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Sprachdokumentation und KI‑SIS entlasten Pflegekräfte, sichern DSG‑EKD‑konformen Datenschutz und verbessern Pflegequalität.
Die Diakonie steht vor zwei zentralen Herausforderungen: steigendem Fachkräftemangel und wachsender Dokumentationslast. Mit der Diakonie 4.0-Strategie setzt sie auf Digitalisierung, um Pflegekräfte zu entlasten und die Pflegequalität zu sichern.
Mit gezielten Pilotprojekten, enger Zusammenarbeit mit der MAV und klaren Datenschutzstandards gelingt die Einführung reibungslos. Digitalisierung wird so zum Werkzeug, um den diakonischen Auftrag besser umzusetzen und die Pflege zukunftssicher zu gestalten.
Die Diakonie 4.0-Strategie steht für mehr als nur einen modernen Ansatz – sie ist ein klares Signal, dass Digitalisierung eine Investition in Qualität und Zukunft ist, nicht bloß ein Mittel zur Kostensenkung. Elke Ronneberger, Vorständin für Sozialpolitik bei der Diakonie Deutschland, bringt es auf den Punkt:
"Digitalisierung in der Pflege bietet großes Potenzial - von Telepflege über sprachgestützte Dokumentation bis zur digitalen Abrechnung. Entscheidend ist, dass die Technik die professionelle Pflege unterstützt und nicht durch reine Kostenkriterien bestimmt wird." [1]
Diese Perspektive hebt die Diakonie von einer rein effizienzorientierten Digitalisierung ab. Die drei technologischen Schwerpunkte – Telepflege, sprachgestützte Dokumentation und digitale Abrechnung – sollen nicht nur Arbeitsabläufe verbessern, sondern auch den Fokus auf die eigentliche Pflege zurückbringen. Doch wie wird diese Vision in der Praxis umgesetzt? Ein Blick auf Organisation und Arbeitsalltag liefert Antworten.
Die eigenständigen Landeskirchen und Diakonischen Werke auf regionaler Ebene schaffen Raum für schnelle, lokale Entscheidungen. Ein Beispiel ist die Johannesstift Diakonie, die an 80 Standorten mit 11.400 Mitarbeitenden arbeitet und eine Vielzahl unterschiedlicher IT-Systeme nutzt [4]. Diese Vielfalt bietet Möglichkeiten für Innovation: Einrichtungen können neue digitale Ansätze testen, ohne auf zentrale Genehmigungen warten zu müssen.
Doch diese dezentrale Struktur bringt auch Herausforderungen mit sich. Einheitliche Standards lassen sich schwerer durchsetzen. K. Hemberger von der Kirchlichen Sozialstation Eberbach mahnt:
"Digitalisierung schreitet sehr schnell voran, und Stillstand bedeutet Rückschritt." [3]
Die Lösung? Erfolgreiche Ansätze dokumentieren und teilen, damit alle Werke von lokalen Fortschritten profitieren können, ohne ihre Eigenständigkeit zu verlieren. Es braucht standardisierte, aber dennoch flexible Lösungen, die sowohl technische Innovationen als auch den diakonischen Auftrag berücksichtigen.
Die regionale Flexibilität der Diakonie ermöglicht es, ihre Werte auch in der digitalen Transformation zu wahren. Ein Beispiel dafür ist die sprachgestützte Dokumentation, die Pflegekräften mehr Gestaltungsfreiheit bei ihrer Arbeit gibt. Sie können selbst entscheiden, wie und wann sie dokumentieren, statt sich an starre Vorgaben zu halten.
Diese Technologie fördert die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden, indem sie individuell anpassbare Prozesse bietet. Die Abläufe werden vereinfacht, wodurch mehr Zeit für die direkte Pflege bleibt. Hier wird Technologie nicht als Mittel zur Kontrolle gesehen, sondern als Werkzeug, das die professionelle Autonomie stärkt – ganz im Sinne des diakonischen Auftrags, Menschen zu unterstützen und zu befähigen.
Sprachdokumentation bedeutet, dass Pflegekräfte ihre Einträge direkt nach dem Kontakt per Sprache in ein Smartphone aufnehmen, anstatt später alles manuell einzutragen. Die Spracherkennung wandelt das Gesprochene in Text um und überträgt es automatisch in die elektronische Pflegedokumentation. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für genauere Einträge, da die Informationen sofort erfasst werden – bevor wichtige Details vergessen werden. Diese Methode reduziert den Nachbearbeitungsaufwand erheblich.
