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KI vereinfacht Pflegeplanung: bis zu 98% weniger Dokumentationszeit, Fehlerreduktion und nahtlose Integration für mehr Zeit mit Bewohnern.
Pflegekräfte verlieren jährlich hunderte Stunden durch zeitintensive Dokumentation. KI-Lösungen, wie etwa dexter health, reduzieren diesen Aufwand drastisch und schaffen mehr Raum für die direkte Bewohnerbetreuung. Mit einer Zeitersparnis von bis zu 27 % pro Frühdienst und einer Fehlerreduktion von 8–12 % auf 2–3 % wird die Pflege effizienter und sicherer.
Die Einführung von KI-gestützten Tools wie dexter health entlastet Pflegekräfte, steigert die Dokumentationsqualität und sorgt für eine effizientere Organisation – ohne den persönlichen Kontakt zu ersetzen.
Jährlich verschlingt die manuelle Pflegeplanung über 370 Stunden [8]. Eine einzelne Dokumentation dauert dabei traditionell zwischen 45 und 60 Minuten [8]. Das bedeutet: Weniger Zeit bleibt für das, was wirklich zählt – die direkte Betreuung der Bewohner.
Die strukturierte Informationssammlung (SIS) verlangt eine detaillierte Erfassung von Pflegeproblemen, die Festlegung individueller Ziele, die Planung von Maßnahmen und eine fortlaufende Evaluation [8]. Diese Schritte sind nicht nur zeitintensiv, sondern bergen auch ein hohes Fehlerpotenzial: Die Fehlerquote bei manueller Dokumentation liegt zwischen 8 % und 12 % [8]. Hinzu kommt, dass Pflegeleitungen monatlich etwa 35 Stunden allein für administrative Dokumentationsaufgaben aufwenden müssen [10].
Ein weiteres Problem: Fragmentierte Systeme. Daten aus papierbasierten und digitalen Formaten müssen oft mühsam manuell zusammengeführt werden [4][10]. Das erhöht nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern. Diese ineffizienten Abläufe belasten nicht nur das Personal, sondern wirken sich auch negativ auf die Qualität der Bewohnerbetreuung aus.
Die enorme Zeit, die für die Dokumentation aufgewendet werden muss, führt zu einer spürbaren Belastung des Pflegepersonals und beeinträchtigt die Pflegequalität. Viele Pflegekräfte empfinden die Dokumentationspflicht als Hindernis, das sie daran hindert, sich auf ihre eigentliche Aufgabe – die Pflege von Menschen – zu konzentrieren [8][9]. Das Bundesgesundheitsministerium beschreibt die Situation treffend:
„Medizinisches und pflegerisches Personal kann im täglichen Arbeitsalltag spürbar entlastet werden ... Dadurch werden Gesundheitsberufe auch zu einer attraktiveren Beschäftigungswahl." [7]
Doch nicht nur das Personal leidet. Auch die Bewohnerbetreuung wird durch ineffiziente Dokumentationsprozesse beeinträchtigt. Manuelle Schichtübergaben enthalten oft subjektive, ungenaue oder unnötige Informationen [11]. Das gefährdet die Kontinuität und Sicherheit der Pflege. Unter Zeitdruck fundierte Entscheidungen in komplexen Pflegesituationen zu treffen, wird so zusätzlich erschwert [3]. Fehlerhafte Dokumentationen können außerdem finanzielle Sanktionen nach sich ziehen, etwa bei der nicht korrekten Erfassung des Personalschlüssels gemäß PpUGV [10].
Das Resultat ist ein Teufelskreis: Überlastung, steigende Fehleranfälligkeit und sinkende Arbeitszufriedenheit. Gleichzeitig verschärft der Fachkräftemangel den Druck auf die Branche weiter.
dexter health bietet eine KI-gestützte Dokumentationslösung, die speziell auf die Anforderungen von Pflegeheimen in Deutschland zugeschnitten ist. Im Fokus stehen zwei Kernfunktionen: die Sprachdokumentation und der intelligente SIS-Assistent.
