Jetzt loslegen
KI-gestützte Tools und gezielte Sprachschulungen beseitigen Sprachbarrieren in der Pflegedokumentation, verringern Fehler und sparen Zeit.
Sprachbarrieren erschweren die Pflegedokumentation in Deutschland. Internationale Pflegekräfte bringen wertvolles Fachwissen mit, stoßen jedoch oft auf Herausforderungen bei der komplexen deutschen Dokumentation. Dies führt zu Missverständnissen, Fehlern und Verzögerungen – besonders bei Schichtübergaben und Prüfungen.
Lösungen wie KI-Tools können helfen:
Ergebnisse: Weniger Fehler, Zeitersparnis und bessere Teamdynamik. Seit 2021 wurden 4,3 Milliarden € in die Digitalisierung des Gesundheitswesens investiert, um solche Fortschritte zu ermöglichen.
Die Pflegedokumentation in Deutschland unterliegt strengen rechtlichen und fachlichen Vorgaben. Besonders die strukturierte Informationssammlung (SIS) stellt für viele eine große Herausforderung dar. Hier kommen zahlreiche fachliche Begriffe ins Spiel, die in Bereichen wie Anamnese, Beratung und Prophylaxe verwendet werden – und diese erfordern ein hohes Maß an Deutschkenntnissen [3].
Für Pflegekräfte aus dem Ausland ist mindestens ein B2-Sprachniveau Voraussetzung, um ihre Berufsqualifikation anerkennen zu lassen [4]. Doch viele starten zunächst als Pflegeassistenten, da ihnen die nötigen fachspezifischen Sprachkenntnisse fehlen. Hinzu kommt, dass hohe Arbeitsbelastungen und Schichtdienste es oft schwer machen, regelmäßig an Sprachkursen teilzunehmen [3][5]. Diese sprachlichen und inhaltlichen Anforderungen führen unweigerlich zu Missverständnissen und Verzögerungen, wie im Folgenden näher beschrieben wird.
Sprachliche Barrieren haben direkte Auswirkungen auf den Pflegealltag. Ein häufiges Problem tritt bei Schichtübergaben auf: Wichtige Informationen gehen verloren oder werden ungenau weitergegeben – ein Problem, das oft als „lost in translation“ bezeichnet wird [2]. Die Dokumentation durch Pflegekräfte, die nicht Deutsch als Muttersprache sprechen, ist häufig ungenau oder subjektiv. Wichtige Details werden entweder mehrfach aufgeführt oder schlichtweg ausgelassen [2].
„Die Subjektivität und Ungenauigkeit der Informationen, die Wiederholung von Informationen, die Dauer der Übergabe und die Erwähnung irrelevanter Informationen müssen verbessert werden." – Sophia Schießer, Helios Amper-Klinikum Dachau [2]
In Teams, die aus mehreren Sprachgruppen bestehen, verschärfen sich diese Probleme zusätzlich, insbesondere bei der Einführung elektronischer Dokumentationssysteme [2].
Die Folgen der Sprachbarrieren zeigen sich nicht nur im Arbeitsalltag, sondern auch bei externen Prüfungen und in der Teamdynamik. Eine unzureichende Dokumentation kann direkte Konsequenzen für MDK-Prüfungen und die Qualitätssicherung haben. Schließlich bildet sie die gesetzlich vorgeschriebene Basis für die Planung, Durchführung und Bewertung der Pflege [5]. Sprachliche Defizite gefährden daher nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern beeinflussen auch die Gesamtbewertung der jeweiligen Einrichtung.
Für die betroffenen Pflegekräfte bedeutet dies eine erhebliche psychische Belastung. Trotz ihrer fachlichen Qualifikation können sie ihr Wissen nicht vollständig in der Dokumentation einbringen. In einem Arbeitsfeld mit rund 1,7 Millionen Beschäftigten erhöht dies das Risiko für Burnout und beeinträchtigt die Zusammenarbeit im Team [5].
KI-Lösungen zur Überwindung von Sprachbarrieren in der Pflegedokumentation
Die Herausforderungen in der Pflegedokumentation, insbesondere bei sprachlichen Hürden, können durch den Einsatz von KI-Technologien gezielt adressiert werden. Diese Tools bieten praktische Ansätze, um die Genauigkeit und Effizienz in der Dokumentation spürbar zu verbessern.