Im Gegensatz zu bekannten Verbraucherlösungen wie Siri oder Alexa erfolgt die Verarbeitung bei professionellen Sprachdokumentationssystemen direkt auf dem Smartphone und nicht in der Cloud [5]. Zudem sind diese Systeme in der Lage, verschiedene Dialekte zu erkennen, was insbesondere internationalen Fachkräften die Arbeit erleichtert.
Datensicherheit hat bei der Einführung von Sprachdokumentation oberste Priorität. Diakonische Einrichtungen müssen die Vorgaben des Datenschutzgesetzes der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) einhalten, das sich von der DSGVO und dem KDG der Caritas unterscheidet. Die eingesetzten Lösungen müssen daher sowohl den allgemeinen Datenschutzvorgaben als auch den kirchlichen Anforderungen gerecht werden [5].
Das bedeutet konkret:
Um Sicherheitsrisiken zu minimieren, erhalten die Mitarbeitenden speziell ausgestattete Dienst-Smartphones. Das Konzept "Bring Your Own Device" wird bewusst ausgeschlossen. Alle Aufnahmen werden lokal verschlüsselt gespeichert und nur über gesicherte Verbindungen mit dem Hauptsystem synchronisiert. Während der Pilotphase überwacht der Datenschutzbeauftragte den gesamten Prozess, um die Einhaltung der Standards zu garantieren. Ebenso wird die Mitarbeitendenvertretung (MAV) nach dem MVG-EKD frühzeitig eingebunden, um arbeitsrechtliche Vorgaben zu berücksichtigen.
Sobald die Datenschutzanforderungen erfüllt sind, liegt der Fokus auf der Integration in bestehende Systeme. Moderne Sprachtools bieten standardisierte und zertifizierte Schnittstellen, die sicherstellen, dass alle Daten korrekt verarbeitet und in den digitalen Bewohnerakten abgelegt werden. Dies verhindert nicht nur manuelle Übertragungsfehler, sondern auch die Entstehung von Datensilos.
Durch diese Effizienzsteigerung lassen sich pro Mitarbeitendem und Schicht 20 bis 30 Minuten einsparen [5]. Diese gewonnene Zeit kann direkt für die Betreuung und den persönlichen Kontakt mit den Bewohnenden genutzt werden. Außerdem bieten die präzisen Echtzeiteinträge Vorteile bei Qualitätsprüfungen durch den Medizinischen Dienst (MD), da sie verlässlicher und aktueller sind als nachträgliche Notizen.
Die Einführung der Sprachdokumentation erleichtert zudem die Vorbereitung auf zukünftige Anforderungen, wie die verpflichtende TI-Anbindung (ab 1. Juli 2025) und die elektronische Abrechnung über KIM (ab Dezember 2026) [2].
Vergleich: Manuelle vs. KI-gestützte SIS-Dokumentation in der Pflege
Die Strukturierte Informationssammlung (SIS) bildet das Herzstück der Pflegeplanung. Hier können KI-Assistenten eine große Hilfe sein: Sie erfassen automatisch Anamnese und Risikoeinschätzungen, während die endgültigen Entscheidungen natürlich bei den Pflegekräften bleiben. Dabei steht die Förderung und Erhaltung der Selbstständigkeit der Bewohnenden im Fokus – ein zentraler Auftrag der diakonischen Pflege [2].
Besonders bei der Erstanamnese und den regelmäßigen Risikoeinschätzungen zeigt sich der Nutzen dieser Technologie. Pflegekräfte können ihre Beobachtungen direkt per Spracheingabe festhalten, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Genauigkeit erhöht [2]. Die KI strukturiert die Eingaben automatisch gemäß den SIS-Vorgaben und ordnet sie den entsprechenden Themenfeldern zu. Auch Dialekte und Akzente werden zuverlässig erkannt – ein Pluspunkt für internationale Fachkräfte.
Diese automatisierte Strukturierung verbessert die Pflegeplanung und sorgt für eine höhere Qualität in der Dokumentation.
Die Maßnahmenplanung wird durch KI-gestützte SIS-Assistenten deutlich effizienter. Informationen, die über sichere Kommunikationskanäle wie KIM oder TI-Messenger übertragen werden, können automatisiert verarbeitet werden, wodurch manuelle Übertragungsfehler der Vergangenheit angehören [2]. Das System reduziert redundante Eingaben und vermeidet fehleranfällige Doppelungen.
