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Klare, knappe Anleitung für Pflegekräfte: Dringlichkeit prüfen, SBAR nutzen, Anordnungen sofort dokumentieren und Schichtübergabe sichern.
Bei der Arztkommunikation aus dem Pflegeheim zählt für mich vor allem ein fester Ablauf: Dringlichkeit klären, Angaben sammeln, klar übermitteln, sofort dokumentieren und im Team weitergeben. So sinkt das Risiko für Rückfragen, Verzögerungen und Lücken in der Pflegedokumentation. Gerade weil in einem Heim mit 80 Bewohnerinnen und Bewohnern im Schnitt 93 Arzt-Pflege-Kontakte pro Monat anfallen, braucht es kurze Wege und klare Zuständigkeiten.
Im Alltag zeigt sich schnell, wo Fehler entstehen: 92 % der Hausärzte kommunizieren mit Pflegeeinrichtungen noch per Fax, 87 % per Telefon. Beides führt leicht zu Rückfragen, wenn Angaben fehlen oder mündliche Anweisungen nicht direkt notiert werden.
Für die Praxis vor Ort heißt das für mich:
Für Pflegefachkräfte, WBL und PDL ist vor allem eins hilfreich: klare Rollen im Ablauf. Die Pflegefachkraft führt den Kontakt und dokumentiert. Die WBL verfolgt offene Rückmeldungen nach. Die PDL greift ein, wenn Erreichbarkeit, Anordnungen oder Zuständigkeiten unklar bleiben.
Typische Schwachstellen sind meist schnell benannt:
Wenn ich diese Punkte im Team sauber halte, wird Arztkommunikation im Pflegeheim vor allem eines: klar, knapp und verlässlich umsetzbar.
Arztkommunikation im Pflegeheim: 5-Schritte-Ablauf
Im Pflegealltag treffen Zeitdruck und Dokumentationspflicht direkt aufeinander. Wenn Sie eine akute Veränderung bei Bewohnerinnen und Bewohnern wahrnehmen, brauchen Sie einen klaren Ablauf. Sie müssen Informationen rasch zusammentragen, die Dringlichkeit einschätzen und den Arztkontakt sicher anstoßen.
Der erste Schritt ist immer die Klärung der Dringlichkeit. Danach folgen die Vorbereitung des Arztkontakts, die Kontaktaufnahme selbst und die anschließende Dokumentation.
Nach der ersten Dringlichkeitsprüfung wählen Sie den passenden Kontaktweg. Klären Sie vor jedem Arztkontakt zuerst: akut oder planbar?
| Kriterium | Dringend | Nicht dringend |
|---|---|---|
| Auslöser | Akute Verschlechterung, starke Schmerzen, Fieber, Sturz mit Verletzungsverdacht, plötzliche Verwirrtheit, auffällige Vitalwerte | Rezeptanforderung, stabile Medikamentenfragen, offene Anordnungen, nicht akute Beobachtung |
| Antwortzeit | Sofort, in Minuten | Geplant, bis zum nächsten Besuch oder innerhalb von 24 Stunden |
| Kanal | Telefon (direkt) oder TI-Messenger mit Foto | KIM, Fax oder TI-Messenger (asynchron) |
| Nächster Schritt bei fehlender Rückmeldung | Hausarzt, Bereitschaftsdienst, Notarzt | Dokumentation in der Pflegedokumentation → Anfrage an die Praxis → geplanter Besuch |
Ein sofortiger Arztkontakt ist nötig bei akuter Zustandsverschlechterung, starken Schmerzen, Fieber, Sturz mit Verletzungsverdacht, deutlicher Wundverschlechterung, auffälligen Vitalwerten oder plötzlicher Verwirrtheit. Fehlt eine Bedarfsmedikation für Fieber, Schmerzen oder Unruhe, ist das ebenfalls dringend. [2][1]
Rufen Sie direkt an, wenn sofort geklärt werden muss, ob ein Hausbesuch ausreicht oder ob der Notarzt nötig ist. Kommt keine ärztliche Rückmeldung zustande, rufen Sie den Notarzt. [2]
Nicht dringende Anlässe sind Rezeptverlängerungen, stabile Medikamentenfragen, die Klärung bestehender Anordnungen und nicht akute Beobachtungsupdates. Nutzen Sie dafür KIM oder Fax und senden Sie die Anfrage mindestens einen Tag vor dem geplanten Besuch. [2][4]
Bei Wundveränderungen kann ein Foto über den TI-Messenger die ärztliche Entscheidung unterstützen. [1][3]
Danach sollten die relevanten Angaben vollständig vorliegen, damit Anruf oder Anfrage gezielt bearbeitet werden können.
