Wie läuft die MDK Prüfung ab?

Die MDK-Prüfung überprüft die Pflegequalität in deutschen Pflegeeinrichtungen. Sie folgt einem klaren Ablauf in vier Phasen: Ankündigung, Dokumentationsprüfung, Bewohnerbefragungen und Gespräche mit der Leitung. Ziel ist es, die Pflegequalität objektiv zu bewerten. Prüfer analysieren Dokumentationen, sprechen mit Bewohnern und Personal und bewerten die Umsetzung der Pflege. Besonders wichtig sind präzise Unterlagen und die Berücksichtigung der individuellen Bedürfnisse der Bewohner.

Wichtige Fakten:

• Ziel: Pflegequalität bewerten und die Einrichtung beraten.
• Prüfbereiche: sechs Qualitätsbereiche, von Mobilität und Selbstversorgung bis zu Organisation und Qualitätsmanagement.
• Schwerpunkt: Ergebnisqualität (z. B. Wohlbefinden der Bewohner).
• Vorbereitung: Aktuelle Dokumentation, geschultes Personal, klare Prozesse.
• Nachbereitung: Prüfbericht analysieren, Mängel beheben, Verbesserungen umsetzen.

Eine lückenlose Dokumentation und gute Vorbereitung sind entscheidend, um die Prüfung erfolgreich zu bestehen.

Die 4 Phasen einer MDK-Prüfung

Eine MDK-Prüfung folgt einem klar strukturierten Ablauf, der in vier Phasen unterteilt ist. Jede Phase hat einen spezifischen Fokus, von der Vorbereitung bis zur abschließenden Bewertung.

Phase 1: Ankündigung und Vorbereitung

Regelprüfungen werden grundsätzlich zwei Arbeitstage vorher angekündigt, Anlassprüfungen sollen unangemeldet erfolgen. In vollstationären Einrichtungen prüft der Medizinische Dienst außerdem unangekündigt, wenn die Einrichtung ihre Indikatordaten nicht oder unvollständig übermittelt hat oder die Daten nicht plausibel sind (§ 114a Abs. 1 SGB XI ^[11]). Den Prüfauftrag erteilen die Landesverbände der Pflegekassen. Zu Beginn der Prüfung erläutert das Prüfteam der Leitung in einem Einführungsgespräch Vorgehen und voraussichtlichen Zeitaufwand ^[10].

Um optimal vorbereitet zu sein, sollten Sie sicherstellen, dass eine Pflegefachkraft für das Fachgespräch zur Verfügung steht. Das Fachgespräch ist eine gleichrangige Informationsquelle neben Dokumentation und Inaugenscheinnahme ^[10]. Halten Sie die aktuelle Übersicht aller Bewohner, den Erhebungsreport und die Pseudonymisierungsliste (Codeliste) bereit, damit das Prüfteam die Stichprobe bestimmen kann ^[10]. Medikationspläne, ärztliche Anordnungen und die Hilfsmittelversorgung der ausgewählten Bewohner sollten ebenfalls griffbereit sein.

Vor Ort wird anschließend eine detaillierte Prüfung der Dokumentation durchgeführt, die den ersten Eindruck ergänzt.

Phase 2: Dokumentationsprüfung vor Ort

Die Prüfer konzentrieren sich auf die Ergebnisqualität, also darauf, wie die Versorgung tatsächlich umgesetzt wurde. Eine Pflegefachkraft Ihrer Einrichtung sollte während der Prüfung anwesend sein, um Fragen zu klären und Kontext zu liefern ^[2].

Die Prüfer vergleichen Ihre Dokumentation mit ihren eigenen Beobachtungen. Daher ist es wichtig, dass die Unterlagen präzise und aktuell sind ^[2]. Halten Sie auch Aufzeichnungen über Beratungsgespräche mit Bewohnern oder Angehörigen bereit, insbesondere zu Themen wie Sturzrisiken, Dekubitus oder Ernährung. Solche Dokumentationen zeigen, dass Ihre Pflegearbeit vorausschauend und sorgfältig ist ^[2].

