Spracherkennung im Pflegeheim: Worauf Sie bei der Auswahl achten

30.12.2025

Worauf Pflegeheime bei der Auswahl einer Spracherkennung achten sollten: 9 Kriterien, eine Checkliste und Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen können.

Eine Spracherkennung passt zu Ihrem Pflegeheim, wenn sie gesprochene Einträge an die richtige Stelle Ihrer Pflegedokumentation bringt und die Pflegekraft jeden Eintrag vor dem Speichern prüft. Dazu kommen Anbindung an Ihre Pflegesoftware, Betrieb ohne stabiles WLAN, Datenschutz mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ein Test im eigenen Haus. Die folgenden Kriterien gelten für jedes System, unabhängig vom Anbieter.

Die 9 Kriterien in Kürze:

Arbeitsfluss: Mehrere Bewohner und Anlässe lassen sich in einer Aufnahme erfassen und werden richtig zugeordnet.
Freigabe: Die Pflegekraft prüft und bestätigt jeden Eintrag, bevor er gespeichert wird.
Anbindung: Einträge landen direkt in Ihrer Pflegesoftware, ohne Kopieren und Einfügen.
Auswertung: PDL und QM sehen, wo aus der Dokumentation Handlungsbedarf entsteht.
Offline-Betrieb: Das System funktioniert auch in Zimmern mit schlechtem Empfang.
Fachsprache: Fachbegriffe, Abkürzungen, Dialekte und Deutsch als Zweitsprache werden zuverlässig erkannt.
Datenschutz: Es gibt einen Auftragsverarbeitungsvertrag und klare Angaben zu Speicherort und Speicherdauer.
Einführung: Schulung, Ansprechpartner und Beteiligung der Mitarbeitervertretung sind geplant.
Belege: Das System wurde in Ihrem eigenen Setting getestet, mit vorher festgelegten Messgrößen.

Was Spracherkennung in der Pflegedokumentation leisten soll

Unter Spracherkennung werden zwei Arten von Systemen zusammengefasst. Die erste wandelt Sprache in Text um. Die Pflegekraft diktiert, der Text erscheint dort, wo der Cursor steht. Das spart Tipparbeit. Die Zuordnung zu Bewohner, Dokumentationsart und Feld bleibt aber Handarbeit.

Die zweite Art ist die strukturierte Sprachdokumentation. Das System erkennt, was gesagt wurde, und ordnet es zu: ein Vitalwert in die Vitalwerte, eine erledigte Maßnahme in den Maßnahmenplan, eine Beobachtung in den Pflegebericht. Für das Pflegeheim ist diese Zuordnung meist der größere Teil der Arbeit. Klären Sie deshalb zuerst, welche Art von System Sie suchen. Wie strukturierte Sprachdokumentation im Alltag abläuft, beschreibt unser Beitrag So funktioniert sprachgesteuerte Pflegedokumentation.

Die 9 Auswahlkriterien im Detail

1. Aufnahme im Arbeitsfluss: mehrere Bewohner und Anlässe

Nach einer Pflegerunde gibt es selten nur einen Eintrag. Vitalwerte bei Frau A., eine Wundbeobachtung bei Herrn B., eine Bedarfsmedikation bei Frau C. Wenn für jeden Bewohner und jeden Anlass eine eigene Aufnahme nötig ist, geht ein Teil der Zeitersparnis wieder verloren.

Prüfen Sie deshalb, ob das System mehrere Bewohner und mehrere Dokumentationsanlässe in einer Aufnahme verarbeiten kann. Und ob es jeden Teil der richtigen Akte und der passenden Dokumentationsart zuordnet, etwa Pflegebericht, Vitalwerte oder Maßnahme. Testen Sie das mit einer echten Runde aus Ihrem Alltag.

2. Freigabe durch die Pflegekraft

Die Verantwortung für den Inhalt der Pflegedokumentation bleibt bei der Pflegekraft und der Einrichtung. Ein System, das Einträge ohne Prüfung speichert, verlagert Fehler direkt in die Akte. Achten Sie darauf, dass jeder Eintrag vor dem Speichern angezeigt wird und bestätigt werden muss.

Prüfen Sie im Test auch die Details. Wie einfach lässt sich ein falsch erkannter Wert korrigieren? Ist erkennbar, welche Teile das System ergänzt oder umformuliert hat? Wird gespeichert, wer einen Eintrag wann bestätigt hat? Diese Nachvollziehbarkeit ist bei einer Qualitätsprüfung wichtig.

