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Leitfaden für Pflegedienstleitungen: Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von MDK-Prüfungen inklusive Dokumentation, Teamführung und Maßnahmenplanung.
Die Pflegedienstleitung (PDL) ist bei MDK-Prüfungen unverzichtbar. Sie organisiert die Prüfung, stellt Unterlagen bereit, unterstützt das Team und kommuniziert professionell mit Prüfern. Eine gute Vorbereitung, klare Dokumentation und geschulte Mitarbeiter sind entscheidend, um Fehler zu vermeiden und die Pflegequalität zu sichern. Kurzfristige Prüfungsankündigungen erfordern ständige Bereitschaft. Nach der Prüfung sollten Ergebnisse analysiert, Maßnahmen geplant und umgesetzt werden, um zukünftige Anforderungen zu meistern.
Kernaufgaben der PDL zusammengefasst:
MDK-Prüfungen sind keine reine Kontrolle, sondern eine Chance, die Pflege weiterzuentwickeln und langfristig zu sichern.
PDL-Aufgaben bei MDK-Prüfungen: Vor, während und nach der Begehung
Die Vorbereitung auf MDK-Prüfungen ist ein fortlaufender Prozess, der sich nicht auf die Zeit zwischen Ankündigung und Begehung beschränkt. Als Pflegedienstleitung (PDL) gehören diese Vorbereitungen zu Ihren täglichen Aufgaben. Wichtig ist, dass die Einrichtung jederzeit bereit ist, da oft nur ein Tag zwischen der Ankündigung und der eigentlichen Prüfung liegt.
Die rechtliche Grundlage für MDK-Prüfungen bildet das Sozialgesetzbuch XI (SGB XI), insbesondere die Paragraphen § 113 (Qualitätsstandards), § 114 (Prüfverfahren) und § 115 (Veröffentlichung der Ergebnisse) [4][5]. Ebenso relevant sind die Maßstäbe und Grundsätze (MuG), die seit dem 1. Februar 2024 in einer aktualisierten Fassung für die ambulante Pflege gelten [4]. Diese legen fest, was unter Qualität und Qualitätssicherung zu verstehen ist.
Die Qualitätsprüfungs-Richtlinien (QPR) dienen als detaillierter Leitfaden für den Prüfungsablauf [4]. Seit dem 5. Juni 2024 gibt es zudem eine überarbeitete Version der Qualitätssicherungs-Richtlinien (QS-RL QP), die die Arbeitsweise der Prüfer regelt [4]. Ergänzend dazu sind die Expertenstandards entscheidend – sie definieren den aktuellen Stand des pflegerischen Wissens und setzen professionelle Maßstäbe [4].
Praktische Schritte: Überprüfen Sie, ob Ihre Pflegeplanung dem SIS-Ansatz (Strukturierte Informationssammlung) entspricht [4]. Nutzen Sie Qualitätsberichte aus Portalen wie dem AOK Pflegenavigator oder vdek Pflegelotse, um mögliche Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und zu beheben [4].
Mit diesen Vorgaben im Blick sollten Sie die Dokumentation systematisch prüfen.
Fehler oder Lücken in der Pflegedokumentation sind eine häufige Ursache für Probleme – sie machen 72 % aller EHR-bezogenen Risiken aus [6]. Die Prüfer achten darauf, ob Risiken wie Dehydration oder Sturzgefahr erkannt und Bewohner sowie Angehörige entsprechend informiert wurden [4].
„If it isn't documented, it didn't happen." – Urology Coding Alert [7]
Die PDL sollte sicherstellen, dass die Dokumentation den „3 Cs" entspricht: Consistency (einheitliche Checklisten), Currency (zeitnahe Aktualisierung, z. B. Unterschriften innerhalb von 24–48 Stunden) und Completion (vollständige Patientengeschichte) [7]. Vermeiden Sie ungenaue Formulierungen wie „schien verwirrt“ und setzen Sie auf messbare Angaben, etwa genaue Wundmaße in Zentimetern [6].