Phase 3: Bewohnerbefragungen und Beobachtungen

In dieser Phase bezieht das Prüfteam neun Bewohner in die Prüfung ein. Sechs davon bestimmt die Datenauswertungsstelle vorab anhand pseudonymisierter Codes, drei zieht das Prüfteam vor Ort per Zufallsauswahl ^[10]. Die Einbeziehung setzt die Einwilligung des Bewohners oder seiner Vertreter voraus (§ 114a Abs. 3 SGB XI ^[11]). Die Bewertung erfolgt durch direkte Beobachtungen, Gespräche mit den Bewohnern, Interviews mit Angehörigen und den Austausch mit Pflegekräften ^[2].

Untersucht werden unter anderem: die Kommunikation mit Ärzten, der korrekte Einsatz von Geräten, Dekubitusrisikoeinschätzungen, individuelle Ernährungsvorlieben, Flüssigkeitszufuhr sowie biografische Details bei Demenzkranken. Auch die Berücksichtigung persönlicher Pflegevorlieben wird geprüft ^[2].

Nach den Befragungen der Bewohner schließen Gespräche mit dem Personal und der Leitung diese Phase ab.

Phase 4: Gespräche mit Personal und Leitung

Die abschließenden Gespräche mit der Einrichtungsleitung und dem Pflegepersonal dienen dazu, offene Fragen zu klären und mögliche Unklarheiten zu beseitigen. Seien Sie darauf vorbereitet, Details oder Erklärungen zur Einhaltung der Qualitätsstandards zu liefern ^[2].

Im Abschlussgespräch stellen die Prüfer ihre vorläufigen Einschätzungen zu fachlichen Stärken, festgestellten Qualitätsdefiziten und zur Plausibilität der Ergebniserfassung dar und beraten zu Verbesserungen. Die Einrichtung kann Stellung nehmen. Abweichende Meinungen hält das Prüfteam schriftlich fest ^[10]. Die Anforderungen an die Pflegedokumentation legen die Maßstäbe und Grundsätze nach § 113 SGB XI fest. Eine Pflicht zur elektronischen Dokumentation enthält § 113 SGB XI nicht.

Was der MDK bei der Prüfung bewertet

Die MDK-Prüfer nehmen eine umfassende Bewertung der Pflegeeinrichtungen vor, indem sie sowohl die Rahmenbedingungen (Strukturqualität) als auch die Pflegeergebnisse (Ergebnisqualität) genau unter die Lupe nehmen.

Strukturqualität vs. Ergebnisqualität

Die Strukturqualität umfasst die organisatorischen und materiellen Voraussetzungen einer Einrichtung. Hierbei werden Aspekte wie Hilfsmittelversorgung, Hygieneanforderungen, die Qualifikation der verantwortlichen Pflegefachkraft und das Qualitätsmanagement überprüft, um sicherzustellen, dass die grundlegenden Bedingungen für eine gute Pflege gegeben sind ^[10].

Im Gegensatz dazu beschäftigt sich die Ergebnisqualität mit dem tatsächlichen Zustand der Bewohner. Die Qualitätsprüfungs-Richtlinie (QPR) gliedert die Prüfung in sechs Qualitätsbereiche:

• Unterstützung bei der Mobilität und Selbstversorgung
• Unterstützung bei der Bewältigung von krankheits- und therapiebedingten Anforderungen und Belastungen
• Unterstützung bei der Gestaltung des Alltagslebens und der sozialen Kontakte
• Unterstützung in besonderen Bedarfs- und Versorgungssituationen
• Bedarfsübergreifende fachliche Anforderungen
• Einrichtungsinterne Organisation und Qualitätsmanagement

Die Qualitätsbereiche 1 bis 4 beurteilt das Prüfteam bei jedem Bewohner der Stichprobe einzeln (Prüfbogen A), die Bereiche 5 und 6 auf Einrichtungsebene (Prüfbogen B). Jeder Qualitätsaspekt wird mit A bis D bewertet. A steht für keine Auffälligkeiten oder Defizite, D für ein Defizit mit eingetretenen negativen Folgen für den Bewohner ^[10].

