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Wie Echtzeit-Updates die Pflegedokumentation verbessern, MDK-Prüfungen vereinfachen und Fehler reduzieren — mit Praxisbeispielen und Studien.
Echtzeit-Updates in der Pflegedokumentation bieten Pflegeeinrichtungen klare Vorteile, insbesondere bei MDK-Prüfungen. Mit digitalen Systemen können Pflegekräfte Leistungen direkt erfassen, Fehler reduzieren und die Dokumentation stets aktuell halten. Eine Studie zeigt, dass die Vollständigkeit der Dokumentation durch elektronische Systeme deutlich verbessert wurde – z. B. stieg die Erfassung von Körpergröße und Gewicht von 27 % auf über 85 %.
Wichtigste Punkte:
Digitale Systeme wie dexter health erleichtern die Vorbereitung durch Sprachdokumentation und automatische Datenintegration. Einrichtungen profitieren von einer stressfreien Vorbereitung und höherer Dokumentationsqualität.
Der Medizinische Dienst (MD) überprüft Pflegeeinrichtungen auf Basis der klar definierten Qualitätsprüfungs-Richtlinien (QPR), die als gesetzliche Grundlage für Kontrollen dienen [4]. Im Fokus der Prüfungen stehen dabei messbare Pflegeergebnisse [6]. Die Dokumentation spielt dabei eine zentrale Rolle, da sie als Beweisgrundlage dient: Die Prüfer bewerten anhand der Pflegeakten, wie selbstständig Bewohner in sechs Modulen sind – von Mobilität über kognitive Fähigkeiten bis hin zur Selbstversorgung [5].
Die Vorgaben des MD sind klar formuliert. Eine vollständige Pflegeanamnese muss innerhalb von 24 Stunden nach der Aufnahme eines neuen Bewohners vorliegen [3]. Pflegeprobleme sind im PESR-Format (Problem, Etiologie, Symptome, Ressourcen) zu dokumentieren [3]. Auch bei pflegebedürftigen Bewohnern müssen vorhandene Ressourcen erfasst werden, um eine aktivierende Pflege nachzuweisen [3].
Pflegemaßnahmen erfordern detaillierte Angaben zu Inhalt, Durchführung, Häufigkeit und der zuständigen Fachkraft [3]. Regelmäßige Evaluationen sind ebenfalls Pflicht. Diese müssen mit Datum, Unterschrift der verantwortlichen Fachkraft und einem Kommentar zur Zielerreichung versehen sein [3]. Zudem sollten Einrichtungen individuelle Termine für die Überprüfung jedes Pflegeziels festlegen [3].
Moderne digitale Systeme, die Echtzeit-Updates ermöglichen, können dabei helfen, diese Anforderungen effizient und fehlerfrei umzusetzen.
Unvollständige oder verspätete Dokumentationen haben direkte Konsequenzen auf die Prüfergebnisse. Der MD verwendet ein Indikatorenverfahren, das zehn spezifische Qualitätsindikatoren umfasst – von Mobilität bis hin zur Schmerzerfassung. Diese Daten müssen von den Einrichtungen halbjährlich gemeldet werden und beeinflussen, welche Bewohner in die Prüfstichprobe aufgenommen werden [6].
„Die Begutachtung ist die Grundlage für die Entscheidung der Pflegekasse. Sie sollten sie zunächst lesen und prüfen, ob ihr Inhalt korrekt ist."
Besonders das Modul Selbstversorgung hat großen Einfluss auf die Gesamtbewertung und macht 40 % des Ergebnisses aus [5]. Fehlende oder ungenaue Aufzeichnungen, beispielsweise bei der Anwendung von Kompressionsstrümpfen oder Blutdruckmessungen, können dazu führen, dass wichtige Pflegeleistungen nicht anerkannt werden [5]. In den Fachgesprächen müssen Pflegekräfte ihre Entscheidungen anhand der Dokumentation nachvollziehbar begründen [6]. Ohne aktuelle und präzise Aufzeichnungen wird dies schnell problematisch.
Diese Anforderungen verdeutlichen, wie essenziell Echtzeit-Updates für die Qualität der Dokumentation und die Ergebnisse der MD-Prüfungen sind.
Manuelle vs. digitale Pflegedokumentation: Fehlerquoten, Zeitaufwand und Datenqualität im Vergleich
Im Seoul National University Bundang Hospital wurde zwischen April und Juni 2020 eine Studie mit 400 Patienten durchgeführt, die die Vorteile der Echtzeit-Dokumentation hervorhob. Die Ergebnisse zeigten, dass in der Gruppe mit vollständiger Echtzeit-Dokumentation die Fehlerquote bei der Entlassung lediglich 33,9 % betrug. Im Vergleich dazu lag die Fehlerquote in der Gruppe mit teilweiser Dokumentation bei 65,8 %. Dieser Unterschied lässt sich auf die direkte Erfassung jeder Pflegemaßnahme zurückführen [8].
