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10 praxisnahe Tipps für störungsfreie KI-Integration in Pflegeheimen: FHIR/ISiK-Schnittstellen, DSGVO-Konformität, Pilottests, Schulung, Backup und SIS‑Anbindung.
Pflegeheime in Deutschland stehen vor einer Herausforderung: Wie lässt sich KI in bestehende Systeme einbinden, ohne den Betrieb zu stören? Die Integration moderner KI-Tools kann Dokumentationszeiten um bis zu 40 % reduzieren und mehr Zeit für Bewohner schaffen. Doch veraltete Systeme, fehlende Schnittstellen und Datenschutzvorgaben erschweren den Prozess. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen 10 praktische Tipps, um KI erfolgreich und reibungslos in Ihre IT-Landschaft zu integrieren:
Das Ziel? Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Zeit für Bewohner und eine zukunftssichere IT. Mit Lösungen wie Sprachdokumentation und intelligenten Assistenzsystemen können Pflegekräfte entlastet und die Dokumentationsqualität verbessert werden.
10 Schritte zur erfolgreichen KI-Integration in Pflegeheimen
Bevor Sie KI-Tools in Ihre Prozesse einbinden, ist es entscheidend, Ihre bestehende IT-Infrastruktur gründlich zu analysieren. Die zentrale Frage dabei lautet: Unterstützt Ihr derzeitiges Dokumentationssystem moderne Schnittstellen wie den HL7® FHIR®-Standard (Fast Healthcare Interoperability Resources)? Dieser Standard ermöglicht die reibungslose Integration von KI-Anwendungen und verhindert isolierte Datensilos [4].
Ein wichtiger Punkt ist die Prüfung, ob Ihr System über ein Clinical Data Repository (CDR) verfügt. Solch ein Repository ist essenziell, um strukturierte Daten für präzise KI-Analysen bereitzustellen [4]. Dabei sind vollständige und gut organisierte Daten von großer Bedeutung, da unvollständige oder unstrukturierte Daten die Genauigkeit von KI-Vorhersagen erheblich beeinträchtigen können [5].
Ein weiterer Aspekt ist der mobile Zugriff. Moderne KI-Tools, wie etwa Lösungen zur Fotoanalyse für die Wunddokumentation oder zur Überwachung von Vitalzeichen, benötigen Echtzeitdaten direkt vor Ort, beispielsweise am Bewohnerbett [4][5].
Gesundheitsdaten unterliegen besonders strengen Sicherheitsanforderungen gemäß der DSGVO [6]. Eine frühzeitige Prüfung der Datenschutzanforderungen spart später Zeit und Kosten. Hierzu gehört auch die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA), insbesondere wenn die KI automatisierte Entscheidungen zu Diagnosen oder Therapien treffen soll [6]. Das Bundeswirtschaftsministerium empfiehlt:
„Entwickler digitaler Produkte sollten diese Datenschutzanforderungen frühzeitig berücksichtigen, damit ihre Produkte nicht zu einem späteren Zeitpunkt zeitaufwändig angepasst werden müssen.“ [6]
Um den Übergang so einfach wie möglich zu gestalten, empfiehlt es sich, modulare KI-Erweiterungen zu nutzen, die Ihr bestehendes System ergänzen, ohne es komplett zu ersetzen [4]. Laut dem nursIT Institut ist die Integration solcher spezialisierter KI-Erweiterungen in bestehende Infrastrukturen unkompliziert und erfordert während der Implementierung keinen zusätzlichen IT-Aufwand [4].
Achten Sie auf modulare Konfigurationen, die eine schrittweise Einführung ermöglichen. So lassen sich komplette Systemausfälle vermeiden. Bereits über 90 % der Maßnahmen aus Deutschlands Digitalisierungsstrategie für Gesundheit und Pflege befinden sich derzeit in der aktiven Umsetzung [3].
Eine gründliche Überprüfung Ihrer IT-Infrastruktur ist der erste Schritt, um eine erfolgreiche Integration von KI-Technologien sicherzustellen.
Die Wahl der passenden Schnittstelle ist entscheidend, um eine reibungslose KI-Integration sicherzustellen und teure Verzögerungen zu vermeiden. Der HL7® FHIR®-Standard bietet eine maschinenlesbare Basis und fördert die Interoperabilität [4]. Für Pflegeheime spielt zusätzlich das ISiK-Modul eine wichtige Rolle, da es FHIR-Ressourcen für den Austausch von Formularen, Bildern und Befunden bereitstellt [10].
