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KI reduziert Dokumentationsaufwand und Fehler in der SIS, sodass Pflegekräfte mehr Zeit für Bewohner haben und prüfungssichere Pflegepläne entstehen.
Die SIS-Dokumentation in deutschen Pflegeheimen ist seit Jahren ein zentraler Bestandteil der Pflegeplanung, aber auch eine Herausforderung für Pflegekräfte. Der hohe Zeitaufwand, doppelte Dateneingaben und Fehleranfälligkeit belasten den Arbeitsalltag. KI-basierte Lösungen bieten hier eine effektive Unterstützung, indem sie Prozesse automatisieren, Fehler minimieren und Pflegekräfte entlasten.
Das Wichtigste in Kürze:
Die Einführung von Tools wie dexter health zeigt, wie Pflegeeinrichtungen durch KI effizienter arbeiten können – ohne die fachliche Expertise der Pflegekräfte zu ersetzen. Mit standardisierten Schnittstellen und Offline-Funktionalität wird die Dokumentation direkt am Bewohnerbett möglich, was den Pflegealltag erheblich erleichtert.
Die manuelle Durchführung der SIS-Dokumentation bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich, die weit über den bloßen Zeitaufwand hinausgehen. Pflegekräfte sehen sich täglich mit strukturellen Hürden konfrontiert, die nicht nur ihre Arbeit erschweren, sondern auch die Qualität der Dokumentation beeinträchtigen. Diese Schwierigkeiten verdeutlichen, warum eine grundlegende Verbesserung dringend nötig ist.
Die SIS basiert auf einem festen vierstufigen Ablauf: Strukturierte Informationssammlung, individuelle Maßnahmenplanung, Berichtsblätter (mit Schwerpunkt auf Abweichungen) und Evaluation [5][6]. Besonders zeitaufwendig ist die manuelle Risikoeinschätzung im Feld C2 (Risikomatrix), bei der 5–6 thematische Bereiche mit nationalen Expertenstandards wie Dekubitus, Sturz oder Inkontinenz kombiniert werden [5][6]. Hinzu kommt, dass Feld B die wörtliche Dokumentation von Bewohneraussagen verlangt, um subjektive Interpretationsfehler zu vermeiden. Diese Methode erfordert deutlich mehr Zeit als eine zusammenfassende Notiz [6]. Weiter verzögert wird der Prozess durch die Übertragung handschriftlicher Informationen in digitale Systeme [8]. Die Kombination aus hohem Zeitaufwand und fragmentierter Dokumentation durch Medienbrüche erschwert die Arbeit zusätzlich.
Ein großes Problem ist die doppelte Datenerfassung. Pflegekräfte müssen Informationen oft zweimal eingeben: zunächst handschriftlich während der Versorgung und später digital am PC. Diese redundante Arbeitsweise führt nicht nur zu Zeitverlust, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit [1][8].
Eine Studie verdeutlicht:
„Hoher Zeitaufwand für die manuelle Übertragung [von Daten] in das interne Pflegemanagementsystem." – Springer Workshop [8]
Die fehlende Integration von Papier- und digitaler Dokumentation wirkt sich besonders bei Schichtübergaben negativ aus. Statt auf strukturierte Echtzeitdaten zurückzugreifen, müssen sich Pflegekräfte auf mündliche Berichte und handschriftliche Notizen verlassen [2]. Laut einer Untersuchung zur elektronischen Dokumentation berichteten 54,7 % der Pflegekräfte von Veränderungen bei der Übergabequalität. Viele empfanden diese zunächst als schlechter, da sie sich von etablierten papierbasierten Abläufen verabschieden mussten [2]. Neben der doppelten Dateneingabe stellt auch die manuelle Abstimmung zwischen Bewohner- und Fachperspektive eine zusätzliche Belastung dar.
