Jetzt loslegen
KI reduziert Dokumentationsaufwand, automatisiert Pflegeplanung und erkennt Risiken frühzeitig – mehr Zeit für Bewohner bei transparentem, datenschutzkonformen Einsatz.
Pflegeheime in Deutschland stehen vor enormen Herausforderungen: 5 Millionen Menschen benötigen Pflege, während offene Stellen durchschnittlich über 200 Tage unbesetzt bleiben. Gleichzeitig nimmt die Dokumentation rund ein Drittel der Arbeitszeit einer Pflegekraft ein – Zeit, die für die Betreuung fehlt.
Künstliche Intelligenz (KI) bietet Lösungen: Sie analysiert Daten, erstellt Pflegepläne in Sekunden und ermöglicht Sprachdokumentation direkt am Bett. Das spart 39 Minuten pro Schicht und automatisiert 98 % der Pflegeplanung. So bleibt mehr Zeit für die Bewohner, ohne die menschliche Expertise zu ersetzen.
Trotz aller Fortschritte bleibt der Mensch im Mittelpunkt: Pflegekräfte treffen weiterhin die finalen Entscheidungen, unterstützt durch transparente und datensichere KI-Systeme.
KI in der Pflege: Zeitersparnis und Effizienzgewinne durch digitale Assistenten
In Pflegeheimen fließt ein Großteil der Arbeitszeit in die Dokumentation – etwa 60 % der Schicht, was bei einer achtstündigen Arbeitszeit fast fünf Stunden bedeutet. Diese administrative Belastung reduziert die Zeit für die direkte Betreuung der Bewohner erheblich. Besonders aufwendig ist die Aufnahme neuer Bewohner. Hier müssen umfangreiche Krankengeschichten, individuelle Pflegepläne und Risikoeinschätzungen erstellt werden, was im Schnitt fünf Arbeitsstunden in Anspruch nimmt. Die Kosten für diesen Prozess belaufen sich auf bis zu 46.800 € jährlich pro Einrichtung [10]. Dieser hohe Zeitaufwand wird durch den ohnehin bestehenden Fachkräftemangel noch verstärkt.
Der Mangel an Fachkräften stellt eine der größten Herausforderungen dar. Während die Zahl der pflegebedürftigen Menschen in Deutschland bis 2030 um 50 % steigen soll, bleiben zahlreiche Stellen unbesetzt [7]. Dieser Druck führt nicht nur zu Zeitmangel, sondern erhöht auch das Risiko für Fehler bei der Pflegeplanung. Pflegekräfte stehen vor der schwierigen Aufgabe, individuelle Bedürfnisse einer wachsenden Zahl von Bewohnern zu erkennen und passende Maßnahmen zu entwickeln – oft ohne die nötige digitale Unterstützung [7].
„Die Software ersetzt den manuellen, potenziell fehleranfälligen Prozess des Findens und Abwägens einzelner Maßnahmen."
– Dr. Jonas Flechsig, Projektteam-Mitglied, ViKI pro [7]
Die hohe Belastung hat zudem gravierende Folgen: Burnout, steigende Krankheitsausfälle und weniger Zeit für persönliche Interaktionen mit den Bewohnern [11]. Diese Faktoren erschweren die Umsetzung der komplexen Anforderungen der SIS-Pflegeplanung zusätzlich.
Die Strukturierte Informationssammlung (SIS) bringt für Pflegeheime erhebliche Herausforderungen mit sich. Jede Pflegeplanung erfordert eine vollständige Krankengeschichte, eine fundierte Risikoeinschätzung und individuelle Formulierungen, die über standardisierte Textbausteine hinausgehen [7]. Auch die Vorbereitung auf MDK-Prüfungen wird durch verstreute Dokumentationen erschwert. Wenn Pflegeunterlagen auf verschiedene Systeme, Notizen und Ordner verteilt sind, müssen Mitarbeitende oft mühsam Informationen zusammensuchen, um die Konsistenz der Pflegepläne nachzuweisen [9].