„Eine angemessene Dokumentation von Medikationsänderungen im Krankenhaus, unterstützt durch Freitext-Kommunikation, verringerte Dokumentationsfehler bei der Entlassung erheblich." – Kim et al., Seoul National University Bundang Hospital [8]
Auch in Deutschland bestätigen Studien die Vorteile digitaler Systeme. Eine Untersuchung aus dem Jahr 2021 analysierte ein automatisiertes System zur Erfassung von Personalschlüsseln in Pflegeeinrichtungen. Das Ergebnis: Der Dokumentationsprozess war rund 35 Stunden pro Monat schneller und deutlich weniger fehleranfällig als bei manuellen Methoden. Dies gab Pflegemanagern die Möglichkeit, Vorgaben frühzeitig zu prüfen und Sanktionen zu vermeiden [14].
Ein direkter Vergleich der digitalen Pflegedokumentation mit Papier verdeutlicht die Vorteile von Echtzeit-Systemen:
| Merkmal | Manuelle Dokumentation | Echtzeit-Systeme |
|---|---|---|
| Fehlerquote | 1–5 % bei manueller Eingabe [10] | Über 50 % Reduzierung bei Medikationsfehlern [11] |
| Zeitaufwand | Hoher Aufwand durch doppelte Dokumentation [9] | Bis zu 27 % weniger Zeit für Dokumentation [9] |
| Prüfbereitschaft | Fragmentiert; manuelle Aktenprüfung nötig [7] | Strukturierte Daten ermöglichen Echtzeit-Überwachung [7] |
| Datenqualität | Anfällig für Transkriptionsfehler [10] | Intelligente Validierung erkennt Anomalien [10] |
Diese Zahlen zeigen klar, wie digitale Systeme Arbeitsabläufe optimieren und Fehlerquellen reduzieren können.
Elektronische Systeme haben sich als effektiver erwiesen, wenn es um die Vollständigkeit und Genauigkeit der Dokumentation geht. Eine randomisierte Studie zeigte, dass computergestützte Systeme nicht nur die formale Qualität der Pflegedokumentation verbessern, sondern auch den Zeitaufwand für die Pflegeplanung reduzieren [13][15].
Zwischen Oktober 2018 und Mai 2019 untersuchte eine Studie mit 250 deutschen Pflegefachkräften die Auswirkungen des Strukturmodells. Pflegekräfte, die über einen Zeitraum von mehr als elf Monaten mit elektronischen Systemen arbeiteten, berichteten von höherer Zufriedenheit und einer geringeren Dokumentationsbelastung [12]. Echtzeit-Tools ermöglichten es zudem, unveränderte Routinen nicht wiederholt dokumentieren zu müssen, was die Motivation der Pflegekräfte deutlich steigerte.
„Der neue Prozess ist rund 35 Stunden pro Monat schneller und weniger fehleranfällig." – PubMed/Wolters Kluwer Health [14]
Besonders relevant für MDK-Prüfungen ist die Fähigkeit digitaler Systeme, Fehler wie Duplikate, Formatprobleme oder logische Unstimmigkeiten – beispielsweise bei Dosierungen – automatisch zu erkennen und zu korrigieren, bevor sie in die Akte übernommen werden [10][11]. Dies führt zu einer lückenlosen Dokumentation, die sich als zuverlässige Grundlage für Prüfungen bewährt. Die Ergebnisse dieser Studien zeigen, wie Echtzeit-Dokumentation nicht nur die Genauigkeit steigert, sondern auch die Ergebnisse bei Prüfungen verbessert.
Ein Universitätsklinikum in Köln hat zwischen November 2020 und August 2022 auf einer orthopädischen Station das elektronische Dokumentationssystem „Meona" (Mesalvo Freiburg GmbH) eingeführt. Der Wechsel von Papier- auf Digitaldokumentation hatte beeindruckende Auswirkungen auf die Erfassung essenzieller Basisdaten, die für MDK-Prüfungen von großer Bedeutung sind: Die Dokumentation der Körpergröße stieg von 27 % auf 85,3 %, die des Gewichts von 27 % auf 86 % und die Ernährungsdokumentation von 30 % auf 75 %. Diese Daten sind entscheidend für Risikoeinschätzungen und Qualitätsindikatoren bei MDK-Prüfungen [2].
