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Wie KI Pflegedokumentation automatisiert, Fehler minimiert und MDK-konforme Pflegepläne erstellt – mehr Zeit für Bewohner und bessere Prüfungsergebnisse.
Pflegekräfte stehen unter ständigem Druck, fehlerfreie Dokumentationen zu erstellen, um MDK-Prüfungen zu bestehen. Manuelle Dokumentation ist zeitaufwendig und fehleranfällig, was zu schlechten Bewertungen und zusätzlichem Stress führen kann. KI-basierte Systeme wie dexter health bieten eine Lösung: Sie automatisieren die Pflegedokumentation, reduzieren Fehler und sparen Zeit.
KI-Tools wie dexter health verwandeln Pflegeplanung in einen strukturierten, stressfreien Prozess. Die gewonnene Zeit fließt direkt in die Betreuung der Bewohner, während die MDK-Konformität sichergestellt wird.
Die manuelle Dokumentation stellt Pflegekräfte vor erhebliche Herausforderungen: Sie beansprucht wertvolle Zeit, führt häufig zu Fehlern und wirkt sich negativ auf MDK-Prüfungen aus. Zeitdruck und die aufwendige händische Erfassung führen zudem oft zu Lücken in der Dokumentation, die bei Prüfungen bemängelt werden. Diese Probleme zeigen, dass dringend Lösungen nötig sind – und hier kommen KI-gestützte Ansätze ins Spiel.
Handschriftliche Aufzeichnungen sind besonders fehleranfällig. Häufig finden sich ungenaue Einträge, doppelte Informationen oder sogar Lücken in der SIS-Dokumentation. Gerade bei Schichtwechseln gehen wichtige Details verloren. Eine Untersuchung zur Qualität der Übergabe ergab, dass 54,7 % der Pflegekräfte nach der Einführung elektronischer Systeme eine Veränderung bemerkten – wobei Startschwierigkeiten bei der Implementierung die Effizienz zunächst beeinträchtigen können[2].
„Subjektivität und Ungenauigkeit der Informationen, die Wiederholung von Informationen, die Dauer der Übergabe und die Erwähnung irrelevanter Informationen müssen verbessert werden." – O'Connell et al.[2]
Die manuelle Eingabe von Daten gehört zu den zeitintensivsten Aufgaben im Pflegealltag. Solche wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben sind nicht nur arbeitsaufwendig, sondern auch besonders anfällig für Fehler. Übermüdung und Überlastung führen oft zu unvollständigen oder widersprüchlichen Einträgen[3][4]. Der ohnehin angespannte Personalmangel verschärft diese Situation zusätzlich, da Pflegekräfte kaum die Kapazitäten haben, die notwendige Präzision für prüfungskonforme Pflegepläne sicherzustellen[3].
Der MDK legt besonderen Wert auf die Prüfung von Prozessmerkmalen und Pflegeintensität. Unvollständige oder fehlerhafte Dokumentationen führen dabei unweigerlich zu Beanstandungen, die die Bewertung der Pflegequalität negativ beeinflussen[5]. Ein Beispiel aus einer neurologischen Frührehabilitations-Klinik zeigt, dass 2018 mehr als 25 % der Patientenfälle vom MDK geprüft wurden[5]. Besonders problematisch sind dabei Kennzahlen wie „Beatmungsstunden“ und „Pflegeintensität“, bei denen Fehler in der Dokumentation häufig finanzielle Verluste oder schlechtere Bewertungen nach sich ziehen[5]. Im nächsten Abschnitt wird erläutert, wie KI diese Schwächen gezielt angehen kann.
Der Medizinische Dienst (MD) bewertet Pflegepläne anhand klar definierter Kriterien: wer, was, wann, wie oft, wo und wie eine Maßnahme umgesetzt wird. Diese Genauigkeit ist nicht nur eine Formalität, sondern spielt eine entscheidende Rolle bei der Beurteilung der Pflegequalität.
Die Dokumentation muss dem Strukturmodell (SIS) folgen, das aus vier Elementen besteht: der Strukturierten Informationssammlung, dem Maßnahmenplan, dem Berichteblatt und der Evaluation. Dabei ist es wichtig, dass jeder Pflegeplan individuell auf die Bedürfnisse, Ressourcen und Probleme des Bewohners abgestimmt wird. Allgemeine Vorlagen reichen hier nicht aus. Der MD betont:
„Die Änderung der Bezeichnung [von Pflegeplan zu Maßnahmenplan] bedeutet nicht den Verzicht auf Pflegeplanung... individuelle Pflege- und Betreuungsmaßnahmen müssen auch im Rahmen des Strukturmodells geplant werden."[6]
Diese Anforderungen bilden die Grundlage für die folgende Betrachtung der notwendigen Dokumentationselemente.
