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Bis 2026 zwingt die elektronische Abrechnung Pflegeheime zur Digitalisierung; staatliche Zuschüsse bis zu 12.000 € erleichtern die Umstellung.
2026 ist ein entscheidendes Jahr für Pflegeheime in Deutschland: Bis Ende des Jahres wird die elektronische Abrechnung von Pflegeleistungen verpflichtend. Einrichtungen ohne digitale Infrastruktur stehen vor großen Herausforderungen. Doch es gibt gute Nachrichten: Über § 8 Abs. 8 SGB XI können Pflegeheime bis zu 12.000 € Zuschuss für Digitalisierungsprojekte beantragen. Die Bewilligungsquote liegt bei beeindruckenden 95 %.
Digitalisierungsprojekte benötigen Zeit für Planung und Umsetzung. Wer früh startet, nutzt die Fördermittel optimal und erfüllt rechtzeitig die neuen Anforderungen.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Fördermittel beantragen und welche Projekte besonders gefördert werden.
Seit seiner Einführung im Jahr 2019 durch das PpSG und der Erweiterung 2023 durch das PUEG bildet § 8 Abs. 8 SGB XI die gesetzliche Basis für Digitalisierungszuschüsse im Pflegebereich [7][8]. Das Gesetz unterstützt gezielt die Anschaffung digitaler und technischer Ausstattung sowie die dazugehörigen Schulungen. Dazu zählen Themen wie IT- und Cybersicherheit, internes Qualitätsmanagement und die Zusammenarbeit zwischen Ärzten und stationären Pflegeeinrichtungen [9]. Das Förderprogramm läuft bis zum 31. Dezember 2030 und bleibt somit auch 2026 vollständig aktiv. Diese rechtlichen Grundlagen schaffen die Voraussetzungen, um Digitalisierungsprojekte wie KI-gestützte Dokumentationssysteme erfolgreich umzusetzen. Im Weiteren werden die genauen Förderkriterien und Rahmenbedingungen detailliert beschrieben.
Der Bund übernimmt über die Pflegekassen bis zu 40 % der förderfähigen Kosten, wobei der maximale Zuschuss pro Einrichtung bei 12.000 € liegt. Dafür müssen jedoch mindestens 30.000 € an förderfähigen Ausgaben nachgewiesen werden [6][8][9]. Förderfähig sind unter anderem:
Nicht förderfähig sind laufende Betriebskosten, wie beispielsweise Abonnementgebühren.
„Bis 2030 stellt die Pflegeversicherung Fördermittel bereit, um Pflegepersonal durch Digitalisierungsprojekte zu entlasten." – DAK-Gesundheit [6]
Auch wenn das Förderprogramm bis 2030 läuft, gibt es gute Gründe, frühzeitig aktiv zu werden. Digitalisierungsprojekte benötigen von der Planung bis zur Umsetzung oft mehrere Monate, und regionale Unterschiede bei den Bearbeitungszeiten können zusätzliche Verzögerungen verursachen [3]. Zudem wird bis Ende 2026 die vollständige elektronische Abrechnung verpflichtend, was Einrichtungen die Möglichkeit gibt, diese Umstellung gezielt über die Förderung zu finanzieren.
Martin Borner, Geschäftsführender Partner bei Ecovis, betont:
„Der Digitalisierungszuschuss in der Pflege nach § 8 Abs. 8 SGB XI entfaltet seine volle Wirkung, wenn Maßnahmen als prozessbezogenes Gesamtkonzept geplant werden." [8]
Wer verschiedene Maßnahmen wie Dokumentationssoftware, IT-Sicherheit und Mitarbeiterschulungen kombiniert, kann das Budget effektiver nutzen, als wenn jede Anschaffung einzeln beantragt wird.
Nicht jede technische Anschaffung wird gefördert. Ein Projekt muss mindestens eines von drei Zielen klar nachweisen: die Entlastung des Pflegepersonals, die Verbesserung der Pflegequalität oder die Förderung der Teilhabe pflegebedürftiger Menschen [8][3]. Dabei werden nur einmalige Investitionskosten unterstützt – das schließt Hardware, Softwarelizenzen und Einrichtungskosten ein. Laufende Betriebskosten, wie monatliche Abonnements, fallen jedoch nicht unter die Förderung [8].