Eine präzisere Dokumentation zahlt sich besonders bei Prüfungen durch den Medizinischen Dienst aus. Zeitnah und korrekt erfasste Einträge sind wesentlich nachvollziehbarer als nachträglich hinzugefügte Notizen. Bereits 85 % der diakonischen Einrichtungen setzen auf elektronische Pflegedokumentation, und 75 % erwarten eine bessere Koordination durch digitale Lösungen [2].
Ein Vergleich der herkömmlichen Arbeitsweise mit KI-gestützten Prozessen zeigt die Vorteile deutlich:
| Merkmal | Manueller SIS-Workflow | KI-gestützter SIS-Workflow |
|---|---|---|
| Erfassungsort | Stationärer PC im Dienstzimmer | Mobil direkt am Bewohnerzimmer |
| Dateneingabe | Manuelles Tippen; zeitaufwändig [2] | Sprachgesteuert und automatisch übertragen [2] |
| Sprachbarrieren | Kann zu ungenauen oder knappen Einträgen führen | KI gleicht Dialekte aus und unterstützt nicht-muttersprachliche Pflegekräfte |
| Redundanz | Hohes Risiko für Doppelstrukturen | Redundante Einträge werden minimiert; Prozesse vereinfacht [1] |
| Koordination | Oft fragmentiert; abhängig von Fax und manuellen Updates | Verbesserte Koordination durch integrierte digitale Systeme [2] |
| Fokus der Mitarbeitenden | Hoher Verwaltungsaufwand; weniger Zeit für Bewohnende | Routineaufgaben automatisiert; mehr Zeit für Beziehungsarbeit [2] |
Durch die Entlastung bei Routineaufgaben können Pflegekräfte ihren Fokus wieder stärker auf die direkte Betreuung und den "Beziehungsprozess" legen. Das entspricht dem diakonischen Selbstverständnis, bei dem die Eigenverantwortung und Würde jedes Menschen im Mittelpunkt stehen [2]. So wird mehr Zeit für menschliche Zuwendung gewonnen – ein echter Gewinn für alle Beteiligten.
Der Fachkräftemangel in der Pflege stellt diakonische Einrichtungen vor immense Herausforderungen. Digitale Werkzeuge wie Sprachdokumentation bieten hier eine praktische Lösung: Sie reduzieren den Verwaltungsaufwand und schaffen mehr Zeit für die direkte Betreuung von Bewohnern.
Über 80 % der Mitarbeitenden in Einrichtungen, die Sprachdokumentation nutzen, berichten von einer spürbaren Erleichterung im Arbeitsalltag [7]. Wenn Pflegekräfte direkt im Bewohnerzimmer per Smartphone dokumentieren können, anstatt an einem stationären PC, steigert dies nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erheblich.
Das BEEP-Gesetz unterstützt diese Entwicklung mit finanziellen Anreizen: Es fördert Digitale Pflegeanwendungen (DiPA) mit 40 Euro pro Anwendung sowie 30 Euro für Einrichtung und Schulung [6]. Diese Maßnahmen zeigen, dass auch der Gesetzgeber die Bedeutung der Entlastung von Pflegekräften erkannt hat. Solche Verbesserungen machen den Arbeitsplatz attraktiver und ziehen potenzielle Fachkräfte an.
Junge Pflegekräfte legen Wert auf moderne, technologische Arbeitsbedingungen. Diakonische Träger, die auf Plattformen wie Instagram, LinkedIn oder Indeed kommunizieren, dass sie KI-gestützte Tools einsetzen, senden ein klares Signal: Hier wird in die Arbeitsqualität investiert. Diese Botschaft wird durch die Vorteile von Sprachdokumentation und SIS-Optimierung untermauert.
Besonders internationale Pflegekräfte profitieren von KI-Sprachassistenten, die Dialekte und Akzente erkennen können. Dies erleichtert die Integration und reduziert Sprachbarrieren im Arbeitsalltag. Gleichzeitig profitieren alle Mitarbeitenden von einer verbesserten Work-Life-Balance, da Dokumentationsprozesse schneller und stressfreier ablaufen.
Ab dem 1. Juli 2026 wird der Mindestlohn für Pflegefachkräfte auf 21,03 Euro angehoben [6]. In diesem Wettbewerb um qualifiziertes Personal sind moderne Arbeitsbedingungen ein entscheidender Vorteil – nicht nur als Anreiz, sondern auch als Unterstützung für den diakonischen Auftrag.