Pflegepläne müssen den 4-Phasen-Prozess abbilden: Bedarfserhebung, Planung, Durchführung und Evaluation. Zudem sind strukturierte Risikoeinschätzungen zu Dekubitus, Sturz und Ernährungszustand erforderlich, die den nationalen Expertenstandards gemäß § 113a SGB XI entsprechen. Nach § 630f BGB müssen alle wesentlichen Maßnahmen und Ergebnisse zeitnah dokumentiert werden, einschließlich Anamnese, Diagnosen und Therapien.
Der Fokus der Dokumentation sollte auf relevanten Abweichungen liegen, anstatt Standardprozeduren vollständig zu erfassen. Der MD führt in der Regel einmal jährlich Prüfungen durch, bei denen eine Stichprobe von 5–10 Bewohnern in sechs Qualitätsbereichen bewertet wird[1]. Nach Abschluss der Prüfung ist der MD verpflichtet, innerhalb von drei Wochen einen Prüfbericht vorzulegen[1].
Die Einhaltung dieser Prozesse basiert auf klar definierten rechtlichen Vorgaben.
Die strukturierten Prozesse der Pflegeplanung stützen sich auf einen klaren rechtlichen Rahmen. MD-Prüfungen basieren auf § 113 SGB XI (Qualitätsstandards/Maßstäbe und Grundsätze), § 113a SGB XI (Expertenstandards) und den Qualitätsprüfungs-Richtlinien (QPR). Diese Regelungen legen den Schwerpunkt auf die Ergebnisqualität: Pflegepläne müssen zeigen, dass individualisierte Maßnahmen das Wohlbefinden der Bewohner spürbar verbessern.
Die Digitalisierungsstrategie des Bundesministeriums für Gesundheit (BMG) fordert digitale Prozesse, um rechtliche Anforderungen effizient zu erfüllen[7]. Bis 2026 sollen 80 % der Kommunikationsprozesse im Gesundheits- und Pflegewesen papierlos ablaufen[8]. Für die MDK-Konformität wird es immer wichtiger, dass Pflegedaten syntaktisch und semantisch interoperabel sind – also in standardisierten Formaten und mit einheitlicher Terminologie vorliegen, anstatt als Freitext[8]. Diese Entwicklung erleichtert nicht nur Prüfungen, sondern ermöglicht auch den Einsatz von KI-gestützten Qualitätskontrollen.
Pflegeeinrichtungen stehen trotz klarer Vorgaben oft vor praktischen Herausforderungen bei der Umsetzung. Um die beschriebenen Lücken in der Dokumentation zu schließen, setzt dexter health auf KI-gestützte Lösungen. Diese automatisieren den Dokumentationsprozess, verbessern die Pflegeplanqualität und erleichtern die Vorbereitung auf MDK-Prüfungen. So bietet dexter health einen Ansatz, der den Dokumentationsalltag grundlegend effizienter gestaltet.
Mit der Sprachdokumentation ermöglicht dexter health, Beobachtungen direkt per Smartphone zu erfassen. Die KI wandelt gesprochene Informationen in Echtzeit in strukturierte Daten um. Ein Beispiel: Im August 2025 führte die Rummelsberger Diakonie diese Technologie ein und gewann dadurch 20 Minuten zusätzliche Zeit pro Pflegekraft und Tag[10].
Der SIS-Assistent geht noch weiter. Er zeichnet Gespräche mit Bewohnern auf und erstellt automatisch strukturierte Zusammenfassungen gemäß den offiziellen Expertenstandards. Pflegekräfte können diese Inhalte überprüfen und speichern. Elena S., eine Pflegefachkraft, beschreibt ihre Erfahrung so:
„Dank dexter schreibt sich die SIS quasi von selbst. Eine echte Arbeitserleichterung!"[10]
Ein weiterer Vorteil von dexter health ist die nahtlose Integration in bestehende Systeme. Über eine REST-API verbindet sich die Lösung mit über 80 % der in Deutschland genutzten Pflegedokumentationssysteme, darunter Connext Vivendi und MediFox DAN[10]. Der gesamte Implementierungsprozess dauert in der Regel nur 2 bis 3 Wochen[10].
