zu erhöhen.
Das Wichtigste in Kürze:
Einrichtungen, die auf moderne Technologien setzen, können nicht nur Arbeitsbedingungen verbessern, sondern sich auch im Wettbewerb um Fachkräfte abheben. KI-Lösungen wie „dexter health“ erleichtern den Alltag und zeigen, dass Digitalisierung kein Hindernis, sondern eine Chance ist.
Pflegeheime in Deutschland stehen vor einer doppelten Herausforderung: eine rapide steigende Zahl Pflegebedürftiger und ein akuter Fachkräftemangel [4][5]. Hinzu kommt die Notwendigkeit, in der Pflegeplanung schnelle und präzise Entscheidungen zu treffen [4]. Ohne eine Anpassung der Dokumentationspraxis steigt der Druck auf die Einrichtungen – sowohl im Alltag als auch bei Prüfungen. Digitale Lösungen könnten hier Abhilfe schaffen. Doch wie genau beeinflusst ineffiziente Dokumentation den Arbeitsalltag und externe Prüfungen?
Ein großer Teil der Arbeitszeit in Pflegeheimen geht für Dokumentationsaufgaben verloren. Das bedeutet: Weniger Zeit für die eigentliche Pflege und den persönlichen Kontakt mit Bewohnern [1][5]. Besonders problematisch wird es, wenn schlecht integrierte digitale Systeme hinzukommen. Diese können Technostress und Überforderung auslösen, was die Arbeitszufriedenheit und Autonomie der Pflegekräfte beeinträchtigt [1].
Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin bringt das Problem auf den Punkt:
„Ob KI die Arbeitsbelastung reduziert oder erhöht, hängt davon ab, wie sie in die alltägliche Pflege- und Betreuungsarbeit integriert wird." [1]
Die Einführung digitaler Tools allein reicht also nicht aus. Entscheidend ist, wie diese in den Arbeitsalltag eingebettet werden.
Neben der Belastung der Mitarbeitenden hat eine mangelhafte Dokumentation auch direkte Konsequenzen für externe Prüfungen. Fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen führen zu schlechten Bewertungen durch den Medizinischen Dienst, was den Druck auf die Mitarbeitenden zusätzlich erhöht. Digitale Systeme können hier helfen, indem sie Abläufe standardisieren und die Pflegeplanung auf fundierte Daten stützen [1][4].
Das Bundesgesundheitsministerium betont zudem, dass digitale Dokumentationssysteme nicht nur Papier sparen, sondern auch Zeit und Kosten für administrative Tätigkeiten erheblich senken [3]. Laut aktuellen Zahlen befinden sich über 90 % der Maßnahmen der deutschen Digitalisierungsstrategie im Gesundheits- und Pflegebereich bereits in der Umsetzung [2]. Pflegeheime, die frühzeitig auf Digitalisierung setzen, können sich so einen Vorteil verschaffen – vor allem bei der Rekrutierung und Bindung von Fachkräften.
KI-gestützte Technologien verändern die Art und Weise, wie in Pflegeheimen dokumentiert wird. Anstatt nach der Schicht mühsam Notizen am PC einzugeben, können Pflegekräfte ihre Dokumentation direkt am Bewohnerbett erledigen – in Echtzeit und ohne Tastatur. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern mindert auch die mentale Belastung. Besonders spannend ist dabei die Einführung der Sprachdokumentation.
Mit Sprachdokumentation können Pflegekräfte ihre Beobachtungen einfach ins Smartphone sprechen – etwa während der Medikamentengabe oder unmittelbar nach einem Bewohnerkontakt. Die KI wandelt diese gesprochenen Informationen in strukturierte und prüfungssichere Einträge um, die direkt ins vorhandene Dokumentationssystem integriert werden. Notizzettel und das spätere Abtippen gehören damit der Vergangenheit an.