Tipp: Dokumentieren Sie auch Negativbefunde, also das bewusste Fehlen bestimmter Symptome, wie „Keine bekannten Allergien“ oder „Keine Veränderung des Zustands“. Fehlende Einträge können sonst als mangelnde Beurteilung ausgelegt werden [7]. Jede Intervention sollte zudem mit der Reaktion des Bewohners dokumentiert werden [6].
Neben der Dokumentation ist die Vorbereitung des Personals ein weiterer wichtiger Aspekt.
Das gesamte Team sollte über die Qualitätsmaßnahmen informiert und aktiv eingebunden sein [8]. Teambesprechungen, die von der Stationsleitung unter Anleitung der PDL durchgeführt werden, fördern den Austausch und bereiten das Personal durch Mock-Interviews auf typische Fragen vor. Diese könnten sich auf Bewohnerbedürfnisse, Risikoerkennung oder Medikamentengabe beziehen [4][9].
„High-quality care services are characterized by professional expertise, a sensitive and respectful attitude toward the care recipients and the appropriate involvement of all parties." – gesund.bund.de [4]
Schulen Sie das Team im Indikatorenansatz, der seit 2019 zur Bewertung der Ergebnisqualität in der stationären Pflege verwendet wird [2].
Praktischer Tipp: Bilden Sie ein Prozessteam aus erfahrenen Mitarbeitern, um die Umsetzung des QM-Systems in der stationären Pflege zu begleiten. Klare Verantwortlichkeiten – etwa für Teamleitung, Stationsleitung oder PDL – stellen sicher, dass während der Prüfung fachliche und organisatorische Führung gewährleistet ist [8][9].
Neben der Dokumentation und dem Personal muss auch die physische Einrichtung jederzeit prüfbereit sein. Eine Checkliste hilft, Aspekte wie Sauberkeit, Barrierefreiheit und die Einhaltung von Sicherheits- und Betriebsvorschriften im Blick zu behalten. Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Hygienevorschriften auf Bundes- und Landesebene eingehalten werden. Diese werden oft parallel zu Qualitätsprüfungen durch die Gesundheitsämter kontrolliert [4].
Halten Sie wichtige Unterlagen wie Qualifikationsnachweise, Arbeitsverträge, Dienstpläne und Pflegedokumentationen griffbereit. Auch Notfallpläne und Protokolle für „Downtime-Events" bei technischen Ausfällen sollten verfügbar sein [6].
Mit diesen Maßnahmen schaffen Sie die Grundlage für einen reibungslosen Prüfungsablauf und können den Anforderungen der Prüfer souverän begegnen.
Die Prüfung ist der Moment, in dem Ihre Vorbereitung auf den Prüfstand kommt – erfahren Sie hier mehr über den Ablauf der MDK-Prüfung. Als PDL sind Sie die zentrale Ansprechperson und sollten während der gesamten Begehung präsent sein. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, den Ablauf zu koordinieren, Fragen zu beantworten und sicherzustellen, dass die Prüfer alle benötigten Informationen erhalten. Hier erfahren Sie, wie Sie effektiv kommunizieren, Dokumente bereitstellen und in Echtzeit auf Prüfungsfragen reagieren können.
Eine kooperative und professionelle Haltung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Prüfung. Bleiben Sie freundlich und zugänglich, auch wenn die Situation stressig ist. Elena Heller, Expertin für MDK-Prüfungen, bringt es treffend auf den Punkt:
„Der MD ist nicht unser Gegner" [3].
Betrachten Sie die Prüfung als eine fachliche Zusammenarbeit. Wenn Schwachstellen aufgedeckt werden, zeigen Sie Bereitschaft zur Verbesserung, indem Sie direkt nach Lösungsvorschlägen fragen [3].
Gleichzeitig sollten Sie Ihre Rechte kennen und aktiv nutzen. Sie dürfen beispielsweise die Qualifikation der Prüfer hinterfragen und die rechtliche Grundlage der Prüfung klären [3]. Ihr Hausrecht erlaubt es Ihnen zudem, während der Akteneinsicht anwesend zu sein. Das schützt nicht nur die Privatsphäre der Bewohner, sondern ermöglicht es Ihnen auch, bei Unklarheiten sofort Kontext zu liefern [10].