Ein wichtiger Punkt hierbei sind maschinenlesbare Daten. Bestehende Altdaten müssen so aufbereitet werden, dass sie in Zahlen und konsistente Wertebereiche zerlegt werden können, damit die KI diese effizient verarbeiten kann [7]. KI-Trainer Uwe Hadler fasst es treffend zusammen:
„Müll rein, Müll raus. Das bedeutet, wenn schlechte Datenqualität in den Prozess hineingegeben wird, dann wird das Ergebnis ebenfalls schlecht werden." [7]
Nach der Analyse und Klärung der Datenstrukturen sollte die Integration so schonend wie möglich erfolgen, um bestehende Abläufe nicht unnötig zu stören.
KI-Lösungen, die auf dem FHIR-Standard basieren, lassen sich unkompliziert in bestehende Systeme einfügen [4]. Diese Integration reduziert Ausfallzeiten und erleichtert den Übergang zu neuen Technologien. Das ist besonders relevant, da Pflegekräfte bis zu 60 % ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben und Dokumentation verbringen [4]. Ein FHIR Clinical Data Repository (CDR) kann dabei helfen, Daten aus verschiedenen Altsystemen zentral zu bündeln, was den Zugriff für KI-Algorithmen erheblich vereinfacht [4].
Wenn keine direkte Schnittstellenkompatibilität gegeben ist, kann RPA (Robotic Process Automation) als Übergangslösung dienen. RPA automatisiert repetitive Aufgaben, indem sie manuelle Eingaben in alten Softwaresystemen nachahmt [8]. Vor einer vollständigen Integration sollte die Funktionalität im kleinen Maßstab getestet und optimiert werden [7].
Eine geeignete Schnittstelle verbessert nicht nur die technische Integration, sondern erleichtert auch den Alltag des Pflegepersonals. Selbst die beste Technologie bleibt ineffektiv ohne eine angemessene Schulung. Intuitive Dashboards und zentrale Informationsplattformen tragen dazu bei, dass Mitarbeitende die neuen Systeme schnell akzeptieren und nutzen [4]. Moderne Schnittstellen können sogar KI-gestützte Sprach-Apps integrieren, die Dialekte und Akzente erkennen und gesprochene Informationen direkt in die Dokumentationssysteme übertragen [11]. Eine benutzerfreundliche Darstellung der Daten entlastet das Pflegepersonal und schafft mehr Raum für die Betreuung der Bewohner.
Um mögliche Vorbehalte abzubauen, sollten Teams frühzeitig einbezogen und durch gezielte Schulungsprogramme unterstützt werden [7][5]. Ein gut vorbereitetes Onboarding sorgt dafür, dass die neuen Technologien nicht als Hindernis, sondern als Unterstützung wahrgenommen werden.
Nachdem die kompatiblen Schnittstellen geprüft wurden, steht als nächster Schritt der Testlauf im kleinen Rahmen an. Pilottests mit kleinen Teams helfen dabei, technische Schwächen frühzeitig zu erkennen, bevor die Lösung umfassend eingesetzt wird. Sie ermöglichen eine präzise Anpassung der Alarmparameter, wodurch Fehlalarme und betriebliche Störungen minimiert werden können [1]. Ein strukturierter Rollout, begleitet von regelmäßigen Bewertungen und technischem Support, stärkt zudem die Akzeptanz innerhalb des Teams [1].
Ein Beispiel aus der Praxis: In einem Pflegeheim zeigte ein Pilotprojekt, dass ein digitales Dashboard mit integriertem Messenger den manuellen Informationsaustausch deutlich reduziert und Übergabefehler vermeidet [15]. Solche kontrollierten Testumgebungen schützen die Hauptdaten und bieten die Möglichkeit, neue IT-Lösungen in einem sicheren Rahmen zu verfeinern [14]. Die gewonnenen Erkenntnisse aus diesen Tests fließen direkt in die Optimierung der weiteren Integration ein.