3. Anbindung an die Pflegesoftware

Die Spracherkennung arbeitet in der Regel zusammen mit Ihrer Pflegesoftware. Entscheidend ist, wie gut beide Systeme verbunden sind. Fragen Sie genau nach:

Liest das System Bewohnerliste, Maßnahmenplan und Medikation aus Ihrer Pflegesoftware?
Schreibt es Einträge direkt in die passenden Felder zurück?
Ist die Schnittstelle zu Ihrer Pflegesoftware bereits produktiv bei anderen Einrichtungen im Einsatz, oder ist sie in Planung?
Wer kümmert sich, wenn die Pflegesoftware ein Update bekommt?

Lassen Sie sich die Anbindung an Ihrer eigenen Version der Pflegesoftware zeigen. Worauf es bei Schnittstellen technisch ankommt, lesen Sie im Schnittstellen-Guide für Spracherkennung.

4. Was nach der Dokumentation passiert: Auswertung für PDL und QM

Sprachdokumentation entlastet zuerst die Pflegekräfte. Für PDL und QM wird eine zweite Frage wichtig: Werden die Einträge danach genutzt, um Handlungsbedarf früh zu erkennen? Zum Beispiel ein Gewichtsverlust ohne Folgemaßnahme, eine überfällige Wundkontrolle oder eine fehlende Wirkungskontrolle nach einer Bedarfsmedikation.

Fragen Sie, ob und wie die Dokumentation aus Ihrer Pflegesoftware ausgewertet wird, wie oft das passiert und wie Hinweise bis zur erledigten Maßnahme nachverfolgt werden. Wie Sie Qualität zwischen zwei Prüfungen steuern, lesen Sie im Beitrag zur internen Qualitätsprüfung zwischen zwei MD-Prüfungen.

5. Offline-Betrieb

In vielen Häusern ist das WLAN nicht in jedem Zimmer stabil. Wenn die Spracherkennung dann ausfällt, wird wieder auf Zettel oder später am PC dokumentiert. Fragen Sie deshalb, was ohne Verbindung passiert:

Können Einträge ohne Verbindung aufgenommen und gespeichert werden?
Werden sie automatisch übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht?
Sieht die Pflegekraft, welche Einträge noch nicht übertragen sind?
Wie sind lokal gespeicherte Daten auf dem Gerät geschützt?

Testen Sie den Offline-Betrieb gezielt in den Bereichen Ihres Hauses, in denen der Empfang schwach ist.

6. Fachsprache, Dialekte und Deutsch als Zweitsprache

Pflegedokumentation enthält Fachbegriffe, Abkürzungen, Medikamentennamen, Zahlen und Einheiten. Ein Fehler bei einem Blutzuckerwert oder einer Insulindosis wiegt schwerer als ein Tippfehler im Pflegebericht. Viele Teams sprechen mit Dialekt oder mit Deutsch als Zweitsprache.

Herstellerangaben zur Erkennungsgenauigkeit helfen bei der Auswahl wenig, weil sie unter anderen Bedingungen entstanden sind. Testen Sie mit Ihrem eigenen Team, mit echten Sätzen aus Ihrem Alltag und mit den üblichen Geräuschen im Wohnbereich. Beziehen Sie Kolleginnen und Kollegen mit unterschiedlicher Muttersprache in den Test ein.

7. Datenschutz und Auftragsverarbeitungsvertrag

Pflegedaten sind Gesundheitsdaten und damit nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt ^[1]. Verarbeitet ein Anbieter diese Daten in Ihrem Auftrag, brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Klären Sie mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten vor der Einführung:

Wo werden Audio und Text verarbeitet und gespeichert? Gibt es Übermittlungen in Länder außerhalb der EU?
Welche Unterauftragsverarbeiter setzt der Anbieter ein?
Werden Audioaufnahmen gespeichert, und wenn ja, wie lange?
Werden Ihre Daten zum Training von KI-Modellen genutzt?
Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO sind beschrieben?
Ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO nötig, und unterstützt der Anbieter dabei?

Denken Sie auch an Bewohnerinnen, Bewohner und Angehörige. Wenn im Zimmer dokumentiert wird, sollten sie wissen, was aufgenommen wird. Mehr dazu im Beitrag Spracherkennung und Datenschutz: Diktieren im Bewohnerzimmer.

8. Einführung, Schulung und Mitbestimmung

Ein gutes System scheitert, wenn das Team es nicht nutzt. Fragen Sie, wie die Einführung abläuft: Wer schult, wie lange und in welcher Form? Gibt es Key User im Haus und einen festen Ansprechpartner beim Anbieter? Wie schnell reagiert der Support im Früh-, Spät- und Nachtdienst?