Pflegekräfte stehen unter dem Druck, komplexe Situationen schnell zu bewerten und Entscheidungen zu treffen, während die fachlichen Anforderungen stetig steigen [5]. In solchen Fällen können KI-gestützte Lösungen nicht nur die Arbeitsbelastung reduzieren, sondern auch die Qualität und Effizienz der Dokumentation spürbar verbessern.
KI-gestützte Systeme analysieren Bewohnerdaten und liefern Empfehlungen – die finale Entscheidung bleibt jedoch immer bei den Pflegekräften. Mit einer Kombination aus regelbasierten Ansätzen und maschinellem Lernen erkennt die Technologie Muster in Vitalwerten, Schlafgewohnheiten und sozialen Interaktionen. Dadurch können potenzielle Gesundheitsrisiken frühzeitig erkannt werden [5][8].
Diese Systeme bieten prädiktive Analysen, um Risiken wie Sturzgefahr vorherzusagen, und geben präskriptive Empfehlungen, die konkrete Maßnahmen vorschlagen [2][12]. Generative KI-Modelle spielen eine ergänzende Rolle, indem sie umfangreiche Dokumentationen zusammenfassen und fehlende Informationen identifizieren, die für eine vollständige Risikoeinschätzung notwendig sind [4].
Diese Funktionen schaffen die Grundlage für praxisnahe Anwendungen, die in aktuellen Forschungsprojekten getestet werden.
Im Juni 2024 startete das Fraunhofer-Institut für Techno- und Wirtschaftsmathematik ITWM gemeinsam mit Partnern wie Caritas und Johanniter das ViKI pro-Projekt. Dieses System analysiert Krankengeschichten und Risikomatrizen von Bewohnern, um spezifische Pflegemaßnahmen vorzuschlagen – beispielsweise im Bereich Mobilität oder Schmerzmanagement. Es liefert dabei auch nachvollziehbare Begründungen, warum bestimmte Maßnahmen besonders geeignet sind [3][7].
„Die Software ersetzt den manuellen, potenziell fehleranfälligen Prozess des Findens und Abwägens einzelner Maßnahmen."
– Dr. Jonas Flechsig, Projektteam-Mitglied, Fraunhofer ITWM [7]
Im Sommer 2024 wurde das System in Pflegeeinrichtungen getestet. Es ist als Web-Anwendung direkt in bestehende Dokumentationssysteme integrierbar. Pflegekräfte bewerten die von der KI generierten Vorschläge und treffen auf Basis ihrer Expertise die endgültige Entscheidung [5][7].
Das PFLIP-Projekt, das im Dezember 2024 von Fraunhofer ISST und Connext Communication GmbH vorgestellt wurde, entwickelte ein spezielles Entscheidungsunterstützungssystem zur Sturzprävention. Es extrahiert Risikofaktoren, stellt sie als Score dar und simuliert die Auswirkungen möglicher Maßnahmen, wie etwa einer Anpassung von Medikamenten [12].
Dieser Ansatz verschiebt den Fokus der Pflege von reaktiven Maßnahmen hin zu einem vorausschauenden Risikomanagement. KI-Systeme erstellen automatisierte Risikobewertungen und priorisieren Dringlichkeiten – basierend auf digitalisiertem Expertenwissen und aktuellen Bewohnerdaten [5][7]. Darüber hinaus kann generative KI aus Dokumentationen und Sprachaufzeichnungen Hinweise auf die Stimmung und das soziale Wohlbefinden eines Bewohners ableiten, um mögliche psychische Probleme frühzeitig zu erkennen [4][2]. Dennoch bleibt die Verantwortung für Entscheidungen bei den Pflegekräften.
Diese Entwicklungen bieten dem Pflegepersonal eine wertvolle Unterstützung, indem sie datenbasierte Einblicke liefern. Gleichzeitig bleibt der Mensch im Mittelpunkt der Entscheidungsfindung. Lösungen wie die von dexter health setzen moderne KI-Technologien ein, um transparente und gut nachvollziehbare Empfehlungen zu geben – immer mit dem Ziel, die Pflege zu verbessern, ohne die menschliche Expertise zu ersetzen.
Die hier vorgestellten KI-Tools zeigen, wie technologische Lösungen den Alltag in Pflegeeinrichtungen erleichtern können, indem sie Dokumentationsprozesse effizienter gestalten.