Mit der Sprachdokumentation können Pflegekräfte ihre Berichte direkt während der Pflege per Spracheingabe erfassen [9][12]. Das System wandelt gesprochene Worte automatisch in strukturierte Daten um, was es den Pflegekräften ermöglicht, Einträge direkt nach dem Kontakt mit den Bewohnern aufzunehmen [12].
Der SIS-Assistent hilft bei der strukturierten Informationssammlung nach § 113 SGB XI. Er erstellt präzise SIS-Einträge, Risikobewertungen und Maßnahmenpläne basierend auf den eingegebenen Bewohnerdaten [13]. Dabei analysiert die KI Krankengeschichten und Risikomatrizen, um passgenaue Pflegemaßnahmen vorzuschlagen – inklusive wissenschaftlich fundierter Begründungen für die empfohlenen Schritte [14].
Ein großer Vorteil: Beide Funktionen lassen sich nahtlos in die bestehende Dokumentationssoftware der Einrichtung integrieren. Dank offener Schnittstellen wird eine Fragmentierung von Daten verhindert [12][13]. Diese Funktionen sorgen nicht nur für eine spürbare Zeitersparnis, sondern minimieren auch Fehler in der Dokumentation.
Die enge Einbindung in bestehende Systeme optimiert Arbeitsabläufe erheblich. Der manuelle Dokumentationsaufwand wird durch die KI deutlich verringert. Sprachassistenten reduzieren die Zeit für Dokumentation im Schnitt um 27 % [1]. Pflegekräfte müssen nicht mehr mühsam tippen oder Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen – die KI übernimmt die Strukturierung und Übertragung der Informationen automatisch.
Dr. Jonas Flechsig vom Fraunhofer ITWM hebt hervor:
„Die Software ersetzt den fehleranfälligen manuellen Prozess der Maßnahmenauswahl." [14]
Durch die systematische Arbeitsweise der KI sinkt die Fehlerquote deutlich. Gleichzeitig werden Unterbrechungen im Arbeitsalltag minimiert, was die Zufriedenheit der Pflegekräfte mit der Dokumentation steigert [1]. Die automatisch generierten Einträge erfüllen die Qualitätsanforderungen des Medizinischen Dienstes und sind somit prüfungssicher [12].
Ein weiterer Vorteil: Die KI kann unstrukturierte Daten aus Schichtübergaben in strukturierte Einträge umwandeln [4]. Dadurch wird verhindert, dass wichtige Informationen verloren gehen oder subjektiv interpretiert werden – ein häufiges Problem bei manuellen Übergaben.
Manuelle vs. KI-gestützte Pflegeplanung: Zeitersparnis und Fehlerreduktion im Vergleich
Der Unterschied zwischen herkömmlicher und KI-gestützter Pflegeplanung zeigt sich besonders deutlich in Zahlen. Pflegekräfte verbringen bei der manuellen Dokumentation täglich etwa 45 bis 60 Minuten mit Schreibarbeiten. Mit KI-Unterstützung schrumpft dieser Zeitaufwand auf nur noch 15 bis 20 Minuten. Auch die Fehlerrate sinkt erheblich – von 8–12 % auf lediglich 2–3 %. Die jährliche Zeit, die für Pflegeplanung benötigt wird, reduziert sich von 370 Stunden auf gerade einmal 7,4 Stunden. Das entspricht einer Zeitersparnis von 98 % und potenziellen Einsparungen bei den Personalkosten von rund 44.100 € pro Jahr [8].
| Merkmal | Manuelle Pflegeplanung | KI-gestützte Pflegeplanung |
|---|---|---|
| Zeitaufwand (täglich) | 45–60 Minuten | 15–20 Minuten [8] |
| Fehlerrate | 8–12 % | 2–3 % [8] |
| Jährliche Planungszeit | 370 Stunden | 7,4 Stunden [8] |
| Risikoerkennung | Reaktiv (nach Ereignis) | Proaktiv (vorhersagend) [16][9] |
Diese drastische Reduktion des Dokumentationsaufwands sorgt für spürbare Entlastung im Alltag der Pflegekräfte.