Zusätzlich werden auch neue Ansätze gefördert, etwa in den Bereichen digitale Pflegedokumentation, IT-Sicherheit oder Schulungen für Mitarbeitende, die mit neuen Technologien arbeiten [8][3].
Ein besonders spannender Bereich: KI-gestützte Dokumentation, die sich als zukunftsorientierte und förderfähige Lösung etabliert.
Die Nutzung von KI in der Pflegedokumentation zählt zu den beliebtesten Förderprojekten [3]. Tools wie Sprachdokumentationssysteme oder KI-Assistenzlösungen können den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren, was sowohl das Pflegepersonal entlastet als auch die Pflegequalität verbessert. Förderfähig sind dabei Posten wie Softwarelizenzen, entsprechende Hardware (z. B. Tablets) und die Schulung der Mitarbeitenden [3][4].
Judith Gerlach, Bayerische Staatsministerin für Gesundheit und Pflege, betont:
„Mit digitalen Anwendungen und KI wollen wir unser Pflegepersonal entlasten und mehr Zeit für das Wichtigste in der Pflege schaffen: die menschliche Zuwendung." [4]
Wichtig bei der Antragstellung: Beschreiben Sie detailliert, wie das Tool die Arbeitszeit der Pflegekräfte reduziert – etwa durch die Automatisierung manueller Eingaben oder die Beschleunigung der Pflegeplanung. Eine klare Darstellung dieser Vorteile erhöht die Erfolgschancen Ihres Antrags erheblich.
Die Kombination mehrerer förderfähiger Maßnahmen bietet eine hervorragende Möglichkeit, den Zuschuss voll auszuschöpfen. Einrichtungen können bis zu 12.000 € erhalten, wenn sie zusammenhängende Projekte als Gesamtkonzept einreichen [11][3]. Eine sinnvolle Kombination könnte aus der Anschaffung von Hardware, KI-Dokumentation und Mitarbeiterschulungen bestehen, wodurch der 40‑%‑Zuschuss optimal genutzt wird.
In Bayern besteht zusätzlich die Möglichkeit, die Landesförderung im Rahmen der „100%-WLAN-Strategie" zu beantragen. Voraussetzung: Der Bundesbewilligungsbescheid wurde nach dem 1. April 2025 ausgestellt. Dadurch sinkt der Eigenanteil auf nur 20 %, da Bund und Land zusammen bis zu 24.000 € übernehmen [10]. In Niedersachsen sind sogar Förderbeträge von bis zu 40.000 € bei einem Fördersatz von bis zu 90 % möglich [5].
Digitalisierungsförderung Pflegeheim 2026: Bundesförderung vs. Landesförderung im Vergleich
Die Berechnung ist einfacher, als man denkt: Multiplizieren Sie Ihre geplanten Gesamtprojektkosten mit 0,4 – das ergibt Ihren Bundesförderbetrag. Die maximale Fördersumme liegt bei 12.000 € pro Einrichtung [1][11]. Ein Beispiel: Betragen Ihre Projektkosten 20.000 €, erhalten Sie 8.000 € Förderung. Liegen die Kosten bei 30.000 €, wird die Förderung auf die Obergrenze von 12.000 € gedeckelt – Ihr Eigenanteil beträgt in diesem Fall mindestens 60 % der Gesamtkosten.
Ein wichtiger Hinweis: Der Förderbetrag muss nicht in einem einzigen Antrag vollständig ausgeschöpft werden. Sie können ihn auf mehrere Maßnahmen verteilen, solange die Gesamtsumme aller Zuschüsse die Grenze von 12.000 € nicht überschreitet [11].
Wenn Sie planen, KI-gestützte Dokumentation einzuführen, sollten Sie von Anfang an ein vollständiges Budget erstellen. Förderfähig sind nicht nur die Softwarelizenzen für die Inbetriebnahme, sondern auch die benötigte Hardware (z. B. Tablets oder mobile Geräte) sowie Schulungen für Mitarbeitende [11][12].
