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Erklärung des MDK-Prüfablaufs: Ankündigung, Dokumentationsprüfung, Bewohnerbefragung und Gespräche. Tipps zur Vorbereitung, Dokumentation und Nachbereitung.
Die MDK-Prüfung überprüft die Pflegequalität in deutschen Pflegeeinrichtungen. Sie folgt einem klaren Ablauf in vier Phasen: Ankündigung, Dokumentationsprüfung, Bewohnerbefragungen und Gespräche mit der Leitung. Ziel ist es, die Pflegequalität objektiv zu bewerten. Prüfer analysieren Dokumentationen, sprechen mit Bewohnern und Personal und bewerten die Umsetzung der Pflege. Besonders wichtig sind präzise Unterlagen und die Berücksichtigung der individuellen Bedürfnisse der Bewohner.
Wichtige Fakten:
Eine lückenlose Dokumentation und gute Vorbereitung sind entscheidend, um die Prüfung erfolgreich zu bestehen.
Die 4 Phasen der MDK-Prüfung: Ablauf und Checkliste
Eine MDK-Prüfung folgt einem klar strukturierten Ablauf, der in vier Phasen unterteilt ist. Jede Phase hat einen spezifischen Fokus, von der Vorbereitung bis zur abschließenden Bewertung.
Der Medizinische Dienst legt einen festen Termin für die Begutachtung fest. Nach Eingang des Antrags informiert die Pflegekasse innerhalb von 25 Werktagen schriftlich über die Entscheidung zum Pflegegrad [1].
Um optimal vorbereitet zu sein, sollten Sie sicherstellen, dass eine erfahrene Pflegekraft anwesend ist und eine authentische Pflegesituation dargestellt wird [1]. Bereiten Sie alle relevanten Unterlagen vor, wie Medikationspläne, Entlassungsberichte, ärztliche Befunde, Listen regelmäßiger Behandlungen (z. B. Blutdruckmessungen oder Kompressionsstrümpfe) sowie eine Übersicht der eingesetzten Pflegehilfsmittel [1]. Falls Sprachbarrieren bestehen, organisieren Sie rechtzeitig einen Dolmetscher oder eine Pflegekraft mit den notwendigen Sprachkenntnissen [1].
Vor Ort wird anschließend eine detaillierte Prüfung der Dokumentation durchgeführt, die den ersten Eindruck ergänzt.
Die Prüfer konzentrieren sich auf die Ergebnisqualität, also darauf, wie die Versorgung tatsächlich umgesetzt wurde. Dabei liegt der Fokus auf den letzten vier Wochen [2]. Eine Pflegefachkraft Ihrer Einrichtung sollte während der Prüfung anwesend sein, um Fragen zu klären und Kontext zu liefern [2].
Die Prüfer vergleichen Ihre Dokumentation mit ihren eigenen Beobachtungen. Daher ist es wichtig, dass die Unterlagen der letzten vier Wochen präzise und aktuell sind [2]. Halten Sie auch Aufzeichnungen über Beratungsgespräche mit Bewohnern oder Angehörigen bereit, insbesondere zu Themen wie Sturzrisiken, Dekubitus oder Ernährung. Solche Dokumentationen zeigen, dass Ihre Pflegearbeit vorausschauend und sorgfältig ist [2].
In dieser Phase wählen die Prüfer gezielt Bewohner aus, die spezifische Risiken wie Dekubitus, Demenz oder einen hohen Pflegebedarf aufweisen [2]. Die Bewertung erfolgt durch direkte Beobachtungen, Gespräche mit den Bewohnern, Interviews mit Angehörigen und den Austausch mit Pflegekräften [2].
Untersucht werden unter anderem: die Kommunikation mit Ärzten, der korrekte Einsatz von Geräten, Dekubitusrisikoeinschätzungen, individuelle Ernährungsvorlieben, Flüssigkeitszufuhr sowie biografische Details bei Demenzkranken. Auch die Berücksichtigung persönlicher Pflegevorlieben wird geprüft [2]. Darüber hinaus erkundigen sich die Prüfer nach der Zufriedenheit der Bewohner – etwa zur Freundlichkeit des Personals, der Zuverlässigkeit und der Abstimmung der Pflegezeiten [2].
