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Studie: KI‑gestützte Sprachassistenten reduzieren Dokumentationszeit in der Pflege um 27 %, erhöhen Zufriedenheit und verbessern Dokumentationsqualität.
Pflegekräfte in Deutschland verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Dokumentation – oft auf Kosten der direkten Betreuung. Eine neue Studie der Charité zeigt, dass Sprachtechnologie die Dokumentationszeit um 27 % pro Frühschicht reduziert. Die mobile Erfassung von Daten per Sprachassistent spart nicht nur Zeit, sondern verbessert die Arbeitszufriedenheit und verringert Fehler durch zeitverzögerte Eingaben.
Wichtigste Erkenntnisse:
Sprachtechnologie integriert sich nahtlos in bestehende Systeme und erleichtert die Pflegeplanung durch automatische Kategorisierung und strukturierte Datenübertragung. Diese Technologie schafft mehr Zeit für die Bewohnerbetreuung und entlastet Pflegekräfte spürbar.
Zeitersparnis durch Sprachtechnologie in der Pflege: 27% weniger Dokumentationszeit
Die PYSA-Studie der Charité – Universitätsmedizin Berlin liefert konkrete Zahlen zur Zeitersparnis durch Sprachtechnologie. Unter der Leitung von Prof. Dr. Nils Lahmann untersuchten Drin Ferizaj und Susann Neumann von März 2022 bis Februar 2025 den Einsatz KI-gestützter Sprachassistenten in der Langzeitpflege. Dabei wurden 52 Pflegekräfte aus 14 Einrichtungen über insgesamt 770 Beobachtungsstunden begleitet [6].
Das Ergebnis: Die Dokumentationszeit pro Frühdienst konnte im Durchschnitt um 27 % reduziert werden [6]. Mithilfe eines „Prä-Post“-Designs wurden herkömmliche Dokumentationsmethoden mit KI-gestützten Verfahren verglichen. Neben der Zeitersparnis berichteten die Pflegekräfte von einer höheren Zufriedenheit und weniger Unterbrechungen im Arbeitsalltag [6][2].
„Dass wir in einer realen Versorgungssituation eine deutliche Zeitersparnis von 27 Prozent pro Frühdienst sehen – bei gleichzeitig höherer Zufriedenheit und weniger Unterbrechung im Arbeitsalltag – ist ein starkes Signal." – Prof. Dr. Nils Lahmann, Studienleiter, Charité Berlin [6]
Die mobile und sofortige Dokumentation verhindert zudem Informationsverluste. Pflegekräfte nutzten die Sprach-App durchschnittlich 15 bis 23 Mal pro Schicht [2], was zeigt, wie reibungslos sich die Technologie in den Arbeitsalltag einfügt. Ähnliche Ergebnisse wurden auch in internationalen Studien festgestellt.
Internationale Ergebnisse bestätigen die Erkenntnisse aus Berlin. Eine randomisierte kontrollierte Studie der Universitätskinderklinik Düsseldorf unter der Leitung von Dr. med. Markus Vogel untersuchte 28 Ärzte und 1.455 klinische Berichte. Dabei zeigte sich eine Geschwindigkeitssteigerung von 25,7 % bei der Dokumentation mithilfe von Spracherkennung [3][4].
| Dokumentationsmethode | Durchschnittliche Geschwindigkeit (Zeichen/Min) | Durchschnittliche Zeichen pro Bericht | Stimmungsbewertung (1=Gut, 3=Schlecht) |
|---|---|---|---|
| Nur Tastatur | 173 [3] | 356 [3] | 1,6 [3] |
| Sprachunterstützt | 217 [3] | 649 [3] | 1,3 [3] |
Die Ergebnisse zeigen eine deutlich höhere Eingabegeschwindigkeit und fast doppelt so umfangreiche Dokumentationen – 217 statt 173 Zeichen pro Minute sowie 649 statt 356 Zeichen pro Bericht [3][4]. Gleichzeitig stieg die Zufriedenheit der Anwender [3].