Gestützt auf die sorgfältige Analyse und Auswahl kompatibler Schnittstellen sorgen diese Testläufe für eine nahtlose Überführung in den Regelbetrieb. Die aktive Beteiligung kleiner Teams während der Testphase hilft dabei, mögliche Probleme in der Benutzerfreundlichkeit aufzudecken. Aktuell verbringen Pflegekräfte bis zu 60 % ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben [4]. KI-Lösungen sollten diese Belastung reduzieren, nicht verstärken. Dr. Katharina Dassel vom iit Berlin unterstreicht:
„Für Hochrisikobereiche wie die Pflege müssen Mitarbeitende das technische System überwachen und eingreifen können, um es zu kontrollieren." [15]
Flexible Schulungsformate, wie etwa eLearning-Plattformen, bieten eine kontinuierliche Unterstützung, während Praxistests sicherstellen, dass die Systeme angepasst und kontrolliert werden können [4][15][16]. Indem das Personal frühzeitig in den Prozess eingebunden wird, lässt sich nicht nur die Akzeptanz steigern, sondern auch die Systemkontrolle nachhaltig verbessern.
Die Nutzung von KI-Tools in bestehenden Dokumentationssystemen erfordert eine besonders sorgfältige Berücksichtigung der Datenschutzrichtlinien. Gesundheitsdaten gehören zu den sensibelsten Informationen und fallen unter die strengen Vorschriften der DSGVO. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz hebt hervor:
„Der Datenschutz spielt in der Gesundheitsbranche eine zentrale Rolle, da Gesundheitsdaten besonders sensibel sind und umfassend geschützt werden müssen." [6]
Wie bereits in Abschnitt 1 erwähnt, ist vor der Einführung solcher Systeme eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) unerlässlich. Diese Analyse hilft dabei, Risiken zu identifizieren, Sicherheitsmaßnahmen zu planen und Schwachstellen bei der Verarbeitung sensibler Pflegedaten zu erkennen. Außerdem sollte frühzeitig ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden, der als zentrale Ansprechperson für interne Prozesse und den Austausch mit Aufsichtsbehörden fungiert. Diese Maßnahmen schaffen die Grundlage für eine reibungslose und rechtskonforme Systemintegration.
Das Prinzip „Privacy by Design“ sorgt dafür, dass Datenschutzanforderungen schon während der Planungsphase berücksichtigt werden. Dadurch können spätere Anpassungen oder Ausfallzeiten im laufenden Betrieb vermieden werden.
Bei cloudbasierten KI-Lösungen ist es wichtig, Auftragsverarbeitungsverträge abzuschließen, die den Anbieter an strenge Vorgaben binden. Zusätzlich müssen alle Mitarbeitenden, die Zugang zu den KI-gestützten Systemen haben, zur Verschwiegenheit verpflichtet werden, bevor sie mit sensiblen Patientendaten arbeiten. Neben technischen Sicherheitsvorkehrungen sind gezielte Schulungen ein unverzichtbarer Bestandteil, um die Einhaltung der Datenschutzanforderungen zu gewährleisten.
Damit Pflegekräfte sicher mit den neuen Systemen arbeiten können, müssen sie in den Datenschutzanforderungen geschult werden. Es ist entscheidend, dass sie verstehen, wie sie KI-generierte Informationen nutzen können, ohne die Privatsphäre der Bewohner zu gefährden. Dazu gehört auch, Bewohnern klar und verständlich zu erklären, wie ihre Daten verarbeitet werden – ein wesentlicher Bestandteil des Auskunftsrechts nach der DSGVO. Die aktive Einbindung des Personals in diesen Prozess stellt sicher, dass die technische Integration reibungslos verläuft.
Moderne Dokumentationslösungen wie die von dexter health (https://dexter-health.com) sind bereits so konzipiert, dass sie die hohen Datenschutzstandards erfüllen. Sie ermöglichen eine einfache Integration ohne zusätzliche Anpassungen. Durch eine Kombination aus technischen Sicherheitsmaßnahmen und gezielten Schulungen wird eine rechtskonforme und effektive Nutzung der KI-Tools gewährleistet.
KI-Tools können nur dann effektiv sein, wenn das Pflegepersonal sie korrekt einsetzt. Doch aktuell fühlen sich lediglich 38 % der Mitarbeitenden sicher im Umgang mit KI[17]. Diese Unsicherheit sollte gezielt abgebaut werden – beispielsweise durch den Einsatz von sogenannten KI-Botschaftern.
