Digitalisierungszuschuss für Pflegeeinrichtungen: bis 12.000 € nach § 8 Abs. 8 SGB XI beantragen

Ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen können für die Digitalisierung heute einen Zuschuss der Pflegeversicherung beantragen. Er beträgt bis zu 40 % der Kosten, höchstens 12.000 € je Einrichtung, nach § 8 Abs. 8 SGB XI ^[1]. Den Antrag stellen Sie bei der zuständigen Pflegekasse, spätestens bis 31. Dezember 2030 ^[2]. Diese Anleitung zeigt, wer den Zuschuss bekommt, was förderfähig ist, welche Unterlagen Sie brauchen und wie Sie den Betrag berechnen.

Neu ab 2027: Förderprogramm nach dem PNOG. Laut Regierungsentwurf des Pflegeneuordnungsgesetzes vom 30. September 2026 soll der Zuschuss künftig in § 11 Abs. 3 SGB XI-E stehen. Laufzeit, Förderquote und Höchstbetrag bleiben gleich, die Förderzwecke werden auf Betreuung, Aktivierung, Teilhabe und Schulungen zugeschnitten, auch zu künstlicher Intelligenz ^[11]. Digitale Pflege- und Dokumentationssysteme soll ab Juli 2027 das neue Förderprogramm nach dem PNOG fördern. Das Gesetz ist noch nicht beschlossen. Bis zum Inkrafttreten gilt § 8 Abs. 8 SGB XI.

Wichtige Fakten

• Förderhöhe: Bis zu 40 % der verausgabten Mittel, höchstens 12.000 € je Einrichtung. Der Zuschuss lässt sich auf mehrere Maßnahmen aufteilen ^[2].
• Berechtigt: Alle nach § 72 SGB XI zugelassenen ambulanten und stationären Pflegeeinrichtungen, auch teilstationäre Einrichtungen und zugelassene Hospize ^[3].
• Förderfähige Projekte: Einmalige Anschaffungen digitaler oder technischer Ausrüstung, Lizenzen, WLAN und Schulungen, etwa für Pflegedokumentation, Dienstplanung, Qualitätsmanagement, IT-Sicherheit und elektronische Abrechnung ^[2].
• Frist: Gefördert werden Anschaffungen ab 1. Januar 2019. Der Antrag ist bis spätestens 31. Dezember 2030 möglich ^[2].
• Kombination mit Landesförderungen: In Bayern gibt der Freistaat bis zu weitere 40 % dazu, höchstens 12.000 € ^[9].

Warum sich ein früher Antrag lohnt

Bis das PNOG in Kraft tritt, gelten die heutigen Förderzwecke. Dazu gehören Pflegedokumentation, Arbeitsabläufe, Qualitätsmanagement und IT-Sicherheit ^[1][2]. Laut Entwurf soll die Neuregelung am 1. Januar 2027 in Kraft treten ^[11]. Bei der DAK-Gesundheit waren bis Mitte Januar 2024 rund 32 % der Fördersumme abgerufen. Rund 95 % der Anträge, die dort bis dahin eingingen, wurden bewilligt ^[7].

Rechtliche und finanzielle Grundlagen der Digitalisierungsförderung

Rechtsgrundlage: § 8 Absatz 8 SGB XI

Den Zuschuss gibt es seit 2019. Er wird aus dem Ausgleichsfonds der Pflegeversicherung bezahlt, für jede ambulante und stationäre Pflegeeinrichtung einmalig ^[1]. Das Nähere regeln die Richtlinien des GKV-Spitzenverbands. Sie wurden zuletzt nach dem Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz (PUEG) am 12. Juli 2023 geändert und gelten seit 15. August 2023 ^[2]. Förderfähig sind Anschaffungen digitaler oder technischer Ausrüstung und damit verbundene Schulungen. Das Gesetz nennt als Beispiele IT- und Cybersicherheit, internes Qualitätsmanagement, Qualitätsindikatoren, Arbeitsabläufe und die Zusammenarbeit zwischen Ärzten und stationären Pflegeeinrichtungen ^[1]. Die Förderung läuft in den Jahren 2019 bis 2030.