Die Mitarbeitervertretung (MAV) nach dem MVG-EKD spielt eine Schlüsselrolle bei der Einführung digitaler Tools. Im Unterschied zu weltlichen Trägern mit Betriebsrat oder der Caritas mit MAVO-Regelungen folgt die diakonische MAV dem Prinzip der Eigenverantwortung und Mündigkeit.
Die MAV sollte von Anfang an in die Auswahl und Erprobung neuer Technologien einbezogen werden. So wird Vertrauen geschaffen und sichergestellt, dass die Lösungen den tatsächlichen Bedürfnissen der Pflegekräfte entsprechen. Das Ziel ist klar: Mehr Zeit für die direkte Pflege und persönliche Erholung. Diese Herangehensweise entspricht dem diakonischen Selbstverständnis und erleichtert die Zusammenarbeit mit der MAV. Dadurch wird die MAV zu einem integralen Bestandteil der digitalen Transformation in diakonischen Einrichtungen.
Der Einsatz digitaler Werkzeuge beginnt mit einer klaren Entscheidung der Führungsebene. Pflegedienstleitungen sollten dem lokalen Diakonischen Werk deutlich machen, wie Sprachdokumentation und KI-gestützte SIS-Tools den diakonischen Auftrag unterstützen. Es geht nicht um technische Spielereien, sondern um Werkzeuge, die mehr Zeit für die direkte Arbeit mit Menschen schaffen. Erfahrungen aus anderen Bereichen zeigen, dass elektronische Pflegedokumentation auf hohe Akzeptanz stößt und die Koordination verbessert [2].
Es ist wichtig, die zusätzlichen Anforderungen in der Einführungsphase sowohl finanziell als auch personell abzusichern. Elke Ronneberger, Vorständin für Sozialpolitik bei der Diakonie Deutschland, bringt es auf den Punkt:
„Besonders in der Einführungsphase entstehen zusätzliche Aufwände, die finanziell und personell abgesichert werden müssen" [1].
Ein weiterer entscheidender Schritt ist die Einbindung der Mitarbeitervertretung (MAV) nach dem MVG-EKD von Beginn an. Dies stärkt das Vertrauen und fördert einen Einführungsprozess, der mit den Werten der Diakonie im Einklang steht. Kai Käßhöfer, Geschäftsführer der Evangelischen Stadtmission Karlsruhe, betont:
„Damit dieses Potenzial gehoben werden kann, braucht es jedoch verlässliche Rahmenbedingungen, eine solide Finanzierung der Einführungsphase und eine enge Begleitung der Teams" [1].
Ein Pilotprojekt bildet schließlich die Grundlage für eine praxisnahe Umsetzung.
Sobald die Führungsebene überzeugt ist, kann der erste Schritt in Form eines Pilotprojekts erfolgen.
Ein kleiner, überschaubarer Start schafft Vertrauen und ermöglicht eine gezielte Erprobung. Wählen Sie eine Station oder einen Wohnbereich aus, der für Neuerungen offen ist und über die nötigen technischen Voraussetzungen verfügt, wie eine stabile Internetverbindung. Mitarbeitende sollten von Anfang an in die Auswahl und Erprobung eingebunden werden, damit die Lösung ihren tatsächlichen Bedürfnissen entspricht.
Die Ergebnisse sollten mit klaren Kennzahlen dokumentiert werden, z. B. durch die Messung der eingesparten Dokumentationszeit pro Schicht oder der Mitarbeiterzufriedenheit. Standardisierte Bewertungstools wie das BAGFW/FINSOZ-Musterformular [2] können dabei helfen. Zusätzlich ist es wichtig, dass der Datenschutzbeauftragte die Lösung bereits in der Pilotphase auf DSG-EKD-Konformität prüft [5].
Erfolgreiche Pilotprojekte schaffen die Grundlage für eine breitere Umsetzung in weiteren Einrichtungen.
Nach einer erfolgreichen Pilotphase können die Ergebnisse als Best Practice dokumentiert und anderen diakonischen Einrichtungen zur Verfügung gestellt werden. Die dezentrale Struktur der Diakonie erlaubt schnelle Entscheidungen auf lokaler Ebene. Diese Flexibilität sollte genutzt werden, wobei die eigenverantwortlichen Strukturen der Einrichtungen berücksichtigt werden. Pflegereferentinnen in den Landesverbänden können als Multiplikatoren agieren und die Implementierung unterstützen [2].