„Spracherkennung ist ein sinnvolles und effektives Werkzeug für den klinischen Dokumentationsprozess.“ – Markus Vogel, Dr. med., Universitätskinderklinik Düsseldorf [3]
Die hohe administrative Belastung in der Pflege verdeutlicht den dringenden Handlungsbedarf [5]. Die Ergebnisse zeigen, wie Sprachtechnologie die Dokumentationslast verringern und den Pflegealltag erleichtern kann.
Mit mobiler und sofortiger Erfassung direkt am Einsatzort sorgt Sprachtechnologie für eine effizientere Dokumentation. Dabei werden frei gesprochene Eingaben automatisch strukturiert und in bestehende Dokumentationssysteme übertragen [1]. Das Ergebnis: weniger Tipparbeit und deutlich mehr Zeit für die direkte Pflege [1][6].
Die Kombination aus wissenschaftlich belegter Zeitersparnis und praktischer Umsetzbarkeit macht Sprachtechnologie zu einem wertvollen Werkzeug, um den Dokumentationsaufwand in der Pflege zu reduzieren.
Die Zeitersparnis, die durch Sprachtechnologie in Pflegeheimen erreicht wird, basiert auf Funktionen, die den Arbeitsalltag der Pflegekräfte spürbar erleichtern.
Pflegekräfte können ihre Beobachtungen direkt per Smartphone aufnehmen – ohne den Umweg über einen PC. Eine KI wandelt die gesprochenen Eingaben in strukturierte Einträge um, die dann in die elektronische Pflegedokumentation übertragen werden [1]. Selbst bei schwachem WLAN sorgt eine Offline-Funktion dafür, dass keine Daten verloren gehen.
Das Besondere: Diese mobile Dokumentation ermöglicht es, Details in Echtzeit festzuhalten – direkt am Bett oder im Zimmer der Bewohner. So wird verhindert, dass wichtige Informationen vergessen werden [2]. Diese direkte und schnelle Erfassung trägt maßgeblich zur beobachteten Zeitersparnis bei.
Zusätzlich zur Echtzeit-Dokumentation unterstützt die Technologie auch die Pflegeplanung.
Sprachassistenten können gesprochene Informationen sofort in strukturierte Daten umwandeln und diese den sechs Bereichen des Strukturmodells (SIS) zuordnen – wie Mobilität, kognitive Fähigkeiten oder Selbstversorgung [7][8]. Besonders hilfreich ist dies bei der Selbsteinschätzung (Feld B): Hier werden Bewohnerzitate wörtlich erfasst, um Interpretationen zu vermeiden [8]. Für die fachliche Einschätzung (Feld C1) kategorisiert die KI die Notizen automatisch in die passenden Bereiche [7][8]. Wiederkehrende Maßnahmen, etwa zur Dekubitusprophylaxe oder Sturzprävention, können über Vorlagen mit Expertenstandards verknüpft werden. Auf Basis der SIS-Daten lassen sich so individuelle Pflegepläne erstellen [8].
Die Sprachtechnologie lässt sich problemlos in bestehende Pflegesoftware integrieren. Über standardisierte Schnittstellen werden die strukturierten Einträge automatisch übertragen, wodurch manuelle Doppelerfassungen entfallen. Die Daten stehen sofort zur Verfügung [1][2].
„Auf Basis dieser Spracheingaben generiert ein KI-Assistent strukturierte Dokumentationseinträge, die über standardisierte Schnittstellen an etablierte Bestandssysteme übertragen werden." – Susann Neumann, wissenschaftliche Mitarbeiterin, Charité – Universitätsmedizin Berlin [1]
Damit die Technologie reibungslos funktioniert, sind jedoch einige Voraussetzungen notwendig. Es braucht ausreichend Smartphones, regelmäßige Schulungen und ein System, das medizinische Fachbegriffe sowie Dialekte und Akzente korrekt versteht. So wird der manuelle Korrekturaufwand minimiert [2].
Neben der Zeitersparnis bringt Sprachtechnologie zahlreiche weitere Vorteile mit sich: Sie verbessert die Qualität von Berichten, senkt den Stresspegel und schafft angenehmere Arbeitsbedingungen. Diese Aspekte verstärken den positiven Einfluss der Technologie auf den Pflegealltag.