Auch aktives Zuhören spielt eine wichtige Rolle: Zeigen Sie durch Nicken oder Blickkontakt, dass Sie die Anmerkungen der Prüfer ernst nehmen [12]. Bei schwierigen Fragen sollten Sie Ihr Team ermutigen, auf das QM-Handbuch zurückzugreifen, anstatt unsichere Antworten zu geben. Ein Verweis auf den QM-Standard wirkt wesentlich professioneller [10].
Nachdem die Kommunikation geklärt ist, geht es darum, die richtigen Unterlagen bereitzustellen.
Zu Beginn der Prüfung müssen Sie die Codeliste (anonymisierte Bewohnerliste) und den Erhebungsreport vorlegen, damit die Prüfer eine Stichprobe von meist 5 bis 10 Bewohnern auswählen können. Ein gut vorbereiteter Prüfungsordner spart hier wertvolle Zeit.
Bevor Prüfer Zugang zu Bewohnerzimmern oder Akten erhalten, stellen Sie sicher, dass die Einwilligung der Bewohner vorliegt – schriftlich oder als dokumentierte mündliche Zustimmung. Begleiten Sie die Prüfer bei Bewohnergesprächen, um sicherzustellen, dass die Bewohner ihre Bedürfnisse nicht aus Scham oder Unsicherheit herunterspielen [11][13]. Otto Beier, Gründer von Pflege-durch-Angehörige, betont:
„Es muss der tatsächliche Zustand des zu Pflegenden gezeigt werden" [13].
Vermeiden Sie es, Bewohner oder die Einrichtung für die Prüfung „herauszuputzen“. Die Prüfer müssen den Pflegeaufwand im Alltag realistisch einschätzen können.
Bei sensiblen Themen wie Inkontinenz oder psychischen Problemen kann es sinnvoll sein, ein Vier-Augen-Gespräch mit dem Prüfer zu führen, um die Würde des Bewohners zu wahren [13]. Nutzen Sie außerdem Fachgespräche, um Pflegemaßnahmen zu erläutern und die Dokumentation nachvollziehbar zu erklären.
Wenn Schwachstellen festgestellt werden, wie etwa ein erhöhtes Dekubitusrisiko, legen Sie sofort Nachweise aus der Akte oder anhand des tatsächlichen Zustands des Bewohners vor. Sollten Meinungsverschiedenheiten bestehen, können Sie Ihre abweichende fachliche Einschätzung in den Prüfbericht aufnehmen lassen.
Achten Sie darauf, ausschließlich dokumentenechte Tinte zu verwenden; Bleistifte oder löschbare Stifte sind nicht erlaubt. Fehler in der Dokumentation sollten nicht mit Korrekturflüssigkeit überdeckt, sondern durchgestrichen werden, sodass sie weiterhin lesbar bleiben. Denken Sie daran: Was nicht dokumentiert wurde, gilt rechtlich als nicht durchgeführt [14][15].
Nutzen Sie das Abschlussgespräch, um auf festgestellte Defizite einzugehen. Legen Sie Nachweise vor oder erläutern Sie geplante Maßnahmen, die im Protokoll vermerkt werden können. Diese proaktive Herangehensweise unterstreicht Ihre Professionalität und kann sich positiv auf die Bewertung auswirken.
Nach einer intensiven Begehung folgt die entscheidende Phase: die Analyse und Umsetzung der Prüfergebnisse. Innerhalb von drei Wochen nach der Prüfung erhalten Sie den schriftlichen Prüfbericht, der Feststellungen und Empfehlungen enthält. Zusätzlich wird ein Transparenzbericht erstellt – bei stationären Einrichtungen in einer 4-Punkte-Matrix und bei ambulanten Diensten in Form eines Schulnotensystems [1][16].
