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Praktische Anleitung zu internen Audits in Pflegeheimen: Ziele, Ablauf, Checklisten (Dokumentation, Hygiene, Medikation), Auswertung und CAPA‑Maßnahmen.
Interne Audits in Pflegeheimen sind systematische Überprüfungen, die sicherstellen, dass Pflegequalität und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Sie helfen, Risiken wie Medikationsfehler oder Hygieneprobleme frühzeitig zu erkennen und dienen als Vorbereitung auf externe Prüfungen. Der Audit-Prozess umfasst klare Zielsetzungen, strukturierte Checklisten und präzise Dokumentationen. Wichtige Themen sind Pflegedokumentation, Hygienestandards und Medikamentenmanagement. Eine gründliche Auswertung und gezielte Maßnahmen sichern langfristige Verbesserungen. Audits sind ein unverzichtbares Werkzeug für die Qualitätssicherung in Pflegeeinrichtungen.
Der 4-Phasen-Prozess für interne Audits in Pflegeheimen
Ein gut durchdachter Ablauf ist der Schlüssel, um mit Audits echte Verbesserungen zu erreichen. Der Prozess orientiert sich am PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act), der darauf abzielt, kontinuierliche Verbesserungen zu fördern [8]. In Deutschland setzen bereits 80 % der Pflegeeinrichtungen interne Audits ein – eine deutlich höhere Quote als in anderen europäischen Ländern [5].
Der erste Schritt ist, die Prüfbereiche klar zu definieren. Typische Themen sind Pflegeplanung, Pflegedokumentation, Hygienestandards, Medikamentenmanagement und die Arbeitsumgebung [4]. Während manche Bereiche nur einmal jährlich überprüft werden müssen, erfordern Hochrisikobereiche wie die Medikamentenvergabe häufigere Kontrollen [4]. Ein Audit-Kalender hilft dabei, alle Prüfungen über das Jahr zu verteilen und sicherzustellen, dass kein kritischer Bereich übersehen wird [4].
Ein starkes Audit-Team besteht aus Experten verschiedener Fachbereiche: 96 % der Teams beinhalten Pflegekräfte, 84 % die Heimleitung und 68 % medizinische Fachkräfte [8]. Um die Qualität der Audits zu sichern, bieten 81 % der Einrichtungen ihren Auditoren spezielle Schulungen an [8]. Peer-Audits sind besonders effektiv, da sie objektive Bewertungen ermöglichen und interdisziplinäres Lernen fördern [8].
Die betroffenen Teams sollten rechtzeitig informiert werden, und Coaching-Sitzungen können helfen, Unsicherheiten abzubauen und die Standards besser zu verstehen [4]. Planen Sie die Audits zu Zeiten, die den Pflegealltag wenig stören – idealerweise zwischen 9:00–11:30 Uhr oder 13:00–16:30 Uhr [7]. Mit einer gründlichen Planung wird die praktische Durchführung des Audits deutlich einfacher.
Die Durchführung eines Audits geht über das Abhaken von Checklisten hinaus. Neben Beobachtungen und Dokumentenprüfungen – ob digital oder auf Papier – sollten auch Gespräche mit Bewohnern und Mitarbeitern geführt werden. Diese können wertvolle Hinweise liefern, etwa zur Teamdynamik [4] [7]. Moderne Audits berücksichtigen zudem „weiche Signale", wie unsichere Kommunikation oder zwischenmenschliche Aspekte, die oft in standardisierten Prüfungen fehlen [8].
Nach dem Audit ist eine präzise und objektive Dokumentation entscheidend [1]. Der Audit-Bericht sollte Mängel nach ihrer Dringlichkeit ordnen und konkrete Maßnahmen mit klaren Verantwortlichkeiten sowie Fristen enthalten. Regelmäßige Vergleiche der Ergebnisse, beispielsweise alle sechs Monate, helfen dabei, Fortschritte im Qualitätsmanagement messbar zu machen [6] [9]. Ein offener Dialog zwischen Auditoren und der Einrichtungsleitung ist ebenfalls wichtig, um gemeinsam Verbesserungsstrategien zu entwickeln und Konsens zu erzielen [6].
Strukturierte Checklisten sind ein unverzichtbares Werkzeug, um Audits messbar und nachvollziehbar zu gestalten. Sie übersetzen die oft abstrakten gesetzlichen Vorgaben – wie sie etwa im SGB XI oder dem Pflegequalitätssicherungsgesetz festgelegt sind – in konkrete Prüfpunkte, die sich direkt auf den Pflegealltag anwenden lassen [1]. Solche Checklisten dienen nicht nur der Vorbereitung auf externe Prüfungen durch den Medizinischen Dienst (MD), sondern helfen auch, Risiken frühzeitig zu erkennen [3]. Sie ergänzen den Audit-Prozess, indem sie klare und messbare Kriterien für jeden relevanten Bereich definieren.
