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Ablauf, Prüfbereiche und typische Fehler bei MDK-Begehungen im Pflegeheim – konkrete Tipps zu Dokumentation, Einwilligungen und Personalvorbereitung.
Die MDK-Begehung, durchgeführt vom Medizinischen Dienst, prüft die Pflegequalität in Heimen. Ziel ist es, Standards zu sichern und Mängel zu vermeiden. Es gibt drei Prüfungsarten: Regelprüfung (jährlich, angekündigt), Anlassprüfung (bei Beschwerden, unangekündigt) und Wiederholungsprüfung (nach Mängeln). Die Prüfung umfasst Bewohnerpflege, Dokumentation und Personalqualifikation.
Digitale Tools wie Sprachdokumentation und strukturierte Planungsassistenten können helfen, Prüfungen effizient zu meistern.
MDK-Begehung Ablauf: 3 Phasen der Pflegeheim-Prüfung
Bei angekündigten Regelprüfungen wird die Einrichtung im Vorfeld informiert. Die Prüfer stellen sich vor, erklären den Ablauf und klären organisatorische Details. Die Einrichtungsleitung sorgt dafür, dass alle relevanten Unterlagen bereitliegen und Ansprechpartner benannt werden. Anders verhält es sich bei Anlassprüfungen, die unangekündigt stattfinden – hier bleibt keine Zeit für Vorbereitungen. Im Anschluss erfolgt die Auswahl der Bewohner, die geprüft werden sollen.
Die Prüfer wählen die Bewohner nach dem Zufallsprinzip aus. Durch Gespräche, Umfragen und die Prüfung der Dokumentation wird festgestellt, ob die erbrachten Leistungen korrekt erfasst wurden und ob Risiken wie beispielsweise Dehydrierung rechtzeitig erkannt werden. Außerdem wird überprüft, ob Medikamente ordnungsgemäß verabreicht werden und ob Pflegeverträge vorliegen [1]. Die gesammelten Ergebnisse werden im Anschlussgespräch vorläufig zusammengefasst.
Im Abschlussgespräch präsentieren die Prüfer ihre ersten Feststellungen zur Pflegequalität, zur Umsetzung medizinischer Verordnungen und zur Organisation. Dieses Gespräch dient nicht nur der Information, sondern auch der Beratung. Dabei werden sowohl Schwachstellen als auch konkrete Vorschläge zur Verbesserung angesprochen. Die Einrichtungsleitung hat die Möglichkeit, Stellung zu nehmen, bevor die endgültigen Ergebnisse im Transparenzbericht veröffentlicht werden [1].
Während der MDK-Prüfung werden gezielt Fragen zu den Bereichen Bewohnerpflege, Dokumentation und Personal gestellt. Ziel ist es, ein umfassendes Bild der Pflegequalität zu gewinnen. Dabei konzentrieren sich die Prüfer auf drei Hauptbereiche.
Die Prüfer untersuchen, wie selbstständig die Bewohner ihren Alltag bewältigen können. Im Bereich Mobilität wird geprüft, ob Bewohner sich eigenständig bewegen, ihre Haltung wechseln oder Treppen steigen können. Selbstversorgung, die 40 % der Gesamtbewertung ausmacht, umfasst Aspekte wie Körperpflege, An- und Auskleiden sowie die Nutzung der Toilette [2]. Zusätzlich wird die Ernährungs- und Flüssigkeitsversorgung bewertet, um sicherzustellen, dass Risiken wie Dehydrierung rechtzeitig erkannt werden und die Bewohner beim Essen und Trinken die nötige Unterstützung erhalten [1][2].
Auch die kognitiven und kommunikativen Fähigkeiten stehen im Fokus. Hierbei wird beurteilt, ob Bewohner sich zeitlich und räumlich orientieren, Entscheidungen treffen und ihre Bedürfnisse mitteilen können. Verhaltensauffälligkeiten, wie Ängste oder Aggressionen, werden ebenfalls berücksichtigt, insbesondere wie oft Bewohner in solchen Fällen Unterstützung benötigen. Die Organisation des Alltags, also die Fähigkeit, den Tag eigenständig zu planen und soziale Kontakte zu pflegen, fließt mit 15 % in die Bewertung ein [2].
Neben der direkten Bewertung der Bewohner spielt auch die Dokumentation eine zentrale Rolle.