Über 600 Pflegeeinrichtungen in Deutschland setzen bereits KI-gestützte Anwendungen für Sprachdokumentation und Pflegeplanung ein [6]. Diese Technologien lassen sich nahtlos in bestehende Systeme wie Vivendi PD oder MEDIFOX DAN integrieren.
Mit Sprachdokumentation können Pflegekräfte Berichte, Vitalwerte und Maßnahmen direkt am Bett per Smartphone aufnehmen. Die KI wandelt die gesprochenen Informationen in strukturierte Einträge um, die automatisch in die elektronische Pflegedokumentation übertragen werden. Besonders beeindruckend: Die Technologie erkennt medizinische Fachbegriffe, Abkürzungen, Dialekte und sogar Akzente – eine große Erleichterung für Pflegekräfte mit Migrationshintergrund [6] [13].
Ein Beispiel ist dexter health, dessen KI Sprachdaten lokal verarbeitet, um den Datenschutz zu gewährleisten [6]. Zusätzlich warnt das System in Echtzeit bei auffälligen Werten, wie z. B. bei zu hohem Blutdruck. Die Kosten für solche Sprachdokumentationslösungen liegen bei etwa 12 bis 15 Euro pro Nutzer und Monat [13].
Ein weiterer Helfer ist der KI-gestützte SIS-Assistent, der die Strukturierte Informationssammlung (SIS) optimiert. Er analysiert bestehende Daten, schlägt individuelle Pflegebedarfe vor und empfiehlt Maßnahmen, die Pflegekräfte dann überprüfen und anpassen können [5] [14]. dexter health bietet eine Lösung, die die Dokumentation für Anamnese, Risikobewertung und Maßnahmenplanung strukturiert und in bestehende Systeme integriert. Das reduziert manuelle Eingaben und erleichtert die Vorbereitung auf Prüfungen durch den Medizinischen Dienst.
Zusätzlich zu dieser Unterstützung bietet die Technologie prädiktive Funktionen, die noch weiter in die Zukunft blicken.
KI-Tools überwachen kontinuierlich die Daten der Bewohner, um Risiken wie Stürze, Dehydrierung oder ungewöhnliche Vitalwerte frühzeitig zu identifizieren. Generative KI kann zudem aus Dokumentationen und Sprachaufzeichnungen Hinweise auf die Stimmung eines Bewohners ableiten und so psychische Veränderungen erkennen [4]. Diese Funktionen ermöglichen es, von einer reaktiven zu einer vorausschauenden Pflege zu wechseln. Darüber hinaus identifizieren KI-Assistenten nicht dokumentierte oder vergessene Aufgaben, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Maßnahmen durchgeführt werden [4].
Der Einsatz von KI in Pflegeheimen bringt zahlreiche Vorteile mit sich: Er reduziert den Dokumentationsaufwand, verbessert die Qualität der Daten und entlastet das Pflegepersonal. Hier sind einige konkrete Ergebnisse dieser Zeit- und Qualitätsgewinne.
Die Pflegeplanung ist eine zeitintensive Aufgabe. Laut Studien nimmt sie jährlich über 370 Stunden in Anspruch. Mit KI-Assistenten können jedoch 98 % dieser Zeit eingespart werden, wodurch mehr Raum für die direkte Betreuung der Bewohner entsteht [4]. Ein beeindruckendes Beispiel liefert die PYSA-Studie der Charité Berlin (März 2022 bis Oktober 2025), bei der 52 Pflegefachkräfte aus 14 Einrichtungen eine Zeitersparnis von 27 % pro Frühschicht durch Sprachdokumentation nachweisen konnten [16]. Zudem reduzieren digitale Workflows für Pflegevisiten die Dokumentationszeit pro Besuch um 40 % [9].