Die Prüfung kombiniert die Einsicht in die Pflegedokumentation mit der Inaugenscheinnahme der Bewohner und Befragungen von Bewohnern, Angehörigen und Beschäftigten (§ 114a Abs. 3 SGB XI ^[11]). So können die Prüfer die alltägliche Umgebung und das Verhalten der Bewohner direkt beobachten. Eine lückenlose Dokumentation ist hierbei nicht nur hilfreich, um beide Qualitätsbereiche zu erfassen, sondern auch, um die zentralen Qualitätsindikatoren klar zu bewerten.

Diese Ansätze sind seit November 2019 ein fester Bestandteil der MDK-Prüfungen und prägen die Bewertung der Pflegequalität.

Hauptqualitätsbereiche in Pflegeheimen

Seit November 2019 gliedert die QPR die Prüfung in sechs Qualitätsbereiche. Die ersten vier betreffen die Versorgung der einzelnen Bewohner:

• Unterstützung bei der Mobilität und Selbstversorgung
• Bewältigung krankheits- und therapiebedingter Anforderungen, etwa Medikamente, Schmerzmanagement und Wundversorgung
• Gestaltung des Alltags und Förderung sozialer Kontakte
• Umgang mit besonderen Pflegesituationen, wie etwa der Einzug ins Heim oder herausforderndes Verhalten

Die Bewertung erfolgt anhand einer Stichprobe von neun Bewohnern, davon sechs aus der Stichprobe der Datenauswertungsstelle und drei per Zufallsauswahl vor Ort ^[10].

Im Juni 2025 veröffentlichte der Medizinische Dienst (MD Bund) eine Analyse zur Pflegequalität im Jahr 2023. Dabei zeigte sich, dass die allgemeine Pflege überwiegend als zufriedenstellend bis gut bewertet wurde. Dennoch gab es Verbesserungspotenzial in der medizinischen Behandlungspflege, insbesondere im Bereich des Wundmanagements. Diese Einschätzung basiert auf Daten aus mehr als 24.700 Qualitätsprüfungen, die insgesamt über 167.000 Bewohner umfassten ^[4]. Zudem erfassen die Einrichtungen halbjährlich zehn Qualitätsindikatoren, darunter erhaltene Mobilität, Selbstständigkeit bei Alltagsverrichtungen, Dekubitusentstehung, schwerwiegende Sturzfolgen und unbeabsichtigter Gewichtsverlust ^[6].

So bereiten Sie Ihre Dokumentation vor

Eine sorgfältige und präzise Pflegedokumentation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen MDK-Prüfung. Um den Anforderungen gerecht zu werden, sollten Sie den Pflegealltag vollständig erfassen. Hier erfahren Sie, welche Dokumentationselemente besonders wichtig sind und wie digitale Tools den Prozess erleichtern können.

Wichtige Dokumentationselemente

Die Anforderungen an die Pflegedokumentation legen die Maßstäbe und Grundsätze nach § 113 SGB XI fest. Die Prüfer dürfen nur diese Anforderungen stellen (§ 114a Abs. 3 SGB XI ^[11]). Für jeden Bewohner sollten folgende Punkte klar und deutlich festgehalten werden:

• Pflegegrad: Dieser muss eindeutig ausgewiesen sein.
• Informationssammlung und Risikoeinschätzung: Die SIS mit Risikomatrix bildet die individuelle Situation des Bewohners ab.
• Maßnahmenplanung, Berichteblatt und Evaluation: Beschreiben Sie konkret, welche Unterstützung geleistet wird, und halten Sie Abweichungen und Veränderungen fest.

Ein besonderer Fokus sollte auf den Qualitätsbereichen 1 bis 4 liegen, weil das Prüfteam sie bei jedem Bewohner der Stichprobe einzeln beurteilt ^[10]. Ergänzend sollten Medikationspläne, ärztlich angeordnete Behandlungen und eine Übersicht über genutzte Pflegehilfsmittel stets aktuell und griffbereit sein.

Digitale Unterstützung für die Dokumentation

Digitale Tools wie dexter health bieten eine enorme Erleichterung im Dokumentationsalltag. Sie ermöglichen es, alle relevanten Informationen kontinuierlich zu erfassen und eine lückenlose Dokumentation zu führen. So wird der Pflegealltag objektiv abgebildet und die Abhängigkeit von einem „perfekten Tag“ während der Prüfung sinkt.

