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Regeln, Budgetbeispiel und Nachweispflichten zu Transformationsstellen in vollstationären Pflegeeinrichtungen (Referentenentwurf 04.06.2026).
Kurz gesagt: Transformationsstellen könnten es Pflegeheimen ab dem 01.01.2028 erlauben, den Geldwert unbesetzter Pflege- und Betreuungsstellen für digitale oder technische Systeme zu nutzen - aber nur unter engen Regeln.
Ich sehe aus dem Entwurf vor allem diese Punkte:
Ein einfaches Beispiel aus dem Entwurf zeigt die Größenordnung: Bei 50 Stellen, davon 5 unbesetzt, ergibt sich mit den Modellwerten ein Jahresbudget von 132.210,00 €. Das sind 11.017,50 € pro Monat oder rund 110,00 € pro Bewohner und Monat bei 100 Bewohnern.
Für mich ist der Kern deshalb klar: Nicht die Software oder das Gerät allein zählt, sondern der nachweisbare Entlastungseffekt im Alltag. Wer weniger Dokumentationszeit, weniger Doppelerfassungen oder einfachere Übergaben belegen kann, hat bei der Pflegesatzverhandlung eine bessere Ausgangslage.
Der Artikel ordnet genau das ein: Regeln, Grenzen, Rechenbeispiel, Risiken und was Einrichtungen sowie Anbieter jetzt vorbereiten sollten - immer mit dem Hinweis, dass es bisher nur ein Referentenentwurf vom 04.06.2026 ist und sich noch etwas ändern kann.
Transformationsstellen in Pflegeheimen: Regeln, Zahlen & Chancen auf einen Blick
Hinweis: Dieser Abschnitt basiert ausschließlich auf dem Referentenentwurf des Bundesministeriums für Gesundheit vom 04.06.2026. Die Regelung ist noch nicht beschlossen.
Transformationsstellen sind kein zusätzliches Personal. Gemeint ist der finanzielle Gegenwert von unbesetzten Anteilen bei Pflege- und Betreuungsstellen. Vollstationäre Einrichtungen sollen dieses Geld für digitale oder technische Systeme nutzen können, wenn diese den Alltag messbar entlasten.
Der entscheidende Punkt ist damit nicht nur dass ein Einsatz möglich sein soll, sondern nach welchen Regeln dieser Gegenwert verwendet werden darf.
Der Entwurf zieht hier recht klare Leitplanken ein:
| Regelungspunkt | Vorgabe im Referentenentwurf |
|---|---|
| Geltung | Nur vollstationäre Pflegeeinrichtungen |
| Geplanter Zeitraum | 01.01.2028 bis 31.12.2032 [1][2] |
| Umfang | Bis zu 10 % der Pflege- und Betreuungsstellenanteile [1][2] |
| Finanzierungsweg | Über die Pflegesatzvereinbarung |
| Zweckbindung | Nur für digitale oder technische Systeme zur Personalentlastung |
| Katalogvorgabe | Nur Systeme aus dem Katalog des Kompetenzzentrums Digitalisierung und Pflege [3] |
| Doppelfinanzierungsverbot | Keine Refinanzierung, wenn das System bereits anderweitig gefördert wird |
Damit ist der Rahmen ziemlich eng gesteckt. Es geht nur um vollstationäre Pflegeeinrichtungen, nur um einen befristeten Zeitraum vom 01.01.2028 bis 31.12.2032 [1][2] und nur um einen Anteil von bis zu 10 % der Pflege- und Betreuungsstellenanteile [1][2]. Die Finanzierung soll über die Pflegesatzvereinbarung laufen. Zugleich ist der Einsatz des Geldes klar gebunden: Er darf nur in digitale oder technische Systeme fließen, die das Personal entlasten.
Dazu kommt ein weiterer Filter. Einrichtungen sollen nur solche Systeme ansetzen können, die im Katalog des Kompetenzzentrums Digitalisierung und Pflege geführt werden [3]. Wer an andere Fördermittel denkt, stößt direkt auf die nächste Grenze: Eine Refinanzierung ist ausgeschlossen, wenn das System schon auf anderem Weg gefördert wird.
Im Kern laufen die Grenzen auf drei Punkte hinaus: nur unbesetzte Stellenanteile, nur Katalogsysteme und nur nachweisbare Entlastung. Das ist kein offener Topf, aus dem sich jede Technik finanzieren ließe.