Mit Sprachtechnologie werden Pflegeberichte detaillierter und exakter. Eine Studie aus Düsseldorf zeigte, dass sprachgestützte Dokumentationen fast doppelt so umfangreich ausfielen wie herkömmliche [3]. Die Möglichkeit, direkt am Bewohnerbett zu dokumentieren, minimiert das Risiko von Informationsverlusten und macht den Einsatz von Copy-Paste-Textbausteinen, die rechtliche Probleme nach sich ziehen könnten, überflüssig [3]. Dank der höheren Detailtiefe können sich Einrichtungen besser auf Prüfungen durch den Medizinischen Dienst vorbereiten. Gleichzeitig sorgt die strukturierte Datenerfassung für mehr Transparenz in der Versorgung [2][1].
Automatisierung durch Sprachtechnologie entlastet Pflegekräfte auch psychisch. Die Düsseldorfer Studie belegte eine deutlich bessere Stimmung unter den Teilnehmenden [3]. Dr. Markus Vogel erklärte dazu:
„Medizinische Dokumentation mit Unterstützung webbasierter Spracherkennung führt zu einer Erhöhung der Dokumentationsgeschwindigkeit, der Dokumentlänge und der Stimmung der Teilnehmer im Vergleich zum Selbsttippen." [3]
Durch mobile Dokumentation werden Laufwege reduziert und Unterbrechungen minimiert [2]. Pflegekräfte müssen sich nicht länger merken, welche Informationen sie später am Computer eintragen möchten, was die mentale Belastung erheblich verringert [2][1].
Die gewonnene Zeit und die reduzierte administrative Belastung schaffen ein Arbeitsumfeld, das Pflegekräfte unterstützt. Sie können sich stärker auf die direkte Betreuung der Bewohner konzentrieren, anstatt ihre Zeit mit Formularen zu verbringen [5]. Laut einer klinischen Studie konnten 79 % der Teilnehmenden durch Sprachtechnologie schneller dokumentieren [3]. Zudem verbessert die sofortige und strukturierte Weitergabe von Informationen im Team die Zusammenarbeit und steigert die Arbeitszufriedenheit, da alle Kollegen direkt auf die relevanten Daten zugreifen können [2][1].
Die Zahlen sprechen für sich: Sprachtechnologie verkürzt die Dokumentationszeit um 27 % pro Frühschicht und erhöht die Geschwindigkeit der Dokumentation um 26 % [6][3]. Eine Studie der Charité, die über 770 Arbeitsstunden von 52 Pflegekräften in 14 Einrichtungen analysierte, zeigt, dass diese eingesparte Zeit direkt in die Bewohnerbetreuung investiert werden kann. Gerade angesichts des Fachkräftemangels ist das ein echter Gewinn für den Pflegealltag.
Die sprachgestützte Dokumentation bringt zudem eine höhere Detailtiefe mit sich. Durch die Möglichkeit, Informationen direkt am Bewohnerbett in natürlicher Sprechweise zu erfassen, werden Informationsverluste minimiert – ein entscheidender Vorteil für die Qualität der Pflege.
Auch die Entlastung der Pflegekräfte ist spürbar. Weniger Wege, weniger Unterbrechungen und die sofortige Erfassung von Daten sorgen für angenehmere Arbeitsbedingungen. Das wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit im Team aus und verbessert die Arbeitsatmosphäre.
Für Pflegeeinrichtungen bietet die Einführung von Sprachtechnologie eine praxisnahe Lösung für aktuelle Herausforderungen. Systeme wie die von dexter health kombinieren Sprachdokumentation mit einer strukturierten SIS-Pflegeplanung und bieten sogar einen Offline-Betrieb – besonders wertvoll in Bereichen ohne durchgängige WLAN-Abdeckung [9]. Durch diese vielseitigen Funktionen ergeben sich klare Vorteile für die Pflege.
Mit Sprachtechnologie wird nicht nur die Pflegequalität gesteigert, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht. Gleichzeitig bleibt mehr Zeit für die direkte Betreuung – ein entscheidender Schritt, um den Anforderungen im Pflegesektor langfristig gerecht zu werden.