KI-gestützte Spracherkennung ermöglicht es, gesprochene Worte direkt in strukturierte Pflegeeinträge umzuwandeln. Selbst umgangssprachliche Formulierungen werden erkannt und automatisch in eine formalisierte, korrekte Dokumentation übertragen [6]. Das bedeutet, dass ausländische Fachkräfte ihre Beobachtungen unmittelbar nach dem Bewohnerkontakt erfassen können, ohne sich über perfekte Grammatik sorgen zu müssen.
Besonders nützlich sind mobile, offline-fähige KI-Lösungen. Diese erfassen Daten sofort und verhindern so, dass wichtige Informationen durch Gedächtnislücken oder verspätete Schichtdokumentation verloren gehen [6][8]. Einige Systeme gehen sogar einen Schritt weiter: Sie geben interaktives Feedback und stellen Rückfragen, um die Präzision der Einträge weiter zu erhöhen [8].
KI-Assistenten bieten zusätzliche Unterstützung bei der strukturierten Informationssammlung (SIS). Sie helfen dabei, die komplexen Anforderungen der deutschen Pflegestandards zu erfüllen. Moderne Systeme können Eingaben aus über 300 Sprachen in standardisiertes Deutsch übersetzen [9][12]. So entstehen normgerechte Einträge, die den fachlichen Standards entsprechen.
Darüber hinaus gewährleisten diese Tools den Schutz personenbezogener Daten und nutzen fachspezifische Glossare, um die terminologische Präzision zu sichern [11][12]. Ein weiterer Vorteil: Die KI kann komplexe Dokumente in „Leichte Sprache“ umwandeln, sodass nicht-muttersprachliche Mitarbeiter Anweisungen und Standards leichter verstehen [10]. Das Ergebnis? Weniger Unsicherheiten und mehr Selbstvertrauen bei der täglichen Arbeit.
Die Vorteile von KI-gestützter Dokumentation sind nicht nur theoretisch, sondern auch praktisch belegt. Im Mai 2025 führte das Gesundheitsunternehmen Eterno in seinen Kliniken in Berlin, Frankfurt und Hamburg KI-basierte Dokumentationssysteme ein. Die Ärzte konnten dadurch 1 bis 2 Stunden pro Tag an Verwaltungsaufgaben einsparen [14].
„Tandem hilft uns dabei, indem es die erhebliche Belastung durch Dokumentation reduziert." – Bettina Goerner, Chief Data & AI Officer, Eterno [14]
Auch Forschungsergebnisse des Charité AI Hub unterstreichen die Wirkung dieser Technologien: KI-Systeme können Entscheidungen um bis zu 17 % verbessern und Reaktionszeiten deutlich verkürzen [13]. Für die Pflegedokumentation bedeutet das weniger Fehler, schnellere Bearbeitung und eine bessere Vorbereitung auf MDK-Prüfungen. Gleichzeitig wird die emotionale Belastung durch Sprachbarrieren reduziert – ein entscheidender Faktor, um Pflegekräfte langfristig im Beruf zu halten.
Die Einführung von KI-Dokumentationstools erfordert eine durchdachte Planung, um den Pflegealltag sinnvoll zu unterstützen und die Systeme reibungslos in bestehende Prozesse zu integrieren.
Heutige KI-Tools lassen sich problemlos in vorhandene Pflegedokumentationssysteme einfügen. Häufig erfolgt die Nutzung über mobile Visitenwagen oder Handgeräte, die direkt am Bett der Bewohner eingesetzt werden können [2]. Systeme wie epaAC® für die Prozessdokumentation oder LEP® zur Leistungserfassung werden dabei in zentrale Informationssysteme integriert [2].
Ein Beispiel aus der Praxis: Zwischen dem 19. Oktober und dem 30. November 2021 führte das Helios Klinikum München West die digitale Pflegedokumentation ein. Dabei wurden epaAC® und LEP® in das i.s.h.med-Krankenhausinformationssystem eingebunden. Mobile Visitenwagen erleichterten die Dateneingabe, und 33,3 % der Pflegekräfte bewerteten die Qualität der digitalen Übergabe als „besser“. Anfangsschwierigkeiten gab es vor allem durch technische Hürden und den Bedarf an intensiver Schulung [2]. Eine schrittweise Einführung über etwa sechs Wochen half dem Personal, sich ohne Überforderung an die neuen Abläufe zu gewöhnen [2].