Die Dokumentation in Pflegeeinrichtungen muss den aktuellen pflegewissenschaftlichen Standards entsprechen und jederzeit überprüfbar sein [1]. Ein zentraler Punkt ist die Einhaltung des Strukturmodells (SIS) sowie die Erfüllung der Kriterien des „Indikatorenansatzes", der seit 2019 ein fester Bestandteil des deutschen Qualitätsprüfungssystems ist [2]. Die Qualitätsprüfungs-Richtlinie (QPR) bietet eine Orientierung, um sicherzustellen, dass interne Standards mit den Anforderungen externer Prüfer übereinstimmen [2].
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Dokumentation der interprofessionellen Zusammenarbeit. Sind alle Kontakte zu Ärzten, Physiotherapeuten und Apotheken vollständig erfasst? [1] Auch das Beschwerdemanagement sollte berücksichtigt werden: Prüfen Sie, ob zentrale Ansprechstellen sowie Beschwerdeformulare für Bewohner und Angehörige dokumentiert sind [1].
Mit Hygiene-Checklisten lassen sich Infektionsrisiken effektiv minimieren und gesetzliche Anforderungen sicherstellen. Während der MD die allgemeine Pflegequalität prüft, ist das örtliche Gesundheitsamt für die Überwachung der Hygieneverordnungen zuständig [3].
Zu den Prüfpunkten gehören die Sauberkeit von Bewohnerzimmern, Gemeinschaftsräumen und Medikamentenräumen sowie der Zustand der eingesetzten Geräte. Dokumentieren Sie Temperaturprotokolle, Desinfektionspläne und Schulungsnachweise. Die Prüfung sollte stets faktenbasiert erfolgen. Wie das TÜV SÜD QM-Lexikon betont:
Entscheidungen müssen auf der Grundlage von Daten und Fakten getroffen werden. Sachlichkeit sollte oberste Priorität haben.
Binden Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen ein, um sicherzustellen, dass die Standards praxisnah und verständlich umgesetzt werden [1].
Der Qualitätsbereich 2 der MD-Prüfungen legt einen besonderen Fokus auf die medizinische Versorgung, einschließlich Medikamententherapie und Schmerzmanagement [10]. Hier sollten Sie systematisch die Lagerung (z. B. Temperaturprotokolle, Sauberkeit, Kalibrierung von Messgeräten), die Verabreichung (korrekte Dosierung, Zeitpunkt, Bewohneridentifikation) und die Dokumentation (Vollständigkeit der Medikationspläne) überprüfen [10] [11] [12].
Gespräche mit Pflegekräften sind ebenfalls hilfreich, um deren Verständnis der Medikationsprotokolle zu bewerten. Beobachten Sie außerdem den gesamten „Produktfluss" – von der Lieferung bis zur Verabreichung [12]. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Überprüfung, ob frühere Fehler durch CAPA-Maßnahmen (Corrective and Preventive Actions) nachhaltig behoben wurden. Es reicht nicht aus, Fehler nur oberflächlich zu korrigieren; die Ursachen müssen vollständig beseitigt werden [11].
Die Zufriedenheit von Bewohnern und Mitarbeitern kann durch regelmäßige Befragungen und persönliche Gespräche ermittelt werden [1]. Solche Gespräche liefern wertvolle Einblicke in die Arbeitsatmosphäre, die Teamdynamik und deren Einfluss auf die Qualität der Dokumentation [1].
Die Ergebnisse dieser Befragungen können genutzt werden, um konkrete Verbesserungsbereiche zu identifizieren, zum Beispiel in der Kommunikation, der Arbeitsorganisation oder der Ausstattung. Seit dem 1. Januar 2023 gilt: Einrichtungen, die durchgehend positive Prüfergebnisse erzielen, werden nur noch alle zwei Jahre extern geprüft [10]. Das unterstreicht, wie wichtig eine kontinuierliche interne Qualitätssicherung ist.
Nach einem Audit beginnt die entscheidende Phase: die Auswertung der Ergebnisse und die Ableitung von Maßnahmen. Dieser Schritt bestimmt, ob das Audit tatsächlich zur Verbesserung beiträgt oder lediglich ein bürokratischer Akt bleibt. Die Basis hierfür sind die detaillierten und gut dokumentierten Befunde des Audits. Mit diesen Informationen können gezielt Maßnahmen entwickelt werden.