Die KI kann gesprochene Informationen automatisch den passenden SIS-Kategorien wie Kommunikation, Mobilität oder Selbstversorgung zuordnen. Diese Daten werden dann in Sekundenschnelle mit dem zentralen System synchronisiert – ohne doppelte Dateneingabe.
Alle Daten werden auf deutschen Servern verarbeitet und entsprechen den Anforderungen der DSGVO sowie kirchlichen Datenschutzvorgaben wie KDG und DSG-EKD[10]. Die technischen Voraussetzungen sind minimal: Ein Smartphone und ein bestehendes Dokumentationssystem genügen.
Die Lösung von dexter health erleichtert auch die Vorbereitung auf MDK-Prüfungen. Das System identifiziert automatisch relevante Bewohner für Qualitätsprüfungen und erstellt Checklisten für externe MD-Evaluationen[9]. Pflegeeinrichtungen können diese Funktion auch für interne „Mock-Audits" nutzen, um mögliche Dokumentationslücken im Vorfeld zu schließen.
Zusätzlich unterstützt die KI-gestützte Korrektur Pflegekräfte dabei, die Qualität ihrer Einträge zu verbessern. Diego A., Pflegehelfer, teilt seine Erfahrung:
„Die Sprachdokumentation von dexter ist eine echte Erleichterung für meine Arbeit! Besonders hilft mir die KI-Korrektur, um meine Dokumentation zu verbessern."[10]
KI-gestützte vs. manuelle Pflegedokumentation: Zeitersparnis und Fehlerreduktion im Vergleich
Mit KI-gestützter Dokumentation lassen sich täglich 30 bis 45 Minuten einsparen – das entspricht einer Effizienzsteigerung von 40 % im Vergleich zu manuellen Prozessen. Bei der Patientenplanung kommen weitere 20 bis 30 Minuten hinzu (35 % Effizienz), und auch die tägliche Kommunikation wird um 15 bis 25 Minuten schneller (25 % Effizienz)[13].
| Arbeitsbereich | Zeitersparnis | Effizienzgewinn |
|---|---|---|
| Dokumentation | 30-45 Min./Tag | 40 % |
| Patientenplanung | 20-30 Min./Tag | 35 % |
| Kommunikation | 15-25 Min./Tag | 25 % |
Auch die Genauigkeit profitiert enorm: Während manuelle Prozesse eine Fehlerquote von 20 bis 30 % aufweisen, reduziert die KI-gestützte Dokumentation Compliance-Fehler auf unter 5 %[13][12]. Zusätzlich spart die automatisierte Risikobewertung etwa 25 % der benötigten Zeit, und beim Medikamentenmanagement wird ein Effizienzgewinn von 20 % erzielt[13]. Diese Verbesserungen fließen direkt in den Arbeitsalltag ein, optimieren den Workflow und steigern die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Die Zeitersparnis durch effizientere Dokumentation wirkt sich positiv auf den gesamten Arbeitsablauf aus. Die gewonnene Zeit kann gezielt für die Betreuung von Bewohnern genutzt werden. Wenn administrative Aufgaben um 30 bis 40 % reduziert werden, bleibt mehr Raum für die zwischenmenschliche Arbeit – ein Aspekt, der in der Pflege oft zu kurz kommt[13]. Weniger Stress und eine geringere Überlastung sind das Ergebnis, was besonders in einer Branche mit hohen Burnout-Raten entscheidend ist.
Durch präzise KI-Vorschläge wird die manuelle Arbeitslast reduziert, was gleichzeitig die Work-Life-Balance verbessert. Studien belegen, dass ein 35 % Effizienzgewinn mit geringerer Belastung und einer stärkeren Bindung der Mitarbeitenden zusammenhängt[11][13]. Diese Entlastung unterstützt nicht nur die Pflegekräfte im Alltag, sondern erleichtert auch die Vorbereitung auf MDK-Prüfungen und hebt die Qualität der Pflege auf ein neues Niveau.
dexter health wird nahtlos über eine API in Ihre bestehende Dokumentationssoftware integriert, wie beispielsweise Vivendi, MediFox DAN oder myneva. Pflegekräfte erhalten zusätzlich mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets, um die Sprachdokumentation direkt vor Ort bei den Bewohnern durchzuführen. Nach der technischen Einrichtung folgt eine gezielte Schulung des Personals, um den Übergang in den Arbeitsalltag so reibungslos wie möglich zu gestalten.