Nach den Befragungen der Bewohner schließen Gespräche mit dem Personal und der Leitung diese Phase ab.
Die abschließenden Gespräche mit der Einrichtungsleitung und dem Pflegepersonal dienen dazu, offene Fragen zu klären und mögliche Unklarheiten zu beseitigen. Seien Sie darauf vorbereitet, Details oder Erklärungen zur Einhaltung der Qualitätsstandards zu liefern [2].
Die Prüfer geben erste Rückmeldungen und weisen auf Bereiche hin, in denen Verbesserungen möglich sind. Da die aktuellen „Maßstäbe und Grundsätze“ (MuG) verstärkt auf die digitale Pflegedokumentation setzen [2], sollten Sie auch hierzu Auskunft geben können. Ein professionelles Auftreten ist in dieser Phase besonders wichtig, da die Zufriedenheit der Bewohner mit dem Personal direkt in die Bewertung einfließt [2].
Die MDK-Prüfer nehmen eine umfassende Bewertung der Pflegeeinrichtungen vor, indem sie sowohl die Rahmenbedingungen (Strukturqualität) als auch die Pflegeergebnisse (Ergebnisqualität) genau unter die Lupe nehmen.
Die Strukturqualität umfasst die organisatorischen und materiellen Voraussetzungen einer Einrichtung. Hierbei werden Aspekte wie Pflegehilfsmittel, Personalplanung und Hygienemanagement überprüft, um sicherzustellen, dass die grundlegenden Bedingungen für eine gute Pflege gegeben sind [1].
Im Gegensatz dazu beschäftigt sich die Ergebnisqualität mit dem tatsächlichen Zustand der Bewohner. Das Nationale Begutachtungsverfahren bewertet die Selbstständigkeit in sechs zentralen Lebensbereichen:
Besonders ins Gewicht fallen dabei die Selbstversorgung (40 %) und die Gestaltung des Alltags (15 %), die maßgeblich in die Gesamtbewertung einfließen [1].
Die Prüfung kombiniert dabei eine Analyse der Dokumentation, um die Strukturqualität zu beurteilen, mit persönlichen Besuchen. So können die Prüfer die alltägliche Umgebung und das Verhalten der Bewohner direkt beobachten [1]. Eine lückenlose Dokumentation ist hierbei nicht nur hilfreich, um beide Qualitätsbereiche zu erfassen, sondern auch, um die zentralen Qualitätsindikatoren klar zu bewerten.
Diese Ansätze sind seit November 2019 ein fester Bestandteil der MDK-Prüfungen und prägen die Bewertung der Pflegequalität.
Seit November 2019 konzentrieren sich die MDK-Prüfungen auf vier zentrale Qualitätsbereiche, die für die systematische Bewertung entscheidend sind:
Die Bewertung erfolgt dabei in der Regel anhand einer Stichprobe von neun Bewohnern, um individuelle Pflegesituationen genauer beurteilen zu können [1].
Im Juni 2025 veröffentlichte der Medizinische Dienst (MD Bund) eine Analyse zur Pflegequalität im Jahr 2023. Dabei zeigte sich, dass die allgemeine Pflege überwiegend als zufriedenstellend bis gut bewertet wurde. Dennoch gab es Verbesserungspotenzial in der medizinischen Behandlungspflege, insbesondere im Bereich des Wundmanagements. Diese Einschätzung basiert auf Daten aus mehr als 24.700 Qualitätsprüfungen, die insgesamt über 167.000 Bewohner umfassten. Zudem stehen zehn Qualitätsindikatoren – darunter Mobilität, Gewichtsverlust, Stürze, Dekubitusentwicklung, Schmerzmanagement und freiheitsentziehende Maßnahmen – im Fokus der halbjährlichen internen Erfassung [4].
Eine sorgfältige und präzise Pflegedokumentation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen MDK-Prüfung. Um den Anforderungen gerecht zu werden, sollten Sie den Pflegealltag vollständig erfassen. Hier erfahren Sie, welche Dokumentationselemente besonders wichtig sind und wie digitale Tools den Prozess erleichtern können.