Laufende Kosten wie monatliche Abonnements sind allerdings nicht förderfähig und müssen separat eingeplant werden. Ein Beispiel für ein vollständiges Budget: Softwarelizenzen für die Einrichtung, drei bis fünf Tablets für das Pflegepersonal und ein Schulungstag für das Team. Diese Posten bilden zusammen die Grundlage für die Berechnung der 40-%-Förderung.
In Bayern gibt es die Möglichkeit, den Bundesförderbetrag durch die Komplementärförderung im Rahmen der „100%-WLAN-Strategie" deutlich zu erhöhen. Das Bayerische Landesamt für Pflege (LfP) in Amberg übernimmt dabei zusätzlich bis zu 40 % der Kosten – maximal weitere 12.000 € [12]. Voraussetzung hierfür ist, dass der Bundesbewilligungsbescheid nach dem 1. April 2025 ausgestellt wurde. Mit dieser Kombination reduziert sich Ihr Eigenanteil auf nur noch 20 %.
| Förderprogramm | Förderquote | Max. Betrag | Eigenanteil |
|---|---|---|---|
| Bundesförderung (§ 8 Abs. 8 SGB XI) | 40 % | 12.000 € | 60 % |
| Bayern Komplementärförderung | + 40 % | + 12.000 € | – |
| Kombination (nur Bayern) | 80 % | 24.000 € | 20 % |
Für größere Digitalisierungsprojekte mit besonderem Charakter – wie komplexe KI-Pilotprojekte – gibt es in Bayern zusätzlich das BayDiGuP-Programm. Hier sind Förderquoten von bis zu 90 % möglich. Das bedeutet, dass nur ein Eigenanteil von 10 % erforderlich ist [14]. Diese Förderlinie richtet sich speziell an Projekte mit Pilotcharakter und wird über jährliche Aufrufe ausgeschrieben.
Bevor Sie Ihren Antrag einreichen, sollten Sie sicherstellen, dass alle notwendigen Dokumente vollständig sind. Dazu gehören insbesondere das Institutionskennzeichen (IK), vollständige Angaben zum Träger, eine detaillierte Projektbeschreibung mit technischen Spezifikationen (Hard- und Software) sowie – je nach Zeitpunkt der Antragstellung – Kostenvoranschläge oder Rechnungen mit Zahlungsbelegen. Wichtig ist, den Nutzen des Projekts klar zu formulieren, um den Mehrwert verständlich darzustellen [8][2].
Für Cloud-basierte Lösungen sollten Sie zusätzliche Unterlagen beifügen, wie Dokumentationen zu Rollen- und Rechtemodellen, Protokollierungskonzepte sowie einen Nachweis zur Einhaltung der DSGVO [8].
„Der Digitalisierungszuschuss in der Pflege nach § 8 Abs. 8 SGB XI ist technisch effektiv, wenn Maßnahmen als prozessbezogenes Gesamtkonzept geplant, kostenmäßig klar abgegrenzt und nachvollziehbar dokumentiert werden." – Ecovis KSO [8]
Sobald alle erforderlichen Unterlagen bereit sind, können Sie mit der Antragstellung beginnen.
Den Antrag reichen Sie schriftlich bei der zuständigen Pflegekasse, dem Landesverband oder dem vdek (Verband der Ersatzkassen) ein [8][1][2]. Dabei haben Sie die Möglichkeit, den Antrag entweder vor oder nach dem Kauf der geplanten Maßnahmen zu stellen – beides ist erlaubt.
Die Bundesförderung ist bis zum 31. Dezember 2030 verfügbar [2]. Allerdings sind die Fristen für Landesförderprogramme oft deutlich kürzer: So endete beispielsweise die Einreichfrist für das Innovationsprogramm Pflege in Baden-Württemberg für die Runde 2026 am 19. April 2026 [15]. Der jährliche Förderaufruf Bayerns für KI und Digitalisierung 2025 lief bis zum 10. Juni [13]. Wenn Sie Landesmittel kombinieren möchten, ist es ratsam, die regionalen Ausschreibungskalender regelmäßig im Blick zu behalten. Für digitale Einreichungen auf Landesebene – etwa in Bayern – benötigen Sie außerdem ein gültiges ELSTER-Unternehmenszertifikat [10].