Zu Beginn steht der Vergleich zwischen dem aktuellen Zustand (Ist-Zustand) und den festgelegten Standards (Soll-Zustand). Pflegestandards bieten dabei konkrete, messbare Vorgaben [1][14]. Moderne Ansätze legen den Fokus auf die Ergebnisqualität, um Defizite besser zu identifizieren [2]. Jeder Befund wird dabei strikt als „konform“ oder „nicht konform“ bewertet – subjektive Einschätzungen haben hier keinen Platz [1][14]. Entscheidungen sollten immer datenbasiert getroffen werden, um Objektivität und Klarheit zu gewährleisten.
Nicht jede Abweichung hat die gleiche Dringlichkeit. Ein risikobasierter Ansatz hilft, die Maßnahmen zu priorisieren: Welche Mängel stellen ein unmittelbares Risiko für die Sicherheit der Bewohner dar? Welche könnten rechtliche oder finanzielle Folgen haben? [14][12] Ein CAPA-Plan (Corrective and Preventive Action) ist hier ein hilfreiches Werkzeug. Er dokumentiert jeden nicht konformen Befund, die geplanten Maßnahmen, die Beweise und die zuständigen Personen [14][12].
Die Aufgabenverteilung lässt sich effektiv mit dem RACI-Prinzip organisieren:
Für jede Maßnahme sollte ein verbindliches Abschlussdatum festgelegt werden [12][13]. Auf Grundlage dieser Prioritäten wird die Umsetzung der Maßnahmen systematisch überwacht.
Die Umsetzung der Maßnahmen muss laufend überprüft werden. Hier kommt der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) ins Spiel: Maßnahmen planen, umsetzen, Ergebnisse überprüfen und erfolgreiche Änderungen standardisieren [14].
Zusätzlich sollten Nachaudits innerhalb von sechs Monaten durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Abweichungen behoben wurden und die Maßnahmen wie vorgesehen greifen [14][12]. Ein Audit-Tracker oder eine Liste der Nichtkonformitäten hilft, den Status aller Maßnahmen in Echtzeit zu verfolgen [13]. Wichtig ist dabei nicht nur zu prüfen, ob eine Aufgabe erledigt wurde, sondern auch, ob das zugrunde liegende Problem tatsächlich gelöst ist [12].
Nach Audits treten oft wiederkehrende Fehler auf, die den Nutzen der Ergebnisse schmälern. Selbst sorgfältig geplante Audits scheitern häufig an vermeidbaren Schwächen. Diese Probleme kosten nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern können im schlimmsten Fall die Sicherheit der Bewohner gefährden. Die gute Nachricht? Mit gezielten Maßnahmen lassen sich diese Herausforderungen bewältigen. Der Schlüssel liegt darin, typische Fehler zu erkennen und systematisch zu vermeiden.
Eine der häufigsten Ursachen für Probleme nach Audits ist eine unzureichende Dokumentation. Fehlende Unterschriften, verspätete Einträge oder subjektive statt objektiver Formulierungen zählen zu den Hauptproblemen [15]. In der Praxis können solche Mängel sogar zu gravierenden Konsequenzen wie Medikationsfehlern führen [15]. Zudem bergen sie erhebliche Haftungsrisiken [15].
Ein bewährter Ansatz, um dies zu vermeiden, sind digitale Systeme mit Pflichtfeldern und Echtzeit-Warnungen. Diese stellen sicher, dass keine wichtigen Informationen übersehen werden [16][18]. Noch effektiver wird dieser Ansatz, wenn Audits mit individuellem Feedback kombiniert werden. Einrichtungen, die diesen Weg gehen, verzeichnen in über 70 % der Fälle nachhaltige Verbesserungen [18]. Dabei sollte das Feedback gezielt und auf wenige Punkte beschränkt sein, um Überforderung zu vermeiden [17].
Ein häufiges Problem: Audits werden als Kontrolle wahrgenommen, nicht als Chance zur Verbesserung. Diese Sichtweise entsteht oft durch unklare Ziele oder eine späte Kommunikation mit den Mitarbeitern. Schriftliche Ankündigungen, Auftaktgespräche und interaktive Interviews können hier Abhilfe schaffen, indem sie Transparenz fördern und Widerstände abbauen [12].
Eine gezielte Frage wie „Was tun Sie und wie setzen Sie es um?" hilft, Prozesse besser zu verstehen und zeigt, dass es um Verbesserung und nicht um Schuldzuweisungen geht [12].