Mit Funktionen wie der Sprachdokumentation können Pflegekräfte direkt nach dem Bewohnerkontakt ihre Maßnahmen festhalten, ohne zusätzlichen Schreibaufwand. Der SIS-Assistent erstellt aus dem Gespräch mit dem Bewohner einen SIS-Entwurf mit Risikomatrix, den die Pflegefachkraft prüft.

Mit dem Abhaken von Maßnahmen per Sprache und der Medikamentenquittierung bleibt die Dokumentation zeitnah aktuell. dexter.qm prüft die Pflegedokumentation laufend auf Plausibilität und zeigt Warnhinweise mit To-dos an. Trotz der Automatisierung bleibt die regelmäßige Überprüfung der Einträge unerlässlich. Dieses Thema wird im nächsten Abschnitt vertieft.

Qualität der Dokumentation sicherstellen

Damit die Dokumentation den Anforderungen der MDK-Prüfung standhält, sollten Sie regelmäßige Überprüfungen und Schulungen durchführen. Wichtig ist, die Häufigkeit und konkrete Beispiele für Unterstützungsbedarfe zu dokumentieren, etwa wie oft eine Person pro Woche oder Monat Hilfe benötigt.

Die Dokumentation muss die tatsächliche Selbstständigkeit der Bewohner realistisch widerspiegeln. Das Prüfteam gleicht die Dokumentation mit dem eigenen Bild von der Person und der Pflegesituation ab ^[10]. Regelmäßige Audits tragen dazu bei, die Qualität der Dokumentation auf einem hohen Niveau zu halten und sich optimal auf Prüfungen vorzubereiten.

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Nach der Prüfung: Ergebnisse und Nachbereitung

Die MDK-Prüfung ist ein wichtiger Teil eines kontinuierlichen Qualitätsmanagements, der auch nach der eigentlichen Prüfung weitergeht. Nach Abschluss der Prüfung erstellt der Medizinische Dienst einen Prüfbericht, der sowohl an die Einrichtung als auch an die Landesverbände übermittelt wird ^[3]. Die veröffentlichte Qualitätsdarstellung beruht auf einem Drei-Säulen-System: den intern erfassten Indikatordaten, den Ergebnissen der externen MDK-Prüfung sowie allgemeinen Einrichtungsinformationen ^[3]. Der Fokus liegt dabei auf der Ergebnisqualität, also den gesundheitlichen Resultaten und dem Wohlbefinden der Bewohner – nicht allein auf organisatorischen Abläufen ^[6]. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie den Prüfbericht interpretieren und sinnvoll nutzen können.

Den Prüfbericht richtig lesen

Die veröffentlichte Qualitätsdarstellung enthält Ergebnisse zu 10 Qualitätsindikatoren, darunter Aspekte wie Mobilitätserhalt, Dekubitusentwicklung, Sturzfolgen und unbeabsichtigter Gewichtsverlust ^[6][7]. Diese Indikatoren werden mit dem bundesweiten Durchschnitt verglichen, sodass Sie genau sehen können, wie Ihre Einrichtung im Vergleich abschneidet ^[6]. Grundlage der Prüfung sind Stichproben sowie Gespräche mit dem Pflegepersonal ^[3]. Der Prüfbericht selbst enthält das Ergebnis der Qualitätsprüfung und der Plausibilitätskontrolle sowie Empfehlungen zur Beseitigung von Qualitätsdefiziten ^[10].

Ein wesentlicher Punkt: Der Bericht verfolgt einen beratungsorientierten Ansatz. Die Prüfer geben nicht nur Bewertungen ab, sondern schlagen auch konkrete Maßnahmen zur Verbesserung vor ^[3][6]. Diese Empfehlungen bieten Ihnen eine wertvolle Gelegenheit, die Qualität Ihrer Einrichtung weiterzuentwickeln. Zudem werden die Ergebnisse im Internet, zum Beispiel im „Pflegenavigator“, veröffentlicht (§ 115 Abs. 1a SGB XI ^[12]) und müssen in Ihrer Einrichtung gut sichtbar ausgehängt werden ^[3]. Sobald Sie den Bericht analysiert haben, sollten Sie unverzüglich an der Behebung der festgestellten Mängel arbeiten.