Die gewonnene Zeit ermöglicht es Pflegekräften, sich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren: die direkte Betreuung der Bewohner [5][7]. Weniger Bürokratie bedeutet weniger Stress und eine höhere Zufriedenheit im Beruf [8][16]. Prof. Dr. Sami Haddadin von der Munich School of Robotics bringt es treffend auf den Punkt:
„Die Technologie muss so eingesetzt werden, dass sich Menschen wieder um Menschen kümmern können." [17]
Durch den Wegfall zeitraubender administrativer Aufgaben können Pflegekräfte ihre Schichten rechtzeitig beenden, ohne nach Feierabend noch Dokumentationen nachholen zu müssen. Das macht ihren Arbeitsalltag nicht nur effizienter, sondern auch angenehmer [8][16][9].
Die Einführung von KI-Tools wie dexter health erfordert eine sorgfältige Planung. Bevor Sie loslegen, sollten Sie Ihre digitale Infrastruktur überprüfen: Gibt es eine stabile WLAN-Verbindung? Verfügen Sie über ausreichend mobile Endgeräte? Ein Pilotprojekt ist ein guter Start, um mögliche Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen [6]. Mithilfe standardisierter Bewertungen wie dem „AI Nursing Readiness Assessment" können Sie den aktuellen Stand Ihrer Einrichtung besser einschätzen [6].
Binden Sie Ihr Pflegepersonal von Anfang an ein. Die Akzeptanz neuer Technologien steigt deutlich, wenn die Mitarbeitenden in die Auswahl und Anpassung der Tools einbezogen werden [4][6]. Legen Sie klare interne Standards fest und definieren Sie, wie die KI mit komplexeren oder seltener auftretenden Aufgaben umgehen soll [2][4]. Diese Vorbereitungen schaffen eine solide Grundlage für Schulungen und langfristigen Support.
Gründliche Schulungen sind der Schlüssel, um Ängste abzubauen und Vertrauen in die neue Technologie zu schaffen [9][6]. Statt einer einmaligen Schulungsveranstaltung sollten Sie auf mehrere Coaching-Sitzungen und interaktive Workshops setzen [6]. Prof. Dr. Karin Wolf-Ostermann von der Universität Bremen hebt hervor:
„KI soll und darf die menschliche Pflege nicht ersetzen, sondern die Pflegekräfte unterstützen." [6]
dexter health bietet umfassende Onboarding-Programme, die Ihrem Team helfen, die Technologie sicher anzuwenden und schnell Ergebnisse zu erzielen. Es ist entscheidend, dem Pflegepersonal klar zu machen, warum die Technologie eingeführt wird und wie sie den Arbeitsalltag erleichtert [6][15]. Zusätzlich sollten Sie Prozesse einrichten, bei denen qualifizierte Fachkräfte die von der KI generierten Vorschläge regelmäßig überprüfen. So können technische Fehler oder sogenannte „Halluzinationen" frühzeitig erkannt werden [4]. Neben der Schulung spielt die Einhaltung von Datenschutzstandards eine zentrale Rolle.
KI-Anwendungen in der Pflege müssen den strengen Anforderungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechen [9]. Ab Juli 2024 stuft der EU AI Act automatisierte Pflegeplanungs- und Entscheidungshilfen als „High Risk" ein [4]. Das bedeutet, dass noch strengere Sicherheits- und Grundrechtsschutzanforderungen gelten.
dexter health erfüllt diese hohen Datenschutzstandards und verarbeitet sensible Gesundheitsdaten sicher gemäß den EU-Richtlinien. Die Lösung ist so konzipiert, dass sie sich problemlos in die Telematikinfrastruktur (TI) integrieren lässt, deren Anbindung für Pflegedienstleister zunehmend verpflichtend wird [18]. Damit können Sie sicherstellen, dass die Daten Ihrer Bewohner geschützt sind und alle regulatorischen Vorgaben eingehalten werden.
Die KI-gestützte Pflegeplanung bietet eine bewährte Lösung für die aktuellen Herausforderungen in deutschen Pflegeheimen. Angesichts der steigenden Zahl pflegebedürftiger Menschen und des zunehmenden Fachkräftemangels schafft dexter health spürbare Entlastung. Durch automatisierte Dokumentation, intelligente Vorschläge für Maßnahmen und die reibungslose Integration in bestehende Systeme wird der Pflegealltag effizienter gestaltet.