Schulungen sollten praxisnah und auf die Bedürfnisse der Pflegekräfte abgestimmt sein. Konkret bedeutet das: Pflegekräfte benötigen klare Anleitungen, wie sie etwa Vitalwerte direkt nach der Pflege diktieren, KI-generierte Berichte auf Richtigkeit prüfen oder Risikoeinschätzungen korrekt interpretieren können. Dabei ist es essenziell, zu vermitteln, dass KI-Tools in erster Linie Entwürfe liefern, die immer durch Fachpersonal überprüft und validiert werden müssen. Tatsächlich erfordern 26 % der KI-Dokumente manuelle Nachbearbeitungen[17].
Ein bewährter Ansatz ist die Einführung von „KI-Botschaftern“ in jeder Abteilung. Diese Mitarbeitenden stehen als erste Ansprechpartner zur Verfügung und helfen ihren Kollegen dabei, die neuen Technologien im Arbeitsalltag anzuwenden. Ergänzend dazu bieten flexible Lernmethoden, wie eLearning-Module, die Möglichkeit, sich während der Schicht individuell weiterzubilden.
Damit Schulungen den Stationsalltag nicht beeinträchtigen, sollten sie parallel zur regulären Arbeit stattfinden. Moderne Dokumentationslösungen, wie die von dexter health, bieten strukturierte Onboarding-Programme, die Teams schnell mit den grundlegenden Funktionen vertraut machen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf benutzerfreundlichen Zugängen, die eine Bedienung mit minimalem Schulungsaufwand ermöglichen.
Ein sinnvoller Startpunkt ist die Einführung kleiner, technikaffiner Pilotteams. Diese Teams können nicht nur als interne Fürsprecher fungieren, sondern auch wertvolles Feedback liefern. Klare Kommunikation ist hierbei entscheidend: Die Botschaft, dass KI-Tools Pflegekräfte unterstützen und nicht ersetzen, hilft, Vorbehalte abzubauen. Der Nutzen ist erheblich – bis zu 4 Stunden administrativer Aufwand können pro Woche eingespart werden[17].
Automatisierte Datenprüfungen helfen dabei, KI-Tools reibungslos in bestehende Systeme einzubinden. Moderne Pflegesoftware setzt auf Standards wie HL7® FHIR® und ein FHIR Clinical Data Repository (CDR), um eine problemlose Kommunikation zwischen neuen KI-Modulen und der bestehenden IT-Infrastruktur sicherzustellen[4]. Dank dieser Standardisierung können Daten automatisch ausgetauscht werden, ohne dass manuelle Eingriffe oder aufwendige Anpassungen nötig sind.
Ein praktisches Beispiel: Systeme können automatisch Abrechnungsdaten aus der Dokumentation extrahieren und an vorhandene Abrechnungsmodule weiterleiten. Das minimiert Fehler und schützt die finanzielle Stabilität der Pflegeeinrichtung. Neben der technischen Kompatibilität spielt auch der Datenschutz eine entscheidende Rolle.
Neben der technischen Integration müssen strenge Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. FHIR-basierte Lösungen sind auf die deutschen Datenschutzanforderungen zugeschnitten und bieten konfigurierbare Echtzeit-Warnungen[4][18]. So können automatisierte Datenprüfungen so eingerichtet werden, dass sie Pflegefachkräfte oder Sozialdienste in Echtzeit alarmieren, wenn bestimmte Gesundheitsmetriken erreicht werden – selbstverständlich innerhalb eines DSGVO-konformen Rahmens[4].
Die Einführung automatisierter Datenprüfungen beeinträchtigt den Pflegealltag nicht. Dank „Plug-and-Play“-Lösungen werden Routineaufgaben wie die Risikoerkennung und die Ableitung von Pflegemaßnahmen automatisiert, ohne den laufenden Betrieb zu stören. Anbieter wie dexter health bieten moderne Schnittstellen, die während der Implementierung keinen zusätzlichen IT-Aufwand verursachen[4].
Diese automatisierten Systeme nutzen KI-basierte Bewertungen, wie SeMPA, um pflegerelevante Risiken und Scores aus Assessments abzuleiten und passende Maßnahmen vorzuschlagen[4]. Dadurch werden Pflegekräfte entlastet und eine gleichbleibend hohe Datenqualität über alle Plattformen hinweg gewährleistet.