Zuschuss der Pflegeversicherung auf einen Blick

Die Pflegeversicherung übernimmt über die Pflegekassen bis zu 40 % der verausgabten Mittel. Der Zuschuss ist auf 12.000 € je Einrichtung begrenzt ^[1]. Eine Mindestsumme schreibt die Richtlinie nicht vor. Den Höchstbetrag erreichen Sie ab 30.000 € förderfähigen Kosten, denn 40 % von 30.000 € sind 12.000 € ^[2]. Förderfähig sind unter anderem:

• Software, zum Beispiel Lizenzen für Pflegedokumentationssoftware
• Hardware wie PC, Laptops, Tablets, Router und Headsets
• IT-Sicherheitsmaßnahmen
• WLAN, wenn es für eine geförderte Anschaffung, die Versorgung oder die Beteiligung der Pflegebedürftigen nötig ist
• Schulungen für Pflegekräfte und Pflegebedürftige, auch als E-Learning ^[3]

Nicht förderfähig sind regelmäßig wiederkehrende Kosten für den Betrieb, etwa Wartung, Service oder Zinsen ^[2]. Ein WLAN nur für Angehörige und Besuch fördert die Pflegekasse ebenfalls nicht ^[3].

Elektronische Abrechnung mitfördern lassen

Die Richtlinie nennt die elektronische Abrechnung pflegerischer Leistungen nach § 105 SGB XI ausdrücklich als Förderbereich ^[2]. Nach § 105 Abs. 3 SGB XI müssen Einrichtungen elektronisch abrechnen, sobald sie an die Telematikinfrastruktur angebunden sind, das festgelegte Übermittlungsverfahren nutzen und der Pflegekasse die nötigen Angaben gemeldet haben. Die Pflicht gilt 3 Monate nach dieser Meldung ^[6]. Wer die Abrechnung umstellt, kann die Anschaffung also in den Antrag aufnehmen.

Welche Digitalisierungsprojekte gefördert werden

Allgemeine Fördervoraussetzungen

Nicht jede technische Anschaffung wird gefördert. Hauptzweck muss die Entlastung der Pflegekräfte, die Verbesserung der pflegerischen Versorgung oder eine stärkere Beteiligung der Pflegebedürftigen sein ^[2]. Gefördert werden einmalige Anschaffungen und die Kosten der Inbetriebnahme, etwa der Erwerb von Lizenzen. Die Einrichtung muss Eigenmittel eingesetzt haben ^[2].

Ausgeschlossen sind laut Orientierungshilfe unter anderem Geräte für Therapie-, Unterhaltungs- oder Beschäftigungszwecke, GPS-Tracker, Mobiliar und der Ausbau von Räumen. Freistellungskosten für Fortbildungen übernimmt die Pflegekasse nicht, weil sie in der Pflegesatzvereinbarung abgegolten sind ^[3].

KI-gestützte Dokumentation als förderfähiges Projekt

Die Richtlinie nennt die Entbürokratisierung der Pflegedokumentation als ersten Förderbereich ^[2]. Die Orientierungshilfe zählt Pflegedokumentationssoftware und Systeme zur mobilen Erfassung der Pflegedokumentation per Smartphone oder Tablet zu den Beispielen ^[3]. Bei der DAK-Gesundheit war die Digitalisierung der Pflegedokumentation bis Januar 2024 der häufigste Förderzweck ^[7]. Förderfähig sind dabei Softwarelizenzen, die nötige Hardware und Schulungen der Mitarbeitenden ^[3].

Wichtig bei der Antragstellung: Der Antrag verlangt eine Beschreibung von Inhalt, Zweckmäßigkeit und Umfang der Ausrüstung ^[2]. Beschreiben Sie konkret, wie das Werkzeug Pflegekräfte entlastet, etwa durch weniger manuelle Eingaben oder eine schnellere Pflegeplanung.

Maßnahmen bündeln und das Budget ausschöpfen

Ein Antrag kann mehrere zeitlich und sachlich unterschiedliche Maßnahmen enthalten. Die Pflegekasse betrachtet sie als Gesamtkonzept und bewilligt bis zum Höchstbetrag von 12.000 € ^[2]. Der Zuschuss lässt sich auch auf mehrere Anträge verteilen ^[3]. Eine sinnvolle Kombination ist etwa Hardware, Software für die Dokumentation und Schulungen der Mitarbeitenden.

Bei Paketangeboten erstattet die Pflegekasse nur, wenn das Paket überwiegend dem Förderzweck dient. Die einzelnen Positionen müssen auf der Rechnung getrennt ausgewiesen sein ^[3].