Die Dokumentation muss den Vorgaben des SGB XI entsprechen [5]. Für jeden Bewohner sollten folgende Punkte klar und deutlich festgehalten werden:
Ein besonderer Fokus sollte auf den sechs Lebensbereichen liegen, die vom MDK bewertet werden, insbesondere auf der Selbstversorgung, die mit 40 % gewichtet wird [1]. Ergänzend sollten Medikationspläne, Listen regelmäßiger Behandlungen und eine Übersicht über genutzte Pflegehilfsmittel stets aktuell und griffbereit sein [1].
Digitale Tools wie dexter health bieten eine enorme Erleichterung im Dokumentationsalltag. Sie ermöglichen es, alle relevanten Lebensbereiche kontinuierlich zu erfassen und eine lückenlose Dokumentation zu führen. So wird nicht nur der Pflegealltag objektiv abgebildet, sondern auch die Abhängigkeit von einem „perfekten Tag“ während der Prüfung reduziert [1].
Mit Funktionen wie der Sprachdokumentation können Pflegekräfte direkt nach dem Bewohnerkontakt ihre Maßnahmen festhalten, ohne zusätzlichen Schreibaufwand. Der intelligente SIS-Assistent strukturiert zudem die Dokumentation für Anamnese, Risikobewertungen und Maßnahmenplanung, was den administrativen Aufwand spürbar verringert.
Ein weiteres Highlight ist die zentrale Verwaltung aller prüfungsrelevanten Dokumente. Ein digitales Pflegetagebuch, das über einen längeren Zeitraum geführt wird, sorgt dafür, dass keine Details übersehen werden – wie etwa die Häufigkeit psychischer Probleme oder aggressiven Verhaltens [1]. Medikationspläne und Behandlungslisten können in Echtzeit aktualisiert werden, wodurch sie immer auf dem neuesten Stand sind und mit ärztlichen Berichten übereinstimmen [1]. Trotz der Automatisierung bleibt die regelmäßige Überprüfung der Einträge unerlässlich – ein Thema, das im nächsten Abschnitt vertieft wird.
Damit die Dokumentation den Anforderungen der MDK-Prüfung standhält, sollten Sie regelmäßige Überprüfungen und Schulungen durchführen. Wichtig ist, die Häufigkeit und konkrete Beispiele für Unterstützungsbedarfe zu dokumentieren – etwa wie oft eine Person pro Woche oder Monat Hilfe benötigt [1]. Dabei ist besonders zu beachten, dass Pflegebedürftigkeit nur anerkannt wird, wenn die Unterstützung mindestens sechs Monate lang erforderlich ist [1].
Die Dokumentation muss die tatsächliche Selbstständigkeit der Bewohner realistisch widerspiegeln. MDK-Prüfer achten darauf, ob eine Aktivität allein oder mit einem Hilfsmittel ausgeführt werden kann. Die Nutzung eines Hilfsmittels ohne menschliche Unterstützung wird dabei weiterhin als „selbstständig“ bewertet [1]. Regelmäßige Audits tragen dazu bei, die Qualität der Dokumentation auf einem hohen Niveau zu halten und sich optimal auf Prüfungen vorzubereiten.
Die MDK-Prüfung ist ein wichtiger Teil eines kontinuierlichen Qualitätsmanagements, der auch nach der eigentlichen Prüfung weitergeht. Nach Abschluss der Prüfung erstellt der Medizinische Dienst einen Prüfbericht, der sowohl an die Einrichtung als auch an die Landesverbände übermittelt wird [3]. Dieser Bericht basiert auf einem Drei-Säulen-System: den intern erfassten Indikatordaten, den Ergebnissen der externen MDK-Prüfung sowie allgemeinen Einrichtungsinformationen [3]. Der Fokus liegt dabei auf der Ergebnisqualität, also den gesundheitlichen Resultaten und dem Wohlbefinden der Bewohner – nicht allein auf organisatorischen Abläufen [6]. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie den Prüfbericht interpretieren und sinnvoll nutzen können.
Der Prüfbericht liefert detaillierte Bewertungen zu 10 zentralen Qualitätsindikatoren, darunter Aspekte wie Mobilitätserhalt, Dekubitusentwicklung, Sturzfolgen und unbeabsichtigter Gewichtsverlust [6][7]. Diese Indikatoren werden mit dem bundesweiten Durchschnitt verglichen, sodass Sie genau sehen können, wie Ihre Einrichtung im Vergleich abschneidet [6]. Grundlage der Prüfung sind Stichproben sowie Gespräche mit dem Pflegepersonal [3].