Das Pflegefachgespräch ist ein entscheidender Bestandteil der Prüfung. Hier müssen Mitarbeiter ihre Pflegeentscheidungen mündlich begründen. Die Prüfer nutzen die Dokumentation vor allem zur Plausibilitätsprüfung, um sicherzustellen, dass die Qualitätsindikatoren der Einrichtung mit dem tatsächlichen Zustand der Bewohner übereinstimmen [3][5].
"Die Pflegedokumentation bleibt in einigen Teilen wichtig, sie spielt bei der MD-Prüfung eine untergeordnete Rolle. Dagegen gewinnt die Pflegefachlichkeit im Rahmen des 'Pflegefachgespräches' mit dem Prüfenden maßgeblich an Bedeutung." – TÜV NORD [3]
Zusätzlich werden verschiedene Unterlagen geprüft, darunter die Codeliste zur Identifikation relevanter Bewohnerdaten, der Erhebungsbogen, Einwilligungserklärungen zur Datenverarbeitung, Risikomanagement-Dokumentationen zu Themen wie Dekubitus oder Sturzgefahr sowie Medikations- und Therapiepläne. Die Pflegeplanung sollte auf der Strukturierten Informationssammlung (SIS) basieren, die als Standard gilt [4][5].
Neben der Dokumentation wird auch die Qualifikation des Personals genau unter die Lupe genommen.
Die Prüfer überprüfen, wie regelmäßig Mitarbeiter an Erste-Hilfe-Trainings und Notfallmaßnahmen teilnehmen [6]. Zudem wird die Personaleinsatzplanung bewertet: Es wird geprüft, ob Mitarbeiter entsprechend ihrer Qualifikation eingesetzt werden, die Pflegedienstleitung (PDL) bei den Pflegekassen registriert ist und genügend Zeit für Leitungsaufgaben hat [6].
Die Organisationsstruktur der Einrichtung wird ebenfalls analysiert. Es wird überprüft, ob Aufgabenbereiche für Pflege- und Hauswirtschaftspersonal klar geregelt sind und die Dienstpläne eine kontinuierliche Versorgung sicherstellen [6]. Im Bereich Qualitätsmanagement muss die Verantwortung auf Leitungsebene liegen, und es müssen mindestens zwei zufällig ausgewählte Expertenstandards aktiv umgesetzt werden [6]. Ergänzend wird auf Hygiene und Datenschutz geachtet: Dazu gehört etwa die Existenz eines Hygienemanagements für MRSA, ein strukturiertes Beschwerdemanagement und die Einhaltung der DSGVO [6].
Die drei häufigsten Problemfelder bei MDK-Begehungen sind Dokumentation, Einwilligungen und die Vorbereitung des Personals. Fehler in diesen Bereichen können die Ergebnisse der Prüfung erheblich beeinträchtigen. Im Folgenden finden Sie konkrete Ansätze, um diese Stolpersteine zu vermeiden.
Eine unzureichende Dokumentation birgt erhebliche Haftungsrisiken. Alexandra Zimmermann, Fachanwältin für Medizinrecht, stellt klar:
"Grundsätzlich gilt, was nicht dokumentiert ist, gilt als nicht durchgeführt. Eine Haftung kann allein daraus resultieren, dass eine Pflegemaßnahme nicht dokumentiert ist!" [7]
Ein häufiger Fehler ist, dass Pflegeheime lediglich Risiken dokumentieren, jedoch nicht die Abwesenheit von Risiken. Der MDK fordert ausdrücklich, dass auch vermerkt wird, wenn ein Bewohner keine Sturzgefahr aufweist oder keine Kontrakturen drohen [7].
Ebenso wichtig ist es, bei Bedarfsmedikation die Wirksamkeit zu dokumentieren, um Mängel im Schmerzmanagement zu vermeiden [7]. Ärztliche Anordnungen stellen ein weiteres Problem dar: Oft bleiben diese in den Akten der Ärzte und werden nicht in die Pflegedokumentation übertragen. Dies kann dazu führen, dass die Einrichtung für Umsetzungsfehler haftbar gemacht wird [7].
Praktische Lösung: Wiederholen Sie mündliche Anordnungen laut, lassen Sie diese bestätigen und verwenden Sie das Kürzel „VUG“ („Vorgelesen Und Genehmigt“) [7]. Einheitliche Abkürzungen wie U (Unterstützung), TÜ (Teilübernahme), VÜ (Vollübernahme), B (Beaufsichtigung) und A (Anleitung) erleichtern die Dokumentation [4].