„Die Mitarbeiter der Pflegeeinrichtung sollten über die wesentlichen Vorkommnisse und Maßnahmen informiert werden. Kommunikation spielt hier eine entscheidende Rolle." [1]
Das RACI-Prinzip ist ein hilfreiches Werkzeug, um Rollen und Zuständigkeiten klar zu definieren. Ergänzen Sie formelle Umfragen durch persönliche Gespräche, um versteckte Probleme aufzudecken und die Akzeptanz zu stärken [1].
Der größte Fehler nach einem Audit ist, die Ergebnisse lediglich abzuheften, ohne konkrete Präventionsmaßnahmen einzuleiten. Wenn Berichte im „Dokumentationsfriedhof" landen, bleibt das Verbesserungspotenzial ungenutzt [12][19].
„Wenn der Audit-Bericht einfach abgelegt wird, gehen die potenziellen Vorteile aus der Prozessverbesserung verloren – zusammen mit den Ressourcenkosten, die für die Durchführung des Audits aufgewendet wurden." [12]
Eine risikobasierte Priorisierung hilft, Maßnahmen dort umzusetzen, wo sie den größten Einfluss auf Sicherheit und Qualität haben [12]. Mitarbeiter sollten aktiv in die Umsetzung eingebunden werden, damit Qualitätsmanagement als dynamischer und kontinuierlicher Prozess wahrgenommen wird [1][19]. So werden Präventionsmaßnahmen Teil des Arbeitsalltags.
Erfolgreiche interne Audits durchlaufen die Phasen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung[12]. Dabei sollten Audits nicht als einmalige Kontrolle betrachtet werden, sondern als Teil eines fortlaufenden Verbesserungsprozesses. Die wichtigsten Faktoren für den Erfolg lassen sich wie folgt zusammenfassen:
Standardisierte Checklisten und objektive Entscheidungen sind entscheidend, um verlässliche Ergebnisse zu erzielen und die Konsistenz zwischen verschiedenen Auditoren sicherzustellen[4][13]. Gleichzeitig ist es unerlässlich, dass Auditoren über umfassende Fachkenntnisse verfügen. Zudem sollten sie niemals ihre eigenen Abteilungen prüfen – ein Abteilungsleiter darf beispielsweise nicht für die Überprüfung seiner eigenen Abteilung verantwortlich sein[12].
Ein häufiger Fehler besteht darin, Auditberichte unbeachtet zu lassen. CAPA-Maßnahmen (Corrective and Preventive Actions) und Nachaudits innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten sind notwendig, um sicherzustellen, dass erkannte Abweichungen tatsächlich behoben wurden[12][14]. Nur so entsteht ein echter Mehrwert für die Pflegequalität.
„Das Streben nach immer besserer Qualität darf nicht nur zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfinden, sondern muss ein permanentes Ziel sein; daher sollten die Leistungen in der Pflegeeinrichtung permanent evaluiert und verbessert werden." – TÜV SÜD[1]
Zusammenfassend lässt sich sagen: Eine strukturierte Umsetzung in allen Phasen – von der Vorbereitung über die Dokumentation bis hin zur Nachverfolgung – ist der Schlüssel. Interne Audits tragen zur Einhaltung von Vorschriften bei, verbessern die Pflegequalität und bereiten optimal auf externe Prüfungen vor[4][6]. Durch einen risikobasierten Ansatz und konsequente Nachverfolgung werden Audits zu einem wichtigen Instrument für kontinuierliche Qualitätsverbesserung.
Interne Audits in Pflegeheimen sind ein entscheidendes Werkzeug, um die Qualität der Pflege und die Einhaltung von Standards sicherzustellen. Diese Audits sollten regelmäßig durchgeführt werden, in der Regel einmal pro Jahr.
Ihr Hauptziel? Die kontinuierliche Überprüfung der Pflegeprozesse und die Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten. So wird nicht nur die Qualität gesteigert, sondern auch gewährleistet, dass alle gesetzlichen und internen Vorgaben eingehalten werden.
Die grundlegenden Checklisten für ein internes Audit in der stationären Pflege umfassen die Bewertung von Pflegequalität, Dokumentation, Hygiene, Sicherheit, Personalqualifikation und gesetzlichen Vorgaben. Diese Punkte sind entscheidend, um Standards einzuhalten und die Qualität der Pflege zu sichern.
Um die Effektivität von CAPA-Maßnahmen (Corrective and Preventive Actions) im Audit zu demonstrieren, gibt es einige wichtige Schritte:
Durch diese Vorgehensweise können Sie zeigen, dass die CAPA-Maßnahmen zu messbaren Verbesserungen geführt haben.