Zugleich setzt der Entwurf eine klare rote Linie: Pflegequalität, Sicherheit und Selbstbestimmung dürfen nicht beeinträchtigt werden. Genau darin liegt für viele Einrichtungen wohl die eigentliche Prüfaufgabe. Sie müssen nicht nur zeigen, dass ein System Geld kostet, sondern auch, dass es im Alltag entlastet, in den Regelrahmen passt und keine Nachteile für Bewohnerinnen und Bewohner mit sich bringt.
Wie Einrichtungen diesen Spielraum prüfen und für die Pflegesatzverhandlung aufbereiten, folgt im nächsten Schritt.
Am Anfang steht eine einfache, aber saubere Bestandsaufnahme: Wie viele Pflege- und Betreuungsstellen sind vereinbart, und wie viele davon sind aktuell nicht besetzt? Genau diese Differenz bildet den Anteil unbesetzter Stellen. Nur dieser Anteil kann als Basis für Transformationsstellen dienen [1][2].
Wichtig ist die 10-%-Grenze. Bei 50 vereinbarten Stellen kommen also maximal 5 Transformationsstellenanteile infrage. Deshalb sollten Einrichtungen ihre Stellenstruktur genau festhalten, bevor sie in die Pflegesatzgespräche gehen.
Wenn diese Grundlage steht, lässt sich der finanzielle Rahmen direkt ableiten.
Stand: Referentenentwurf des Bundesministeriums für Gesundheit vom 04.06.2026. Die Regelung ist noch nicht beschlossen; das Beispiel ist eine Modellrechnung.
Nehmen wir ein einfaches Beispiel: Eine Einrichtung hat 100 Bewohnerinnen und Bewohner, 50 vereinbarte Pflege- und Betreuungsstellen und 5 davon sind unbesetzt. Das entspricht genau dem maximalen Anteil von 10 % [1][2].
5 Stellen × 1.560 Stunden × 16,95 €
= 132.210 € pro Jahr
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Transformationsstellen | 5 |
| Budget pro Jahr | 132.210 € |
| Budget pro Monat | 11.017,50 € |
| Budget pro Bewohner / Monat | ca. 110 € |
Das zeigt ziemlich klar, worum es geht: Aus unbesetzten Stellen kann ein rechnerisches Budget für digitale Entlastung entstehen.
Die genaue Höhe richtet sich aber nach dem jeweils geltenden Mindestentgelt, der vereinbarten Personalausstattung und der späteren Gesetzesfassung. Die Werte von 1.560 Stunden und 16,95 € sind Modellwerte.
Nur: Das Budget auf dem Papier reicht noch nicht. Entscheidend ist, wie gut die Einrichtung ihren Anspruch in der Pflegesatzverhandlung belegt.
Für die Pflegesatzvereinbarung sollten Einrichtungen vier Punkte sauber darlegen: die Stellenbasis, das System, den konkreten Entlastungsnachweis und den Ausschluss einer Doppelfinanzierung [2][3]. Ebenso wichtig: Die eingesetzte Lösung muss im Katalog des Kompetenzzentrums Digitalisierung und Pflege aufgeführt sein.
Beim Entlastungsnachweis helfen greifbare Belege. Zum Beispiel:
Für Träger zählt am Ende nicht nur die Rechnung. Gefragt ist eine belastbare Vorlage für die Pflegesatzverhandlung. Erst dann wird aus dem Entwurf eine verhandelbare Refinanzierung von Digitalisierung im Pflegeheim.
Damit sind die technische und die finanzielle Seite abgesteckt; als Nächstes geht es um Chancen und Risiken.
Für vollstationäre Pflegeeinrichtungen eröffnet der Referentenentwurf ab 2028 einen neuen möglichen Weg: Nicht besetzte Stellenanteile könnten über die Pflegesatzvereinbarung für digitale oder technische Systeme genutzt werden, wenn diese das Personal messbar entlasten [1][3]. Damit rückt Digitalisierung ein Stück näher an die normale Vergütungslogik.
Für Leitungsteams wird damit vor allem eines wichtig: der Nachweis der konkreten Entlastung. Wer zeigen kann, dass ein System bei der Pflegedokumentation oder in der Koordination Zeit spart, hat bei Gesprächen mit den Kostenträgern die bessere Ausgangslage [3]. Es geht also nicht nur darum, ein Tool einzuführen. Es geht darum, den Effekt sauber zu belegen.
Die Chancen sind an klare Bedingungen gebunden. Die Regelung ist noch nicht final, sie gilt nur befristet, und nutzbar sind ausschließlich nicht besetzte Stellenanteile.