Auch das Helios Klinikum München West hat zwischen Oktober und November 2021 digitale Module wie epaAC® und LEP® in sein Krankenhausinformationssystem integriert. Dieses Projekt, das 13 Stationen und 260 Mitarbeitende umfasste, zeigte ebenfalls positive Ergebnisse: 33,3 % der Pflegekräfte, die eine Veränderung bemerkten, bewerteten die digitale Übergabe als „besser". Der strukturierte Zugriff auf Patienteninformationen während der Schichtübergabe erleichterte die Einhaltung der Anforderungen an die Versorgungskontinuität [1].
Die folgende Tabelle verdeutlicht, welche Dokumentationsbereiche durch elektronische Systeme besonders profitieren:
| Dokumentationsbereich | Papierbasiert | Elektronisch (EMR) | Relevanz für MDK-Prüfung |
|---|---|---|---|
| Ernährung | 30 % | 75 % | Hoch (Ernährungsversorgung) |
| Körpergröße | 27 % | 85,3 % | Hoch (Risikobewertung/BMI) |
| Gewicht | 27 % | 86 % | Hoch (Mangelernährung/Dehydration) |
| Blutdruck | 84 % | 88,2 % | Stabil (Vitalzeichenüberwachung) |
Diese Ergebnisse zeigen, wie digitale Systeme gezielt dazu beitragen, Pflegeeinrichtungen auf die neuen MDK-Prüfrichtlinien vorzubereiten.
Ab 2026 rücken die neuen MDK-Prüfrichtlinien die tatsächliche Pflegequalität stärker in den Mittelpunkt – die reine Aktenführung reicht nicht mehr aus. Carola Engler, stellvertretende Vorsitzende des Medizinischen Dienstes Bund, erklärt dazu:
„Die Zeiten, in denen Pflegequalität vorrangig aus Aktenordnern beurteilt wird, gehen zu Ende." [19]
Mit Echtzeit-Dokumentation können Pflegeeinrichtungen sich optimal auf das neue „Fachgespräch" vorbereiten, bei dem Prüfer direkt mit dem Personal sprechen und fundierte, evidenzbasierte Antworten erwarten. Digitale Systeme ermöglichen es, Qualitätsindikatoren wie Sturzraten und Dekubitus halbjährlich automatisch zu erfassen und an eine zentrale Stelle zu übermitteln – eine Anforderung des Drei-Säulen-Modells der Qualitätsprüfung [16][17]. Die neue Bewertungsskala, die von A (keine Mängel) bis D (Mängel mit negativen Folgen) reicht, sorgt für mehr Transparenz und erhöht den Druck auf eine stets aktuelle und lückenlose Dokumentation [19].
Einrichtungen, die auf Echtzeit-Updates setzen, profitieren von strukturierten und sofort verfügbaren Daten, die nicht nur die Vorbereitung auf MDK-Prüfungen erleichtern, sondern auch die Qualitätssicherung im Alltag unterstützen.
dexter health bietet Pflegeeinrichtungen in Deutschland eine intelligente Unterstützung bei der Dokumentation, speziell abgestimmt auf die Anforderungen des Medizinischen Dienstes und die Strukturierte Informationssammlung (SIS). Die Hauptfunktionen, Sprachdokumentation und der SIS-Assistent, ermöglichen es dem Pflegepersonal, Leistungen direkt nach dem Bewohnerkontakt effizient und präzise zu erfassen.
Mit der Sprachdokumentation können Pflegekräfte Beobachtungen und Maßnahmen einfach per Spracheingabe festhalten. Diese Informationen werden automatisch strukturiert und in das bestehende Dokumentationssystem der Einrichtung integriert. Der SIS-Assistent hilft dabei, wichtige Aspekte wie Mobilität, Ernährung oder Schmerz systematisch zu dokumentieren – genau so, wie es die MDK-Prüfer während ihrer Überprüfungen erwarten [18].
Da MDK-Prüfungen oft nur einen Tag vorher angekündigt werden [16][21], ist eine aktuelle und vollständige Dokumentation entscheidend. Mit Echtzeit-Updates ermöglicht dexter health eine stets prüfungsbereite Dokumentation. Das reduziert den Stress kurzfristiger Anpassungen und minimiert Fehler, was wiederum die Effizienz im Pflegealltag steigert.
Die Lösungen von dexter health entlasten Pflegekräfte, indem sie manuelle Dokumentationsaufgaben reduzieren und gleichzeitig die Vollständigkeit sowie Nachvollziehbarkeit der Akten verbessern [1]. Besonders relevant wird dies im Hinblick auf die neuen MDK-Richtlinien ab 2026, die verstärkt die Ergebnisqualität und die tatsächliche Versorgungssituation in den Fokus rücken [20]. Mit dexter health können Einrichtungen diese Qualitätsaspekte in Echtzeit dokumentieren.