Sprachtechnologie bietet Pflegekräften die Möglichkeit, ihre Dokumentation direkt per Spracheingabe in das digitale Pflegesystem zu übertragen – ganz ohne zusätzliche manuelle Nachbearbeitung. Mithilfe eines KI-gestützten Sprachassistenten werden gesprochene Befehle erkannt, in Text umgewandelt und sicher über standardisierte Schnittstellen (APIs) in das vorhandene System integriert. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern verringert auch die Arbeitsbelastung erheblich.
Eine deutsche Studie zeigt, dass Sprachtechnologie Pflegekräfte dabei unterstützt, Informationen sofort und mobil zu dokumentieren. Dadurch entfallen unnötige Wege, und der gesamte Dokumentationsprozess wird deutlich effizienter. Weitere Untersuchungen belegen, dass der Einsatz dieser Technologie die Dokumentationszeit um bis zu 30 % reduzieren kann – das entspricht etwa 15 Minuten pro Dokument. Lösungen wie die von dexter health fügen sich nahtlos in bestehende Systeme ein und tragen dazu bei, sowohl die Effizienz als auch die Qualität der Dokumentation zu steigern.
KI-gestützte Sprachassistenten haben das Potenzial, den Alltag von Pflegekräften spürbar zu erleichtern. Mit ihrer Hilfe können Dokumentationen direkt per Spracheingabe erledigt werden. Das bedeutet weniger Zeitaufwand, weniger Unterbrechungen und eine geringere körperliche Belastung, da der ständige Wechsel zwischen Patienten und Dokumentationssystemen reduziert wird.
Die Vorteile gehen jedoch weit über die Zeitersparnis hinaus. Studien belegen, dass diese Technologien die Arbeitszufriedenheit deutlich steigern. Pflegekräfte berichten von einer spürbaren Entlastung, was sich positiv auf ihre Motivation auswirkt. Außerdem tragen solche digitalen Hilfsmittel oft zu einem angenehmeren Arbeitsklima bei und helfen, Stresslevels zu senken.
In deutschen Pflegeeinrichtungen ermöglicht der Einsatz intelligenter Dokumentationslösungen eine effizientere Gestaltung der Arbeitsprozesse. Tatsächlich können Pflegekräfte bis zu 30 % der Zeit, die sie bisher für Dokumentationen aufwenden mussten, einsparen. Das schafft Raum für mehr Fokus auf die eigentliche Pflege und sorgt langfristig für eine höhere Zufriedenheit am Arbeitsplatz.
Damit Sprachtechnologie in der Pflege erfolgreich eingesetzt werden kann, müssen einige grundlegende Bedingungen erfüllt sein. Technische Infrastruktur ist hierbei von zentraler Bedeutung: Geräte wie Smartphones oder Tablets sollten ausreichend leistungsstark sein, ein stabiles WLAN- oder Mobilfunknetz muss verfügbar sein, und die Systeme müssen mit bestehenden Pflegedokumentationslösungen wie SIS kompatibel sein. Nur so kann eine reibungslose Sprach- und Datenübertragung sichergestellt werden.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Präzision der Spracherkennung. Besonders bei Dialekten oder Akzenten kann es zu Herausforderungen kommen, die die Akzeptanz bei Pflegekräften beeinträchtigen könnten. Um solche Probleme zu minimieren, sind Schulungen für das Personal sowie ein kontinuierlicher technischer Support unverzichtbar. So können die Mitarbeitenden die Technologie sicher und effizient nutzen.
Nicht zuletzt muss die eingesetzte Software den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Das bedeutet, dass Datenschutz- und Verschlüsselungsmechanismen klar definiert und integriert sein müssen. Außerdem sollte die Software anpassungsfähig genug sein, um auf neue gesetzliche Regelungen reagieren zu können. Werden all diese Voraussetzungen erfüllt, kann Sprachtechnologie die Dokumentationszeit um bis zu 30 % verkürzen und gleichzeitig die Arbeitszufriedenheit der Pflegekräfte deutlich erhöhen.