Kurze, praxisnahe Schulungen von 15 bis 30 Minuten pro Einheit sind dabei besonders effektiv. Sie ermöglichen es, typische Anwendungsfälle wie die SIS-Erstaufnahme oder die Verlaufsdokumentation direkt im Pflegekontext zu üben. Im Gegensatz zu langen theoretischen Seminaren bietet dieses hands-on Training einen klaren Mehrwert. Darüber hinaus empfiehlt es sich, sogenannte „digitale Multiplikatoren“ aus Ihrem Team zu bestimmen. Diese technikaffinen Pflegekräfte können als erste Ansprechpartner für ihre Kollegen dienen. Ein schrittweiser Rollout – zunächst in einem Wohnbereich und später auf weitere Bereiche ausgeweitet – hilft, den Ablauf im Alltag nicht zu stören und gezielte Anpassungen vorzunehmen. Diese Vorgehensweise sorgt nicht nur für einen reibungslosen Betrieb, sondern erleichtert auch die gezielte Vorbereitung auf MDK-Prüfungen.
Sobald die Schulung abgeschlossen und die Systeme eingerichtet sind, stehen Datenschutz und Compliance im Fokus. dexter health verarbeitet sensible Gesundheitsdaten gemäß den Standards der DSGVO auf ISO 27001-zertifizierten Servern in Deutschland. Vor der Inbetriebnahme sollte ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Artikel 28 DSGVO abgeschlossen werden. Dieser definiert den Verarbeitungszweck, die Datenkategorien und die technischen Schutzmaßnahmen. Gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten empfiehlt es sich zudem, eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen. Dies ist besonders wichtig, da bei der systematischen Verarbeitung von Pflegedaten große Datenmengen anfallen.
Bewohner und deren rechtliche Betreuer werden transparent über den Einsatz der KI-gestützten Dokumentation informiert. Dabei erfahren sie, welche Daten verarbeitet werden und welche Rechte sie in Bezug auf Auskunft, Berichtigung und Löschung haben. Rollenbasierte Zugriffskontrollen sowie verschlüsselte Datenübertragungen gewährleisten, dass nur autorisiertes Personal Zugriff auf die sensiblen Informationen hat. Mit diesen Sicherheitsmaßnahmen ist die Grundlage geschaffen, die KI sicher und effizient für die MDK-Vorbereitung einzusetzen.
Im Pflegealltag unterstützt dexter health bei der SIS-Ersterhebung, der Aktualisierung von Pflegeplänen und der Verlaufsdokumentation. Der intelligente SIS-Assistent erstellt automatisch strukturierte Beschreibungen und Risikoprofile, die vollständig MDK-konform sind. Vor Prüfungen überprüft das System die Dokumentation auf fehlende Pflichtangaben oder Unstimmigkeiten, sodass gezielte Korrekturen vorgenommen werden können. Dadurch wird die MDK-Vorbereitung zu einem festen Bestandteil der täglichen Arbeitsroutine, ohne dass zusätzlicher Aufwand entsteht. So bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt: die Betreuung der Bewohner.
Die Nutzung von KI in der Pflegedokumentation ist längst keine Zukunftsmusik mehr, sondern bereits gelebter Alltag in vielen deutschen Pflegeeinrichtungen. Doch die Herausforderungen bleiben: Unvollständig ausgefüllte SIS-Dokumentationen, zeitintensive manuelle Abläufe und der ständige Druck durch MDK-Prüfungen belasten Pflegekräfte erheblich. Hier kommt dexter health ins Spiel. Das System integriert sich problemlos in bestehende Dokumentationslösungen, erfüllt automatisch die Vorgaben des § 113a SGB XI und entspricht den QPR-Standards. Damit wird nicht nur die Dokumentation effizienter, sondern auch die Pflegequalität nachhaltig verbessert.
Die Ergebnisse sprechen für sich: Pflegeprozesse werden spürbar effizienter[13]. Die gewonnene Zeit fließt direkt in die Betreuung der Bewohner, während gleichzeitig die Qualität der Dokumentation steigt. Auch MDK-Prüfungen verlaufen entspannter, was den Stress für die Pflegekräfte deutlich reduziert.
Ein Blick auf Projekte wie ViKI pro des Fraunhofer ITWM zeigt, wohin die Reise geht: KI schlägt fallspezifische Pflegemaßnahmen vor, basierend auf digitalisierten Risikomatrizen. Dadurch werden fehleranfällige manuelle Prozesse minimiert[12][14]. Dr. Alexander Scherrer vom Fraunhofer ITWM hebt hervor: KI ermöglicht eine „effiziente Planung fallspezifischer optimaler Pflegeleistungen“ und nutzt dabei das Expertenwissen optimal aus[12][14]. Diese Ansätze zeigen, wie die Pflegeplanung durch KI nachhaltig verbessert werden kann.