Pflegeeinrichtungen sind verpflichtet, halbjährlich Qualitätsindikatoren wie Sturzraten oder Dekubitus-Fälle zu melden [16][21]. Während der MDK-Prüfungen wird die Plausibilität dieser Daten anhand der täglichen Dokumentation einer Stichprobe von neun Bewohnern überprüft.
Die nahtlose Integration von dexter health in bestehende Pflegedokumentationssysteme und die Einhaltung strenger Datenschutzvorgaben gemäß EU-Richtlinien machen diese Lösung besonders attraktiv. Pflegeheime profitieren nicht nur von einer verbesserten Vorbereitung auf MDK-Prüfungen, sondern auch von einer spürbaren Erleichterung im Arbeitsalltag der Pflegekräfte.
Die vorgestellten Studien und Praxisbeispiele zeigen klar, wie wichtig Echtzeit-Updates in der Pflegedokumentation für MDK-Prüfungen sind. Manuelle Dokumentationen führen oft zu Lücken, die bei der Überprüfung der halbjährlichen Qualitätsindikatoren schnell auffallen. Diese Problematik wird durch die neuen, ergebnisorientierten Qualitätsprüfungs-Richtlinien (QPR), die ab dem 1. Juli 2026 für ambulante Pflegedienste verpflichtend gelten, noch relevanter[4]. Digitale Systeme zur strukturierten und automatisierten Erfassung erleichtern nicht nur die Einhaltung dieser Vorgaben, sondern verbessern auch die Kommunikation während der Prüfgespräche – ein zentraler Bestandteil moderner MDK-Audits[20][1].
KI-gestützte Lösungen, wie die von dexter health, bieten eine prüfungsbereite Dokumentation in Echtzeit, sodass stressige Last-Minute-Anpassungen entfallen. Durch die einfache Integration in bestehende Systeme und die Einhaltung der SIS-Vorgaben wird die Vorbereitung auf MDK-Prüfungen erheblich vereinfacht.
Wie die Daten und Beispiele in den vorherigen Abschnitten verdeutlichen, hängt der Erfolg bei MDK-Prüfungen maßgeblich davon ab, ob Pflegeeinrichtungen eine nachvollziehbare, vollständige und aktuelle Dokumentation vorlegen können[17]. Echtzeit-Updates sind daher der Schlüssel, um diese Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig die Pflegequalität nachhaltig zu sichern.
Echtzeit-Updates ermöglichen es, Pflegedaten sofort zu erfassen und zu synchronisieren. Das schließt nicht nur Dokumentationslücken, sondern reduziert auch Fehler. Das Ergebnis? Vollständige, aktuelle Informationen, die die Qualität der Pflegedokumentation deutlich verbessern.
Mit präziseren Daten werden Übergaben reibungsloser, und auch MDK-Prüfungen können davon profitieren. Eine lückenlose Dokumentation erleichtert den Alltag des Pflegepersonals erheblich und trägt dazu bei, die Versorgung der Pflegebedürftigen langfristig zu optimieren.
Unvollständige Pflegedokumentationen können erhebliche Auswirkungen auf MDK-Prüfungen haben. Sie mindern die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Pflegeplanung und erhöhen das Risiko für ungünstige Bewertungen.
Eine sorgfältige und lückenlose Dokumentation ist der Schlüssel, um Pflegeleistungen klar darzustellen und die Anforderungen des MDK zu erfüllen. Mithilfe von Echtzeit-Updates und digitalen Tools lässt sich die Dokumentationsqualität steigern, was den Prüfungsprozess spürbar erleichtert.
Digitale Pflegedokumentationslösungen wie dexter health helfen Pflegeeinrichtungen, sich besser auf MDK-Prüfungen vorzubereiten, indem sie die Qualität und Effizienz der Dokumentation deutlich verbessern. Pflegepläne können in Echtzeit aktualisiert werden, wodurch alle erbrachten Leistungen lückenlos und verständlich erfasst sind. Das erleichtert es den MDK-Prüfern, die benötigten Informationen schnell zu finden, und verringert gleichzeitig Rückfragen – was am Ende oft positivere Prüfungsergebnisse nach sich zieht.
Ein weiterer Vorteil: Digitale Systeme entlasten das Pflegepersonal, da sie den Dokumentationsaufwand reduzieren und die Zufriedenheit im Team erhöhen. Elektronische Übergaben sorgen zudem dafür, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen und ein einheitliches Bild der Pflegepraxis entsteht. Diese Vorteile machen digitale Lösungen zu einer wertvollen Unterstützung bei der Vorbereitung auf MDK-Prüfungen.