Die SIS verlangt eine fachliche Einschätzung in sechs Themenfeldern: Kognition/Kommunikation, Mobilität, krankheitsbezogene Anforderungen, Selbstversorgung, soziale Beziehungen und Haushalt/Wohnen [5][6]. Dabei müssen Pflegekräfte die subjektive Selbsteinschätzung der Bewohner mit ihrer eigenen professionellen Bewertung in Einklang bringen [6]. Zeitdruck führt dabei häufig zu unvollständigen oder ungenauen Erstgesprächen, insbesondere bei Sprachbarrieren [8]. Die manuelle Pflegeplanung bleibt oft unpräzise, da wichtige Punkte wie Häufigkeitsangaben, klare Zieldefinitionen oder die Einbindung von Standardklassifikationen wie ENP oder NANDA fehlen [8]. Diese Unklarheiten bergen ein Haftungsrisiko, da Einrichtungen verpflichtet sind, die rechtskonforme Durchführung der Pflege nachzuweisen [7].
KI-basierte Lösungen greifen gezielt die Herausforderungen der manuellen SIS-Dokumentation auf. Sie automatisieren zeitintensive Prozesse, minimieren Fehlerquellen und geben Pflegekräften mehr Zeit für die direkte Betreuung der Bewohner. Dabei ersetzt die Technologie nicht die fachliche Expertise, sondern ergänzt sie durch eine intelligente Strukturierung und eine reibungslose Integration in bestehende Arbeitsabläufe. Im Folgenden werden einige konkrete Anwendungsbereiche beleuchtet.
Mit Sprach-zu-Text-Technologie können Pflegekräfte Informationen direkt am Bewohnerbett aufnehmen, ohne später alles manuell am Computer eingeben zu müssen. Moderne KI-Modelle funktionieren offline auf Smartphones, was bedeutet, dass die Dokumentation auch bei schwacher oder fehlender WLAN-Abdeckung nicht ins Stocken gerät[1]. Das löst das Problem der „End-of-Shift"-Dokumentation, bei der Pflegekräfte oft Stunden später versuchen, sich an Details zu erinnern.
Diese Sprachdokumentation ist besonders nützlich für Schichtübergaben, da wichtige Bewohnerinformationen strukturiert erfasst und leicht abgerufen werden können[2]. Der Trend zur sprachbasierten Dokumentation zeigt sich auch in den hohen Investitionen, die in diese Technologie fließen.
KI-gestützte Tools begleiten Pflegekräfte durch die einzelnen Schritte der SIS-Dokumentation – von der Anamnese über die Risikoeinschätzung bis hin zur Maßnahmenplanung. Sie können unstrukturierte Spracheingaben oder handschriftliche Notizen in strukturierte Daten umwandeln, die den sechs Themenfeldern der SIS (Kognition/Kommunikation, Mobilität, krankheitsbezogene Anforderungen, Selbstversorgung, soziale Beziehungen, Haushalt/Wohnen) entsprechen.
Die KI erkennt Muster in den SIS-Daten und schlägt spezifische Risikoeinschätzungen vor, etwa für Sturz- oder Dekubitusrisiken, basierend auf etablierten Expertenstandards. Regelbasierte Systeme bewerten Pflegefälle und schlagen passende Maßnahmen vor, die von Fachkräften geprüft und in die digitale Planung übernommen werden können[3]. So wird sichergestellt, dass keine wichtigen Aspekte übersehen werden und die Dokumentation prüfungssicher bleibt.
KI-Tools mit standardisierten Schnittstellen ermöglichen es, die generierten Dokumentationseinträge direkt in bestehende Systeme zu übertragen[1]. Dadurch entfällt die doppelte Dateneingabe, und Übertragungsfehler werden deutlich reduziert. Pflegekräfte müssen Informationen nicht mehr erst handschriftlich erfassen und später digitalisieren.