Wie die Bewertungen im Prüfbericht zu lesen sind, erklärt der Beitrag MD-Prüfbericht verstehen.

Festgestellte Mängel beheben

Falls der Bericht Defizite aufzeigt, setzen die Landesverbände der Pflegekassen klare Fristen zur Behebung der Mängel ^[3]. Hier ist schnelles und strukturiertes Handeln gefragt. Nutzen Sie die im Bericht vorgeschlagenen Maßnahmen als Orientierung und setzen Sie diese konsequent um, um Wiederholungsprüfungen zu vermeiden ^[3].

Nicht behobene Mängel können ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen – von Vergütungsabschlägen über verpflichtende Schulungen bis hin zur Kündigung des Versorgungsvertrags ^[3]. Angesichts der rund 800.000 Menschen, die in deutschen Pflegeheimen betreut werden ^[3], ist die Verantwortung entsprechend groß. Integrieren Sie die Verbesserungen in Ihr internes Qualitätsmanagement und führen Sie regelmäßige Audits durch, um langfristig eine hohe Qualität sicherzustellen ^[7].

Prüfergebnisse anfechten

Sollten Sie der Meinung sein, dass bestimmte Feststellungen nicht zutreffen, können Sie schon im Abschlussgespräch Stellung nehmen. Das Prüfteam hält abweichende Meinungen schriftlich fest ^[10]. Nutzen Sie die Fachgespräche, um Ihre pflegerischen Entscheidungen sachlich zu begründen. Bevor die Landesverbände einen Maßnahmenbescheid erlassen, hören sie den Träger der Einrichtung an (§ 115 Abs. 2 SGB XI ^[12]).

Dokumentieren Sie alle Einwände sorgfältig und reichen Sie diese zusammen mit entsprechenden Nachweisen im Rahmen der Anhörung bei den zuständigen Landesverbänden ein. Gegen den Maßnahmenbescheid selbst steht der Rechtsweg offen. Die Fristen nennt die Rechtsbehelfsbelehrung des Bescheids. Eine gut begründete Argumentation, gestützt durch eine lückenlose Dokumentation, verbessert Ihre Position.

Die Grundlage der Prüfung beschreibt der Leitfaden zu den Qualitätsprüfungs-Richtlinien für Pflegeheime.

Fazit: Vorbereitung auf eine erfolgreiche MDK-Prüfung

Dieses Fazit bringt die wichtigsten Punkte für eine erfolgreiche MDK-Prüfung auf den Punkt und hebt die zentralen Maßnahmen hervor.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer konsequenten und kontinuierlichen Qualitätsarbeit im Pflegealltag. Die Basis dafür bilden eine hohe Pflegequalität, eine klare und nachvollziehbare Dokumentation sowie der Einsatz digitaler Hilfsmittel. Besonders wichtig ist eine lückenlose Dokumentation, die nicht nur Prozesse abbildet, sondern die tatsächlichen Pflegeergebnisse und das Wohlbefinden der Bewohner verdeutlicht. Seit der Einführung der Qualitätsprüfungs-Richtlinie im Jahr 2019 spielt die Ergebnisqualität eine entscheidende Rolle. Es geht nicht um Masse, sondern darum, dass Ihr Team in der Lage ist, pflegerische Entscheidungen im Fachgespräch nachvollziehbar und professionell zu erläutern ^[10].

Ein kontinuierliches Führen der Dokumentation ist unerlässlich – kurzfristige Anpassungen können die Glaubwürdigkeit gefährden. Ein gut vorbereiteter Prüfungsordner mit allen relevanten Daten wie strukturellen Informationen, Codelisten und dem Erhebungsreport spart wertvolle Zeit, insbesondere weil Regelprüfungen grundsätzlich zwei Arbeitstage vorher angekündigt werden (§ 114a Abs. 1 SGB XI) ^[11]. Zusätzlich ist es wichtig, das Personal gezielt auf die Prüfgespräche vorzubereiten.

Wie im Abschnitt zur Dokumentationsvorbereitung bereits erwähnt, bieten digitale Tools enorme Vorteile. Sie ermöglichen eine präzise und fortlaufende Erfassung der pflegerischen Daten, aus denen die Qualitätsindikatoren entstehen, und verringern den Arbeitsaufwand. Funktionen wie Sprachdokumentation oder der SIS-Assistent von dexter health unterstützen den Dokumentationsprozess.