Bis Ende 2025 wurden bereits über 90 % der Maßnahmen aus der Digitalisierungsstrategie für Gesundheit und Pflege umgesetzt [1]. Neben der technischen Integration ist es essenziell, dass alle Teammitglieder sicher mit den neuen Systemen arbeiten können.
Die technische Implementierung allein reicht nicht aus – der Erfolg hängt auch davon ab, dass alle Mitarbeitenden, einschließlich ausländischer Fachkräfte, die Tools sicher anwenden können. Blended-Learning-Modelle, die Online-Module mit Präsenzunterricht oder Unterstützung am Arbeitsplatz kombinieren, haben sich hier bewährt [3]. Diese flexiblen Methoden ermöglichen es Pflegekräften, trotz anspruchsvoller Schichtpläne in ihrem eigenen Tempo zu lernen.
Spezialisierte Sprachkurse wie „KiK“ (Kommunikation im Krankenhaus) vermitteln arbeitsplatzbezogenes Deutsch auf B1–B2-Niveau und behandeln Themen wie Anamnese oder Prophylaxe [3]. Multimediale Inhalte, interaktive Übungen und Audiotexte schließen die Lücke zwischen allgemeinen Sprachkenntnissen und den Anforderungen der Pflegedokumentation. Moderne KI-Tools ermöglichen es zudem, Berichte in der bevorzugten Sprache zu verfassen – die KI übersetzt und strukturiert diese anschließend in standardisierte deutsche Pflegeberichte [15]. Mobile Pflegeassistenten wie Smartphones erleichtern die Erfassung von Vitalwerten und Berichten direkt vor Ort, wodurch handschriftliche Notizen entfallen und die kognitive Belastung sinkt [16].
Nach der erfolgreichen Integration und Schulung sollte auch der rechtliche Rahmen geprüft und angepasst werden.
Vor der Einführung von KI-Tools müssen Pflegeeinrichtungen die Zustimmung des Datenschutzbeauftragten und des Betriebsrats einholen. Dies stellt sicher, dass die Technologie sowohl den Arbeitnehmerrechten als auch den Datenschutzstandards entspricht. Die Lösungen sollten sich an den Vorgaben der Digitalisierungsstrategie des Bundesgesundheitsministeriums orientieren, die einen sicheren Zugang zu Gesundheitsdaten und den Einsatz entlastender Technologien betont [1].
KI-Tools müssen DSGVO-konform sein und eine klare Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) bieten, besonders bei der Verarbeitung von Sprachdaten. Die Integration sollte mit etablierten Systemen wie i.s.h.med oder anderen elektronischen Patientenakten kompatibel sein, um Datensilos zu vermeiden und eine sichere Datenübertragung zu gewährleisten [2]. So entstehen prüfungssichere Einträge, die nahtlos in bestehende Systeme eingebunden werden und Pflegeeinrichtungen optimal auf Kontrollen vorbereiten.
Die bisherigen Erkenntnisse machen deutlich, dass KI-Technologie ein wirksames Mittel sein kann, um Sprachbarrieren in der Pflegedokumentation zu überwinden. Mit KI-gestützten Tools können ausländische Fachkräfte in ihrer Muttersprache dokumentieren, während präzise Pflegeberichte in deutscher Sprache generiert werden. Eine Umfrage zeigt, dass über 70 % der medizinischen Fachkräfte bereits digitale Übersetzungsprogramme nutzen. Dennoch fühlen sich 87,4 % rechtlich nicht ausreichend abgesichert, was die Notwendigkeit klarer interner Richtlinien unterstreicht [7].
Für eine erfolgreiche Umsetzung reicht es jedoch nicht aus, lediglich auf Technologie zu setzen. Leitungskräfte sollten sogenannte „Human-in-the-Loop“-Modelle fördern, bei denen KI-generierte Inhalte durch Fachpersonal überprüft werden – besonders bei komplexer medizinischer Fachsprache. Zusätzlich können KI-Tools in Kombination mit Sprachkursen auf B1–B2-Niveau dazu beitragen, die deutschen Pflegestandards einzuhalten und Fehler in der Dokumentation zu minimieren.
Auch die finanzielle Basis ist gegeben: Seit Anfang 2021 wurden in Deutschland 4,3 Milliarden Euro in Digitalisierungsprojekte investiert. Diese Investitionen entlasten Pflegekräfte und verbessern die Zusammenarbeit im Team [2]. Damit wird der Grundstein für eine technologische Weiterentwicklung in der Pflege gelegt.