So berechnen Sie Ihren Förderbetrag und planen Ihr Budget

Den Förderbetrag berechnen

Multiplizieren Sie die förderfähigen Kosten mit 0,4. Das Ergebnis ist Ihr Zuschuss, höchstens 12.000 € je Einrichtung ^[1]. Ein Beispiel: Bei 20.000 € Kosten erhalten Sie 8.000 €. Bei 30.000 € Kosten erhalten Sie 12.000 €, Ihr Eigenanteil liegt dann bei 18.000 € oder 60 %. Bei höheren Kosten bleibt der Zuschuss bei 12.000 €, der Eigenanteil steigt.

Der Förderbetrag muss nicht in einem einzigen Antrag ausgeschöpft werden. Sie können ihn auf mehrere Maßnahmen und Anträge verteilen, solange die Summe 12.000 € nicht übersteigt ^[3].

KI-Dokumentationskosten richtig einplanen

Wenn Sie KI-gestützte Dokumentation einführen, planen Sie das Budget von Anfang an vollständig. Förderfähig sind die Softwarelizenzen für die Inbetriebnahme, die nötige Hardware wie Tablets oder Smartphones und Schulungen für Mitarbeitende ^[2][3]. Interne Schulungen können gefördert werden, wenn der Mehraufwand abgrenzbar ist und nicht mehr kostet als ein externes Angebot ^[3].

Regelmäßig wiederkehrende Betriebskosten wie Wartung und Service sind nicht förderfähig ^[2]. Klären Sie bei Abo- oder Mietmodellen vorab mit der zuständigen Pflegekasse, welche Positionen sie anerkennt. Leasing und Ratenzahlung sind förderfähig. Anzugeben ist der Gesamtbetrag der Raten bis längstens 31. Dezember 2030, ohne Zinsen, Wartung und Service. Dazu kommt eine Bescheinigung des Leasinggebers oder über den Ratenzahlungsvertrag ^[2].

Landesförderprogramme gezielt nutzen

In Bayern gibt es die Komplementärförderung im Rahmen der „100 % WLAN-Strategie“. Das Bayerische Landesamt für Pflege in Amberg übernimmt zusätzlich bis zu 40 % der verausgabten Mittel, höchstens weitere 12.000 € ^[8]. Voraussetzung ist ein Bescheid der Pflegekasse zum Zuschuss nach § 8 Abs. 8 SGB XI, der nach dem 1. April 2025 erlassen wurde. Der Eigenanteil sinkt damit von 60 % auf 20 %, die Förderung steigt auf höchstens 24.000 € ^[9]. Der Freistaat stellt dafür insgesamt 15 Mio. € bereit ^[9].

Förderprogramm	Förderquote	Max. Betrag	Eigenanteil
Zuschuss der Pflegeversicherung (§ 8 Abs. 8 SGB XI)	bis 40 %	12.000 €	mind. 60 %
Bayern Komplementärförderung	bis 40 % zusätzlich	12.000 € zusätzlich	siehe Kombination
Kombination (nur Bayern)	bis 80 %	24.000 €	mind. 20 %

Quellen: § 8 Abs. 8 SGB XI ^[1], Bayerisches Landesamt für Pflege ^[8], BayernPortal ^[9].

Für größere Vorhaben mit Pilotcharakter fördert Bayern zusätzlich nach der Gesundheits- und Pflegedigitalisierungsrichtlinie BayDiGuP. Hier sind bis zu 90 % der zuwendungsfähigen Ausgaben förderfähig, der Eigenanteil beträgt mindestens 10 % ^[10]. Für andere Bundesländer prüfen Sie die Förderseiten Ihres Landesministeriums.

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Schritt für Schritt: So beantragen Sie den Digitalisierungszuschuss

Welche Unterlagen Sie vorbereiten müssen

Der Antrag bedarf der Schriftform. Nach der Richtlinie gehören hinein ^[2]:

• Name, Sitz und Institutionskennzeichen (IK) der Pflegeeinrichtung
• Name und Anschrift des Trägers
• Beschreibung von Inhalt, Zweckmäßigkeit und Umfang der digitalen oder technischen Ausrüstung
• Angaben zum Hersteller
• Gesamtkosten ohne wiederkehrende Betriebskosten
• Rechnungen mit Zahlungsbelegen oder, bei geplanten Maßnahmen, ein Kostenvoranschlag

Das Antragsmuster stellt der GKV-Spitzenverband bereit ^[4]. Ein Träger kann auch einen Sammelantrag für mehrere Einrichtungen stellen und übernimmt dann die Gesamtverantwortung für die Verwendung der Mittel ^[3]. Im Einzelfall kann die Pflegekasse weitere Nachweise verlangen ^[2].