Die MDK-Prüfung sollte zudem als Chance gesehen werden, konkrete Verbesserungsvorschläge aufzunehmen und die Pflegequalität weiterzuentwickeln. Mit gründlicher Vorbereitung, einer exakten Dokumentation und einem geschulten Team können Sie jeder Prüfung mit Zuversicht begegnen und sie erfolgreich meistern.

FAQs

Wie bereite ich mich am besten auf eine MDK-Prüfung vor?

Eine sorgfältige Vorbereitung auf die MDK-Prüfung beginnt damit, die gesetzlichen Vorgaben und den Prüfungsablauf genau zu kennen. Da Regelprüfungen grundsätzlich zwei Arbeitstage vorher angekündigt werden und Anlassprüfungen in der Regel unangemeldet erfolgen, ist es entscheidend, dass die Pflege- und Qualitätsdokumentation jederzeit vollständig, aktuell und gut nachvollziehbar ist. Die Prüfer bewerten die Pflegequalität anhand bestimmter Kriterien – besonders im Fokus stehen dabei die individuelle Pflegeplanung sowie die Einhaltung festgelegter Standards.

Um mögliche Schwachstellen frühzeitig zu erkennen, sind regelmäßige interne Überprüfungen der Dokumentation und der Abläufe hilfreich. Ebenso ist es sinnvoll, das Team gezielt auf typische Fragen der Prüfer vorzubereiten. Dabei sollte sichergestellt werden, dass alle Maßnahmen, die dem Schutz und der Förderung der Gesundheit der Pflegebedürftigen dienen, lückenlos dokumentiert sind. Digitale Dokumentationshilfen können dabei eine wertvolle Unterstützung bieten, um die Pflegeprozesse effizienter zu gestalten und die Anforderungen der MDK-Prüfung besser zu erfüllen.

Welche Folgen hat es, wenn bei der MDK-Prüfung Mängel festgestellt werden?

Wenn der MDK bei einer Prüfung Mängel feststellt, müssen Pflegeeinrichtungen diese innerhalb einer festgelegten Frist beheben. Geschieht dies nicht, können finanzielle Strafen folgen – etwa Kürzungen der Pflegevergütungen. Im schlimmsten Fall droht sogar der Verlust der Pflegezulassung, was die Existenz der Einrichtung gefährden kann.

Wiederholte oder schwerwiegende Mängel wirken sich außerdem negativ auf die Bewertung in öffentlichen Qualitätsberichten aus. Dies kann das Vertrauen von Pflegebedürftigen und deren Angehörigen nachhaltig schädigen. In besonders ernsten Fällen können die zuständigen Behörden Maßnahmen wie Einschränkungen oder sogar die Schließung der Einrichtung anordnen, wenn die Sicherheit und das Wohl der Bewohner nicht gewährleistet sind. Deshalb ist es entscheidend, die Prüfungen ernst zu nehmen und festgestellte Mängel schnellstmöglich zu beheben, um solche Folgen zu vermeiden.

Wie können digitale Tools die Pflegedokumentation effizienter und sicherer machen?

Digitale Tools bringen spürbare Erleichterung in die Pflegedokumentation, indem sie Abläufe klarer strukturieren, beschleunigen und Fehler deutlich minimieren. Mit ihrer Hilfe können Pflegeleistungen und Patientendaten standardisiert erfasst werden, was die Vorbereitung auf MDK-Prüfungen erheblich verbessert. Fehlerquellen werden reduziert, und gleichzeitig wird die Qualitätssicherung nachhaltig gestärkt.

Zusätzlich bieten solche Tools praktische Funktionen wie automatisierte Berichte, digitale Checklisten und eine sichere Archivierung. Diese unterstützen sowohl Pflegekräfte als auch Administratoren dabei, den Überblick zu behalten und gesetzliche Vorgaben zuverlässig einzuhalten. Insgesamt sorgen digitale Lösungen für mehr Transparenz und Effizienz in der Pflege und erleichtern den Umgang mit Prüfungen erheblich.

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