Der Einsatz von KI im Pflegebereich erfordert sorgfältige Planung und präzise Tests, um den Arbeitsalltag zu erleichtern, statt ihn zu erschweren [19]. Besonders bei der Integration in bestehende elektronische Patientenakten können technische Hürden auftreten, weshalb die manuelle Dokumentation weiterhin eine wichtige Rolle spielt [20]. Ein hybrides System, das sowohl physische Pflegeordner als auch digitale Tools kombiniert, ermöglicht es Pflegekräften, auch bei technischen Problemen oder Synchronisationsfehlern schnell auf essenzielle Informationen zuzugreifen [22]. Solche Systeme sichern den Betrieb auch bei unerwarteten Ausfällen. Gleichzeitig müssen Datenschutzanforderungen stets berücksichtigt werden.
Backup-Methoden bieten nicht nur eine zusätzliche Sicherheitsebene, sondern auch einen klar nachvollziehbaren Papier-Trail, der für die Einhaltung der DSGVO und HIPAA erforderlich ist. Durch das Scannen physischer Dokumente und die Speicherung in verschlüsselten Cloud-Diensten – etwa mit Tools wie Cryptomator – können sensible Daten effektiv geschützt werden. Originaldokumente sollten sicher aufbewahrt werden, während Kopien, die im Alltag benötigt werden, zentral zugänglich bleiben [22] [24].
Die Einführung von Backup-Systemen muss so gestaltet sein, dass der laufende Betrieb nicht beeinträchtigt wird. Systeme zur Echtzeiterfassung helfen, Verzögerungen bei der Dokumentation zu vermeiden und reduzieren den Arbeitsaufwand am Ende einer Schicht [23]. Ein zentraler „Notfall-Ordner“ mit Kopien wichtiger Unterlagen kann in kritischen Situationen hilfreich sein [24]. Standardisierte Abkürzungen und objektive Formulierungen sorgen dafür, dass Backups für das gesamte Team verständlich und nutzbar sind [23]. Damit sichern Sie nicht nur Daten, sondern auch die Kontinuität der Pflege.
Wie bei jeder Systemintegration gilt: Nur gut geschultes Personal kann den Dokumentationsfluss auch in Notfällen aufrechterhalten. Pflegekräfte tragen die Verantwortung für klinische Entscheidungen, die teilweise auf KI-gestützten Empfehlungen basieren. Daher sollte KI immer als unterstützendes Werkzeug und nicht als primärer Entscheidungsträger betrachtet werden [21]. Die American Medical Association hebt dies hervor:
„In most cases, physicians should use AI as a confirmatory, assistive or exploratory tool and not look to AI to make decisions for them." [21]
Es ist entscheidend, das Personal dahingehend zu schulen, wann KI sinnvoll eingesetzt werden kann und wann manuelle Dokumentation notwendig ist. Besonders wichtig ist es, Pflegeprotokolle lückenlos zu führen: Wenn bestimmte Maßnahmen nicht durchgeführt werden, sollte der Grund klar dokumentiert werden, um rechtliche Risiken und Missverständnisse zu vermeiden [23].
Die Integration von KI-Tools in die Strukturierte Informationssammlung (SIS) ist ein entscheidender Schritt, um bestehende Systeme nahtlos zu erweitern, ohne dabei umfangreiche IT-Umstrukturierungen vorzunehmen. Moderne KI-Module setzen auf standardisierte Schnittstellen wie HL7 FHIR und die ISiP-Spezifikation, um den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen zu ermöglichen [4][12].
Ein gutes Beispiel hierfür sind KI-gestützte Assessments wie SeMPA (Meta-Pflegeassessment), die automatisch pflegerelevante Risiken und Scores ableiten können. Diese Informationen fließen direkt in konkrete Pflegemaßnahmen innerhalb des SIS-Rahmens ein [4]. Ein System, das die SIS-Logik versteht und strukturiert abbildet, stellt sicher, dass Risikobewertungen, Maßnahmenplanung und Übergaben transparent und konsistent bleiben [1]. Neben der technischen Infrastruktur spielt auch der Datenschutz eine zentrale Rolle.
Bei der Einführung von KI in die Pflegeplanung müssen die Anforderungen der DSGVO und des Gesundheitsdatennutzungsgesetzes (GDNG) strikt eingehalten werden. Hierbei ist es unerlässlich, ausschließlich anonymisierte Daten zu verwenden – etwa „82-jähriger Mann mit Diabetes“ statt spezifischer Namen. Der interne Datenschutzbeauftragte sollte frühzeitig in die Planung eingebunden werden, um mögliche Probleme zu vermeiden [25].
