Jetzt loslegen
KI-gestützte Spracherkennung automatisiert Schichtübergaben, reduziert Dokumentationszeit, minimiert Fehler und sichert Compliance nach PpUGV.
Die Pflegebranche steht unter Druck: Zeitmangel, hohe Anforderungen und fehleranfällige Prozesse prägen den Alltag. Automatisierte Schichtübergabeprotokolle bieten eine Lösung, indem sie die Dokumentationszeit drastisch reduzieren und die Qualität der Informationsweitergabe verbessern.
Die Einführung solcher Lösungen bietet nicht nur Zeitgewinn, sondern erhöht auch die Pflegequalität und Mitarbeiterzufriedenheit.
Zeitersparnis durch automatisierte Schichtübergabeprotokolle in der Pflege
Die Automatisierung von Schichtübergabeprotokollen bringt spürbare Verbesserungen für den Pflegealltag. Pflegekräfte verbringen derzeit zwischen 20 % und 50 % ihrer Arbeitszeit mit der Dokumentation in elektronischen Patientenakten [8]. Durch automatisierte Systeme sinkt dieser Aufwand erheblich, sodass mehr Zeit für die direkte Betreuung der Bewohner bleibt.
Die manuelle Erstellung von Übergabeprotokollen ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch anfällig für Fehler. Traditionelle Prozesse umfassen oft mehrere Schritte, wie das Übertragen von Pflegeschichten in Zeitblöcke oder das Zusammenführen von Daten aus verschiedenen Systemen [4].
Ein Beispiel aus Deutschland: Ein Krankenhaus mit 650 Betten führte 2021 die Business-Intelligence-Plattform Qlik Sense ein, um die Dokumentation der Pflegepersonaluntergrenzen (PpUGV) zu automatisieren. Das System las Daten aus Personal- und Bewohnerverwaltungssystemen ein und berechnete automatisch die relevanten Kennzahlen. Das Ergebnis: Der Dokumentationsprozess wurde 35 Stunden pro Monat schneller, verglichen mit der vorherigen manuellen Excel-Methode [4]. Oliver Haas von der Technischen Hochschule Amberg-Weiden beschreibt den Vorteil so:
„Die Dokumentationsfunktion liest automatisch die erforderlichen Informationen und berechnet die Dokumentation korrekt." [4]
Studien zeigen, dass prozessorientierte Lösungen die Dokumentationszeit pro Schicht um mehr als 60 % reduzieren können [6]. In manchen Fällen, etwa durch den Einsatz generativer KI in Pflegeinformationssystemen, war sogar eine Zeitersparnis von über 99 % möglich [5]. Neben der Zeitersparnis wird auch die Qualität der Dokumentation durch standardisierte Prozesse verbessert.
Automatisierte Systeme reduzieren menschliche Fehler durch standardisierte Vorlagen und direkte Integration in bestehende Systeme. Frameworks wie SBAR (Situation, Background, Assessment, Recommendation) gewährleisten, dass alle wichtigen klinischen Informationen konsistent und vollständig erfasst werden [8].
KI-Modelle können zudem Dialekte und Akzente berücksichtigen, was besonders bei internationalem Pflegepersonal hilfreich ist [7]. Large Language Models (LLMs) gleichen Übergabeinformationen mit objektiven Daten wie Laborwerten oder Behandlungsänderungen ab, um die Genauigkeit zu sichern [8]. Durch kontinuierliches Feedback werden diese Systeme immer präziser [7].
Die Automatisierung erleichtert auch die Einhaltung regulatorischer Anforderungen, die Pflegeeinrichtungen oft vor große Herausforderungen stellen. Beispielsweise verlangt die Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV) eine präzise Dokumentation der Personalbesetzung. Automatisierte Systeme berechnen dabei komplexe Vorgaben, wie das Patienten-Pflege-Verhältnis, korrekt, indem sie Pflegeschichten proportional auf die gesetzlich definierten Stunden verteilen [4].
Nichteinhaltung kann teuer werden: Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen, die Personaluntergrenzen nicht korrekt melden oder unvollständig dokumentieren, riskieren Bußgelder von bis zu 20.000 € [4].