Ein weiterer Vorteil: Moderne Systeme funktionieren auch offline, sodass die Dokumentation selbst bei schwacher oder fehlender WLAN-Verbindung problemlos möglich ist. Die KI übernimmt dabei die zeitintensive Strukturierung der Daten, während die Pflegekräfte sich auf das Wesentliche konzentrieren können – den direkten Kontakt und die Betreuung der Bewohner.
Auch die Pflegeplanung nach dem Strukturmodell (SIS) profitiert von KI-gestützten Ansätzen. Solche Systeme bieten intelligente Vorschläge, die auf digitalisiertem Pflegewissen basieren. Ein Beispiel hierfür ist das Projekt „ViKI pro" (Pflegeintegrierte Künstliche Intelligenz im professionellen Pflegeprozess), das im Sommer 2024 von der Caritas Betriebsführungs- und Trägergesellschaft GmbH sowie der Johanniter Senioren-Häuser GmbH gestartet wurde. Ziel des Projekts ist es, automatische Analysen der Wissensbasis durchzuführen, um spezifische Maßnahmen für individuelle Fälle vorzuschlagen [6].
„Wenn Pflegeplaner einen Fall in die Software hochladen, analysiert das System automatisch die Wissensbasis und schlägt fallspezifische Pflegemaßnahmen vor – inklusive Begründungen, warum bestimmte Maßnahmen die optimale Wahl sind. So ersetzt die Software den manuellen, potenziell fehleranfälligen Prozess des Findens und Abwägens einzelner Maßnahmen." – Dr. Jonas Flechsig, Projektteam-Mitglied, Fraunhofer ITWM [6]
Das Ergebnis? Schnellere und fundiertere Entscheidungen bei komplexen Pflegesituationen. Während die KI Vorschläge liefert, behalten die Pflegekräfte die Entscheidungsgewalt. So wird die Pflegeplanung nicht nur effizienter, sondern auch sicherer und fachlich fundierter – ohne dabei den menschlichen Faktor aus den Augen zu verlieren.
Die Einführung von dexter health ist unkompliziert und schnell. Von der ersten Beratung bis zum Start des Projekts vergehen in der Regel nur 2–3 Wochen. Alles, was benötigt wird, ist ein vorhandenes System und Smartphones [7]. Dank REST-API-Schnittstellen sorgt dexter health für eine extrem schnelle Datenübertragung. Das System ist mit über 80 % der in Deutschland eingesetzten Pflegedokumentationssysteme kompatibel, synchronisiert automatisch Bewohner-, Maßnahmen- und Mitarbeiterdaten und vermeidet so doppelte Dateneingaben.
Die Benutzeroberfläche ist so intuitiv gestaltet, dass der Schulungsaufwand minimal bleibt. Diego A., Pflegehelfer, beschreibt seine Erfahrung so:
„Die Sprachdokumentation von dexter ist eine echte Erleichterung für meine Arbeit! Besonders hilft mir die KI-Korrektur, um meine Dokumentation zu verbessern." [7]
Nach der reibungslosen Einrichtung bleibt der Fokus auf einem weiteren entscheidenden Punkt: Datenschutz.
Neben der einfachen Implementierung legt dexter health großen Wert auf den Schutz sensibler Daten. Gerade im Bereich der Pflege ist der verantwortungsvolle Umgang mit Gesundheitsdaten unverzichtbar. Alle KI-Modelle werden von dexter health selbst entwickelt und ausschließlich auf Servern in Deutschland betrieben, was höchsten Datenschutzstandards entspricht [7].
Zusätzlich werden speziell angepasste Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) angeboten. Diese decken nicht nur die Anforderungen der DSGVO ab, sondern berücksichtigen auch die kirchlichen Datenschutzgesetze – also das KDG (für katholische Einrichtungen) und das DSG-EKD (für evangelische Einrichtungen). Das ist besonders relevant für Organisationen in kirchlicher Trägerschaft [7].