Nach der Genehmigung erhalten Sie einen Bewilligungsbescheid, der die Förderfähigkeit bestätigt. Die Auszahlung erfolgt jedoch erst nach der Umsetzung und dem Einreichen des Verwendungsnachweises [8].
In der Praxis bedeutet das: Sie beschaffen die Geräte oder Lizenzen, führen erforderliche Schulungen durch und reichen anschließend den Verwendungsnachweis zusammen mit den geprüften Belegen bei der Pflegekasse ein [10][15].
Da zwischen Bewilligung, Umsetzung und Nachweis oft mehrere Wochen vergehen können, sollten Sie den gesamten Ablauf sorgfältig planen. So vermeiden Sie Verzögerungen und stellen sicher, dass alles reibungslos abläuft.
dexter health erfüllt die Voraussetzungen für eine Förderung gemäß SGB XI § 8 Absatz 8. Die KI-gestützte Sprachdokumentation und der intelligente SIS-Assistent werden als digitale Hilfsmittel anerkannt, die das Pflegepersonal entlasten – genau das Ziel des Förderprogramms. Dazu gehören auch die Lizenzkosten für Software und erforderliche Hardware wie Tablets oder Smartphones [1][3]. Sie können bis zu 40 % der förderfähigen Kosten beantragen, maximal jedoch 12.000 Euro pro Einrichtung.
Ein erfolgreicher Antrag hängt von einer klaren Projektbeschreibung ab. Zeigen Sie auf, wie dexter health den Dokumentationsaufwand reduziert und mehr Zeit für die direkte Pflege schafft. Diese Punkte entsprechen den Kernzielen des Förderprogramms und spiegeln die praktische Wirkung von dexter health wider [3].
„Digitalisierung soll auch dazu beitragen, das Pflegepersonal zu entlasten, indem zeitaufwändige administrative Arbeit künftig weniger Zeit in Anspruch nimmt." – DAK-Gesundheit [3]
Sobald die Förderfähigkeit geklärt ist, sollten Sie die Einführung von dexter health schrittweise angehen. Ein bewährter Ansatz ist das Superuser-Konzept: Schulen Sie zunächst ein bis zwei Mitarbeitende pro Schicht intensiv, damit sie als erste Anlaufstelle für das Team fungieren können [16]. Praktische Trainings direkt am Gerät – mit einer Dauer von maximal 90 Minuten pro Einheit – sind dabei effektiver als rein theoretische Schulungen [16].
Der vollständige Wechsel von Papier auf digital sollte erst erfolgen, wenn das Team sicher im Umgang mit der neuen Technologie ist. Zusätzlich lohnt sich die Nutzung von INQA-Coaching: Dieses Programm ermöglicht bis zu 12 Beratungstage, die mit 80 % der Kosten (max. 1.200 Euro pro Tag) bezuschusst werden [1]. So können Sie die Kosten der Implementierung reduzieren und gleichzeitig professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen.
Nach der Einführung ist es wichtig, die Ergebnisse systematisch zu dokumentieren. Dies dient nicht nur dem Verwendungsnachweis, sondern auch der internen Erfolgsmessung. Aktuell verbringt das Pflegepersonal bis zu 30 % der Arbeitszeit mit Dokumentation. Mithilfe von KI-gestützter Spracherkennung kann dieser Aufwand um bis zu 50 % gesenkt werden [16].
Regelmäßige Feedback-Runden, wie ein wöchentliches „Digi-Feedback" in der Teambesprechung, helfen, Fortschritte festzuhalten [16]. Notieren Sie, wie viel Zeit pro Schicht eingespart wird, und vergleichen Sie die Dokumentationsqualität vor und nach der Einführung. Diese Daten sind nicht nur nützlich für die Nachweise gegenüber der Pflegekasse, sondern auch für zukünftige Förderanträge.