Interaktive Dashboards helfen Pflegemanagern, den Überblick zu behalten. Sie ermöglichen es, Defizite zu erkennen und die Einhaltung der Vorgaben sicherzustellen, bevor die Daten an Aufsichtsbehörden wie den Medizinischen Dienst übermittelt werden [3][4]. Unterstützt wird diese Entwicklung durch das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG), das 4,3 Milliarden Euro für die Digitalisierung bereitstellt, darunter auch für automatisierte und sprachbasierte Dokumentationssysteme [1].
dexter health ist ein KI-Copilot, der nahtlos in Ihre bestehende Pflegedokumentationssoftware integriert wird. Das bedeutet: Ihr Team bleibt in der gewohnten Umgebung, ohne zwischen Programmen wechseln zu müssen. Mithilfe von Spracherkennung erfasst das System Beobachtungen und Interaktionen mit Bewohnern, strukturiert diese und überträgt sie automatisch in Ihr Hauptsystem [9].
Die Plattform wurde speziell für Pflege- und Behinderteneinrichtungen in Deutschland entwickelt [9]. Die Integration erfolgt über Schnittstellen zu gängigen Dokumentationssystemen. Um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert, wird das System zunächst in einem Pilotprojekt auf einer Station getestet, bevor es in der gesamten Einrichtung eingeführt wird. Eine solche Vernetzung mit bestehenden Systemen ist heute ein zentraler Bestandteil moderner Pflegelösungen [1].
Die Spracherkennung von dexter health ist speziell für den Pflegealltag optimiert und funktioniert auch offline – eine praktische Lösung bei schwacher Internetverbindung [7]. Pflegekräfte können ihre Beobachtungen direkt am Bewohnerbett per Sprache erfassen, ohne dass aufwendige Schulungen nötig sind [9]. Das System erkennt verschiedene Dialekte und Akzente, was besonders bei internationalem Pflegepersonal von Vorteil ist [7].
„Der KI-Assistent generiert aus der Spracheingabe strukturierte Dokumentationseinträge, die direkt in die bestehenden Dokumentationssysteme der jeweiligen Pflegeeinrichtung übertragen werden." – DFKI (Deutsches Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz) [7]
Nach der Integration unterstützt der SIS-Assistent die Qualitätsanforderungen Ihrer Einrichtung. Er hilft bei der Strukturierten Informationssammlung (SIS), indem er strukturierte Felder wie Anamnese, Risikoeinschätzung und Maßnahmenplanung ausfüllt [9]. Dadurch bleibt Ihre Dokumentation stets prüfkonform und entspricht den Anforderungen des Medizinischen Dienstes – ganz ohne manuelle Eingaben.
Die KI erstellt aus den erfassten Sprachdaten automatisch strukturierte Schichtübergabeprotokolle. Vor der Übergabe können diese Protokolle schnell überprüft und angepasst werden. Mithilfe interaktiver Dashboards lassen sich außerdem Bewohner- und Personaldaten analysieren, bevor Berichte an Aufsichtsbehörden weitergeleitet werden [4]. Diese optimierten Protokolle legen den Grundstein für kontinuierliche Verbesserungen.
Das System verbessert sich durch kontinuierliches Feedback selbstständig: Mit der Zeit wird die Erkennungs- und Strukturierungsgenauigkeit immer präziser [7]. Vergleichen Sie die Dokumentationszeiten vor und nach der Einführung, um die Zeitersparnis zu messen. Befragungen können dabei helfen, die Qualität der Informationsweitergabe sowie die Effizienz und Zufriedenheit im Team zu bewerten.
„Pflegekräfte gewinnen wertvolle Zeit, Pflegedienstleitungen verbessern die Qualität, und Betreiber profitieren von höherer Mitarbeiterzufriedenheit und effizienteren Prozessen." – dexter health [9]
Die Einführung neuer Software muss nicht bedeuten, dass Ihr Team alles neu lernen muss. dexter health wurde so entwickelt, dass es sich mühelos in die bestehenden Prozesse deutscher Pflegeeinrichtungen einfügt. Dabei werden wichtige lokale Anforderungen wie das Pflegerische Informationsobjekt (PIO) und die Telematikinfrastruktur (TI) berücksichtigt [2]. Ihre Pflegekräfte können weiterhin in der gewohnten Dokumentationssoftware arbeiten – nur effizienter und mit weniger Aufwand. Diese nahtlose Integration sorgt für einen optimierten Informationsfluss und bringt spürbare Erleichterungen.