Die ISiP-Module von gematik definieren, welche FHIR-Ressourcen für eine sektorenübergreifende Interoperabilität erforderlich sind [12]. Diese Standards gewährleisten, dass der Datenschutz bei der Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten gewahrt bleibt.
Die Integration von KI in SIS-basierte Workflows sollte schrittweise erfolgen, um Störungen im Arbeitsalltag zu minimieren. Ein bewährter Ansatz ist es, KI-Funktionen zunächst in einer einzelnen Wohngruppe zu testen. Das dabei gewonnene Feedback hilft, die Lösung vor der flächendeckenden Einführung anzupassen [1]. Dank moderner Schnittstellen lassen sich solche Systeme problemlos in bestehende Infrastrukturen integrieren, ohne die IT-Abteilung zusätzlich zu belasten [4].
„Digital unterstützte Pflegedokumentation in der Langzeitpflege soll flächendeckend im Pflegealltag eingesetzt werden und insbesondere zu einer spürbaren Reduzierung der Arbeitsbelastung von Pflegefachkräften beitragen."
– Bundesministerium für Gesundheit [13]
Automatisierte Datenanalysen können Pflegekräfte entlasten, indem sie Routineaufgaben wie die Extraktion von Abrechnungsdaten aus Pflegedokumentationen übernehmen. Das sorgt für eine dynamische und stets aktuelle SIS-basierte Planung [4].
Mit dem SIS-Assistenten von dexter health steht ein Werkzeug zur Verfügung, das speziell für den deutschen Pflegesektor entwickelt wurde und eine intelligente Integration ermöglicht.
Damit die Ausrichtung an der SIS erfolgreich gelingt, sind Schulungen und ein gut durchdachtes Onboarding essenziell. Hybride Programme, die eLearning-Portale mit praktischen Übungen kombinieren, bieten eine effektive Möglichkeit, das Personal auf die Nutzung der neuen KI-gestützten Funktionen vorzubereiten [4].
Wichtig ist, dass die KI auf die spezifische Terminologie der Pflege und Medizin trainiert ist, um Transkriptionsfehler in SIS-Einträgen zu vermeiden [2]. Die Bundesregierung hat sich das Ziel gesetzt, bis 2026 80 % der Kommunikationsprozesse im Gesundheits- und Pflegewesen zu digitalisieren [13]. Über 90 % der Maßnahmen der deutschen Digitalisierungsstrategie sind bereits in der Umsetzung [3].
Pflegekräfte sollten verstehen, dass KI ein unterstützendes Werkzeug ist, das ihre Arbeit erleichtert, während die klinischen Entscheidungen weiterhin in ihrer Verantwortung liegen. Eine frühzeitige Einbindung des Pflegepersonals in die Auswahl und Entwicklung digitaler Anwendungen erhöht nicht nur die Akzeptanz, sondern auch die Qualität der Ergebnisse [13].
Der erste Schritt zur Erfolgskontrolle ist die Festlegung klarer Kennzahlen. Ein Beispiel: Pflegekräfte verbringen etwa 33,3 % ihrer Arbeitszeit mit Dokumentation. Eine gut implementierte KI-Lösung sollte diesen Aufwand um 20 % bis 40 % reduzieren können [26]. Ein weiterer Indikator ist die Anzahl der Nachträge – also Dokumentationen, die nach Schichtende erledigt werden. Wenn diese deutlich zurückgehen, ist das ein Zeichen dafür, dass die Echtzeitdokumentation erfolgreich funktioniert [1].
Ein Praxisbeispiel liefert das Seniorenzentrum Gottfried Seiler in Feucht, das zur Rummelsberger Diakonie gehört. Im September 2025 wurde dort die Dexter-App in 14 Einrichtungen eingeführt. Laut Pflegedienstleiter Robert Scheurer und Wohnbereichsleiterin Isabella Niedworok führte die App zu einer Zeitersparnis von 20 % bis 40 % bei der Dokumentation. Dank der Möglichkeit, Beobachtungen direkt per KI-Sprachdokumentation zu diktieren, wurde der Aufwand an Desktop-PCs erheblich reduziert [26].
Doch neben diesen messbaren Erfolgen ist auch die Rückmeldung des Pflegepersonals ein zentraler Faktor.