Vergleichen Sie den Prüfbericht sorgfältig mit Ihren eigenen Notizen aus der Begehung und dem Abschlussgespräch. Prüfen Sie die Noten und Bewertungen systematisch und gleichen Sie diese mit Ihren Eindrücken ab. Falls Sie mit einer Bewertung nicht einverstanden sind, haben Sie das Recht, Widerspruch einzulegen und eine Überprüfung durch unabhängige Prüfer zu beantragen. Zusätzlich können Sie im Transparenzbericht einen freiwilligen Kommentar einfügen, um darzulegen, wie Sie bereits auf bestimmte Mängel reagiert haben [1]. Diese gründliche Überprüfung basiert auf einer zuvor optimierten Dokumentation und ist ein wichtiger Schritt, um Klarheit und Transparenz zu gewährleisten.
Nutzen Sie die Ergebnisse der Prüfung, um einen Maßnahmenplan mit klaren Zielen, Verantwortlichkeiten und Fristen zu erstellen [3]. Wenn Defizite auf Wissenslücken zurückzuführen sind, organisieren Sie gezielte Schulungen – etwa zu Expertenstandards oder Erste-Hilfe-Maßnahmen [3]. Sollten systematische Fehler, wie etwa Probleme bei der Lagerung von Patienten mit Dekubitusrisiko, festgestellt werden, aktualisieren Sie Ihr QM-Handbuch entsprechend aktueller pflegewissenschaftlicher Erkenntnisse [10]. Dokumentieren Sie alle Maßnahmen und deren Ergebnisse, um bei zukünftigen Prüfungen vorbereitet zu sein [3]. Denken Sie daran, dass bei nicht fristgerechter Beseitigung von Mängeln Sanktionen drohen können, wie z. B. Vergütungskürzungen, verpflichtende Fortbildungen oder im schlimmsten Fall der Entzug der Betriebserlaubnis [16]. Diese Maßnahmen sind essenziell, um Ihre Einrichtung auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten.
Qualitätsmanagement ist ein fortlaufender Prozess, kein einmaliges Projekt. Führen Sie regelmäßige interne Audits durch, um die Einhaltung der Pflegestandards zu überprüfen [8]. Nutzen Sie den Indikatorenansatz, um die Ergebnisqualität zu bewerten, und führen Sie systematische Befragungen von Bewohnern und Mitarbeitern durch, um wertvolle Einblicke in die Pflegequalität zu gewinnen [2][8]. Ziehen Sie Lehren aus vergangenen Prüfungen und passen Sie Ihre Prozesse entsprechend an. Bleiben Sie außerdem über Änderungen im Bewertungssystem des Medizinischen Dienstes informiert, da sich die Prüfkriterien ständig weiterentwickeln [2]. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist der Schlüssel, um langfristig hohe Standards zu sichern.
Eine erfolgreiche MDK-Prüfung ist kein Einmalevent, sondern das Ergebnis eines kontinuierlichen Prozesses, der Vorbereitung, Umsetzung und Nachbereitung umfasst. Grundlage dafür ist Ihre gesetzliche Verpflichtung nach § 75 SGB XI, die Qualität der Pflege sicherzustellen und kontinuierlich weiterzuentwickeln [9]. Dabei spielt die Zusammenarbeit mit den Prüfern des Medizinischen Dienstes eine zentrale Rolle [9].
Wichtig ist, den Prüfprozess nicht als reine Kontrolle, sondern als Chance zur Verbesserung zu betrachten. Externe Prüfungen sollen beratend wirken und Potenziale aufzeigen, nicht primär sanktionieren [4]. Diese Haltung hilft, den Prozess konstruktiv zu gestalten und auch Ihr Team positiv einzubinden. Kai Leichsenring vom Europäischen Zentrum für Wohlfahrtspolitik und -forschung bringt es auf den Punkt:
„Je ausgefeilter das externe Prüfsystem ist, desto mehr erfordert es ein wirksames internes Qualitätsmanagement; andernfalls ist eine große Kluft zwischen Prüfergebnissen und tatsächlicher Qualität in der täglichen Arbeit möglich" [19].
Seit Herbst 2019 liegt der Fokus verstärkt auf Ergebnisqualitätsindikatoren. Das bedeutet, dass datenbasierte Entscheidungen eine zentrale Rolle spielen [2][17]. Nutzen Sie Kennzahlen, führen Sie regelmäßige interne Audits durch und setzen Sie auf den PDSA-Zyklus (Plan-Do-Study-Act), um kleine Änderungen zu testen, bevor sie umfassend umgesetzt werden [17][18]. Interne Audits, die eine vollständige Stichprobe ermöglichen, bieten eine hervorragende Grundlage für Verbesserungen [19].
Ein weiterer Aspekt ist die Transparenz: Ihre Ergebnisse werden in Berichten veröffentlicht, die für Aufsichtsbehörden, potenzielle Bewohner und Angehörige zugänglich sind. Über 10.000 solcher Berichte sind online verfügbar [19]. Daher lohnt es sich, in eine partizipative Führung zu investieren und Ihr Team aktiv in die Qualitätsentwicklung einzubinden. Wie betont wird:
„Pflegekräfte sind nicht daran gewöhnt, mit Qualitätsmanagementmethoden oder Qualitätsindikatoren zu arbeiten. Die Einführung solcher Systeme setzt daher partizipative Führung und Personalmanagement voraus" [19].
Der Erfolg ist messbar: Einrichtungen, die hohe Standards erfüllen, schaffen es, bei über 80 % der Bewohner ohne oder mit leichter kognitiver Beeinträchtigung die Mobilität über sechs Monate hinweg zu erhalten. Schwächere Einrichtungen erreichen hier weniger als 50 % [19]. Mit klarer Kommunikation, kontinuierlicher Verbesserung und einer gemeinsam getragenen Qualitätskultur können Sie diesen Erfolg erreichen.
Die Pflegedienstleitung sollte immer bestimmte Unterlagen griffbereit haben, um den Betrieb zu organisieren und den Qualitätsstandards gerecht zu werden. Dazu gehören:
Mit diesen Unterlagen wird nicht nur eine reibungslose Prüfung ermöglicht, sondern auch die Einhaltung der Qualitätsvorgaben nachgewiesen.
Die Pflegedienstleitung (PDL) sollte sicherstellen, dass alle prüfungsrelevanten Unterlagen stets aktuell und leicht zugänglich sind. Eine vollständige und gut strukturierte Dokumentation bildet die Grundlage für einen reibungslosen Prüfungsverlauf.
Darüber hinaus sollte das Team rechtzeitig geschult werden, um auf mögliche Fragen der Prüfer vorbereitet zu sein. Hierbei kann es hilfreich sein, gezielte Schulungen zu den Themen Pflegequalität, Dokumentation und rechtliche Vorgaben durchzuführen. So fühlt sich das Team sicherer und kann kompetent auftreten.
Ein weiterer Tipp: Bestimmen Sie eine ruhige und fachkundige Ansprechperson, die während der Begehung souverän auftreten kann. Das schafft nicht nur Vertrauen, sondern sorgt auch für eine professionelle Kommunikation.
Eine klare Übersicht der wichtigsten Prüfungsbereiche – wie Pflegequalität, Dokumentation und rechtliche Anforderungen – hilft dabei, während der Prüfung schnell und präzise reagieren zu können. So wird die gesamte Einrichtung optimal auf den Besuch vorbereitet.
Wenn die Pflegedienstleitung (PDL) mit der Bewertung des Medizinischen Dienstes der Krankenkassen (MDK) nicht übereinstimmt, sollte sie zunächst die Bewertung gründlich prüfen und dokumentieren. Dabei ist es wichtig, alle relevanten Punkte zu notieren, um eine solide Grundlage für eigene Argumente zu schaffen.
Ein offenes Gespräch mit dem MDK kann oft hilfreich sein, um mögliche Missverständnisse aus dem Weg zu räumen. Sollte dies nicht zu einer Klärung führen, besteht die Möglichkeit, fristgerecht Widerspruch einzulegen. Dabei ist es entscheidend, dass die Argumente klar und gut nachvollziehbar formuliert werden.
Falls erforderlich, kann es sinnvoll sein, rechtliche Unterstützung in Anspruch zu nehmen, um die Bewertung anzufechten und die eigenen Interessen effektiv zu vertreten. Ein strukturierter und sachlicher Ansatz erhöht die Erfolgschancen deutlich.