Die Digitalisierung in Pflegeeinrichtungen ist nicht nur ein Trend, sondern eine dringende Notwendigkeit. Ziel ist es, das Pflegepersonal zu entlasten und gleichzeitig die Qualität der Pflege zu verbessern. Obwohl Fördermittel dafür bereitstehen, werden sie viel zu selten abgerufen [3]. Wer jetzt einen gut durchdachten Antrag stellt, hat hervorragende Chancen, von diesen Mitteln zu profitieren.
Diese ungenutzten Fördergelder sind Ihre Gelegenheit, Ihre Einrichtung fit für die Zukunft zu machen. Besonders die bevorstehende Verpflichtung zur elektronischen Abrechnung macht schnelles Handeln erforderlich. Bis Ende 2026 muss die Digitalisierung abgeschlossen sein, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Ohne eine digitale Infrastruktur drohen erhebliche Herausforderungen. Zwar bleibt das Förderprogramm nach § 8 Absatz 8 SGB XI bis 2030 bestehen, doch je früher Sie investieren, desto schneller können Sie und Ihr Team die Vorteile nutzen.
Wie bereits erwähnt, geht es bei der Digitalisierung nicht nur um die Einhaltung von Vorschriften. Sie bietet auch die Chance, das Pflegepersonal spürbar zu entlasten. Setzen Sie sich am besten direkt mit Ihrer zuständigen Pflegekasse in Verbindung, um die Antragsunterlagen anzufordern. Prüfen Sie dabei, welche Maßnahmen kombiniert werden können, um den maximalen Zuschuss von bis zu 12.000 Euro zu erhalten [2][11]. Darüber hinaus können Sie sich bei Ihrer Pflegekasse über weitere Fördermöglichkeiten informieren, die in Ihren umfassenden Digitalisierungsplan einfließen können.
Die Digitalisierung ist keine Spielerei, sondern eine Antwort auf den Fachkräftemangel, der sich weiter zuspitzen wird. Bis 2035 könnten in Deutschland bis zu 500.000 Pflegekräfte fehlen [17]. Lösungen wie KI-gestützte Dokumentation, etwa die von dexter health, sind förderfähige Maßnahmen, die das Pflegepersonal entlasten und mehr Zeit für die direkte Betreuung schaffen können. Nutzen Sie diese Chance, um Ihre Einrichtung zukunftssicher zu machen und gleichzeitig die Arbeitsbedingungen für Ihre Mitarbeitenden zu verbessern.
Gemäß § 8 Abs. 8 SGB XI können Investitionen gefördert werden, die dazu beitragen, das Pflegepersonal zu entlasten, die pflegerische Versorgung zu verbessern oder die Mitwirkung der Pflegebedürftigen zu stärken.
Zu den förderfähigen Maßnahmen gehören unter anderem:
Die Förderung deckt bis zu 40 % der anfallenden Kosten, wobei der maximale Förderbetrag bei 12.000 € pro Einrichtung liegt. Dieser Betrag kann auf mehrere Maßnahmen verteilt werden.
Die Kombination von Bundes- und Landesförderungen kann komplex sein und erfordert eine sorgfältige Abstimmung mit der zuständigen Pflegekasse oder Landesbehörde. Einige Programme, wie beispielsweise die Komplementärförderung in Bayern, arbeiten ohne feste Fristen. Andere, wie in Niedersachsen, legen hingegen klare Stichtage fest. Um keine Fördermöglichkeiten zu verpassen, ist es ratsam, frühzeitig den Landesverband der Pflegekassen zu kontaktieren und die Reihenfolge der Antragsstellungen genau zu prüfen. So lassen sich Fristen einhalten und Fördergelder effektiv kombinieren.
Um die Fördermittel ausgezahlt zu bekommen, muss nach Abschluss des Projekts der von der Pflegekasse geprüfte Verwendungsnachweis eingereicht werden. Dieser Nachweis dient dazu, die korrekte Verwendung der Fördermittel zu bestätigen.