Neben der Überwachung quantitativer Ergebnisse ist es ebenso wichtig, das Feedback der Nutzer regelmäßig einzuholen. Die Meinungen und Erfahrungen des Pflegepersonals sind genauso wertvoll wie technische Kennzahlen. Regelmäßige Befragungen helfen dabei, Herausforderungen wie Schwierigkeiten mit Dialekten oder Fachbegriffen zu identifizieren [1][26]. Messenger-Tools, die direkt in die Systeme integriert sind, bieten eine praktische Möglichkeit, Rückmeldungen direkt vor Ort zu sammeln [4].
Ein positives Beispiel für den Nutzen solcher Rückmeldungen liefert eine Aussage von Robert Scheurer:
„Die gewonnene Zeit wird nicht in mehr Arbeit investiert, sondern in Zeit, um etwas Gutes für die Bewohner zu tun."
– Robert Scheurer, Pflegedienstleiter, Seniorenzentrum Gottfried Seiler [26]
Ein Dashboard mit Echtzeit-Statistiken kann Führungskräfte zusätzlich dabei unterstützen, Schwachstellen schnell zu erkennen und gezielt Maßnahmen wie Nachschulungen einzuleiten. Ein weiterer wichtiger Indikator ist die Akzeptanz innerhalb des Teams. Der Wandel von anfänglicher Skepsis hin zu positiver Resonanz zeigt, ob die Integration erfolgreich verläuft [26]. Die gesammelten Daten sind somit entscheidend, um den Einsatz der Technologie kontinuierlich zu verbessern und den Prozess optimal zu gestalten.
Der erste Schritt zu einem flexiblen Onboarding-Programm ist eine solide technische Grundlage. Moderne KI-Lösungen, die auf HL7 FHIR basieren, lassen sich problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren. Ein Clinical Data Repository (CDR) ermöglicht es, Drittanbieter-Anwendungen und Sensoren einzubinden, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen [4]. Diese technische Basis erleichtert den Übergang zur digitalen Dokumentation und sorgt dafür, dass neue Systeme reibungslos funktionieren.
Mit Online-eLearning-Portalen können Pflegekräfte in ihrem eigenen Tempo lernen, ohne den Arbeitsalltag zu unterbrechen [4]. Solche Schulungen zeigen, wie KI-Technologien die menschliche Expertise ergänzen und nicht ersetzen [9].
„Die Technologie muss so eingesetzt werden, dass sich Menschen wieder um Menschen kümmern können."
– Prof. Dr. Sami Haddadin, Munich School of Robotics [25]
Ein weiterer entscheidender Aspekt beim Onboarding ist der Datenschutz. Bereits in der Schulung sollte der sichere Umgang mit personenbezogenen Daten vermittelt werden. Beispielsweise können anonymisierte Prompts wie „Ein 82-jähriger Mann mit Diabetes" anstelle echter Namen verwendet werden, um Datenschutzrisiken zu minimieren [25][5]. Zudem helfen personalisierte Trainingsprogramme, die unterschiedlichen technischen Fähigkeiten im Team zu berücksichtigen und mögliche Ängste vor Arbeitsplatzverlust abzubauen [5]. Ein klar strukturierter, schrittweiser Ansatz sorgt dafür, dass Datenschutz von Anfang an fest verankert ist.
Anstatt eine Komplettumstellung auf einmal vorzunehmen, ist es sinnvoller, die Integration in Phasen zu gestalten. Niedrigschwellige Formate wie Webinare oder Workshops bieten eine gute Grundlage, um grundlegendes Wissen über KI zu vermitteln, bevor spezifische Systemschulungen folgen. Regelmäßige Nachschulungen sind ebenso wichtig, insbesondere bei Software-Updates oder veränderten Arbeitsbedingungen [7]. Ein kontinuierlicher Support stärkt die Akzeptanz und erleichtert den Übergang in den digitalen Pflegealltag. Dies minimiert Ausfallzeiten und sorgt für eine nahtlose Integration. Laut aktuellen Berichten befinden sich über 90 % der Maßnahmen der deutschen Digitalisierungsstrategie für Gesundheit und Pflege bereits in der Umsetzung [3].
Pflegeeinrichtungen können zudem von den flexiblen Onboarding-Programmen profitieren, die von dexter health angeboten werden. Diese Programme unterstützen dabei, den Wechsel zu einer digitalen, KI-gestützten Dokumentation so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Eine erfolgreiche Integration von KI erfordert sorgfältige Planung, gezielte Schulungen und ein fortlaufendes Monitoring der Ergebnisse. Mit KI-gestützten Lösungen lassen sich administrative Aufgaben spürbar reduzieren, während gleichzeitig die Qualität der Pflegedokumentation verbessert wird.