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Antragstellung und Fristen

Den Antrag richten Sie an eine Pflegekasse, die Partei Ihrer Pflegesatzvereinbarung ist, an deren Landesverband oder an den vdek (Verband der Ersatzkassen) in Ihrem Bundesland ^[2]. Welche Pflegekasse in Ihrem Land zuständig ist, steht auf den Seiten des GKV-Spitzenverbands und der AOK ^[4][5]. Geht der Antrag an eine andere Stelle, leitet diese ihn an die zuständige Pflegekasse weiter ^[2]. Sie können den Antrag vor der Anschaffung auf Basis eines Kostenvoranschlags oder nach der Anschaffung mit Rechnung und Zahlungsnachweis stellen. Beim Antrag vorab verpflichten Sie sich, die Maßnahme zügig umzusetzen ^[2].

Der Antrag ist bis spätestens 31. Dezember 2030 möglich ^[2]. Die bayerische Komplementärförderung hat laut BayernPortal keine festen Fristen. Für den Antrag beim Landesamt brauchen Sie ein gültiges ELSTER-Unternehmenszertifikat ^[9].

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Was nach der Bewilligung passiert

Die zuständige Pflegekasse prüft den Antrag und bewilligt die Fördermittel dem Grunde nach. Die Auszahlung erfolgt erst, wenn die Nachweise über die verausgabten Mittel vorliegen ^[2].

In der Praxis heißt das: Sie beschaffen Geräte oder Lizenzen, führen die Schulungen durch und reichen danach Rechnungen und Zahlungsbelege bei der Pflegekasse ein. Weichen die Kosten von der Bewilligung ab, entscheidet die Pflegekasse neu. Ein neuer Antrag ist dafür nicht nötig ^[2][3]. Das Geld geht an die Bankverbindung, die die Einrichtung der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen gemeldet hat ^[2].

Digitalisierungszuschuss für Sprachdokumentation mit dexter health nutzen

Wann Sprachdokumentation förderfähig sein kann

Software für die Pflegedokumentation und Systeme zur mobilen Erfassung per Smartphone oder Tablet stehen in der Orientierungshilfe als Beispiele für förderfähige Anschaffungen ^[3]. Ob eine konkrete Anschaffung gefördert wird, entscheidet die zuständige Pflegekasse im Einzelfall. Zeigen Sie im Antrag, wie die Lösung den Dokumentationsaufwand senkt und Pflegekräften mehr Zeit für die direkte Pflege lässt.

Mit Sprachdokumentation in dexter.mobile halten Pflegekräfte Beobachtungen direkt nach dem Kontakt fest. dexter.sis erstellt aus dem Bewohnergespräch einen SIS-Entwurf zur Prüfung durch die Pflegefachkraft. dexter.qm prüft die Pflegedokumentation laufend.

So integrieren Sie dexter health in Ihren Alltag

Führen Sie die Sprachdokumentation schrittweise ein. Ein Weg ist ein Superuser-Konzept: Einige Mitarbeitende je Schicht werden zuerst intensiv geschult und sind dann erste Anlaufstelle für das Team. Planen Sie praktische Übungen am Gerät ein. Wie eine Einführung im Wohnbereich abläuft, beschreibt der Beitrag zum Ablauf einer Einführung von Sprachdokumentation.

Stellen Sie vollständig von Papier auf digital um, wenn das Team sicher mit der neuen Technik arbeitet. Schulungen zu digitalen Kompetenzen sind Teil des förderfähigen Budgets ^[1].

Ergebnisse messen und nachweisen

Messen Sie vor der Einführung, wie viel Zeit die Dokumentation je Schicht heute kostet. Wiederholen Sie die Messung nach der Lernphase und vergleichen Sie auch die Vollständigkeit der Einträge.

Regelmäßige Feedback-Runden im Team helfen, Fortschritte festzuhalten. Die Daten nutzen Sie intern und für künftige Förderanträge, zum Beispiel im Förderprogramm nach dem PNOG, das laut Regierungsentwurf einen Nachweis der Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit verlangt ^[11].

Jetzt handeln: Zuschuss nach geltendem Recht nutzen

So gehen Sie vor: Ermitteln Sie die für Ihr Bundesland zuständige Pflegekasse ^[4][5]. Laden Sie das Antragsmuster herunter. Bündeln Sie die geplanten Maßnahmen zu einem Gesamtkonzept bis zum Höchstbetrag von 12.000 € ^[2]. Holen Sie Angebote mit getrennten Positionen für Software, Hardware und Schulung ein. In Bayern beantragen Sie nach dem Bescheid der Pflegekasse die Komplementärförderung ^[8].