Die Einführung solcher Systeme ist erstaunlich unkompliziert: Mit kurzen Schulungen von nur 15 bis 30 Minuten, strengen Datenschutzstandards gemäß DSGVO und einem gestaffelten Rollout wird der Umstieg erleichtert. Wichtig ist dabei, dass die Technologie nicht die Pflegekräfte ersetzt, sondern sie unterstützt und entlastet. Weniger Bürokratie bedeutet mehr Zeit für die direkte Versorgung der Bewohner[13][15]. Die Vorteile sind unmittelbar spürbar: optimierte Abläufe und bessere Ergebnisse bei Prüfungen.
Einrichtungen, die jetzt auf digitale Lösungen wie dexter health setzen, sichern sich einen entscheidenden Vorsprung. Sie profitieren von besseren MDK-Ergebnissen, zufriedeneren Mitarbeitern und mehr Zeit für das Wesentliche – die Menschen. Der Schritt in die digitale Transformation wird so sicher, praxisnah und effizient möglich.
Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert die Pflegedokumentation, indem sie Lücken oder unvollständige Angaben automatisch erkennt und ergänzt. Außerdem spürt sie Unstimmigkeiten auf und schlägt auf Basis wissenschaftlicher Erkenntnisse Änderungen vor, um die Pflegeplanung klarer und präziser zu gestalten.
Mit KI-gestützten Tools wird auch sichergestellt, dass Pflegepläne den Anforderungen des Medizinischen Dienstes (MDK) gerecht werden. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern hebt die Qualität der Dokumentation auf ein neues Niveau und erleichtert den Pflegekräften den Arbeitsalltag erheblich.
Der Einsatz von KI-Tools in der Pflege bringt klare rechtliche Anforderungen mit sich, die unbedingt eingehalten werden müssen. Personenbezogene Daten fallen unter die strengen Regelungen der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes. Das bedeutet, dass die Verarbeitung von Pflegedaten nur mit der ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Personen erfolgen darf. Gleichzeitig muss die Datensicherheit jederzeit gewährleistet sein, um sensible Informationen zu schützen.
KI-Tools, die beispielsweise klinische Entscheidungen unterstützen oder Dokumentationsprozesse automatisieren, werden rechtlich als Medizinprodukte oder digitale Pflegeanwendungen (DiPA) eingestuft. Für ihren Einsatz benötigen sie eine Zulassung durch das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM). Außerdem müssen sie im offiziellen DiPA-Verzeichnis aufgeführt sein, bevor sie in der Praxis verwendet werden dürfen.
Auch in der Pflegeplanung gibt es keine Abstriche: Die Vorgaben des Medizinischen Dienstes der Krankenversicherung (MDK) sowie des Sozialgesetzbuches XI (SGB XI) sind weiterhin verbindlich. Dokumentationen, die mithilfe von KI erstellt werden, müssen stets nachvollziehbar, prüfbar und inhaltlich korrekt sein, um den hohen Qualitätsstandards zu entsprechen.
Ein weiterer zentraler Punkt ist die ethische Verantwortung im Umgang mit KI in der Pflege. Transparenz gegenüber Pflegebedürftigen ist unerlässlich, ebenso wie der bewusste Umgang mit Algorithmen, um Diskriminierung zu vermeiden. Der Einsatz von KI sollte immer im Sinne der Menschen erfolgen, die auf Pflege angewiesen sind.
Die Einbindung von dexter health in bestehende Pflegedokumentationssysteme ist so gestaltet, dass sie den Arbeitsalltag in Pflegeeinrichtungen spürbar erleichtert. Die KI-gestützten Funktionen, wie die intelligente SIS-Assistenz und die Sprachdokumentation, wurden speziell darauf ausgelegt, mit den vorhandenen Systemen reibungslos zusammenzuarbeiten – ohne dass umfangreiche technische Anpassungen notwendig sind.
Das bedeutet: Schnelle Implementierung, weniger Aufwand und eine spürbare Verbesserung der Dokumentationsqualität, ohne die bestehenden Abläufe zu beeinträchtigen. Auf diese Weise wird die Digitalisierung in der Pflege vorangebracht und gleichzeitig die Arbeitsbelastung des Pflegepersonals spürbar verringert.