Beispiele aus anderen Ländern zeigen, wie effektiv solche Ansätze sein können. Ein beeindruckendes Beispiel liefert die Emory University: Dort wurde ein KI-gestütztes Dokumentationssystem eingeführt, das bis März 2024 die Nutzerzahlen von 16 auf über 1.900 erhöhte. Dies führte zu einer 7-prozentigen Steigerung der am selben Tag abgeschlossenen Termine [27]. Auch das Houston Methodist Smart Hospital-Projekt liefert überzeugende Zahlen: Im vierten Quartal 2023 wurden über 38.000 automatisierte Vitalzeichen-Alarme verarbeitet, von denen lediglich 13 % tatsächlich eine Intervention am Krankenbett erforderten – eine deutliche Entlastung für das Pflegepersonal [27].
Zusätzlich zur technischen Umsetzung bietet dexter health eine reibungslose Integration in bestehende Dokumentationssysteme. Funktionen wie die Sprachdokumentation und der intelligente SIS-Assistent sparen nicht nur Zeit, sondern verbessern auch die Qualität der Dokumentation. Dies erleichtert die Vorbereitung auf Prüfungen durch den Medizinischen Dienst erheblich. Mit flexiblen Onboarding-Programmen und kontinuierlicher Unterstützung wird der Übergang zur digitalen Dokumentation planbar und sicher gestaltet.
Die Digitalisierung in Deutschland schreitet bereits zügig voran. Pflegeheime, die jetzt auf digitale Lösungen setzen, profitieren von weniger Papierarbeit, mehr Zeit für die Bewohner und einer IT-Infrastruktur, die auf die Zukunft ausgerichtet ist [3].
Um sicherzustellen, dass neue KI-Tools problemlos mit Ihren bestehenden Systemen zusammenarbeiten, sollten Sie einige wichtige Schritte berücksichtigen:
Mit dieser strukturierten Vorgehensweise können Sie eine reibungslose Integration erreichen, ohne den laufenden Betrieb zu stören.
Der Schutz sensibler personenbezogener Daten hat bei der Einführung von KI-Systemen in Pflegeheimen oberste Priorität. Dabei spielen die Einhaltung der DSGVO und des § 75b SGB V eine entscheidende Rolle. Ein zentraler Schritt ist die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA), um potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren und entsprechende Gegenmaßnahmen zu planen.
Um den Datenschutz sicherzustellen, sind verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen erforderlich:
dexter health setzt auf integrierte Verschlüsselung, flexible Nutzerrechte und eine transparente Protokollierung, um den Anforderungen gerecht zu werden. Durch lokale Datenverarbeitung und Pseudonymisierung wird die Datensouveränität der Bewohner gewahrt. So können Pflegeheime die gesetzlichen Vorgaben sicher und problemlos umsetzen, ohne Kompromisse bei der Datensicherheit einzugehen.
Um das Pflegepersonal bestmöglich auf den Einsatz von KI-Lösungen vorzubereiten, ist ein gut durchdachtes Schulungs- und Einführungsprogramm entscheidend. Praxisorientierte Trainings, wie simulationsbasierte Übungen oder individuell zugeschnittene Lernmodule, vermitteln den Mitarbeitenden nicht nur die Funktionsweise der KI-Tools, sondern auch, wie diese den Arbeitsalltag tatsächlich erleichtern können.
Regelmäßige Workshops zu Themen wie Datenschutz und der ethischen Nutzung von KI schaffen ein tieferes Verständnis für den sicheren Umgang mit der Technologie und nehmen gleichzeitig mögliche Unsicherheiten. Ein schrittweises Pilotprojekt, bei dem kleine Teams die neuen Lösungen testen und ihre Erfahrungen einbringen, kann helfen, die Akzeptanz zu erhöhen und Arbeitsprozesse gezielt zu verbessern.
Darüber hinaus sind klare Kommunikationsstrukturen, kontinuierliche Unterstützung – etwa durch Help-Desks oder speziell geschulte Super-User – sowie die aktive Einbindung des Teams in die Auswahl und Anpassung der KI-Funktionen entscheidend. So kann die Integration reibungslos erfolgen, ohne den laufenden Betrieb zu stören.