Hier zeigt sich ziemlich klar das Spannungsfeld: Auf der einen Seite gibt es einen neuen Finanzierungsweg. Auf der anderen Seite hängt vieles an Rechtsstand, Fristen und Nachweisen.
| Chancen | Risiken und Grenzen |
|---|---|
| Neuer Refinanzierungsweg über die Pflegesatzvereinbarung für digitale oder technische Systeme zur Personalentlastung [1][3] | Noch Referentenentwurf – keine finale Rechtslage [1][2] |
| Mehr Gewicht für messbare Entlastung bei Dokumentation und Koordination [3] | Nur bis zu 10 % der nicht besetzten Stellenanteile nutzbar; bei Vollbesetzung nicht anwendbar [1][2] |
| Digitalisierung rückt näher an die reguläre Vergütungslogik | Befristet bis Ende 2032 [1][2] |
| Entlastung muss belegbar sein [3] |
Für digitale Lösungen wird damit vor allem der belegbare Entlastungseffekt zum entscheidenden Kriterium.
Für Träger zählt am Ende der Nachweis. Für Anbieter wird genau das zur Produktfrage.
Maßgeblich ist nur der messbare Entlastungseffekt. Nach dem Entwurf dürfen Transformationsstellen nur für Systeme genutzt werden, die das Pflege- und Betreuungspersonal nachweisbar unterstützen und entlasten. Das BMG benennt das Ziel klar: Unterstützung und Entlastung des Pflege- und Betreuungspersonals.
Für Anbieter entscheidet sich an diesem Punkt, ob ihre Lösung in der Pflegesatzvereinbarung überhaupt verhandelbar wird. Relevante Nachweise sind [3]:
Wer Entlastung belegen kann, hat auch bei Gesprächen mit Kostenträgern bessere Karten. Fehlen diese Daten noch, sollte der Aufbau jetzt starten.
Damit ist der Punkt klar: Nicht die Technik selbst steht im Mittelpunkt, sondern der belegbare Effekt im Alltag.
Transformationsstellen könnten Digitalisierung über die Pflegesatzvereinbarung refinanzieren. Das Zeitfenster von 2028 bis 2032 hilft aber nur denen, die die Bedingungen früh genug erfüllen.
Stand: Referentenentwurf des Bundesministeriums für Gesundheit vom 04.06.2026. Die Regelung ist noch nicht beschlossen. [4]
Wer jetzt handelt, ist besser vorbereitet. Einrichtungsleitungen sollten den Gesetzgebungsprozess aktiv verfolgen und ihre Personalausstattung im Blick behalten. Anbieter sollten belastbare Daten zur Personalentlastung aufbauen und prüfen, wie sie die Aufnahme in den Katalog des Kompetenzzentrums Digitalisierung und Pflege belegen können [1][3]. So kann aus einem Entwurf ein möglicher Finanzierungsweg für Digitalisierung im Pflegeheim werden.
Der Nachweis der Personalentlastung ist der Knackpunkt, wenn digitale oder technische Systeme über Transformationsstellen refinanziert werden sollen.
Weil die Regelung noch nicht final beschlossen ist, sollten Pflegeeinrichtungen schon jetzt belastbare Daten zum tatsächlichen Entlastungseffekt sammeln. Es geht also nicht um ein gutes Gefühl oder um Werbeversprechen, sondern um klare Belege aus dem Alltag.
Worauf kommt es dabei an? Vor allem auf Nachweise zu:
Kurz gesagt: Die Einrichtung muss zeigen können, dass das System Arbeit spürbar abnimmt und Abläufe leichter macht.
Dazu kommt noch ein formaler Punkt: Das System muss im Katalog des Kompetenzzentrums Digitalisierung und Pflege gelistet sein.
Laut Referentenentwurf zum Pflegeneuordnungsgesetz liegt eine Doppelfinanzierung dann vor, wenn technische oder digitale Systeme, die über Transformationsstellen refinanziert werden sollen, bereits auf anderem Weg finanziert wurden. § 113e SGB XI darf also nicht dafür genutzt werden, dass dasselbe System mehrfach gefördert wird.
Stand: Referentenentwurf vom 04.06.2026. Die Regelung ist noch nicht beschlossen und kann sich im weiteren Gesetzgebungsverfahren ändern.
Da es sich um einen Referentenentwurf des Bundesministeriums für Gesundheit handelt, ist die Regelung noch nicht beschlossen. Im weiteren Gesetzgebungsverfahren kann sich also noch etwas ändern.
Auch bei den Transformationsstellen steht nach dem Stand des Entwurfs noch nicht alles fest. Die genaue Ausgestaltung hängt von der Pflegesatzvereinbarung, der Personalausstattung und der späteren Gesetzesfassung ab. Deshalb sind Berechnungen an dieser Stelle nur Modellrechnungen.