Software, die Verhalten oder Leistung von Beschäftigten erfassen kann, unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ^[2]. In kirchlichen Einrichtungen gilt das Mitarbeitervertretungsrecht. Binden Sie Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung früh ein. Seit Februar 2025 verlangt die KI-Verordnung der EU außerdem, dass Einrichtungen für ausreichende KI-Kompetenz der Beschäftigten sorgen, die mit KI-Systemen arbeiten (Art. 4) ^[3]. Planen Sie die Schulung entsprechend. Einen Ablauf für die ersten Wochen finden Sie im Beitrag Wie die Einführung von Sprachdokumentation abläuft.

9. Belege im eigenen Setting

Zahlen aus Prospekten und Studien stammen aus anderen Häusern, mit anderen Teams und anderer Pflegesoftware. Wenn Ihnen eine Studie vorgelegt wird, prüfen Sie drei Punkte: Welches Produkt wurde untersucht? Wie wurde gemessen? Gab es eine Vergleichsgruppe? Wie eine solche Einordnung aussieht, zeigt unser Beitrag zur PYSA-Studie zur Sprachdokumentation.

Belastbar für Ihre Entscheidung ist vor allem ein Test im eigenen Haus. Legen Sie vorher fest, was Sie messen wollen, und erfassen Sie einen Ausgangswert.

Checkliste für die Auswahl

Die Checkliste eignet sich für das Gespräch mit Anbietern und für die Auswertung einer Testphase.

Mehrere Bewohner und Anlässe lassen sich in einer Aufnahme erfassen und werden richtig zugeordnet.
Die Pflegekraft sieht jeden Eintrag vor dem Speichern und bestätigt ihn.
Korrekturen sind mit wenigen Schritten möglich.
Es wird protokolliert, wer einen Eintrag wann bestätigt hat.
Die Schnittstelle zu unserer Pflegesoftware ist produktiv im Einsatz, in unserer Version.
Einträge landen in den richtigen Feldern: Pflegebericht, Vitalwerte, Maßnahmen, Medikation.
Für PDL und QM ist geklärt, ob und wie die Dokumentation auf Auffälligkeiten ausgewertet und nachverfolgt wird.
Das System arbeitet ohne Verbindung und überträgt Einträge automatisch nach.
Fachbegriffe, Zahlen und Einheiten wurden im Test mit unserem Team zuverlässig erkannt.
Kolleginnen und Kollegen mit Dialekt oder Deutsch als Zweitsprache kommen zurecht.
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor und wurde von unserer oder unserem Datenschutzbeauftragten geprüft.
Speicherort, Speicherdauer von Audio und Nutzung für KI-Training sind schriftlich geklärt.
Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung sind eingebunden.
Schulungskonzept, Key User und Ansprechpartner stehen fest.
Geräte und Geräteverwaltung sind geklärt.
Messgrößen und Ausgangswerte für die Testphase sind festgelegt.

Fragen an Anbieter

Diese Fragen helfen, Angebote vergleichbar zu machen. Bitten Sie um schriftliche Antworten.

Wie wird ein Eintrag vor dem Speichern angezeigt, und wie bestätigt die Pflegekraft ihn?
Welche Dokumentationsarten erkennt das System heute im Produktivbetrieb?
Mit welcher Version unserer Pflegesoftware ist die Schnittstelle produktiv im Einsatz? Was liest und was schreibt sie?
Was passiert ohne Internetverbindung? Wie werden Einträge nachträglich übertragen?
Wie geht das System mit Dialekt, Deutsch als Zweitsprache und Hintergrundgeräuschen um?
Wo werden Audio und Text verarbeitet und gespeichert? Welche Unterauftragsverarbeiter gibt es?
Werden Audioaufnahmen gespeichert oder für KI-Training genutzt?
Stellen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen bereit?
Wie läuft die Einführung ab, und wie viel Zeit brauchen unsere Pflegekräfte für die Schulung?
Wie erreichen wir den Support, auch am Wochenende und im Nachtdienst?
Welche Geräte werden benötigt, und wer verwaltet sie?
Können wir das System vor der Entscheidung in einem Wohnbereich testen?
Welche Funktionen sind heute verfügbar, und welche sind in Planung?
Wie setzen sich die Kosten zusammen: Lizenzen, Einführung, Schulung, Geräte, Support und Schnittstelle?
Kann eine Pflegekraft mehrere Bewohner und Anlässe in einer Aufnahme dokumentieren? Wie wird jeder Teil der richtigen Akte zugeordnet?
Wird die Dokumentation für PDL und QM ausgewertet? Welche Auffälligkeiten erkennt das System heute im Produktivbetrieb, und wie werden Hinweise nachverfolgt?