Bei Bewohnern mit kognitiven Einschränkungen ist es essenziell, dass der gesetzliche Betreuer Informationsschreiben und Pflegeverträge unterschreibt [9]. Ohne diese Einwilligung kann die Prüfung nicht korrekt durchgeführt werden. Es ist ebenso wichtig, abzubilden, wenn Bewohner bestimmte Maßnahmen ablehnen, wie zum Beispiel das Tragen von Kompressionsstrümpfen. Dabei sollte dokumentiert werden, welche Aufklärung stattgefunden hat und dass die Ablehnung bewusst erfolgte [9].
Praktische Lösung: Legen Sie einen zentralen MDK-Ordner an, der alle Einwilligungen, ärztlichen Berichte und Pflegepläne enthält [4]. Sprechen Sie vorab mit den Bewohnern und erklären Sie ihnen, dass sie bei der Prüfung offen über ihre Einschränkungen sprechen können [10].
Neben einer sauberen Dokumentation und vollständigen Einwilligungen ist die Vorbereitung des Personals entscheidend. Elena Heller von nooa.app betont:
"Der MD-Prüfer wird bereits zu Beginn den Grad der fachlichen Kompetenz und Erfahrung seiner Ansprechperson einordnen und daraus Rückschlüsse auf die allgemein vorherrschende fachliche Kompetenz ziehen" [8]
Das Personal muss nicht alles auswendig wissen, sollte jedoch in der Lage sein, schnell und sicher auf benötigte Informationen zuzugreifen [8].
Praktische Lösung: Schulen Sie Ihr Team regelmäßig zu Expertenstandards, Erste-Hilfe-Maßnahmen und Infektionsprävention. Simulieren Sie Prüfungssituationen, um Nervosität zu reduzieren. Stellen Sie sicher, dass im MDK-Ordner alle wichtigen Dokumente wie Pflegekonzepte, Hygienepläne, Datenschutzregelungen und Notfallprotokolle griffbereit sind [8]. Dokumentieren Sie zudem alle Fortbildungen, um die kontinuierliche Qualifizierung des Personals nachzuweisen.
Eine MDK-Prüfung dauert oft nur 30 bis 90 Minuten. In dieser kurzen Zeit müssen Prüfer auf die vorhandene Dokumentation vertrauen, um die Pflegequalität zu bewerten [4][12]. Doch hoher Arbeitsdruck führt häufig zu Dokumentationslücken. Hier setzt dexter health an und unterstützt Pflegeheime dabei, diese Hürden zu bewältigen und optimal auf MDK-Begehungen vorbereitet zu sein. Mit Funktionen wie Sprachdokumentation, dem SIS-Assistenten und einer reibungslosen Systemintegration bietet dexter health praktische Lösungen.
Die Sprachdokumentation von dexter health erlaubt es, Pflegemaßnahmen direkt per Sprache zu dokumentieren. Das ist entscheidend, da der MDK ein „realistisches Bild" der täglichen Pflegeroutinen verlangt, anstatt nachträglich geschönter Einträge [4].
Dank standardisierter Kategorien wie U, TÜ, VÜ, B und A bleiben die Einträge einheitlich und strukturiert. Diese zeitnahe Dokumentation ist besonders unter Prüfungsdruck eine verlässliche Grundlage [11].
Neben der Sprachdokumentation bietet dexter health mit dem SIS-Assistenten eine wertvolle Unterstützung für die strukturierte Pflegeplanung. Dieser hilft bei der systematischen Erfassung der sechs zentralen Module des Neuen Begutachtungsinstruments (NBA): Mobilität, kognitive und kommunikative Fähigkeiten, Verhaltensweisen und psychische Problemlagen, Selbstversorgung, krankheitsbedingte Anforderungen und die Gestaltung des Alltagslebens [4][13]. Die klare Struktur sorgt dafür, dass Risikoeinschätzungen und Maßnahmenplanungen vollständig und nachvollziehbar erfolgen.
dexter health lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren, was doppelte Erfassungen überflüssig macht. Der reduzierte Arbeitsaufwand verringert Pflegefehler und verbessert die Dokumentation [9]. Die gewonnene Zeit ermöglicht es den Pflegekräften, sich auf das Fachgespräch mit dem MDK zu konzentrieren – ein entscheidender Teil der Prüfung, bei dem fachliches Wissen gefragt ist [3]. Darüber hinaus stärkt die optimierte Dokumentation die rechtliche Absicherung der Einrichtung und minimiert Haftungsrisiken [9].