Dank der Offline-Funktionalität können Daten direkt am Bewohnerbett dokumentiert werden. Sobald eine Verbindung besteht, synchronisieren sich die Daten automatisch mit dem zentralen System[1]. Diese nahtlose Integration spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Qualität der Dokumentation, da Informationen sofort erfasst und nicht erst im Nachhinein rekonstruiert werden müssen.
dexter health wurde von Marc Margulan, einem ehemaligen Arzt, und Eren Cirit gegründet – zwei Experten, die die Herausforderungen der Dokumentation im Pflegealltag aus erster Hand kennen. Ihre Lösung wurde speziell für deutsche Pflegeeinrichtungen entwickelt, um die SIS-basierte Pflegeplanung mit KI-gestützten Dokumentationswerkzeugen zu erleichtern. Das Hauptziel? Pflegekräften mehr Zeit für die direkte Betreuung zu verschaffen und gleichzeitig die Dokumentationsqualität zu sichern. Diese klare Fokussierung bildet die Basis für die folgenden Funktionen.
Die Sprachdokumentation ist ein zentrales Feature, das Pflegekräften erlaubt, Dokumentationen einfach per Spracheingabe zu erstellen. Diese Eingaben werden durch den intelligenten SIS-Assistenten automatisch strukturiert und den relevanten Bereichen wie Anamnese, Risikoeinschätzung und Maßnahmenplanung zugeordnet. Die KI-Modelle sind speziell auf die Fachsprache und Anforderungen der Pflege abgestimmt und gewährleisten eine präzise Verarbeitung der Inhalte[1].
Eine weitere Stärke liegt in der Integration: dexter health lässt sich nahtlos in bestehende Pflegedokumentationssysteme einbinden, wodurch doppelte Dateneingaben vermieden werden. Selbst ohne Internetverbindung können Daten über die Offline-Funktionalität auf Smartphones erfasst werden. Sobald eine Verbindung besteht, werden diese automatisch synchronisiert[1].
Diese Funktionen sorgen nicht nur für eine effizientere Arbeitsweise, sondern bringen auch handfeste Vorteile für Pflegeeinrichtungen.
Mit dexter health sparen Pflegeheime wertvolle Zeit, da manuelle Eingaben und Übertragungsfehler entfallen. Gleichzeitig wird die Dokumentationsqualität deutlich verbessert – ein Vorteil, der sich besonders bei Prüfungen durch den Medizinischen Dienst auszahlt. Laut Studien geben 87 % der Pflegefachkräfte an, dass die Bürokratie ihnen erheblich Zeit für die direkte Patientenversorgung raubt[9]. Genau hier setzt dexter health an.
Weniger Verwaltungsaufwand bedeutet auch bessere Arbeitsbedingungen, was sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirkt und dazu beitragen kann, Fachkräfte langfristig zu binden. Führungskräfte profitieren zudem von strukturierten, prüfungssicheren Dokumentationen, die den Anforderungen des Strukturmodells entsprechen.
Für eine reibungslose Einführung der KI-gestützten Prozesse bietet dexter health individuelle Onboarding-Programme, die auf die Größe und Bedürfnisse der jeweiligen Einrichtung abgestimmt sind. Die Teams werden professionell geschult, um die neuen Tools schnell und sicher einzusetzen. Die Kosten werden dabei individuell berechnet – basierend auf der Anzahl der Bewohner oder Mitarbeiter – und in einem persönlichen Beratungsgespräch festgelegt.
Beim Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten erfüllt dexter health die EU-Datenschutzstandards. Die deutsche KI-Strategie hebt die „verantwortungsvolle Entwicklung" und „vertrauenswürdige KI" als zentrale Prinzipien hervor[10] – Werte, die im Produktdesign von dexter health fest verankert sind.
Manuelle vs. KI-optimierte SIS-Dokumentation im Vergleich
Die Einführung von KI-Tools in die SIS-Dokumentation erfordert eine gut durchdachte Planung. Zunächst sollte analysiert werden, an welchen Stellen der Dokumentationsprozess besonders zeitaufwendig ist. Diese Analyse bildet die Grundlage, um KI-Tools gezielt einzusetzen, um die SIS-Pflegeplanung mit KI zu optimieren.
Von Anfang an sollten Datenschutzbeauftragte und Betriebsräte in den Prozess eingebunden werden, um rechtliche Fragen zu klären. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Artikel 35 DSGVO ist dabei unerlässlich, vor allem bei der Nutzung cloudbasierter Lösungen[11]. Die technische Implementierung selbst ist vergleichsweise schnell erledigt – in der Regel dauert sie etwa zwei bis drei Wochen vom ersten Gespräch bis zum Produktivstart[12].