Ein wesentlicher Punkt: Der Bericht verfolgt einen beratungsorientierten Ansatz. Die Prüfer geben nicht nur Bewertungen ab, sondern schlagen auch konkrete Maßnahmen zur Verbesserung vor [3][6]. Diese Empfehlungen bieten Ihnen eine wertvolle Gelegenheit, die Qualität Ihrer Einrichtung weiterzuentwickeln. Zudem werden die Ergebnisse alle drei Jahre auf Plattformen wie dem „Pflegenavigator“ veröffentlicht [7] und müssen in Ihrer Einrichtung gut sichtbar ausgehängt werden [3]. Sobald Sie den Bericht analysiert haben, sollten Sie unverzüglich an der Behebung der festgestellten Mängel arbeiten.
Falls der Bericht Defizite aufzeigt, setzen die Landesverbände der Pflegekassen klare Fristen zur Behebung der Mängel [3]. Hier ist schnelles und strukturiertes Handeln gefragt. Nutzen Sie die im Bericht vorgeschlagenen Maßnahmen als Orientierung und setzen Sie diese konsequent um, um Wiederholungsprüfungen zu vermeiden [3].
Nicht behobene Mängel können ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen – von Vergütungsabschlägen über verpflichtende Schulungen bis hin zur Kündigung des Versorgungsvertrags [3]. Angesichts der rund 800.000 Menschen, die in deutschen Pflegeheimen betreut werden [3], ist die Verantwortung entsprechend groß. Integrieren Sie die Verbesserungen in Ihr internes Qualitätsmanagement und führen Sie regelmäßige Audits durch, um langfristig eine hohe Qualität sicherzustellen [7].
Sollten Sie der Meinung sein, dass bestimmte Ergebnisse des Prüfberichts nicht zutreffen, haben Sie die Möglichkeit, Einspruch einzulegen. Nutzen Sie Fachgespräche, um Ihre pflegerischen Entscheidungen sachlich zu begründen – diese Gespräche können in den finalen Bericht einfließen [6]. Durch den offenen Dialog mit den Prüfern können Sie Ihre Expertise einbringen und möglicherweise Einfluss auf die Bewertungen nehmen, bevor der Bericht endgültig abgeschlossen wird [6].
Dokumentieren Sie alle Einwände sorgfältig und reichen Sie diese zusammen mit entsprechenden Nachweisen bei den zuständigen Landesverbänden ein. Eine gut begründete Argumentation, gestützt durch eine lückenlose Dokumentation, erhöht Ihre Chancen, erfolgreich Einspruch einzulegen, erheblich.
Dieses Fazit bringt die wichtigsten Punkte für eine erfolgreiche MDK-Prüfung auf den Punkt und hebt die zentralen Maßnahmen hervor.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer konsequenten und kontinuierlichen Qualitätsarbeit im Pflegealltag. Die Basis dafür bilden eine hohe Pflegequalität, eine klare und nachvollziehbare Dokumentation sowie der Einsatz digitaler Hilfsmittel. Besonders wichtig ist eine lückenlose Dokumentation, die nicht nur Prozesse abbildet, sondern die tatsächlichen Pflegeergebnisse und das Wohlbefinden der Bewohner verdeutlicht. Seit der Einführung der Qualitätsprüfungs-Richtlinie im Jahr 2019 spielt die Ergebnisqualität eine entscheidende Rolle. Es geht nicht um Masse, sondern darum, dass Ihr Team in der Lage ist, pflegerische Entscheidungen im Fachgespräch nachvollziehbar und professionell zu erläutern [8][9].
Ein kontinuierliches Führen der Dokumentation ist unerlässlich – kurzfristige Anpassungen können die Glaubwürdigkeit gefährden. Ein gut vorbereiteter Prüfungsordner mit allen relevanten Daten wie strukturellen Informationen, Codelisten und dem Erhebungsreport spart wertvolle Zeit, insbesondere wenn die Prüfer oft nur einen Tag vorher ihren Besuch ankündigen [8][9]. Zusätzlich ist es wichtig, das Personal gezielt auf die Prüfgespräche vorzubereiten.