Die technologische Entwicklung schreitet schnell voran. Ambient-Listening-Technologien, die mehrsprachige Gespräche erfassen und präzise Zusammenfassungen erstellen, bieten bereits jetzt erhebliche Zeitersparnisse – wie in früheren Abschnitten dargestellt.
Zukünftig wird KI menschliche Expertise durch erweiterte Übersetzungs- und Anpassungsfunktionen ergänzen. Mehrsprachige Fachkräfte können dabei als „kulturelle Vermittler“ agieren, indem sie KI-generierte Übersetzungen anpassen und dabei sprachliche sowie kulturelle Feinheiten berücksichtigen [19]. Mit Unterstützung von Tools, die über 140 Sprachen abdecken und medizinische Glossare enthalten, wird sichergestellt, dass komplexe Fachbegriffe korrekt und konsistent übersetzt werden. Das ist entscheidend für die Sicherheit der Patientenversorgung und den Erfolg bei Prüfungen [17][18].
Mit KI-gestützten Tools wird die Pflegedokumentation deutlich einfacher. Diese Technologien können gesprochene Sprache automatisch in strukturierte Texte umwandeln und bieten zudem Echtzeit-Transkriptionen. Das bedeutet, dass Pflegekräfte ihre Dokumentation nicht mehr mühsam manuell erstellen müssen – die KI erledigt das im Hintergrund.
Ein weiterer Vorteil sind integrierte Übersetzungsfunktionen. Sie minimieren sprachliche Missverständnisse und sorgen dafür, dass die Dokumentation den deutschen Standards entspricht. Gerade in einem Arbeitsumfeld, in dem unterschiedliche Sprachen aufeinandertreffen, ist das ein echter Gewinn.
Neben der verbesserten Genauigkeit und Effizienz entlasten diese Tools das Pflegepersonal spürbar. Weniger Zeitaufwand für die Dokumentation bedeutet mehr Zeit für die eigentliche Pflege – und das steigert nicht nur die Arbeitszufriedenheit, sondern kommt letztlich auch den Patienten zugute.
Die Einführung von KI-gestützten Dokumentationstools in der Pflege ist nicht ohne Herausforderungen. Ein großes Hindernis liegt in der technischen Integration, da viele bestehende Systeme unterschiedlich aufgebaut sind. Das macht es schwierig, eine nahtlose Verbindung herzustellen. Hinzu kommt, dass strikte Datenschutzvorgaben eingehalten werden müssen, da bei der Nutzung solcher Tools sensible Patientendaten verarbeitet werden.
Ein weiterer Knackpunkt ist die rechtliche Einordnung dieser Technologien, insbesondere im Hinblick auf ihre Zulassung als Medizinprodukte. Darüber hinaus erfordert die Einführung solcher Tools oft Schulungen für das Pflegepersonal. Nur so kann sichergestellt werden, dass die neuen Systeme nicht nur akzeptiert, sondern auch effektiv genutzt werden. Um den Einsatz solcher Technologien erfolgreich zu gestalten, braucht es daher eine sorgfältige Planung und enge Abstimmung.
Der Einsatz von KI-gestützter Dokumentation kann den Alltag in der Pflege erheblich erleichtern. Indem zeitintensive Aufgaben automatisiert werden, bleibt Pflegekräften mehr Raum für das, was wirklich zählt: die direkte Betreuung der Patienten. Das sorgt nicht nur für eine bessere Zusammenarbeit im Team, sondern kann auch die Zufriedenheit im Job positiv beeinflussen.
Doch wie bei jeder neuen Technologie gibt es auch hier Herausforderungen. Unsicherheiten oder zusätzlicher Stress können auftreten, vor allem, wenn die Einführung nicht gut vorbereitet ist oder mangelnde Erklärungen die Akzeptanz erschweren. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer durchdachten Integration in den Arbeitsalltag. Dazu gehören umfassende Schulungen, die den Mitarbeitenden Sicherheit geben und Vertrauen schaffen. Wird KI-gestützte Dokumentation richtig eingesetzt, kann sie die Arbeitsbelastung spürbar senken, die Kommunikation verbessern und dabei helfen, wichtige Pflegestandards zuverlässig einzuhalten.