Um die Einführung erfolgreich zu gestalten, ist es sinnvoll, interne KI-Coaches zu benennen. Diese können als erste Ansprechpartner dienen und neue Mitarbeitende in die Nutzung der Tools einweisen[13].
Praktische Erfahrungen zeigen, dass der Einsatz von Sprachdokumentation und KI-Assistenten eine Zeitersparnis von 20 bis 30 Minuten pro Schicht ermöglicht[12][13]. Nach der Implementierung können diese Erfolge anhand messbarer Ergebnisse nachvollzogen werden.
KI-Tools bringen klare, messbare Verbesserungen in der Pflegepraxis. Zur Erfolgsmessung eignen sich standardisierte Instrumente wie die „Handover Evaluation Scale“, die Aspekte wie Informationsqualität, Interaktion und Effizienz bewertet[2]. Ein Prä-Post-Design wird empfohlen: Dabei erfolgen eine schriftliche Befragung und Zeiterfassung vor der Einführung (t0) sowie etwa drei Monate danach (t1), um die tatsächlichen Veränderungen aufzuzeigen[2].
Besonders wichtig: Die durch das Strukturmodell erreichte Zeitersparnis ist gesetzlich geschützt. Nach § 113 SGB XI dürfen Kostenträger diese Zeitgewinne nicht nutzen, um Vergütungen zu kürzen[4]. Neben der Zeitersparnis verbessert sich auch die Qualität der Dokumentation erheblich – ein entscheidender Vorteil bei Prüfungen durch den Medizinischen Dienst.
Ein weiterer positiver Effekt ist die gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit. Wenn administrative Aufgaben reduziert werden, bleibt mehr Zeit für die eigentliche Pflege. Diego A., Pflegehelfer, beschreibt es so:
„Die Sprachdokumentation von dexter ist eine echte Erleichterung für meine Arbeit! Besonders die KI-Korrektur hilft mir, meine Dokumentation zu verbessern."[12]
Ein Vergleich zwischen herkömmlichen und KI-gestützten Arbeitsabläufen zeigt die Vorteile der neuen Technologie deutlich:
| Merkmal | Manuelle SIS-Dokumentation | KI-optimierte SIS-Dokumentation |
|---|---|---|
| Verwaltungsaufwand | Hoch; vollständige manuelle Dateneingabe[4] | Reduziert; KI fasst Pflegedaten automatisch zusammen[11] |
| Dateneingabe | Zeitintensives Tippen oder Handschrift[4] | Spracheingabe mit automatischer Strukturierung[11] |
| Fehlerrisiko | Höheres Risiko für fehlende Daten oder inkonsistente Einschätzungen[4] | KI erkennt Lücken; Ergebnisse erfordern menschliche Prüfung[11] |
| Zugänglichkeit | Gebunden an PC oder Stationszimmer | Mobil; direkt am Bewohnerbett nutzbar[13] |
| Zeitersparnis | Begrenzt durch manuelle Verarbeitungsgeschwindigkeit[4] | Deutlich; 20–30 Minuten pro Schicht[13] |
Die Tabelle zeigt klar, dass KI-optimierte Prozesse nicht nur den Arbeitsaufwand reduzieren, sondern auch die Fehleranfälligkeit verringern und eine flexible, mobile Dokumentation ermöglichen. Solche Vorteile machen die Technologie zu einer wertvollen Unterstützung im Pflegealltag.
Der Einsatz von KI bringt eine echte Veränderung in die SIS-Dokumentation von Pflegeeinrichtungen. Mit KI-gestützten Lösungen werden zentrale Herausforderungen der SIS-Pflege angegangen: weniger Zeitaufwand, höhere Dokumentationsqualität und mehr Freiraum für die eigentliche Betreuung. KI kann unstrukturierte Spracheingaben direkt in strukturierte, prüfungssichere Einträge umwandeln, die den Vorgaben des Strukturmodells entsprechen[1].