Ist die Dringlichkeit geklärt, brauchen Sie für den Arztkontakt die nötigen Angaben vollständig und griffbereit. Vor dem Anruf sollten Befunde, Unterlagen und die interne Zuständigkeit geklärt sein.
Vor dem Kontakt müssen Name, Geburtsdatum sowie Wohnbereich oder Zimmer bekannt sein. Ebenso klar sein sollten der Anlass, der Beginn und der bisherige Verlauf der Beschwerden. Relevante Vitalwerte legen Sie am besten direkt bereit.
Bei Wunden oder Hautveränderungen hilft ein aktuelles Foto, damit der Arzt den Befund besser einschätzen kann.
Beschreiben Sie dabei nur die Veränderung, die im Vergleich zum vorherigen Zustand neu oder auffällig ist.
Vorliegen müssen der aktuelle Medikationsplan, die letzten Änderungen sowie Allergien und Unverträglichkeiten. Bei Bedarfsmedikation sollten Wirkstoff, Dosis, Häufigkeit und Dauer klar dokumentiert sein.
Legen Sie außerdem aktuelle Arztbriefe, Entlassungsberichte und Wundprotokolle bereit.
Vor dem Anruf muss intern feststehen:
| Informationskategorie | Konkrete Angaben |
|---|---|
| Bewohneridentität | Vollständiger Name, Geburtsdatum, Wohnbereich oder Zimmernummer |
| Aktueller Status | Hauptanlass, Beginn, Verlauf, relevante Vitalwerte |
| Medikation | Aktueller Plan, letzte Änderungen, Bedarfsmedikation mit Indikation, Dosierung, Häufigkeit und Dauer |
| Hintergrund | Relevante Diagnosen, Allergien, Unverträglichkeiten, aktueller Arztbrief oder Entlassungsbericht, Wundprotokoll |
| Interne Zuständigkeit | Verantwortliche Pflegefachkraft, Ansprechperson für Rückfragen, Weitergabe der Anordnung |
So lässt sich der Arztkontakt im nächsten Schritt klar und vollständig führen.
Sind alle Angaben zusammengestellt, zählt die klare Übermittlung. Dafür eignet sich das SBAR-Schema: Situation, Hintergrund, Einschätzung und Empfehlung. So bleibt die Anfrage kurz und vollständig. Die Praxis erhält die nötigen Informationen auf einen Blick, ohne unnötige Rückfragen.
Nennen Sie am Anfang Ihren Namen, die Einrichtung, den Wohnbereich und den Anlass. Danach folgen die Informationen in der SBAR-Struktur, knapp und in wenigen Sätzen:
Nennen Sie möglichst genaue Werte statt ungenauer Aussagen wie „es geht ihm nicht gut“. Gemeint sind zum Beispiel Fieber 39,2 °C, Blutdruck 90/60 mmHg oder Blutzucker 3,2 mmol/l.
Lesen Sie die Anordnung am Ende vollständig zurück, zum Beispiel: „Zur Bestätigung: Ich erhöhe den Sauerstoff auf 4 Liter und Sie kommen in 30 Minuten." Erst nach Bestätigung durch den Arzt wird die Anordnung dokumentiert. Mündliche Anweisungen, die nicht sofort notiert werden, machen die Übergabe an die nächste Schicht schwerer. [2]
Für planbare Anliegen gilt schriftlich derselbe Grundsatz: kurz, vollständig und auf die konkrete Handlung ausgerichtet.
Liegen alle Angaben vor, können Sie dieselben Fakten auch schriftlich knapp weitergeben. Bei planbaren Anliegen, etwa Folgerezepten, der Verlaufskontrolle einer bekannten Wunde oder Therapieanpassungen, ist eine schriftliche Anfrage oft passender als ein Telefonat. Sie hilft, Rückfragen zu senken, und eignet sich gut für planbare Anliegen. Dafür kommen Fax oder KIM infrage.
Eine schriftliche Anfrage muss enthalten: was beobachtet wurde, seit wann, welche Messwerte vorliegen, welche Maßnahmen bereits ergriffen wurden, welche Medikamente aktuell gegeben werden und was konkret angefragt wird. Das kann zum Beispiel eine Verordnung, eine Dosisanpassung oder ein Hausbesuch sein.
| Pflichtelement | Beispiel |
|---|---|
| Ereignis/Symptom | Rötung und Sekretion an der Ferse |
| Zeitraum | Erstmals heute Morgen aufgefallen, seit gestern zunehmend |
| Messwerte | Aktuelle Vitalzeichen mit konkreten Werten, zum Beispiel Temperatur und Blutdruck |
| Bisherige Maßnahmen | Druckentlastung und Wundversorgung eingeleitet |
| Aktuelle Medikation | Aktueller Medikationsplan und Bedarfsmedikation liegen vor |
| Konkrete Anfrage | Bitte um Wundbeurteilung und Entscheidung über einen Hausbesuch |
Bei Bedarfsmedikation muss die schriftliche Anordnung des Arztes Wirkstoff, Dosis, maximale Häufigkeit, Indikation und Dauer enthalten. Fehlen diese Angaben, ist die Anordnung unvollständig. [2]
Nach der Rückmeldung aus der Praxis oder nach dem Arztkontakt wird aus einer Anfrage erst durch saubere Dokumentation eine umsetzbare Anordnung. Direkt nach dem Gespräch gilt: Die Anordnung muss sofort in der Pflegedokumentation festgehalten und an die Folgeschicht übergeben werden.[1]
Jeder Eintrag nach einem Arztkontakt muss vollständig und prüfbar sein. Gerade bei Wundversorgung, Therapieänderungen und Bedarfsmedikation dürfen keine Angaben fehlen.
| Pflichtfeld | Beispiel |
|---|---|
| Datum und Uhrzeit | 29.07.2026, 14:30 Uhr |
| Arztkontakt | Name der Ärztin oder des Arztes, Praxis oder Klinik |
| Kontaktanlass | Verschlechterung einer Wunde, neuer Schmerz, Sturzereignis |
| Gemeldete Beobachtungen | Vitalwerte, Symptome, sichtbare Veränderungen |
| Genaue Anordnung | Wirkstoff, Dosis, Applikationsweg, Häufigkeit, Dauer |
| Rücklesung dokumentiert und bestätigt | Anordnung wurde zurückgelesen und vom Arzt bestätigt |
| Eingeleitete Maßnahmen | Sofortmaßnahmen, die bereits umgesetzt wurden |
| Offene Rückfragen | Rückruf ausstehend, weitere Rückfrage offen |
| Geplante Verlaufskontrolle | Zeitpunkt der nächsten Beurteilung |
Damit in der Übergabe nichts verloren geht, braucht jede Rolle einen klaren nächsten Schritt.
Die führende Pflegefachkraft dokumentiert sofort und gibt die Information an die Folgeschicht weiter. Die WBL prüft, ob der Eintrag vollständig ist und ob offene Rückrufe weiterverfolgt werden. Die PDL wird einbezogen, wenn eine Ärztin oder ein Arzt in einer dringenden Situation nicht erreichbar ist, Anordnungen unklar oder widersprüchlich sind oder sich der Zustand einer Bewohnerin oder eines Bewohners trotz eingeleiteter Maßnahmen weiter verschlechtert.[1]
| Rolle | Aufgabe | Zeitpunkt |
|---|---|---|
| Pflegefachkraft | Dokumentation des Kontakts, Rücklesung, Weitergabe an die nächste Schicht | Unmittelbar nach dem Arztkontakt |
| Nächste Schicht | Neue Einträge prüfen, Anordnungen umsetzen, Verlauf beobachten | Zu Schichtbeginn |
| WBL | Vollständigkeit prüfen, offene Rückrufe nachverfolgen | Laufend |
| PDL | Eskalation bei fehlendem Feedback, unklaren Anordnungen oder Verschlechterung | Bei Bedarf |
Erfolgt kein Rückruf oder verschlechtert sich der Zustand trotz Maßnahme, eskaliert die WBL an die PDL.
Damit Anruf, Dokumentation und Übergabe auch unter Zeitdruck sauber ablaufen, braucht das Team feste Zuständigkeiten und eine kurze Checkliste.
Wenn Dringlichkeit, Rücklesung und Dokumentation geklärt sind, braucht es im Alltag klare Rollen. So weiß jede Person im Team, wer was übernimmt.
Die Pflegefachkraft führt den Kontakt im direkten Ablauf, liest Anordnungen zurück und dokumentiert sofort. Die Wohnbereichsleitung (WBL) koordiniert Termine, prüft unklare oder kritische Fälle und plant Personal für anstehende Maßnahmen ein. Die Pflegedienstleitung (PDL) sorgt für verbindliche Abläufe im Haus, klärt Zuständigkeiten und greift ein, wenn es wiederholt zu Störungen kommt.
| Schritt | Hauptverantwortung |
|---|---|
| Vorbereitung | Pflegefachkraft |
| Kontaktaufnahme (SBAR) | Pflegefachkraft |
| Dokumentation | Pflegefachkraft (sofort) |
| Übergabe | Pflegefachkraft (Schicht zu Schicht) |
| Vollständigkeit prüfen | WBL |
| Eskalation bei Ablaufproblemen | PDL |
Klare Rollen vermeiden typische Brüche im Ablauf. Das gilt vor allem für die Vorbereitung, die Rückmeldung und den Schichtwechsel.
Im Alltag sind es oft wenige, wiederkehrende Punkte, die zu Unsicherheit führen:
Den Arzt sollten Sie sofort anrufen, wenn ein medizinischer Notfall vorliegt oder eine akute ärztliche Einschätzung nötig ist. Ziel ist, schwere gesundheitliche Folgen zu vermeiden und unnötige Krankenhauseinweisungen nach Möglichkeit zu verhindern. Das gilt immer dann, wenn eine Bewohnerin oder ein Bewohner Symptome zeigt, die umgehend ärztlich beurteilt werden müssen.
Weniger dringliche Anliegen sollten Sie möglichst über dokumentierte digitale Kanäle weitergeben, wenn diese in Ihrer Einrichtung und in der Arztpraxis vorhanden sind. Dazu zählen zum Beispiel Wundfotos, kurze Statusrückfragen oder Rezepte. Geeignet sind hier etwa TI-Messenger oder KIM.
Bei ausbleibendem Rückruf ist eine strukturierte Eskalation nötig. Prüfen Sie zuerst den Kommunikationsweg. Ist die Arztpraxis telefonisch nicht erreichbar, nutzen Sie bei dringlichen Anliegen dokumentierte asynchrone Kanäle wie TI-Messenger oder KIM, sofern diese in Ihrer Einrichtung vorhanden sind.
Bleibt der Rückruf weiter aus, ziehen Sie bei einem kritischen Rückstand die Wohnbereichsleitung oder Pflegedienstleitung hinzu. Halten Sie Anlass und Zeitpunkt des Kontaktversuchs in der Pflegedokumentation fest.
Anordnungen im Schichtwechsel sichern Sie rechtssicher und vollständig, wenn Sie mündliche Absprachen konsequent schriftlich oder digital dokumentieren.
Bei Anordnungen in Echtzeit, zum Beispiel bei Änderungen der Medikation oder der Wundversorgung, nutzen Sie datenschutzkonforme Kommunikationswege. Vermeiden Sie handschriftliche Notizen auf Faxvorlagen. Wichtige Anordnungen und Therapieänderungen müssen in der Pflegedokumentation so festgehalten sein, dass die nächste Schicht sie jederzeit einsehen kann.
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