Dank standardisierter Schnittstellen wie HL7 FHIR und HL7 CDA wird ein sicherer und präziser Datenaustausch ermöglicht [2][10]. Die Übertragung erfolgt über KIM (Kommunikation im Medizinwesen), den offiziellen Dienst der deutschen Telematikinfrastruktur [2]. Dabei werden alle Daten gemäß den Anforderungen der DSGVO und des deutschen Patientendatenschutzgesetzes verarbeitet, was den Schutz sensibler Gesundheitsinformationen sicherstellt [2]. Diese robuste Datenverarbeitung ist das Fundament für alle automatisierten Abläufe.
Die Datenübertragung erfolgt in Echtzeit: Sprachnotizen zur Medikamentengabe werden sofort in die elektronische Bewohnerakte synchronisiert, Übergaben zwischen Schichten aktualisieren automatisch strukturierte Felder, und Wunddokumentationen inklusive Fotos landen direkt im digitalen Bewohnerchart. Diese direkte Integration spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Übertragungsfehler.
Manuelle Dateneingabe kostet wertvolle Zeit und bindet unnötig Ressourcen [2]. Mit der Automatisierung entfällt die doppelte Eingabe vollständig. Laut Umfragen befürworten 70 % der Pflegekräfte die digitale Übermittlung von Dokumenten [2]. Automatisierte Dokumentationssysteme bieten hier deutliche Zeiteinsparungen im Vergleich zu traditionellen, manuellen Prozessen [3].
Das Ergebnis? Eine einzige sprachbasierte Dokumentation reicht aus, um alle relevanten Systeme zu aktualisieren – Mehrfacheingaben gehören der Vergangenheit an. So bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt: die Pflege.
Automatisierung ist ein mächtiges Werkzeug, aber sie entfaltet ihr volles Potenzial nur durch gezielte Anwendung und stetige Anpassung. Mit den richtigen Strategien – von maßgeschneiderten Vorlagen über gezielte Schulungen bis hin zur Erfolgskontrolle – können Sie sicherstellen, dass der neue Workflow optimal funktioniert und die gewünschten Vorteile bringt.
Standardvorlagen sind ein guter Start, aber sie sollten an die spezifischen Abläufe und Bedürfnisse Ihrer Einrichtung angepasst werden. Strukturen wie SBAR (Situation, Background, Assessment, Recommendation) bieten eine solide Grundlage, die durch einrichtungsspezifische Elemente ergänzt werden kann. Zum Beispiel benötigt ein Demenzbereich andere Schwerpunkte als eine Intensivstation [8].
Im Sicherheitsbereich sollten kritische Parameter wie Laborwerte, Allergien oder Sturzrisiken automatisch hervorgehoben werden, um wichtige Informationen nicht zu übersehen und Alarmmüdigkeit zu vermeiden [8]. Auch die „Strukturierte Informationssammlung" (SIS) lässt sich durch KI innerhalb weniger Minuten erstellen, was die Einhaltung deutscher Dokumentationsstandards erheblich erleichtert [11]. Eine gute Vorlage deckt alle relevanten Bereiche ab: Bewohnerprofil, aktuelle Situation, Sicherheitshinweise und konkrete Handlungsempfehlungen mit Zeitangaben [8].
Technologie kann nur dann entlasten, wenn sie sicher und effektiv genutzt wird. Eine stufenweise Einführung der neuen Funktionen, unterstützt durch praktische Workshops, ist daher entscheidend. In diesen Workshops können Pflegekräfte die Sprachdokumentation direkt am Tablet üben und sich mit der Technologie vertraut machen [13]. Technikaffine Mitarbeiter können als Mentoren fungieren und den Übergang erleichtern [13]. Eine dreimonatige Pilotphase in ausgewählten Bereichen hilft, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor das System in der gesamten Einrichtung eingesetzt wird [12].
Digitale Lernplattformen bieten zusätzliche Unterstützung, sowohl für die kontinuierliche Weiterbildung als auch für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter [13]. Eine offene und unterstützende Lernumgebung ist besonders wichtig, um Ängste vor der neuen Technologie abzubauen. Angesichts der Tatsache, dass Pflegekräfte derzeit 20 % bis 50 % ihrer Arbeitszeit mit Dokumentation verbringen [8], wird schnell klar, wie viel Zeit für die direkte Bewohnerbetreuung durch Automatisierung zurückgewonnen werden kann.
