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Wie digitale Tools Pflegedokumentation, Zeitaufwand und Teamarbeit verbessern – mit DSGVO-konformer Integration, FHIR/HL7-Standards und klarem Onboarding.
Digitale Tools können den Pflegealltag in Deutschland spürbar erleichtern, indem sie Dokumentationsprozesse optimieren und die Zusammenarbeit im Team verbessern. Trotz hoher Investitionen in die Digitalisierung seit 2021 bleiben viele Herausforderungen bestehen, wie ineffiziente Abläufe und fehleranfällige Schichtübergaben. Lösungen wie dexter health oder Systeme auf Basis von Standards wie FHIR und HL7 bieten Ansätze, um Arbeitsprozesse zu vereinfachen, Zeit zu sparen und die Datenqualität zu erhöhen. Entscheidend ist jedoch, dass diese Tools nahtlos in bestehende Systeme integriert werden und den Anforderungen der DSGVO entsprechen.
Die richtige Strategie für die Integration digitaler Tools erfordert eine sorgfältige Bedarfsanalyse und ein durchdachtes Onboarding, um das Pflegepersonal effektiv zu unterstützen.
dexter health lässt sich problemlos in vorhandene Systeme einbinden, dank standardisierter Schnittstellen und Protokolle. Der Prozess umfasst mehrere Schritte: von der Anforderungsanalyse über die Entwicklung der Schnittstellen bis hin zu Tests und langfristiger Wartung [4]. Diese reibungslose Integration sorgt dafür, dass der Arbeitsalltag effizienter gestaltet wird.
Die Automatisierung der Dateneingabe ist ein großer Vorteil von dexter health. Beobachtungen können direkt per Sprachdokumentation erfasst werden, was den Dokumentationsprozess erheblich beschleunigt. Der intelligente SIS-Assistent übernimmt die automatische Strukturierung von Anamnese, Risikoeinschätzung und Maßnahmenplanung. Dadurch wird das Pflegepersonal entlastet und kann sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Dank der Vermeidung von Doppelarbeit und der nahtlosen Einbindung in bestehende Workflows wird zusätzlich wertvolle Zeit gespart [7].
Mit digitalen Tools wie dexter health wird die Qualität der Dokumentation deutlich gesteigert. Pflegekräfte haben direkten Zugriff auf strukturierte Daten, was fundierte Entscheidungen erleichtert [2]. Der intelligente SIS-Assistent sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen systematisch erfasst werden, wodurch subjektive oder ungenaue Angaben minimiert werden [3]. Neben der Effizienz steht auch der Datenschutz im Fokus, um eine sichere und zuverlässige Verarbeitung der Daten zu gewährleisten.
dexter health erfüllt sämtliche Anforderungen der DSGVO. Regelmäßige Wartung, technische und organisatorische Überprüfungen sowie verpflichtende Penetrationstests garantieren ein hohes Maß an Sicherheit [3]. Sensible Gesundheitsdaten werden gemäß EU-Richtlinien geschützt verarbeitet. Darüber hinaus berücksichtigt die Lösung die Vorgaben des Digitale-Versorgung-Gesetzes (DigiG) und des Gesundheitsdatennutzungsgesetzes (GDNG). Diese Maßnahmen fördern die Interoperabilität und verbessern klinische Arbeitsabläufe [5][6]. Die strikte Einhaltung von Sicherheitsstandards unterstreicht den ganzheitlichen Ansatz von dexter health.
Neben den Lösungen von dexter health gibt es weitere Anbieter digitaler Tools, die auf bewährte Standards setzen. Diese Anbieter verwenden standardisierte Schnittstellen, um ihre Systeme in bestehende IT-Strukturen einzubinden. Der ISiP-Prozess (Informationstechnische Systeme in der pflegerischen Versorgung) legt beispielsweise offene Schnittstellen basierend auf FHIR (Fast Healthcare Interoperability Resources) fest, um den Datenaustausch in der deutschen Pflege zu erleichtern [8]. Zusätzlich greifen viele Anbieter auf den HL7-Standard zurück, um spezialisierte Anwendungen wie Medikationssysteme direkt mit Krankenhausinformationssystemen zu verbinden [9]. Neben diesen protokollbasierten Ansätzen kommen auch dateibasierte Kommunikationswege und moderne Webdienste zum Einsatz [9]. Während die Integration bei dexter health nahtlos erfolgt, setzen andere Anbieter bewusst auf diese etablierten Standards wie FHIR und HL7.
Die Automatisierung von Datenimporten bietet eine klare Zeitersparnis im Vergleich zur manuellen Dateneingabe, die oft fehleranfällig und zeitintensiv ist. Mit HL7-basierten Importen können Ärzte und Apotheker schnell auf aktuelle medizinische Ergebnisse zugreifen [9]. Allerdings zeigt eine Studie am Helios Klinikum, dass automatische Datenimporte nicht immer zu spürbaren Effizienzgewinnen führen [2].