Testphase im eigenen Haus planen

Eine Testphase zeigt, ob ein System zu Ihren Abläufen passt. So gehen Sie vor:

Bereich wählen: ein Wohnbereich mit einem motivierten Team und typischen Bedingungen, auch beim WLAN.
Ausgangswert erfassen: zum Beispiel Dokumentationszeit pro Schicht, Anzahl der Nachträge am Schichtende oder Vollständigkeit der Einträge.
Test durchführen: mit festen Ansprechpartnern und kurzen Rückmelderunden im Team.
Auswerten: dieselben Messgrößen erneut erfassen, dazu die Rückmeldungen der Pflegekräfte und die Checkliste oben.

Planen Sie genug Zeit ein, damit sich die ersten Umstellungstage nicht auf das Ergebnis auswirken. Mehrere Wochen sind üblich.

So setzt dexter diese Kriterien um

Wir entwickeln dexter für die stationäre Pflege, ambulante Pflegedienste und die Eingliederungshilfe. So sieht das bei den Kriterien aus diesem Beitrag aus:

Aufnahme im Arbeitsfluss: Mit dexter.mobile sprechen Pflegekräfte mehrere Bewohner und Anlässe in einer Aufnahme ein. dexter ordnet jeden Teil der passenden Akte und Dokumentationsart zu.
Freigabe: Die Pflegekraft prüft und bestätigt jeden Eintrag vor dem Speichern.
Anbindung: dexter ist produktiv an Vivendi, Senso, C&S, Sinfonie und weitere Pflegesoftware angebunden.
Offline-Betrieb: Die App speichert Einträge ohne Verbindung und überträgt sie automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Auswertung für PDL und QM: dexter.qm wertet die Pflegedokumentation aus Ihrer Pflegesoftware ungefähr stündlich aus. Es zeigt zum Beispiel Gewichtsverluste ohne Folgemaßnahme, überfällige Wundkontrollen und fehlende Wirkungskontrollen nach Bedarfsmedikation und unterstützt die Nachverfolgung.

Prüfen Sie diese Punkte in Ihrer Testphase genauso wie bei jedem anderen Anbieter. Wie sich dexter und voize bei diesen Kriterien unterscheiden, zeigt unser Vergleich von dexter und voize. Nennen Sie uns Ihre 2 bis 3 wichtigsten Dokumentationsabläufe. Wir zeigen Ihnen, wie sie mit dexter in Ihrer Pflegesoftware laufen: Demo vereinbaren.

FAQs

Was ist der Unterschied zwischen Diktat und strukturierter Sprachdokumentation?

Ein Diktatsystem wandelt Sprache in Text um. Die Zuordnung zu Bewohner und Dokumentationsart erledigt die Pflegekraft selbst. Eine strukturierte Sprachdokumentation ordnet das Gesagte zu, etwa Vitalwerte, Maßnahmen oder Pflegebericht, und legt es der Pflegekraft zur Bestätigung vor.

Muss die Pflegekraft jeden Eintrag prüfen?

Ja. Die Verantwortung für die Pflegedokumentation bleibt bei der Pflegekraft und der Einrichtung. Achten Sie darauf, dass das System jeden Eintrag vor dem Speichern anzeigt und eine Bestätigung verlangt.

Braucht man für Spracherkennung einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Wenn der Anbieter Pflegedaten in Ihrem Auftrag verarbeitet, ja. Das regelt Art. 28 DSGVO. Pflegedaten sind Gesundheitsdaten und besonders geschützt. Beziehen Sie Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten vor der Einführung ein.

Wie lange sollte eine Testphase dauern?

So lange, dass sich das Team an das System gewöhnt hat und die Messwerte nicht mehr von den ersten Umstellungstagen geprägt sind. Mehrere Wochen in einem Wohnbereich sind üblich. Legen Sie Messgrößen und Ausgangswerte vor dem Start fest.

Was kostet Spracherkennung im Pflegeheim?

Die Kosten hängen von der Größe der Einrichtung und dem Funktionsumfang ab. Fragen Sie nach allen Bestandteilen: Lizenzen, Einführung, Schulung, Geräte, Support und Schnittstelle. Informationen zu dexter finden Sie unter dexter-health.com/preisgestaltung.

Quellen

Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Art. 9, 28, 32, 35: eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
Betriebsverfassungsgesetz, § 87 Mitbestimmungsrechte: gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html
Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Art. 4 KI-Kompetenz: eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj