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Strukturierte Prozesse, SIS und KI-gestützte Dokumentation reduzieren Bürokratie, sichern Compliance und entlasten Pflegekräfte in Heimen.
Prozessmanagement in der stationären Pflege ist entscheidend, um den Alltag in Pflegeheimen effizienter zu gestalten. Pflegekräfte stehen unter enormem Druck: Personalmangel, hoher Dokumentationsaufwand und strenge Vorgaben wie die Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV) belasten den Arbeitsalltag. Moderne Ansätze wie digitale Lösungen und KI-gestützte Tools bieten konkrete Möglichkeiten, um Arbeitsprozesse zu vereinfachen und die Pflegequalität zu sichern.
Die Einführung digitaler Lösungen erfordert jedoch sorgfältige Planung, Schulungen und die Einbindung des gesamten Teams. So kann der Pflegealltag nachhaltig verbessert werden.
Der Pflegeprozess ist eine strukturierte, zielgerichtete Methode, die Pflegekräfte nutzen, um eine individuelle und bedarfsgerechte Versorgung sicherzustellen [6]. Er bildet die Grundlage für die tägliche Arbeit in der Pflege und sorgt dafür, dass die Betreuung systematisch und durchdacht erfolgt.
In Deutschland wurde 2015 das Strukturmodell eingeführt, um den Pflegeprozess zu vereinfachen und den Fokus auf die Strukturierte Informationssammlung (SIS) zu legen [2]. Der zentrale Gedanke dabei: Routinetätigkeiten wie Waschen oder Ankleiden müssen nicht täglich dokumentiert werden, solange sie dem Pflegeplan entsprechen. Nur Abweichungen oder besondere Ereignisse werden erfasst [2]. Diese „Dokumentation nach Ausnahmen" spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Im Folgenden werden die zentralen Schritte des Pflegeprozesses und die Rolle der SIS näher beleuchtet.
Der Pflegeprozess umfasst sechs Schritte, die systematisch umgesetzt werden [6]:
Diese klare Struktur sorgt dafür, dass Pflege nicht dem Zufall überlassen wird. Stattdessen folgt sie einem professionellen Standard, der jederzeit nachvollziehbar ist. Pflegekräfte sammeln Informationen, erkennen Probleme, setzen Ziele, planen Maßnahmen und überprüfen die Ergebnisse – ein durchdachter Kreislauf.
Die Strukturierte Informationssammlung (SIS) ist ein zentraler Bestandteil des Strukturmodells und bildet den ersten Schritt des Pflegeprozesses ab [2]. Anstelle von starren Checklisten setzt die SIS auf offene Textfelder, um die Perspektive und Bedürfnisse des Bewohners individuell zu erfassen [2]. Das Ergebnis ist eine persönlichere und bewohnerorientierte Dokumentation.
Die SIS umfasst sechs Themenfelder, die alle wichtigen Lebensbereiche abdecken. Pflegekräfte erfassen dabei sowohl die Selbsteinschätzung des Bewohners als auch ihre eigene professionelle Einschätzung [8]. Daraus entsteht ein schlanker Maßnahmenplan, der die Grundlage für die tägliche Pflege bildet. Routinetätigkeiten müssen nicht täglich dokumentiert werden, sodass der Fokus auf Abweichungen und besonderen Situationen liegt [2].
Dieses Vorgehen wird vom Medizinischen Dienst (MD) anerkannt, da es die Qualität der Pflege und die professionelle Einschätzung des Bewohnerzustands in den Vordergrund stellt – nicht die Menge an Dokumentation [2]. Interessanterweise berichten 71 % der Einrichtungen, die das Strukturmodell mindestens ein Jahr nutzen, von einer höheren Zufriedenheit im Vergleich zu herkömmlichen Dokumentationssystemen [2]. Die Verbindung aus einem klar strukturierten Pflegeprozess und der SIS-Dokumentation bringt klare Vorteile: Bewohner profitieren von einer individuelleren Betreuung, Pflegekräfte gewinnen mehr Zeit für die direkte Pflege, und die Einrichtungen erfüllen gleichzeitig alle rechtlichen Anforderungen.
Der Pflegeprozess und die SIS-Dokumentation bilden die Grundlage, aber die tägliche Umsetzung entscheidet darüber, ob Pflegekräfte mehr Zeit für die Bewohner haben oder in bürokratischen Aufgaben versinken. Viele Einrichtungen kämpfen mit doppelten Arbeitsschritten, unklaren Zuständigkeiten und ineffizienten Abläufen. Durch gezielte Maßnahmen lassen sich Arbeitsprozesse jedoch deutlich vereinfachen. Zwei zentrale Ansätze dabei sind eine teambasierte Organisation und die Analyse bestehender Abläufe.
Eine qualifikationsorientierte Arbeitsorganisation ermöglicht es Pflegefachkräften, sich auf komplexe Pflegesituationen zu konzentrieren, während Assistenzkräfte standardisierte Routinen übernehmen. Dieser Ansatz wird als „QL-Fitting“ bezeichnet [9].
Ein gutes Beispiel liefert das SaarPHIR-Projekt, das in 28 Pflegeheimen im Saarland durchgeführt wurde (Mai 2019 – Juli 2020, 1.053 Bewohner). Unter der Leitung von Lisa Tönnies und Juliane Köberlein-Neu arbeiteten Hausärzte und Pflegekräfte eng zusammen, koordiniert durch speziell geschulte Pflegefachkräfte. Durch regelmäßige Besuche vor dem Wochenende und strukturierte Kommunikationswege konnten vermeidbare Krankenhauseinweisungen um 27 % reduziert werden (IRR: 0,73) [11]. Diese organisierte Zusammenarbeit verbesserte nicht nur die Kommunikation, sondern reduzierte auch den Stress für die Bewohner, indem unnötige Hospitalisierungen vermieden wurden.
Auch innerhalb der Pflegeteams ist die intraprofessionelle Zusammenarbeit entscheidend. Kathrin Schmüdderich vom Deutschen Zentrum für Neurodegenerative Erkrankungen (DZNE) beschreibt dies so:
„Intraprofessional collaboration in nursing can be understood as 'a relational and respectful process among nursing colleagues that allows for the effective use of the knowledge, skills and talents of all nursing designations to achieve optimal client and health system outcomes'" [10].
Dieser respektvolle Austausch zwischen Pflegekräften unterschiedlicher Qualifikationsstufen nutzt die Stärken aller Teammitglieder und trägt zur Verbesserung der Versorgungsqualität bei. Neben der Zusammenarbeit ist jedoch auch die Analyse der Arbeitsabläufe ein unverzichtbarer Schritt.
Eine gründliche Analyse der bestehenden Abläufe ist essenziell. Gespräche mit Pflegekräften und IT-Verantwortlichen helfen, zeitaufwendige und fehleranfällige Prozesse wie manuelle Datenübertragungen oder Berechnungen zu identifizieren [4]. Hier kann Automatisierung Abhilfe schaffen.
Ein Beispiel: Das Klinikum Weiden (Kliniken Nordoberpfalz AG), ein Krankenhaus mit 650 Betten, automatisierte 2021 die Erfassung der Pflegepersonaluntergrenzen (PpUGV) mithilfe der Plattform Qlik Sense. Vor der Automatisierung benötigten Pflegemanager monatlich 40 Stunden, um Daten aus verschiedenen Systemen manuell zusammenzuführen – ein Prozess mit sieben Kopierschritten. Nach der Automatisierung reduzierte sich der Aufwand auf unter 5 Stunden pro Monat [4]. Oliver Haas von der Technischen Hochschule Amberg-Weiden erklärt dazu:
„The new process is around 35 hours per month faster and less error-prone. The documentation functionality automatically reads the required information and correctly calculates the documentation" [4].
Weitere Maßnahmen zur Vereinfachung: Wechseln Sie von handschriftlichen Übergabenotizen zu digitalen Übergabesystemen wie epaAC® oder LEP®, die strukturierten Echtzeitzugriff auf Bewohnerinformationen bieten. Nutzen Sie mobile Dokumentationslösungen wie Tablets oder Pflegewagen, um die Dokumentation direkt am Bewohner durchzuführen [2][7]. Außerdem empfiehlt es sich, das Strukturmodell konsequent umzusetzen: Statt unveränderter Routinen sollten nur Abweichungen dokumentiert werden, um wiederkehrende Aufgaben zu minimieren [2].
Vergleich: Manuelle vs. KI-gestützte Pflegedokumentation - Zeitersparnis und Effizienzsteigerung
Die Optimierung von Arbeitsabläufen in Pflegeheimen ist ein wichtiger Schritt, aber die eigentliche Herausforderung liegt oft in der Dokumentation. Pflegekräfte verbringen derzeit bis zu 60 % ihrer Arbeitszeit mit administrativen Aufgaben und Dokumentation [12]. Genau hier setzen KI-gestützte Dokumentationslösungen an, die durch Sprachdokumentation und einen intelligenten SIS-Assistenten den Arbeitsalltag erleichtern. Diese Tools lassen sich problemlos in bestehende Pflegesoftware integrieren.
Die technische Grundlage dafür bilden moderne Interoperabilitätsstandards wie HL7® FHIR® (Fast Healthcare Interoperability Resources), die eine einfache Verbindung mit der vorhandenen IT-Infrastruktur ermöglichen [12]. Das Ergebnis: Pflegekräfte können den Dokumentationsaufwand spürbar reduzieren und die Datenqualität verbessern.
Ein Beispiel: Mit sprachbasierter Dokumentation direkt am Bewohnerbett kann die Zeit für die Dokumentation von 15 auf nur 4 Minuten pro Patient gesenkt werden [13]. Zudem wird die Dokumentation vollständiger. Eine Studie in einem deutschen Krankenhaus zeigte, dass die Vollständigkeit der Dokumentation nach Einführung elektronischer Systeme von 6,25 auf 7,13 von 10 Punkten stieg [14].
Die zwei zentralen Funktionen solcher Systeme sind Sprachdokumentation und intelligente Pflegeplanung:
„With the aid of artificial intelligence, nursing-relevant risks and scores are derived from the assessment, and corresponding nursing measures are suggested" [12].
Durch die Nutzung digitalisierten Fachwissens stellt die automatisierte Pflegeplanung sicher, dass alle Vorgaben des Medizinischen Dienstes erfüllt werden [5]. Besonders bei MD-Prüfungen relevante Daten wie Ernährung, Größe und Gewicht werden dadurch zuverlässiger dokumentiert. Eine Studie zeigte, dass die Dokumentation von Ernährungsdaten von 30 % auf 75 % und die von Größe und Gewicht von 27 % auf über 85 % gesteigert werden konnte [14].
Die folgende Tabelle zeigt, wie sich die herkömmliche Dokumentation von der KI-gestützten unterscheidet:
| Prozessschritt | Manuelle Dokumentation | KI-gestützte Dokumentation |
|---|---|---|
| Anamnese/Aufnahme | Manuelles Ausfüllen von Formularen | Sprachgeführte Interviews, automatische Befüllung von ADLs und Pflegeplanung |
| Risikobewertung | Manuelle Berechnung, Fehleranfälligkeit | Automatische Ableitung von Risiken und Scores aus den Daten [12] |
| Pflegeplanung | Maßnahmen manuell formulieren | Vorschläge basierend auf digitalisiertem Expertenwissen [12][5] |
| Schichtübergabe | Mündliche Berichte, Notizzettel | Strukturierte Berichte aus Spracheingaben, automatische Eintragung von Daten |
| Dokumentationszeit | Hoch (ca. 15 Minuten pro Bewohner) | Niedrig (ca. 4 Minuten pro Bewohner) [13] |
Die durch KI-gestützte Tools eingesparte Zeit kann direkt in die Betreuung der Bewohner fließen. Gleichzeitig sorgt die strukturierte Dokumentation für bessere Compliance mit MD-Standards und erleichtert den Pflegealltag erheblich.
Der Einstieg in KI-gestützte Dokumentationslösungen erfordert eine sorgfältige Planung. Beginnen Sie mit einer Bedarfsanalyse, um herauszufinden, welche Arbeitsabläufe die meiste Zeit beanspruchen oder besonders fehleranfällig sind. Diese Analyse bildet die Grundlage, um papierbasierte Prozesse gezielt durch digitale Workflows zu ersetzen [15].
Ein entscheidender Punkt ist die Integration der KI-Tools in bestehende Pflegesoftware wie i.s.h.med oder Simba. So vermeiden Sie doppelte Dateneingaben und erleichtern den Arbeitsalltag [7][15]. Gehen Sie dabei schrittweise vor: Starten Sie mit einem Testlauf in zwei Wohnbereichen, schulen Sie das Personal umfassend und erweitern Sie den Einsatz schrittweise [15].
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Einbindung der Pflegekräfte. Beziehen Sie Ihr Team frühzeitig in die Planung und Umsetzung ein. Der Wechsel von analogen zu digitalen Prozessen bringt Herausforderungen mit sich, wie die Notwendigkeit intensiver Schulungen und kontinuierlicher Unterstützung [7]. Diese strategische Herangehensweise zeigt sich in erfolgreichen Praxisbeispielen.
Ergebnisse aus der Praxis belegen die Vorteile solcher Maßnahmen. Die HVVG (Heimverwaltungs- und Vermietungsgesellschaft mbH) setzte zwischen Mai 2023 und Oktober 2024 KI-basierte Dokumentenverarbeitung in 24 Einrichtungen in Deutschland um. Unter der Leitung von Projektmanager Gereon Steinkuhl wurde die Rechnungsbearbeitung für 3.600 Mitarbeiter digitalisiert. Das Ergebnis war beeindruckend: 70 % weniger Zeitaufwand bei der Rechnungsverarbeitung und eine automatische Erkennungsrate von 94 % bei der Dokumentenindexierung [15].
Ein weiteres Beispiel bietet das Helios Klinikum München West, das zwischen Oktober 2021 und Februar 2022 eine elektronische Pflegedokumentation einführte. Diese wurde in das i.s.h.med-System integriert. Eine begleitende Studie zeigte, dass intensive Schulungen und ein verbessertes Prozessmanagement notwendig sind, um den Übergang von papierbasierten zu digitalen Prozessen erfolgreich zu gestalten [7].
Insgesamt können automatisierte Dokumentationssysteme die administrative Arbeitslast um etwa 35 Stunden pro Monat verringern [3]. Diese Zeit kommt direkt der Betreuung der Bewohner zugute. Die digitale Transformation erleichtert nicht nur die Dokumentation, sondern hebt den gesamten Pflegeprozess auf ein neues Niveau.
Ein optimiertes Prozessmanagement kann Verwaltungszeiten erheblich reduzieren. Automatisierte Dokumentationssysteme sparen beispielsweise rund 35 Stunden pro Monat an administrativer Arbeit ein [3][4]. Diese gewonnene Zeit kann direkt für die Betreuung der Bewohner genutzt werden.
Ein konkretes Beispiel zeigt, wie sich diese Verbesserungen in der Praxis umsetzen lassen: Das Klinikum Weiden führte ein Business-Intelligence-System ein, das den Aufwand für die PpUGV-Dokumentation von 40 Stunden pro Monat auf weniger als 5 Stunden reduzierte. Dies wurde durch eine automatisierte Integration von Daten aus verschiedenen Systemen und die Echtzeit-Berechnung möglicher Sanktionen erreicht [4].
| Merkmal | Konventionelles Prozessmanagement | Verbesserte/KI-gestützte Prozesse |
|---|---|---|
| Zeitaufwand | Hoch (bis zu 40 Stunden/Monat für Berichte) [4] | Gering (unter 5 Stunden/Monat) [4] |
| Dokumentationsqualität | Routiniert, oft unverändert [2] | Fokus auf Vorfälle und Fachwissen [2] |
| Fehlerquote | Hoch durch manuelle Datenübertragung [4] | Gering durch Automatisierung [4] |
| Mitarbeiterzufriedenheit | Niedrig, als „bürokratische Last" empfunden [2] | Höher, als wertvoller Beitrag zur Pflege wahrgenommen [2] |
| Compliance | Reaktiv, Sanktionen werden spät erkannt [4] | Proaktiv, mit Echtzeit-Überwachung [4] |
Auch das Strukturmodell trägt zur Verbesserung der Dokumentation bei. Es fokussiert sich auf besondere Vorfälle und pflegerelevante Veränderungen, statt unveränderte Routinen zu dokumentieren [2]. In einer Befragung von 250 Praktikern berichteten Nutzer dieses Modells von höherer Zufriedenheit und empfanden ihre Dokumentation als sinnvoller im Vergleich zu herkömmlichen Ansätzen [2]. Mobile Lösungen ermöglichen es zudem, direkt im Bewohnerzimmer zu dokumentieren. Das verhindert Informationsverluste und reduziert den Zeitdruck, der durch die gemeinsame Nutzung stationärer PCs entsteht [2].
Um diese Vorteile voll auszuschöpfen, müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt werden.
Die Umsetzung dieser Verbesserungen erfordert bestimmte Rahmenbedingungen, die sorgfältig beachtet werden müssen. Datenschutz hat dabei oberste Priorität. Die Einhaltung der DSGVO ist unverzichtbar, insbesondere bei webbasierten Anwendungen oder KI-gestützten Tools, die sensible Daten verarbeiten [5]. Vor der Einführung digitaler Systeme sollten Betriebsräte und Datenschutzbeauftragte eingebunden werden.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Einbindung des Personals. Ohne entsprechende Schulungen könnte Entbürokratisierung missverstanden werden, was dazu führen kann, dass wichtige Informationen nicht mehr dokumentiert werden [2]. Zudem sollte jede Pflegekraft Zugang zu mobilen Geräten haben, da stationäre PCs die Arbeit oft auf technikaffine Mitarbeiter beschränken [2].
„Ob KI tatsächlich zur Entlastung beiträgt oder neue und zusätzliche Belastungen erzeugt, hängt maßgeblich davon ab, wie sie eingeführt und in die Praxis integriert wird."
– Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) [1]
Regelmäßige Schulungen, nicht nur einmalige Workshops, erhöhen die Effizienz und Qualität der Dokumentation nachweislich [2]. Frameworks wie das Clinical Adoption Meta-Model können helfen, soziale und organisatorische Hürden zu überwinden, die einer erfolgreichen Einführung oft im Weg stehen [7]. Standardisierte digitale Übergaben während der Schichtwechsel sorgen außerdem für einen klaren Zugang zu Patientendaten und verhindern die Weitergabe irrelevanter Informationen [7].
Ein gut strukturiertes Prozessmanagement ist die Grundlage für eine hochwertige stationäre Pflege. Der sechsstufige Pflegeprozess nach Fiechter & Meier schafft einen kontinuierlichen Kreislauf aus Informationssammlung, Zielsetzung und Bewertung. Dieser Ansatz ist essenziell, um hohe Pflegestandards zu sichern [17]. Dabei können digitale und KI-gestützte Lösungen den Pflegeprozess unterstützen – ohne jedoch das professionelle Urteilsvermögen der Pflegekräfte zu ersetzen [16].
Automatisierte Systeme bieten einen klaren Mehrwert: Sie sparen monatlich etwa 35 Stunden Verwaltungsaufwand ein und verbessern gleichzeitig die Qualität der Dokumentation [3][4]. Das ist nicht nur effizient, sondern hilft auch, finanzielle Sanktionen von bis zu 20.000 € bei Prüfungen des Medizinischen Dienstes aufgrund unvollständiger Dokumentation zu vermeiden [4].
„Digitale Pflegetechnologien haben das Potenzial, gleichzeitig die Pflegequalität zu steigern und die Arbeitsbedingungen in der Pflege zu verbessern." – Karin Wolf-Ostermann, Institut für Public Health und Pflegeforschung [16]
Doch der Erfolg moderner Technologien hängt nicht allein von ihrer Einführung ab. Entscheidend ist, das gesamte Team frühzeitig einzubinden, regelmäßige Schulungen anzubieten und verfügbare Fördermittel zu nutzen – wie die Förderung von bis zu 12.000 € nach § 8 Abs. 8 SGB XI für digitale Ausstattung [16]. Vor dem Hintergrund des erwarteten Anstiegs der Zahl pflegebedürftiger Menschen von 5 Millionen im Jahr 2021 auf bis zu 8 Millionen bis 2050 wird ein optimiertes Prozessmanagement nicht nur die Effizienz steigern, sondern zur unverzichtbaren Basis für die Zukunft der stationären Pflege. Nur so können die wachsenden Herausforderungen in diesem Bereich bewältigt werden.
Die digitale Dokumentation revolutioniert den Arbeitsalltag in der stationären Pflege, indem sie zeitaufwendige manuelle Tätigkeiten automatisiert und die Fehlerquote deutlich senkt. Mit modernen Systemen können Pflegekräfte Informationen schneller und genauer erfassen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand erheblich – wertvolle Minuten, die stattdessen für die direkte Betreuung der Bewohner genutzt werden können.
Ein weiterer Vorteil: KI-gestützte Funktionen und vorgefertigte Vorlagen sorgen dafür, dass die Dokumentation nicht nur einfacher, sondern auch qualitativ hochwertiger wird. Sie helfen dabei, gesetzliche Vorgaben leichter einzuhalten und schaffen so eine effizientere Arbeitsweise. Das Ergebnis? Eine spürbare Entlastung und mehr Zufriedenheit bei den Pflegekräften, die sich wieder stärker auf das Wesentliche konzentrieren können – die Pflege der Menschen.
Die Strukturierte Informationssammlung (SIS) bringt zahlreiche Vorteile für die Pflege in deutschen Einrichtungen mit sich. Sie sorgt für eine klarere und standardisierte Dokumentation, die es ermöglicht, Pflegeinformationen präzise und nachvollziehbar zu erfassen. Das macht es einfacher, gesetzliche Vorgaben und Qualitätsstandards einzuhalten, und unterstützt außerdem eine systematische Pflegeplanung. Gleichzeitig schafft sie mehr Transparenz im gesamten Pflegeprozess.
Ein großer Pluspunkt ist die Entlastung der Pflegekräfte: Dank der strukturierten Erfassung wird der Dokumentationsaufwand spürbar reduziert, was wiederum mehr Zeit für die direkte Betreuung der Pflegebedürftigen lässt. Zusätzlich steigert diese Effizienz die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, da die Arbeit weniger fehleranfällig und besser organisiert ist. Insgesamt hilft die SIS nicht nur dabei, die Pflegequalität zu verbessern, sondern auch den Anforderungen des Medizinischen Dienstes gerecht zu werden.
KI-gestützte Tools können die Pflege in stationären Einrichtungen spürbar verbessern, indem sie Arbeitsabläufe optimieren und die Dokumentation vereinfachen. Mit Hilfe von KI werden individuelle Pflegebedarfe analysiert und darauf basierende Maßnahmen vorgeschlagen. Das erleichtert Pflegefachkräften, fundierte Entscheidungen schneller zu treffen. Das Ergebnis? Eine bessere Versorgung und positivere Ergebnisse für die Bewohnerinnen und Bewohner.
Ein weiterer Vorteil: KI-basierte Lösungen entlasten das Pflegepersonal, indem sie administrative Aufgaben automatisieren. Das reduziert nicht nur Fehler, sondern schafft auch mehr Zeit für die direkte Betreuung. Studien zeigen, dass digitalisierte Dokumentationsmethoden nicht nur die Pflegequalität steigern, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden fördern. Diese Technologien verbessern somit die Effizienz und schaffen die Grundlage für eine langfristig bessere Pflege.