In jeder Einrichtung sollten interne Coaches eingesetzt werden, die Schulungen durchführen und den Rollout begleiten [5]. Rahmenverträge mit zertifizierten Anbietern auf Landes- oder Bundesebene bieten zudem Planungssicherheit, Kosteneffizienz und rechtliche Konformität über verschiedene Regionen hinweg [2]. Abschließend ist es wichtig, auf offene, standardisierte Schnittstellen zu achten, damit die Integration in bestehende Dokumentationssysteme problemlos funktioniert [1][5].
Die Digitalisierung in der Diakonie ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, um den diakonischen Auftrag besser umzusetzen. Ein Beispiel: Bereits 85 % der diakonischen Einrichtungen setzen elektronische Pflegedokumentation ein. Das zeigt, wie Sprachdokumentation und KI-gestützte SIS-Assistenten Pflegekräfte entlasten, indem sie mehr Zeit für die direkte Betreuung schaffen. 75 % der Einrichtungen berichten zudem von einer verbesserten Koordination [2].
Dabei steht nicht die Kostenreduktion im Fokus, sondern die Unterstützung hoher pflegerischer Standards. Elke Ronneberger bringt es treffend auf den Punkt:
„Digitalisierung in der Pflege birgt großes Potenzial – von der Telepflege über sprachbasierte Dokumentation bis zur digitalen Abrechnung. Entscheidend ist, dass die Technik die professionelle Pflege unterstützt und nicht von reinen Kostenkriterien bestimmt wird" [1].
Wichtig ist, dass Pflegefachkräfte weiterhin die Entscheidungsfreiheit behalten – KI soll unterstützen, nicht ersetzen [2].
Diese technischen Fortschritte schaffen die Basis für erfolgreiche, lokale Digitalisierungsstrategien in der Diakonie. Die dezentrale Struktur und Pilotprojekte zeigen, wie lokale Entscheidungen und bewährte Ansätze den digitalen Wandel vorantreiben. Gleichzeitig sorgen die Einbindung der MAV nach MVG-EKD und die Einhaltung des DSG-EKD dafür, dass die digitale Transformation mit protestantischen Werten im Einklang steht.
Digitale Werkzeuge wie dexter health helfen, administrative Routinen zu automatisieren, sodass Pflegekräfte mehr Zeit für individuelle Zuwendung haben. Durch die Integration in bestehende Systeme, hohe Datenschutzstandards und praxisnahe Schulungen können Teams diese Lösungen sicher und effektiv nutzen. So fördern moderne Technologien diakonische Werte wie Eigenverantwortung und Menschlichkeit nachhaltig.
Kersten Höft bringt es auf den Punkt:
„Digitalisierung darf nicht als Sparmaßnahme verstanden werden, sondern als Investition in die Qualität und Zukunftsfähigkeit der Pflege" [1].
Die in diesem Leitfaden beschriebenen Maßnahmen zeigen, wie ein moderner Ansatz die Pflegequalität und Arbeitsbedingungen verbessern kann. Wer jetzt aktiv wird, stärkt nicht nur die Arbeitsbedingungen, sondern auch den diakonischen Auftrag – mit den Mitteln der heutigen Zeit.
Vereinbaren Sie jetzt eine Demo, um den diakonischen Auftrag mit digitalen Lösungen voranzubringen.
Für die Einführung der Sprachdokumentation braucht es eine zuverlässige WLAN-Infrastruktur, geeignete Geräte wie Smartphones oder Tablets und Schnittstellen zu bestehenden Dokumentationssystemen. Diese Faktoren sorgen dafür, dass die Integration problemlos verläuft und die Anwendung im Pflegealltag ohne Hindernisse funktioniert.
Die Einführung der Sprachdokumentation im Einklang mit den DSG-EKD-Richtlinien erfolgt in mehreren klar strukturierten Schritten:
Zusätzlich sorgen Schulungen, die technische Einrichtung und eine kontinuierliche Betreuung dafür, dass die Integration in den Pflegealltag reibungslos verläuft. Dabei wird stets darauf geachtet, dass die Anforderungen der DSG-EKD konsequent eingehalten werden.
KI-gestützte Tools bieten die Möglichkeit, die SIS-Dokumentation zu vereinfachen, etwa durch die Umwandlung von Sprache in Text oder die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben. Die Verantwortung liegt jedoch weiterhin bei den Pflegekräften, da KI lediglich unterstützend wirkt und keine eigenständigen Entscheidungen trifft. Dabei ist es entscheidend, dass diese Technologien rechtliche Anforderungen wie das DSG-EKD erfüllen und gleichzeitig die Pflegekräfte entlasten, ohne die Qualität der Versorgung zu beeinträchtigen.