„Mit 98 % der Zeit, die für Pflegepläne aufgewendet wird, kann automatisiert und stattdessen für die Patientenversorgung genutzt werden." – PflegeGPT [4]
Die Genauigkeit der Dokumentation wird durch KI enorm gesteigert. Während manuelle Methoden Fehlerquoten von 8–12 % aufweisen, sinken diese bei KI-gestützter Dokumentation auf nur 2–3 % [15]. Sprachdokumentationen sorgen außerdem für detailliertere und umfassendere Berichte, da Schreibhemmungen entfallen [16]. Intelligente Assistenten wie die von dexter health bereiten die Strukturierte Informationssammlung (SIS) so auf, dass sie alle rechtlichen und qualitativen Anforderungen erfüllt – ein entscheidender Vorteil für Prüfungen durch den Medizinischen Dienst [14][15].
Wenn Pflegekräfte weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen, steigt ihre Zufriedenheit spürbar. Die Charité-Studie zeigt nicht nur eine deutliche Zeitersparnis, sondern auch eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und weniger Unterbrechungen im Arbeitsalltag [16]. Mehr Zeit für die direkte Betreuung der Bewohner bedeutet weniger Stress und eine spürbare Entlastung. Zusätzlich hilft die automatische Erkennung von Risiken und auffälligen Vitalwerten durch KI-Systeme, die kognitive Belastung bei der Datenüberwachung zu reduzieren [6]. Angesichts der Prognose, dass die Zahl der Pflegebedürftigen bis 2030 um 50 % steigen wird, sind solche Effizienzgewinne entscheidend, um Pflegekräfte langfristig zu binden [7].
Die folgende Tabelle fasst die zentralen Vorteile der KI-Anwendungen für das Pflegepersonal zusammen:
| KI-Funktion | Auswirkungen auf Pflegepersonal | Messbarer Nutzen |
|---|---|---|
| KI-Pflegeplanung (SIS) | Automatisiert komplexe Planerstellung | 98 % Zeitreduktion [4] |
| Digitale Checklisten | Optimiert Pflegevisiten und Risikobewertungen | 40 % weniger Zeit [9] |
| Sprachdokumentation | Eliminiert Tipparbeit am Schichtende | 27 % Zeitersparnis [16] |
Bei der Integration von KI in Pflegeheimen dürfen ethische und praktische Aspekte nicht außer Acht gelassen werden. Datenschutz, Transparenz und die unverzichtbare Rolle menschlicher Expertise müssen dabei stets im Fokus stehen.
Die Einhaltung der DSGVO ist unerlässlich, insbesondere bei der Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten, die gemäß Art. 9 eine klare Einwilligung oder rechtliche Grundlage erfordert [17][18]. Um Risiken zu minimieren, sollten Pflegeeinrichtungen geschlossene Systeme einsetzen, die in isolierten Umgebungen arbeiten. Offene, internetbasierte Systeme könnten sensible Daten unbefugten Dritten zugänglich machen [18].
Eine Studie zur Analyse von Pflegeinteraktionen ergab, dass in 64,21 % der Gespräche die Privatsphäre der Pflegebedürftigen betroffen war, während die Privatsphäre des Pflegepersonals in 22,11 % der Fälle beeinträchtigt wurde [19].
Der Schutz sensibler Daten erfordert Maßnahmen wie granulare Zugriffsrechte, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und die Abwägung zwischen On-Premise-Hosting und Cloud-Lösungen [17]. Besonders bei KI-Systemen, die ein höheres Risiko für Bewohner oder Personal bergen, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung verpflichtend [18].
Trotz technischer Sicherheitsmaßnahmen bleibt die menschliche Kontrolle entscheidend, um den ethischen Einsatz von KI zu gewährleisten.
KI sollte als unterstützendes Werkzeug verstanden werden – ein „zweites Augenpaar“ oder ein „Teampartner“ [1][22]. Pflegekräfte müssen KI-generierte Empfehlungen bewerten und sicherstellen, dass diese den fachlichen Standards und individuellen Bedürfnissen der Bewohner entsprechen [21][22].
„KI ersetzt keine Empathie oder Erfahrung." – CareCloud [1]
Erklärbare KI (XAI) spielt dabei eine zentrale Rolle. Die Systeme müssen nachvollziehbar sein und Pflegekräften ermöglichen, die Gründe hinter einer Risikobewertung oder Empfehlung zu verstehen [22]. Transparenz schafft Vertrauen und unterstützt fundierte Entscheidungen.