Die Vorteile sind klar: weniger bürokratischer Aufwand, eine bessere Dokumentationsqualität und vor allem mehr Zeit für die direkte Betreuung der Bewohner. Das Bundesgesundheitsministerium hebt hervor, dass diese Entlastung nicht nur den Arbeitsalltag erleichtert, sondern auch die Attraktivität der Gesundheitsberufe steigern kann.
Dabei bleibt die menschliche Zuwendung im Mittelpunkt. Die Technologie ergänzt den Pflegeprozess, ohne den persönlichen Kontakt zu ersetzen. Dr. Alexander Scherrer vom Fraunhofer ITWM bringt es treffend auf den Punkt:
„Unser Ziel ist es, dem Personal in der angewandten Pflege zu ermöglichen, optimale Pflegeleistungen auf Basis vorhandener Expertise und Erfahrung fallspezifisch effizient zu planen." [14]
Die Einführung dieser Technologie wird durch Schulungsprogramme, hohe Datenschutzstandards und kontinuierlichen Support erleichtert. Die Vorteile sind nicht nur in Form von eingesparter Arbeitszeit messbar, sondern auch durch zufriedenere Mitarbeitende und eine verbesserte Versorgungsqualität für die Bewohner spürbar.
Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, Ihre Pflegeprozesse zukunftssicher zu gestalten – mit Technologie, die unterstützt, statt zu belasten. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um den Pflegealltag nachhaltig zu verbessern.
Mit der Sprachdokumentation von dexter health wird der Pflegealltag spürbar erleichtert. Pflegekräfte können wichtige Informationen wie Vitalwerte, durchgeführte Maßnahmen oder Beobachtungen einfach per Spracheingabe festhalten – ohne den Pflegeprozess zu unterbrechen. Die KI verarbeitet diese Eingaben in Echtzeit, wandelt sie in Text um und erkennt automatisch relevante Begriffe. Anschließend werden die Daten direkt in die passenden Felder des SIS-Pflegeplans übertragen.
Dabei bleibt die Datensicherheit gewährleistet: Alle Informationen werden verschlüsselt auf Servern in Deutschland gespeichert. Die erfassten Daten stehen sofort für Berichte oder die weitere Pflegeplanung bereit. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler in der Dokumentation – so bleibt mehr Raum für das, was wirklich zählt: die Betreuung der Bewohner.
Die Einführung von KI-gestützter Pflegeplanung erfordert sorgfältige Vorbereitung und durchdachte Schritte. Zunächst ist es wichtig, die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Einrichtung zu analysieren und konkrete Ziele festzulegen. Überlegen Sie, welche Aufgaben durch den Einsatz von KI effizienter gestaltet werden sollen. Anschließend suchen Sie eine KI-Lösung aus, die sich problemlos in Ihr vorhandenes Pflegedokumentationssystem, wie beispielsweise das Strukturierte Informationssystem (SIS), integrieren lässt.
Damit das Pflegepersonal die neuen Tools optimal nutzen kann, sind umfassende Schulungen unverzichtbar. Eine Pilotphase bietet die Möglichkeit, das System zunächst in einem kleineren Rahmen zu testen und gemeinsam mit den Pflegekräften anzupassen. Sobald diese Phase erfolgreich abgeschlossen ist, kann die Einführung schrittweise auf das gesamte Pflegeheim ausgeweitet werden. Durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen stellen Sie sicher, dass die KI-Lösung langfristig die gewünschte Unterstützung bietet und den Arbeitsalltag spürbar erleichtert.
dexter health legt großen Wert darauf, personenbezogene Daten zu schützen und die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert, was die hohen Datenschutzstandards sicherstellt.
Die Lösungen von dexter health bieten verschlüsselte Datenübertragungen, rollenbasierte Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsprüfungen. Damit wird ein hohes Sicherheitsniveau gewährleistet, sodass Pflegeeinrichtungen ihre Dokumentation rechtssicher führen und gleichzeitig die Privatsphäre der Bewohner wahren können.