Digitale Dokumentationssysteme sollen den strukturierten Zugriff auf Daten ermöglichen und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Leistungserbringern verbessern [1]. Dennoch können solche Umstellungen auch Herausforderungen mit sich bringen. In der Helios-Studie berichteten 54,7 % der Befragten von einer Veränderung der Übergabequalität. Dabei empfanden 31,5 % diese als „schlechter" und 11,1 % sogar als „viel schlechter" [2]. Objektive Messungen ergaben jedoch keine signifikante Verbesserung der Informationsqualität (p=0,45) [2]. Angesichts der Sensibilität klinischer Daten ist es entscheidend, dass diese Systeme den Anforderungen der DSGVO entsprechen.
Digitale Gesundheitsanwendungen (DiGAs), die in Deutschland erstattet werden sollen, müssen ein strenges Prüfverfahren beim Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) durchlaufen. Dabei stehen Datenschutz und Informationssicherheit im Vordergrund [3][10]. Hersteller sind gesetzlich verpflichtet, ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen kontinuierlich zu aktualisieren, um die dauerhafte Einhaltung der DSGVO sicherzustellen [3].
Vergleich digitaler Pflegedokumentations-Tools: dexter health vs. FHIR/HL7-basierte Systeme
Die Wahl der richtigen Integrationsstrategie hängt stark von den individuellen Anforderungen einer Einrichtung ab. dexter health punktet mit einer reibungslosen Einbindung in bestehende Dokumentationssysteme und einer intuitiven Sprachdokumentation, die direkt nach dem Bewohnerkontakt genutzt werden kann. Die KI-gestützte SIS-Assistenz übernimmt dabei automatisch die Strukturierung von Anamnese, Risikoeinschätzungen und Maßnahmenplänen. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine höhere Dokumentationsqualität. Besonders hervorzuheben sind die strikte Einhaltung der EU-Datenschutzstandards und das umfangreiche Onboarding, das Teams schnell arbeitsfähig macht. Diese Vorteile werden im Vergleich zu anderen etablierten Standards noch deutlicher.
Andere Anbieter setzen hingegen auf bewährte Standards wie FHIR und HL7, die den Datenaustausch grundsätzlich erleichtern. Doch die Praxis zeigt, dass automatische Datenimporte nicht immer die gewünschten Effizienzgewinne bringen [2].
Kostenaspekte spielen ebenfalls eine wichtige Rolle. Einrichtungen müssen abwägen, ob die Anfangsinvestitionen durch langfristige Einsparungen gerechtfertigt werden. Zwar binden Implementierung und Schulung zunächst Ressourcen, doch digitale Lösungen können mittelfristig durch Zeitersparnis und effizientere Arbeitsprozesse überzeugen. Deutschland hat bereits Milliarden in die Digitalisierung investiert [2]. Für DiPAs beispielsweise erstattet die Pflegekasse bis zu 53 € monatlich [12]. Neben finanziellen Überlegungen sollten jedoch auch organisatorische Herausforderungen nicht außer Acht gelassen werden.
Trotz der Vorteile wie nahtlose Integration und KI-gestützte Funktionen können digitale Tools bestehende Arbeitsabläufe anfänglich beeinträchtigen. Der größte Stolperstein ist oft der Einfluss auf etablierte Workflows: Neue Technologien bringen Routinen durcheinander, vor allem wenn Schulungen unzureichend sind oder technische Probleme auftreten. Kutney-Lee et al. weisen darauf hin:
„Die Vorteile elektronischer Dokumentationssysteme können nur dann realisiert werden, wenn der Kontext berücksichtigt wird" [2].
Für eine erfolgreiche Integration sind daher eine sorgfältige organisatorische Begleitung und eine kontinuierliche Unterstützung des Pflegepersonals unverzichtbar.
Um digitale Tools erfolgreich in Pflegeeinrichtungen einzuführen, müssen sie nahtlos mit bestehenden Systemen zusammenarbeiten und sämtliche regulatorischen Anforderungen erfüllen. Besonders wichtig ist, dass diese Lösungen im BfArM-Verzeichnis für Digitale Pflegeanwendungen (DiPA) gelistet sind, da dies eine Kostenerstattung durch die Pflegekasse ermöglicht [11]. Doch es geht nicht nur um Technik und Regularien – die menschliche Komponente ist ebenso entscheidend.
Die Akzeptanz des Pflegepersonals nimmt dabei eine Schlüsselrolle ein. Laut dem Bundesgesundheitsministerium bietet die Digitalisierung die Chance, den Zugang zu hochwertiger Versorgung zu beschleunigen, die Kommunikation zwischen Leistungserbringern zu erleichtern und das Pflegepersonal spürbar zu entlasten [1]. Diese Entlastung tritt jedoch nur dann ein, wenn die digitalen Lösungen leicht zu bedienen sind und als echte Hilfe wahrgenommen werden – und nicht als zusätzliche Belastung [2][3].