Darüber hinaus benötigen Pflegekräfte Schulungen, um KI-Ausgaben kritisch zu bewerten und blindes Vertrauen zu vermeiden [20][22]. Die rechtliche und ethische Verantwortung muss immer bei den Fachkräften und der Einrichtung bleiben – Software kann diese Verantwortung nicht übernehmen [22].
KI-gestützte Tools bieten Pflegeheimen Lösungen für einige der größten Herausforderungen: Zeitmangel, Fachkräftemangel und steigende Dokumentationsanforderungen. Mithilfe digitaler Workflows und KI-Assistenten lässt sich der Zeitaufwand für Dokumentation und Pflegeplanung deutlich reduzieren. Das schafft mehr Freiraum für das Wesentliche: die direkte Betreuung der Bewohner. Diese Entlastung im Alltag ist ein wichtiger Schritt, um den steigenden Anforderungen in der Pflege gerecht zu werden.
Doch es geht nicht nur um Zeitersparnis. Höhere Dokumentationsqualität, frühzeitige Risikoerkennung und bessere Arbeitsbedingungen für Pflegekräfte sind greifbare Vorteile. Wenn Pflegekräfte weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen, können sie sich stärker auf die zwischenmenschliche Betreuung konzentrieren – ein Gewinn für alle Beteiligten.
Ein Beispiel dafür ist dexter health. Als KI-Copilot für die Langzeitpflege kombiniert es Sprachdokumentation und intelligente SIS-Assistenten und integriert sich reibungslos in bestehende Systeme, um Pflegeheime bei komplexen Anforderungen zu unterstützen.
Neben der Effizienzsteigerung bleibt die ethische Verantwortung ein zentraler Aspekt. KI soll Pflegekräfte entlasten, nicht ersetzen. Wie Prof. Dr. Karin Wolf-Ostermann von der Universität Bremen treffend formuliert:
„KI sollte und darf menschliche Pflege nicht ersetzen, sondern Pflegekräfte unterstützen" [8].
Mit Blick auf die Prognose, dass die Zahl pflegebedürftiger Menschen bis 2030 um 50 % steigen wird [7], ist der gezielte Einsatz von KI ein entscheidender Schritt. Er kann dazu beitragen, die Pflege zukunftsfähig zu gestalten und den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.
Die Qualität von KI-Empfehlungen in der Pflege steht und fällt mit drei zentralen Faktoren: Datenqualität, Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen und Schulung des Pflegepersonals.
KI-Systeme können zwar administrative Aufgaben erleichtern und große Datenmengen effizient analysieren, doch die Verantwortung bleibt stets beim Pflegepersonal. Es ist entscheidend, dass die vorgeschlagenen Maßnahmen kritisch hinterfragt und geprüft werden. Nur so lässt sich eine verantwortungsvolle Anwendung gewährleisten und das Risiko von Fehlern minimieren.
Der Einsatz von KI in Pflegeheimen bedeutet, dass äußerst sensible Informationen verarbeitet werden. Dazu gehören Daten wie Gesundheitszustand, Medikationspläne, Diagnosen und Pflegebedürfnisse der Bewohner. Aber auch Informationen zur Arbeitsbelastung des Personals oder zu Pflegedokumentationen können eine Rolle spielen.
Um den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu entsprechen, müssen strenge Maßnahmen eingehalten werden:
Zusätzlich sind klare Prozesse und Zuständigkeiten entscheidend, um den Schutz der sensiblen Informationen sicherzustellen. Das minimiert nicht nur das Risiko von Datenmissbrauch, sondern schafft auch Vertrauen in den Umgang mit persönlichen Daten. So wird gewährleistet, dass KI-Systeme im Pflegeheim verantwortungsvoll und datenschutzkonform eingesetzt werden.
Die Einführung von KI-Tools in Pflegeheimen erfolgt in mehreren Etappen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten:
Dieser schrittweise Ansatz stellt sicher, dass die Einführung von KI-Tools nicht nur technisch, sondern auch praktisch und menschlich gut umgesetzt wird.