Der Regierungsentwurf zum PNOG soll die Förderzwecke des Zuschusses ab 2027 ändern ^[11]. Was das Gesetz für Einrichtungen bedeutet, erklärt der Beitrag zum Pflegeneuordnungsgesetz für Pflegeheime.

FAQs

Welche Digitalisierungsmaßnahmen gelten bei der Pflegekasse als förderfähig?

Nach § 8 Abs. 8 SGB XI und der Richtlinie des GKV-Spitzenverbands muss eine Anschaffung vor allem das Pflegepersonal entlasten, die pflegerische Versorgung verbessern oder die Beteiligung der Pflegebedürftigen stärken.

Zu den förderfähigen Maßnahmen gehören unter anderem:

• Digitale Pflegedokumentation, auch mobil per Smartphone oder Tablet
• Dienst- und Tourenplanung
• IT- und Cybersicherheit
• Internes Qualitätsmanagement und Erhebung von Qualitätsindikatoren
• Elektronische Abrechnung nach § 105 SGB XI
• WLAN, wenn es für eine geförderte Anschaffung oder für die Pflegebedürftigen nötig ist
• Schulungen zu digitalen Kompetenzen

Die Förderung deckt bis zu 40 % der Kosten, höchstens 12.000 € je Einrichtung. Der Betrag lässt sich auf mehrere Maßnahmen und Anträge aufteilen.

Wie lassen sich Zuschuss und Landesförderung kombinieren?

Zuerst beantragen Sie den Zuschuss nach § 8 Abs. 8 SGB XI bei der zuständigen Pflegekasse. In Bayern setzt die Komplementärförderung einen Bescheid der Pflegekasse voraus, der nach dem 1. April 2025 erlassen wurde. Den Antrag stellen Sie dann online beim Bayerischen Landesamt für Pflege, feste Fristen gibt es laut BayernPortal nicht. Für andere Länder prüfen Sie die Förderseiten des zuständigen Landesministeriums.

Welche Nachweise braucht die Pflegekasse für die Auszahlung?

Die Pflegekasse zahlt erst, wenn für jede Maßnahme Rechnungs- und Zahlungsbelege vorliegen. Bei Schulungen kann sie eine Teilnehmerliste verlangen, bei Leasing eine Bescheinigung des Leasinggebers. Weicht die Rechnung vom Kostenvoranschlag ab, prüft die Pflegekasse neu und erlässt einen neuen Bescheid. Ein neuer Antrag ist dafür nicht nötig.

Quellen

1. § 8 SGB XI, geltende Fassung, abgerufen am 03.10.2026
2. GKV-Spitzenverband: Richtlinien nach § 8 Absatz 8 SGB XI zur Förderung der Digitalisierung in stationären und ambulanten Pflegeeinrichtungen, vom 08.04.2019, geändert durch Beschluss vom 12.07.2023 (PDF)
3. Bundesministerium für Gesundheit und Verbände auf Bundesebene: Orientierungshilfe mit FAQ zur Förderung nach § 8 Absatz 8 SGB XI, April 2024 (PDF)
4. GKV-Spitzenverband: Finanzierungs- und Fördervorhaben in der Pflege, mit Antragsmuster und zuständigen Pflegekassen
5. AOK Gesundheitspartner: Digitalisierung, Förderung nach § 8 Abs. 8 SGB XI
6. § 105 SGB XI, geltende Fassung, abgerufen am 03.10.2026
7. DAK-Gesundheit: Pflegeeinrichtungen schöpfen digitale Fördergelder nicht aus, Pressemitteilung vom 05.02.2024
8. Bayerisches Landesamt für Pflege: 100 % WLAN-Strategie, Komplementärförderung
9. BayernPortal: Digitalisierung in Pflegeeinrichtungen, Beantragung einer Förderung, Stand 26.04.2026
10. Bayerisches Staatsministerium für Gesundheit, Pflege und Prävention: Förderung von digitalen und innovativen Gesundheits- und Pflegeprojekten (BayDiGuP)
11. Bundesregierung: Gesetzentwurf Pflegeneuordnungsgesetz (PNOG), Kabinettsbeschluss vom 30.09.2026 (PDF)

Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Fördermittelberatung. Verbindlich sind das Gesetz, die Richtlinien des GKV-Spitzenverbands und die Bescheide der Pflegekassen.

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