KI in der Pflege: Zeitersparnis und Effizienzsteigerung durch digitale Dokumentation
Nach der Einführung von dexter health stellt sich die Frage, wie der Erfolg konkret messbar ist. Ein zentraler Ansatzpunkt ist die systematische Erfassung relevanter Kennzahlen. An erster Stelle steht die Zeiteffizienz: Wie viel Zeit benötigt Ihr Team pro Schicht für die Dokumentation? Pflegekräfte verbringen durchschnittlich 25–50 % ihrer Arbeitszeit mit Dokumentation [9][10]. Das bedeutet für Pflegekräfte am Bett bis zu 4 Stunden täglich [10].
Neben der Zeit sollten Sie auch Qualitätskennzahlen berücksichtigen: Wie vollständig sind die Pflegeberichte? Wie häufig treten Übertragungsfehler auf? Und wie gut sind die Unterlagen auf MDK-Kontrollen vorbereitet? Besonders hilfreich ist die Analyse von „Späteinträgen" – also Dokumentationen, die erst nach Schichtende nachgetragen werden. Diese Einträge geben Aufschluss darüber, wo Zeitdruck herrscht.
Eine weitere wichtige Kennzahl ist die Mitarbeiterzufriedenheit. Standardisierte Umfragen können helfen, die Belastung durch Dokumentationsaufgaben einzuschätzen. In Deutschland berichten 87 % der Ärzte, dass Bürokratie und Dokumentation ihre Arbeit stark beeinträchtigen [8]. Auch Fluktuationsraten und Krankheitstage liefern Hinweise auf die Arbeitszufriedenheit und sollten beobachtet werden.
Diese Kennzahlen sind essenziell, um Arbeitsabläufe vor und nach der Einführung von KI zu vergleichen.
Ein strukturierter Vergleich der Ergebnisse vor und nach der Implementierung verdeutlicht die Vorteile. Ein Beispiel: Am Helios Klinikum München West wurde zwischen Oktober 2021 und Februar 2022 die Einführung elektronischer Pflegedokumentation untersucht. Dabei gaben 54,7 % der Pflegekräfte an, eine Veränderung der Übergabequalität wahrzunehmen. Von diesen bewerteten 33,3 % die digitale Übergabe als „besser" [11].
Für Ihre eigene Analyse empfiehlt sich eine einfache Vergleichstabelle. Erfassen Sie zunächst die Daten vor der KI-Einführung (t0) und vergleichen Sie diese mit den Ergebnissen nach einer Eingewöhnungsphase von etwa drei Monaten (t1). Notieren Sie nicht nur die eingesparte Zeit, sondern auch qualitative Verbesserungen, wie weniger Nacharbeiten oder eine bessere Vorbereitung auf Prüfungen. Diese Daten können Ihre Attraktivität als Arbeitgeber unterstreichen und die Effizienzsteigerung belegen.
Der Pflegealltag ist geprägt von Fachkräftemangel, umfangreicher Dokumentationspflicht und hohem Zeitdruck. Wer als Pflegeeinrichtung attraktiv bleiben möchte, muss neue Ansätze verfolgen. KI-gestützte Dokumentationslösungen mit Spracherkennung wie dexter health können hier einen echten Unterschied machen: Sie verringern den Verwaltungsaufwand deutlich und schaffen mehr Zeit für das Wesentliche – die Pflege. Aktuell verbringen Pflegekräfte bis zu 50 % ihrer Arbeitszeit mit Dokumentation [10]. Sprachdokumentation ermöglicht dabei eine unkomplizierte, direkte Erfassung der Daten direkt am Patientenbett. Untersuchungen zeigen, dass der Einsatz von KI-Systemen klinische Vorfälle um 35 % senken und die Burnout-Raten um 28 % reduzieren kann [12].
„Ob KI den Arbeitsdruck verringert oder erhöht, hängt davon ab, wie sie in die alltägliche Pflege integriert wird." – Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) [1]
Damit diese Vorteile voll zur Geltung kommen, ist eine durchdachte Umsetzung entscheidend. Es braucht eine frühzeitige Einbindung des Teams, benutzerfreundliche Technologien und gezielte Schulungen, um möglichen Technostress zu vermeiden. Gleichzeitig sendet eine moderne digitale Ausstattung ein starkes Signal: Sie zeigt, dass Ihre Einrichtung zukunftsorientiert handelt – ein entscheidender Punkt, um im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte zu bestehen.