Damit die Automatisierung tatsächlich den gewünschten Nutzen bringt, ist eine kontinuierliche Erfolgskontrolle unverzichtbar. Ohne klare Messungen bleibt unklar, ob die neuen Prozesse tatsächlich effektiv sind. Es empfiehlt sich, konkrete Kennzahlen zu erfassen: Wie viel Dokumentationszeit wird pro Schicht eingespart? Wie oft treten Übertragungsfehler auf? Und wie viele zusätzliche Stunden stehen monatlich für die Pflege zur Verfügung?
Echtzeit-Dashboards können dabei helfen, diese Kennzahlen im Blick zu behalten und den Fortschritt zu dokumentieren [8][1]. Nur durch regelmäßiges Tracking und gezielte Anpassungen kann das volle Potenzial der Automatisierung ausgeschöpft werden. So wird auch sichergestellt, dass gesetzliche Vorgaben wie die Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV) zuverlässig eingehalten werden [3][4].
Die Automatisierung von Schichtübergabeprotokollen verändert den Pflegealltag spürbar. Derzeit verbringen Pflegekräfte zwischen 20 % und 50 % ihrer Arbeitszeit mit Dokumentationsaufgaben – Zeit, die dann für die direkte Betreuung der Bewohner fehlt [8]. KI-gestützte Lösungen können diese Dokumentationszeit um mehr als 99 % verringern [5], während gleichzeitig Fehler durch manuelle Eingaben minimiert werden [3].
Wie bereits erläutert, geht es bei der Automatisierung nicht nur um Zeitersparnis. Sie verbessert auch die Qualität der Daten und stellt sicher, dass regulatorische Vorgaben eingehalten werden. Diese Effizienzsteigerung wirkt sich positiv auf nachfolgende Prozesse aus. Automatisierte Systeme sorgen für eine höhere Dokumentationsqualität, entlasten Pflegekräfte durch klare Zusammenfassungen und heben wichtige Informationen wie Sturzrisiken oder Laborwerte hervor [8]. Ein weiterer Vorteil: Sie helfen, gesetzliche Anforderungen – wie die Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV) – einzuhalten und schützen so vor möglichen Sanktionen von bis zu 20.000 € [4].
„Methoden zur Verkürzung der Dokumentationszeit können helfen, Zeit freizusetzen, die für Aufgaben genutzt werden kann, die sich auf die Krankenhausversorgung auswirken." – Oliver Haas, MSc, Technische Hochschule Amberg-Weiden [4]
Damit diese Vorteile realisiert werden können, kommt es auf die praktische Umsetzung an: Standardisierte Vorlagen, wie das SBAR-Prinzip, gezielte Schulungen für das Team und ein kontinuierliches Monitoring der Ergebnisse sind entscheidend. Durch Automatisierung lassen sich monatlich rund 35 Stunden einsparen – Zeit, die dann für die persönliche Betreuung der Bewohner genutzt werden kann [3] [4].
Um effektiv arbeiten zu können, benötigt die KI patientenspezifische Daten. Dazu gehören medizinische Informationen, der individuelle Pflegebedarf, Inhalte von Gesprächen sowie spezifische Handhabungen. Ergänzend kommen strukturierte Protokolle zum Einsatz, um ein genaues und detailliertes Übergabeprotokoll zu erstellen. Diese Daten sorgen dafür, dass die Dokumentation nicht nur präzise, sondern auch effizient erfolgt.
Die Sicherheit bei der Sprachdokumentation steht und fällt mit der technischen Umsetzung und der strikten Einhaltung der DSGVO. Hier sind zwei wesentliche Maßnahmen, die den Schutz der Daten gewährleisten können:
Diese Ansätze sorgen nicht nur für die Integrität der Daten, sondern minimieren auch Datenschutzrisiken, indem sie sicherstellen, dass die Verarbeitung in geschützten und kontrollierten Umgebungen erfolgt.
Die Implementierung einer KI-basierten Schichtübergabe in einer Einrichtung kann mehrere Wochen bis hin zu einigen Monaten in Anspruch nehmen. Wie lange es genau dauert, hängt maßgeblich von der Komplexität der Integration sowie vom Schulungsbedarf des beteiligten Personals ab.