Wie im Abschnitt zur Dokumentationsvorbereitung bereits erwähnt, bieten digitale Tools enorme Vorteile. Sie ermöglichen eine präzise und fortlaufende Erfassung aller 10 Qualitätsindikatoren und reduzieren den Arbeitsaufwand erheblich. Funktionen wie Sprachdokumentation oder der intelligente SIS-Assistent von dexter health vereinfachen den gesamten Dokumentationsprozess und sorgen für mehr Effizienz [7].
Die MDK-Prüfung sollte zudem als Chance gesehen werden, konkrete Verbesserungsvorschläge aufzunehmen und die Pflegequalität weiterzuentwickeln. Mit gründlicher Vorbereitung, einer exakten Dokumentation und einem geschulten Team können Sie jeder Prüfung mit Zuversicht begegnen und sie erfolgreich meistern.
Eine sorgfältige Vorbereitung auf die MDK-Prüfung beginnt damit, die gesetzlichen Vorgaben und den Prüfungsablauf genau zu kennen. Da die Prüfung in der Regel ohne Vorankündigung stattfindet, ist es entscheidend, dass die Pflege- und Qualitätsdokumentation jederzeit vollständig, aktuell und gut nachvollziehbar ist. Die Prüfer bewerten die Pflegequalität anhand bestimmter Kriterien – besonders im Fokus stehen dabei die individuelle Pflegeplanung sowie die Einhaltung festgelegter Standards.
Um mögliche Schwachstellen frühzeitig zu erkennen, sind regelmäßige interne Überprüfungen der Dokumentation und der Abläufe hilfreich. Ebenso ist es sinnvoll, das Team gezielt auf typische Fragen der Prüfer vorzubereiten. Dabei sollte sichergestellt werden, dass alle Maßnahmen, die dem Schutz und der Förderung der Gesundheit der Pflegebedürftigen dienen, lückenlos dokumentiert sind. Digitale Dokumentationshilfen können dabei eine wertvolle Unterstützung bieten, um die Pflegeprozesse effizienter zu gestalten und die Anforderungen der MDK-Prüfung besser zu erfüllen.
Wenn der MDK bei einer Prüfung Mängel feststellt, müssen Pflegeeinrichtungen diese innerhalb einer festgelegten Frist beheben. Geschieht dies nicht, können finanzielle Strafen folgen – etwa Kürzungen der Pflegevergütungen. Im schlimmsten Fall droht sogar der Verlust der Pflegezulassung, was die Existenz der Einrichtung gefährden kann.
Wiederholte oder schwerwiegende Mängel wirken sich außerdem negativ auf die Bewertung in öffentlichen Qualitätsberichten aus. Dies kann das Vertrauen von Pflegebedürftigen und deren Angehörigen nachhaltig schädigen. In besonders ernsten Fällen können die zuständigen Behörden Maßnahmen wie Einschränkungen oder sogar die Schließung der Einrichtung anordnen, wenn die Sicherheit und das Wohl der Bewohner nicht gewährleistet sind. Deshalb ist es entscheidend, die Prüfungen ernst zu nehmen und festgestellte Mängel schnellstmöglich zu beheben, um solche Folgen zu vermeiden.
Digitale Tools bringen spürbare Erleichterung in die Pflegedokumentation, indem sie Abläufe klarer strukturieren, beschleunigen und Fehler deutlich minimieren. Mit ihrer Hilfe können Pflegeleistungen und Patientendaten standardisiert erfasst werden, was die Vorbereitung auf MDK-Prüfungen erheblich verbessert. Fehlerquellen werden reduziert, und gleichzeitig wird die Qualitätssicherung nachhaltig gestärkt.
Zusätzlich bieten solche Tools praktische Funktionen wie automatisierte Berichte, digitale Checklisten und eine sichere Archivierung. Diese unterstützen sowohl Pflegekräfte als auch Administratoren dabei, den Überblick zu behalten und gesetzliche Vorgaben zuverlässig einzuhalten. Insgesamt sorgen digitale Lösungen für mehr Transparenz und Effizienz in der Pflege und erleichtern den Umgang mit Prüfungen erheblich.