Ein gut durchdachtes Onboarding ist dabei unverzichtbar. Erfahrungen aus Pilotprojekten zeigen klar, dass technische Implementierung allein nicht reicht. Ohne ein umfassendes Transformationsmanagement bleiben die erhofften Verbesserungen häufig aus [2].
Eine schrittweise Einführung der Tools hat sich als sinnvoll erwiesen. Sie ermöglicht es, Arbeitsabläufe nach und nach anzupassen und technische Schwachstellen frühzeitig zu identifizieren [2]. Gleichzeitig sollten Einrichtungen standardisierte Pflegesprachen und Dokumentationsmodule nutzen, um die Datenanalyse zu verbessern [2]. Die staatliche Förderung in diesem Bereich verdeutlicht, wie wichtig die Digitalisierung aus strategischer Sicht ist. Dies macht eine gründliche Bedarfsanalyse umso notwendiger, auf die im weiteren Verlauf eingegangen wird.
Am Ende steht die zentrale Frage: Unterstützt das Tool wirklich die Kommunikations- und Koordinationsbedürfnisse des Pflegepersonals, oder dient es lediglich administrativen Zwecken? Nur durch eine sorgfältige Bedarfsanalyse und die nahtlose Integration in bestehende Versorgungspfade kann die Digitalisierung ihr volles Potenzial entfalten [2][3].
Die Integration digitaler Werkzeuge in bestehende Pflegedokumentationssysteme wird durch den Einsatz offener Schnittstellen (APIs), standardisierter Datenformate wie HL7 oder FHIR sowie klar definierter Prozesse für den Datenaustausch erleichtert. Dadurch können Funktionen wie KI-gestützte Spracherkennung oder ein intelligenter SIS-Assistent direkt in den Arbeitsalltag eingebunden werden, ohne dass Pflegekräfte ständig zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen.
Ein anschauliches Beispiel hierfür ist die Lösung von dexter health, die speziell auf die Anforderungen der deutschen Langzeitpflege zugeschnitten ist. Diese Lösung ermöglicht eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung auf deutschen Servern, reduziert den Schreibaufwand, verbessert die Qualität der Dokumentation und fördert die Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Begleitend sorgt ein strukturiertes Change-Management, das Schulungen und die Einbindung der Mitarbeitenden umfasst, dafür, dass die Einführung digitaler Tools nahtlos verläuft und den Arbeitsalltag optimal unterstützt.
Digitale Dokumentationslösungen haben das Potenzial, die Pflegedokumentation deutlich zu verbessern. Mit strukturierten Eingabemasken und automatischen Plausibilitätsprüfungen sorgen sie für präzisere und besser lesbare Einträge. Fehler und Lücken in der Dokumentation werden dadurch minimiert. Gleichzeitig ermöglicht die elektronische Erfassung eine schnelle und konsistente Weitergabe von Informationen, was den Schichtwechsel reibungsloser gestaltet.
Ein weiterer Vorteil: Digitale Systeme bieten sofortigen Zugriff auf aktuelle Daten und integrierte Entscheidungshilfen. Das beschleunigt Routineaufgaben, verringert die Arbeitsbelastung und sorgt für mehr Transparenz in der Dokumentation. Pflegekräfte profitieren von einem effizienteren Arbeitsablauf und einer spürbar verbesserten Qualität der Dokumentation, die den Alltag deutlich erleichtert.
Damit digitale Tools den Vorgaben der DSGVO gerecht werden, sollten sie nach dem Prinzip „Privacy by Design“ entwickelt werden. Das bedeutet, dass Datenschutzmaßnahmen wie Datenminimierung, Pseudonymisierung und Verschlüsselung von Beginn an fest in die Entwicklung integriert werden. Es dürfen ausschließlich die wirklich notwendigen personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Insbesondere bei Anwendungen, die sensible Daten wie Gesundheitsinformationen verarbeiten, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) erforderlich. Diese dient dazu, potenzielle Risiken zu analysieren und passende Schutzmaßnahmen festzulegen.
Darüber hinaus ist es entscheidend, die Einwilligung der betroffenen Personen klar und nachvollziehbar einzuholen. Ebenso sollten Verantwortlichkeiten in Verträgen mit externen Dienstleistern eindeutig definiert werden. Unternehmen sind gut beraten, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen, regelmäßige Schulungen für Mitarbeitende anzubieten und ein Verfahren für den Umgang mit Datenschutzverletzungen zu etablieren. Mit diesen Maßnahmen können Unternehmen nicht nur die DSGVO-Konformität sicherstellen, sondern auch ein hohes Niveau an Datenschutz erreichen.