Der Erfolg bei MDK-Prüfungen hängt maßgeblich von einer vollständigen und aktuellen Dokumentation ab, die den tatsächlichen Pflegebedarf widerspiegelt. Pflegekräfte sollten alle relevanten Informationen im Kopf haben, ohne ständig auf Unterlagen angewiesen zu sein. Ein gutes Beispiel dafür ist Canmore Lodge, das im Juni 2024 die Bestnote „5 – Sehr gut“ erhielt – ein Ergebnis sorgfältiger Vorbereitung [14].
Fehler, die vermeidbar sind, wie unvollständige Pflegepläne oder fehlende Risikoeinschätzungen, können schwerwiegende Folgen haben. So wurde dem Restgarth Care Home im September 2025 nach der Bewertung „Unzureichend“ ein Aufnahmeverbot für neue Bewohner auferlegt [16]. Die konsequente Umsetzung der Erfolgsfaktoren ist entscheidend, um eine korrekte Einstufung und Finanzierung sicherzustellen. Diese basiert auf den Bewertungen der einzelnen Module des NBA.
Die sechs Module des NBA – Mobilität, kognitive Fähigkeiten, Verhalten, Selbstversorgung (mit einer Gewichtung von 40 %), Krankheitsbewältigung und Alltagsgestaltung (15 % Gewichtung) – sind der Kern der Begutachtung [2]. Eine strukturierte Vorbereitung entlang dieser Module gewährleistet eine angemessene Finanzierung, die von 770 € monatlich bei Pflegegrad 2 bis zu 2.005 € bei Pflegegrad 5 reicht [15].
Wie bereits in den Abschnitten zu Dokumentation und Personalvorbereitung beschrieben, sind klare und systematische Arbeitsabläufe unerlässlich. Diese bilden die Grundlage, um digitale Tools effektiv einzusetzen. Lösungen wie dexter health bieten Funktionen wie Sprachdokumentation und strukturierte Pflegeplanung über den SIS-Assistenten. Dadurch werden Dokumentationslücken geschlossen, der Arbeitsaufwand reduziert und mehr Zeit für den fachlichen Austausch mit dem MDK geschaffen – ein entscheidender Vorteil bei jeder Begehung.
Bei einer MDK-Begehung können bestimmte Fehler das Ergebnis negativ beeinflussen. Hier sind einige Punkte, auf die Sie achten sollten:
Durch Aufmerksamkeit für diese Punkte können Unsicherheiten reduziert und die Begehung professioneller gestaltet werden.
Um für eine unangekündigte MDK-Prüfung gerüstet zu sein, sollten Pflegeheime laufend sicherstellen, dass alle gesetzlichen Vorgaben und Qualitätsstandards eingehalten werden. Ein zentraler Punkt dabei ist eine aktuelle und vollständige Dokumentation. Dazu zählen Pflegepläne, Bewohnerakten und Nachweise zur Qualitätssicherung. Diese Unterlagen sollten stets gut organisiert und leicht zugänglich sein, damit sie bei Bedarf schnell vorgelegt werden können.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die regelmäßige Schulung der Mitarbeitenden, insbesondere in den Bereichen Pflegedokumentation, individuelle Betreuung und Hygienestandards. Hierbei können interne Audits eine wertvolle Unterstützung sein, um mögliche Schwachstellen frühzeitig aufzudecken und gezielte Verbesserungen einzuleiten. Mit diesen Maßnahmen lässt sich nicht nur eine MDK-Prüfung erfolgreich bestehen, sondern auch die Qualität der Pflege nachhaltig sicherstellen.
Die Dokumentation spielt eine entscheidende Rolle bei der MDK-Prüfung, da sie als Beleg dafür dient, ob die Pflege den gesetzlichen Vorgaben entspricht und Fehler vermieden wurden. Nur eine lückenlose und präzise Dokumentation zeigt, dass die Versorgung der Bewohner*innen sorgfältig geplant und fachgerecht umgesetzt wurde.
Darüber hinaus ist sie ein wichtiger Nachweis für die Qualitätssicherung. Sie hilft dabei, mögliche Schwachstellen in der Pflege frühzeitig zu erkennen und gezielt anzugehen. Eine fehlerhafte oder unvollständige Dokumentation kann jedoch schnell zu Abwertungen bei der Prüfung führen. Daher ist eine strukturierte und stets aktuelle Pflegeplanung unverzichtbar.