Investitionen in digitale Technologien haben bereits gezeigt, dass sie sowohl die Dokumentationsqualität steigern als auch wertvolle Zeit einsparen können. Standardisierte Schnittstellen sorgen dafür, dass doppelte Eingaben vermieden werden, und schaffen durch reibungslose Arbeitsprozesse eine deutliche Entlastung für Pflegekräfte.
Mehr als 600 Einrichtungen setzen diese KI-gestützte Dokumentation bereits erfolgreich ein[14][15]. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer schrittweisen Umsetzung, bei der Pflegekräfte aktiv eingebunden werden, sowie in der Einhaltung der strengen Datenschutzanforderungen der DSGVO. So wird KI zu einem nützlichen Werkzeug, das den Pflegealltag erheblich erleichtert.
Künstliche Intelligenz sorgt für weniger Fehler in der SIS-Dokumentation, indem sie automatische Prüfungen und Validierungen direkt in den Prozess integriert. Sie erkennt sofort fehlende oder widersprüchliche Angaben, schlägt passende Fachbegriffe vor und stellt sicher, dass alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind. Das Ergebnis? Eine präzisere und effizientere Dokumentation.
Ein weiterer Vorteil ist die sprachbasierte Datenerfassung. Pflegekräfte können Informationen einfach diktieren, anstatt sie mühsam per Hand einzugeben. Das reduziert Tippfehler und überträgt die Daten automatisch in ein strukturiertes SIS-Format. Diese Kombination aus automatischer Überprüfung und sprachgesteuerter Eingabe steigert nicht nur die Qualität der Dokumentation, sondern spart auch wertvolle Zeit und entlastet den Pflegealltag erheblich.
Die Sprach-zu-Text-Technologie revolutioniert die Dokumentation in der Pflege. Statt mühsam alles per Hand einzugeben, können Pflegekräfte ihre Berichte einfach diktieren. Das spart nicht nur eine Menge Zeit, sondern minimiert auch Tippfehler und unvollständige Einträge. Das Ergebnis? Eine deutlich präzisere und nachvollziehbarere Dokumentation.
Mit modernen KI-gestützten Tools wird sogar noch ein Schritt weitergegangen: Sie können Kontextinformationen aus Pflegeplänen erkennen und automatisch die passenden Felder ausfüllen. Das macht nicht nur die Pflegeplanung effizienter, sondern sorgt auch dafür, dass Übergaben zwischen Schichten reibungsloser ablaufen. Klare und strukturierte Informationen erleichtern die Zusammenarbeit, während Pflegekräfte mehr Zeit und Energie für das Wesentliche haben – die Betreuung der Bewohner. Gleichzeitig wird ihre Arbeitsbelastung spürbar reduziert.
Ein Beispiel für solche Lösungen ist Dexter Health. Dieses Unternehmen bietet speziell für deutsche Pflegeeinrichtungen entwickelte KI-basierte Sprach-zu-Text-Tools an. Diese lassen sich problemlos in bestehende Systeme integrieren, steigern die Geschwindigkeit der Dokumentation und verbessern die Qualität. Das Resultat: bessere Arbeitsbedingungen und optimierte Prozesse in der Langzeitpflege.
Bei dexter health steht der Schutz personenbezogener Daten an erster Stelle. Alle Informationen werden streng nach den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verarbeitet. Das bedeutet: Nur autorisierte Personen erhalten Zugriff, und die Datenverarbeitung wird auf das absolut notwendige Maß begrenzt.
Um ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten, setzt dexter health auf modernste technische Maßnahmen, darunter:
Zusätzlich werden die Daten pseudonymisiert verarbeitet, sodass direkte Rückschlüsse auf Personen verhindert werden. Nutzer*innen behalten dabei stets die volle Kontrolle über ihre Einwilligungen und können diese jederzeit anpassen.
Mit diesem umfassenden Ansatz sorgt dexter health dafür, dass sensible Informationen im Pflegebereich sicher bleiben – ohne dabei auf die Vorteile einer KI-gestützten Dokumentation verzichten zu müssen.