Investitionen in KI-Lösungen zahlen sich aus, um sowohl die Arbeitsbedingungen für Pflegekräfte als auch die Qualität der Versorgung zu verbessern. Mit einem Angebot wie dexter health positionieren Sie sich nicht nur als moderner Arbeitgeber, sondern schaffen auch bessere Voraussetzungen für Ihr Team und eine höhere Lebensqualität für die Bewohner. Dank nahtloser Integration, strenger Datenschutzstandards und einem praxisnahen Onboarding-Prozess steht Ihnen dexter health dabei verlässlich zur Seite.
Künstliche Intelligenz (KI) hat das Potenzial, den Berufsalltag in der Pflegebranche deutlich zu verbessern, indem sie Pflegekräfte von lästigen, zeitintensiven Verwaltungsaufgaben entlastet. Ein gutes Beispiel dafür sind automatisierte Dokumentationslösungen, wie etwa Spracherkennungssysteme. Diese ermöglichen es, Beobachtungen und Maßnahmen schnell und präzise zu erfassen, ohne dass alles mühsam per Hand eingetragen werden muss. Das spart wertvolle Zeit und reduziert den Stress, der oft mit bürokratischen Aufgaben einhergeht.
Ein weiterer Vorteil: Pflegekräfte können sich dank KI stärker auf das Wesentliche konzentrieren – die direkte Betreuung der Bewohner. Weniger Papierkram bedeutet mehr Zeit für zwischenmenschliche Interaktion, was nicht nur den Bewohnern zugutekommt, sondern auch den Pflegekräften selbst. Die Arbeit wird dadurch nicht nur effizienter, sondern auch erfüllender.
Zusammengefasst bringt der Einsatz von KI eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag und trägt dazu bei, die Zufriedenheit und Motivation der Pflegekräfte nachhaltig zu erhöhen.
Die Integration von KI in die Pflege bringt einige Schwierigkeiten mit sich, die bedacht werden müssen. Eine der größten Herausforderungen ist, wie die Technologie so in bestehende Abläufe eingebettet werden kann, dass sie Pflegekräfte tatsächlich entlastet, anstatt zusätzlichen Stress zu verursachen. Ein Beispiel dafür sind häufige Fehlalarme oder komplizierte Benutzeroberflächen, die nicht selten zu einem Gefühl von Überforderung oder "Technikstress" führen.
Ein weiteres zentrales Thema ist der Umgang mit sensiblen Daten. Datenschutz und ethische Aspekte stehen hier im Fokus, da mit der Nutzung von KI oft eine Verarbeitung persönlicher Informationen einhergeht. Hinzu kommt die Frage der Akzeptanz: Viele Pflegekräfte sorgen sich, dass KI ihre Autonomie einschränken oder ihre Fachkompetenz infrage stellen könnte. Um diese Bedenken zu adressieren, ist es entscheidend, das Personal frühzeitig in den Prozess einzubeziehen und gezielte Schulungen anzubieten.
Mit einer durchdachten Planung und offener Kommunikation können diese Hürden jedoch überwunden werden. So kann KI nicht nur die Pflegekräfte sinnvoll unterstützen, sondern auch die Qualität der Versorgung verbessern.
Dexter Health legt großen Wert darauf, sensible Daten zu schützen und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) strikt einzuhalten. Um die Vertraulichkeit und Sicherheit von Informationen zu gewährleisten, setzt das Unternehmen auf verschiedene technische Maßnahmen wie:
Darüber hinaus wird bei der Integration von KI-Tools besonderer Wert auf klare Verantwortlichkeiten gelegt. Der Umgang mit Daten bleibt dabei stets transparent, was sowohl Mitarbeitenden als auch Pflegebedürftigen ein hohes Maß an Vertrauen vermittelt. So können KI-Lösungen sicher und verantwortungsvoll eingesetzt werden.
